Chi phí gián tiếp là những khoản tổ chức phải trả để tồn tại và vận hành nhưng không gắn riêng với một dự án nào: tiền thuê văn phòng, điện nước, kế toán, kiểm toán, phí ngân hàng, máy tính dùng chung. Mỗi dự án nên gánh một phần hợp lý của chúng, theo một cơ sở phân bổ nhất quán và theo tỷ lệ hoặc cách tính mà nhà tài trợ cho phép. Bỏ qua phần này, tổ chức nhỏ chạy càng nhiều dự án càng hụt tiền.
Tình huống trong bài: chị Thu là kế toán kiêm nhiệm hành chính của một trung tâm hỗ trợ cộng đồng nhỏ ở Huế (ví dụ giả định). Trung tâm đang chạy ba dự án từ ba nhà tài trợ khác nhau. Cuối năm, chị phát hiện tiền thuê văn phòng và lương kế toán gần như không dự án nào trả, trung tâm phải lấy từ quỹ dự trữ ít ỏi. Năm nay chị muốn đưa chi phí chung vào ngân sách đề xuất cho đúng cách.
Trực tiếp hay gián tiếp: phép thử đơn giản
Một khoản là chi phí trực tiếp khi bạn chỉ ra được nó phục vụ dự án nào và đo được phần dự án đó dùng. Thù lao giảng viên lớp tập huấn của dự án A, vé xe đi khảo sát của dự án B, thù lao điều phối viên làm 60% thời gian cho dự án C: đều là trực tiếp, ghi thẳng vào ngân sách dự án tương ứng.
Một khoản là gián tiếp khi nó phục vụ cả tổ chức và không thể đo chính xác phần của từng dự án mà không tốn công hơn giá trị của nó. Tiền thuê văn phòng, hoá đơn điện, phí kiểm toán báo cáo tài chính năm, thời gian giám đốc dành cho điều hành chung, phần mềm kế toán: đều là gián tiếp.
Ranh giới giữa hai loại có thể thay đổi theo cách bạn theo dõi. Nếu trung tâm của chị Thu đặt đồng hồ điện riêng cho phòng thí nghiệm nhỏ chỉ dự án B dùng, tiền điện phòng đó trở thành trực tiếp. Điều quan trọng không phải xếp loại thế nào cho "đúng" tuyệt đối, mà là xếp nhất quán: một khoản đã xếp gián tiếp thì không được đồng thời ghi trực tiếp vào bất kỳ dự án nào. Đó là chỗ phát sinh lỗi tính hai lần.
Ba cách nhà tài trợ thường cho phép tính chi phí gián tiếp
Tỷ lệ cố định trên chi phí trực tiếp. Nhà tài trợ cho phép cộng một tỷ lệ nhất định trên tổng chi phí trực tiếp, không cần chứng từ chi tiết cho phần đó. Đây là cách đơn giản nhất cho tổ chức nhỏ. Cần đọc kỹ tỷ lệ tính trên cơ sở nào: tổng chi phí trực tiếp, hay chỉ một số khoản mục như nhân sự.
Kê từng dòng chi phí chung được phân bổ. Nhà tài trợ không chấp nhận tỷ lệ chung mà yêu cầu ghi từng dòng như "phần tiền thuê văn phòng phân bổ cho dự án", kèm cơ sở phân bổ. Cách này tốn công hơn nhưng minh bạch, và khi báo cáo cần chứng từ cho từng dòng.
Không cho tính chi phí gián tiếp. Một số chương trình chỉ tài trợ chi phí trực tiếp. Khi đó tổ chức phải tự lo phần chi phí chung từ nguồn khác, hoặc thiết kế lại để một số khoản như thời gian kế toán dự án được ghi trực tiếp nếu đo được và nhà tài trợ chấp nhận.
Ví dụ phân bổ tiền thuê và lương kế toán cho ba dự án
Chị Thu chọn cơ sở phân bổ là tỷ lệ thời gian của nhân sự làm việc cho từng dự án, vì đó là thứ trung tâm đã theo dõi bằng bảng chấm công. Mọi con số là ví dụ giả định, tính theo tháng.
| Khoản chung mỗi tháng | Tổng (triệu đồng) | Dự án A (40%) | Dự án B (35%) | Dự án C (15%) | Hoạt động riêng của trung tâm (10%) |
|---|---|---|---|---|---|
| Tiền thuê văn phòng | 10 | 4,0 | 3,5 | 1,5 | 1,0 |
| Lương kế toán | 12 | 4,8 | 4,2 | 1,8 | 1,2 |
| Điện, nước, mạng | 3 | 1,2 | 1,05 | 0,45 | 0,3 |
| Cộng | 25 | 10,0 | 8,75 | 3,75 | 2,5 |
Phần "hoạt động riêng của trung tâm" rất quan trọng. Nếu chia toàn bộ chi phí chung cho ba dự án, mỗi nhà tài trợ đang trả cả phần công việc gây quỹ, điều hành chung và hoạt động không thuộc dự án của họ. Người đọc báo cáo tinh ý sẽ hỏi tổng các tỷ lệ có cộng thành 100% của toàn tổ chức không.
