Rút kinh nghiệm sau một việc có kinh phí: để dự toán năm sau sát hơn
Buổi nhìn lại một giờ sau khi xong việc: phân loại nguyên nhân chênh giữa dự toán và thực chi, ghi sổ đơn giá đã trả, lập danh mục khoản hay sót cho người làm n
Kiểm soát chi phí khi đang chạy việc và các lỗi làm hỏng hồ sơ kinh phí
Trong lúc tiêu và sau khi bị trả hồ sơ: theo dõi thực chi so dự toán hằng tuần (bảng theo dõi đơn giản); phát sinh ngoài dự toán — chặn, xin, hay cắt khoản khác; dùng dự phòng phí đúng lúc; chi sai mục, chi vượt định mức — hậu quả và cách tránh; chia nhỏ gói mua sắm, kê khống, hoá đơn không hợp pháp (cảnh báo hậu quả, không hướng dẫn); xung đột lợi ích khi mua của người quen; một người vừa đề nghị vừa duyệt vừa chi — tách việc; bị xuất toán: vì sao, làm gì tiếp; chi tiền mặt quá nhiều, giữ tiền quỹ ở tài khoản cá nhân; rút kinh nghiệm sau mỗi việc để dự toán lần sau sát hơn.
Vì sao khoản chi bị xuất toán: tám lỗi thường gặp nhìn từ hồ sơ của người phụ trách
Tám lỗi hay khiến khoản chi bị xuất toán khi xét duyệt quyết toán, thanh tra, kiểm toán, kèm ví dụ giả định và việc lẽ ra phải làm ngay từ lúc tiền còn chưa chi
Một người vừa đề nghị, vừa duyệt, vừa chi: tách việc ở văn phòng chỉ có bốn người
Văn phòng nhỏ khó tách vai nhưng vẫn làm được: chia năm khâu của một khoản chi, bảng phân vai bốn người, kiểm soát bù khi phải kiêm nhiệm và chỗ để tiền của việ
Xung đột lợi ích khi mua hàng của người thân: khai báo, đứng ngoài, lưu hồ sơ
Người thân bạn bán đúng thứ đơn vị cần mua: khi nào là xung đột lợi ích, cách khai báo và rút khỏi khâu chọn nhà cung cấp, hồ sơ cần giữ để khỏi bị nghi.
Kê khống và hoá đơn không hợp pháp trong hồ sơ kinh phí: hậu quả cho từng người ký
Ký hộ danh sách nhận tiền, hoá đơn ghi cao hơn giá thật, mua hoá đơn bên ngoài: vì sao đều là vi phạm, ai chịu hậu quả, và nói không thế nào khi bị gợi ý.
Chia nhỏ gói mua sắm: vì sao bị coi là vi phạm và hậu quả cho người ký
Chia một nhu cầu mua sắm thành nhiều lần nhỏ để rút gọn thủ tục bị coi là vi phạm Luật Đấu thầu 2023. Bài nêu ranh giới, hậu quả và cách gom nhu cầu cho đúng.
Chi vượt định mức khi tiếp đoàn công tác: phần vượt ai trả và cách giữ trong mức
Khi chi tiếp khách, phòng nghỉ hay đi lại vượt định mức: vì sao phần vượt không được thanh toán, ai chịu, và các bước chuẩn bị để không rơi vào tình huống đó.
Chi sai nội dung dự toán: khoản đúng việc của đơn vị nhưng sai nguồn, sai mục đích
Phân biệt chi sai mục đích kinh phí với hạch toán nhầm mục, vì sao khoản chi hợp lý vẫn bị loại, hậu quả với người ký và cách kiểm trước khi đề nghị thanh toán.
Phát sinh khoản chi ngoài dự toán giữa chừng: dừng, xin bổ sung hay cắt khoản khác
Khi việc đang chạy thì nảy ra khoản chi chưa có trong dự toán: cách phân loại phát sinh, bốn lựa chọn xử lý, ai được quyết và giấy tờ cần có trước khi chi.
Theo dõi thực chi so với dự toán hằng tuần: bảng một trang cho việc đang chạy
Cách dựng bảng theo dõi thực chi so với dự toán cho một việc đang chạy: cột cần có, cập nhật mỗi tuần, đọc tỷ lệ đã chi so với tiến độ và báo sớm khi lệch.
Cần người lập dự toán hoặc quyết toán kinh phí?
Cho biết việc bạn đang lo tiền (hội thảo, lớp tập huấn, đề tài nghiên cứu, dự án xin tài trợ, quỹ công đoàn hay chi hội, sửa chữa nhỏ…), đang ở bước lập dự toán hay quyết toán, và hạn nộp. Kinh Phí đọc nhu cầu và liên hệ lại để giới thiệu người có kinh nghiệm cùng lập bảng dự toán hoặc soát hồ sơ quyết toán.