Chọn cơ sở phân bổ và giữ nó suốt năm
Có nhiều cơ sở phân bổ hợp lý: tỷ lệ thời gian nhân sự, tỷ lệ diện tích sử dụng, tỷ lệ chi phí trực tiếp của từng dự án, số người hưởng lợi. Không có cơ sở nào đúng cho mọi khoản. Tiền thuê văn phòng chia theo diện tích hoặc theo số người ngồi làm việc cho từng dự án là tự nhiên; lương kế toán chia theo số giao dịch hoặc theo tỷ lệ chi phí trực tiếp có thể sát hơn.
Điều quan trọng hơn là chọn một cơ sở, viết nó ra thành quy định nội bộ, và áp dụng nhất quán cho mọi nhà tài trợ trong cùng kỳ. Một tổ chức chia tiền thuê theo diện tích cho dự án A và theo thời gian cho dự án B, chọn cách nào cho ra số lớn hơn với từng bên, là đang tạo cơ hội cho phần phân bổ vượt quá 100% chi phí thật. Kiểm toán độc lập hoặc đoàn kiểm tra của nhà tài trợ thường cộng ngang các dự án để kiểm tra điều này.
Với tổ chức chưa có quy định, chị Thu gợi ý bắt đầu bằng một trang: liệt kê các khoản chung, cơ sở phân bổ của từng khoản, nguồn số liệu dùng làm cơ sở như bảng chấm công hay sơ đồ văn phòng, tần suất cập nhật tỷ lệ. Ban điều hành ký thông qua trang đó. Khi nhà tài trợ hỏi, bạn có văn bản để đưa ra, thay vì giải thích bằng lời.
Đưa chi phí gián tiếp vào ngân sách đề xuất
Khi lập ngân sách xin tài trợ mới, chị Thu làm theo các điểm sau để vừa đủ tiền vừa không gây nghi ngờ:
- Đọc hướng dẫn xem nhà tài trợ cho tỷ lệ cố định hay yêu cầu kê từng dòng, trần bao nhiêu, tính trên cơ sở nào.
- Ước tính tỷ lệ chi phí chung thật sự của trung tâm bằng cách lấy tổng chi phí chung năm trước chia tổng chi phí trực tiếp năm trước; con số này cho biết tỷ lệ nhà tài trợ cho phép có đủ bù không.
- Nếu kê từng dòng, ghi rõ khoản, cơ sở phân bổ và tỷ lệ phần trăm dự án gánh, giống bảng ví dụ ở trên.
- Nếu dùng tỷ lệ cố định, đặt thành một dòng riêng ở cuối bảng, không cộng lẫn vào đơn giá của dòng nào.
- Rà lại để chắc khoản đã nằm trong chi phí gián tiếp không xuất hiện lần nữa như một dòng trực tiếp, ví dụ "văn phòng phẩm dự án" khi văn phòng phẩm đã thuộc chi phí chung.
- Ghi một đoạn ngắn trong thuyết minh giải thích chi phí gián tiếp chi trả cho những gì.
Đừng ngại đưa chi phí gián tiếp vào hồ sơ. Nhà tài trợ có kinh nghiệm biết rằng một tổ chức không có kế toán, không có văn phòng, không kiểm toán thì khó quản lý tiền tốt. Thứ họ lo là chi phí gián tiếp không rõ ràng hoặc bị tính hai lần, không phải bản thân việc có chi phí gián tiếp.
Khi trần của nhà tài trợ thấp hơn chi phí chung thật
Chị Thu tính ra tỷ lệ chi phí chung thật của trung tâm năm trước vào khoảng 18% chi phí trực tiếp, trong khi một nhà tài trợ chỉ cho phép 7% và nhà tài trợ khác không cho phép gì (ví dụ giả định). Khoảng hụt này là thực tế của rất nhiều tổ chức nhỏ, và nó không biến mất khi bạn lờ đi.
Có vài cách xử lý trung thực. Cách thứ nhất là chuyển những khoản đo được sang chi phí trực tiếp, nếu nhà tài trợ chấp nhận: ví dụ thời gian kế toán làm sổ riêng cho dự án được chấm công theo giờ, phí ngân hàng của tài khoản dự án, phí kiểm toán riêng của dự án nếu thoả thuận yêu cầu. Cách thứ hai là cân đối danh mục nguồn tài trợ: ưu tiên những nhà tài trợ chấp nhận chi phí gián tiếp hợp lý, và tìm nguồn không ràng buộc như hội phí, đóng góp cá nhân, dịch vụ có thu để bù phần còn lại. Cách thứ ba là nói thẳng với nhà tài trợ trong buổi trao đổi về con số chi phí chung thật, kèm bảng tính; một số quỹ có điều chỉnh khi thấy số liệu rõ ràng.
Cách không được làm là đẩy chi phí chung vào đơn giá của các dòng trực tiếp, chẳng hạn nâng thù lao giảng viên để bù tiền thuê văn phòng. Đó là ghi sai bản chất khoản chi, và khi bị phát hiện sẽ bị xuất toán, kéo theo mất uy tín với nhà tài trợ.
Khi báo cáo: chứng từ cho phần gián tiếp
Với cách tỷ lệ cố định, thường không cần nộp chứng từ chi tiết cho phần gián tiếp, nhưng tổ chức vẫn phải giữ chứng từ chi phí chung thật của mình và có thể bị kiểm tra. Với cách kê từng dòng, mỗi kỳ báo cáo cần kèm bảng phân bổ: tổng chi phí chung thật phát sinh trong kỳ, tỷ lệ áp dụng, phần dự án gánh. Bảng chấm công hoặc tài liệu làm cơ sở tỷ lệ nên lưu cùng.
Một tình huống hay gặp: dự án A kết thúc giữa năm, trong khi tiền thuê văn phòng vẫn phải trả đủ mười hai tháng. Từ tháng thứ bảy, tỷ lệ phân bổ cần tính lại cho các dự án còn lại và hoạt động riêng của trung tâm. Không được tiếp tục ghi phần của dự án A vào báo cáo của dự án B chỉ vì dự án B còn tiền. Tính lại tỷ lệ theo đúng cơ sở đã chọn, và nếu phần chi phí chung không còn ai gánh, đó là tín hiệu để trung tâm tìm thêm nguồn hoặc cắt giảm chi phí chung.
Nếu tổ chức là đơn vị sự nghiệp công lập hay trường công nhận tài trợ, việc trích chi phí quản lý từ nguồn tài trợ còn phải phù hợp với quy chế chi tiêu nội bộ và quy định tài chính đơn vị đang áp dụng. Nên hỏi bộ phận tài chính của đơn vị trước khi cam kết tỷ lệ với nhà tài trợ.
Câu hỏi thường gặp
Chi phí gián tiếp và chi phí quản lý dự án có phải là một không?
Nhiều nhà tài trợ dùng hai tên này thay nhau, nhưng có nơi phân biệt: chi phí quản lý dự án như thời gian của điều phối viên dự án là trực tiếp, còn chi phí quản lý chung của tổ chức là gián tiếp. Đọc định nghĩa trong hướng dẫn của từng nhà tài trợ trước khi xếp khoản.
Tỷ lệ chi phí gián tiếp bao nhiêu là hợp lý?
Không có con số chung. Mỗi nhà tài trợ đặt trần riêng, và tỷ lệ thực của tổ chức phụ thuộc quy mô, nơi đặt văn phòng, cách tổ chức bộ máy. Hãy tính tỷ lệ thực của tổ chức mình từ số liệu năm trước, rồi so với trần của nhà tài trợ để biết phần chênh lệch phải bù từ đâu.
Tổ chức không có văn phòng riêng, làm việc tại nhà thành viên thì có chi phí gián tiếp không?
Vẫn có thể có những khoản như phí ngân hàng, kế toán thuê ngoài, phần mềm, điện thoại. Không nên tính tiền thuê nhà ở của thành viên trừ khi có hợp đồng thuê rõ ràng và nhà tài trợ chấp nhận. Với nhóm rất nhỏ, kê các khoản này thành dòng trực tiếp có khi đơn giản hơn.
Có được dùng tiền chi phí gián tiếp cho hoạt động gây quỹ của tổ chức không?
Tuỳ nhà tài trợ. Với cách tỷ lệ cố định, nhiều nơi coi đó là khoản tổ chức tự quyết sử dụng cho vận hành chung. Với cách kê từng dòng, tiền chỉ được dùng đúng các khoản đã kê. Đọc thoả thuận để biết khoản này có phải báo cáo chi tiết không.
Nhà tài trợ hỏi vì sao tổng phân bổ cho các dự án lớn hơn chi phí thật thì trả lời thế nào?
Nếu điều đó xảy ra, đây là sai sót cần sửa chứ không phải điều để giải thích cho qua. Rà lại bảng phân bổ, tìm khoản bị tính hai lần hoặc tỷ lệ cộng vượt 100%, điều chỉnh báo cáo và hoàn lại phần đã nhận thừa nếu nhà tài trợ yêu cầu. Trung thực sớm luôn ít hậu quả hơn.