Một báo cáo tài chính cho nhà tài trợ thường gồm bốn phần: bảng đối chiếu ngân sách được duyệt với thực chi theo từng dòng, bảng dòng tiền từ số dư đầu kỳ đến số dư cuối kỳ, phần giải trình các chênh lệch đáng kể, và danh mục chứng từ kèm theo. Bốn phần này phải khớp nhau và khớp với sao kê ngân hàng. Nhà tài trợ thường chỉ chuyển đợt tiền tiếp theo khi báo cáo kỳ trước được chấp nhận.
Tình huống trong bài: anh Khoa là thủ quỹ một nhóm tình nguyện dạy tiếng Anh miễn phí cho trẻ em vùng ven biển ở Cà Mau, hoạt động dưới sự bảo trợ của một trung tâm giáo dục cộng đồng (ví dụ giả định). Nhóm nhận khoản tài trợ khoảng 320 triệu đồng cho hai năm, báo cáo sáu tháng một lần (ví dụ giả định). Kỳ báo cáo đầu sắp đến hạn, và anh chưa từng làm báo cáo tài chính cho nhà tài trợ.
Đọc lại thoả thuận trước khi mở bảng tính
Mẫu và yêu cầu báo cáo nằm trong thoả thuận tài trợ hoặc phụ lục của nó, không phải ở thói quen của nhóm. Anh Khoa đọc lại và ghi ra những điểm sau:
- Kỳ báo cáo tính từ ngày nào đến ngày nào, hạn nộp bao nhiêu ngày sau khi kỳ kết thúc.
- Nhà tài trợ có mẫu báo cáo bắt buộc không, và mẫu đó đi theo dòng ngân sách hay theo hoạt động.
- Báo cáo cần kèm bản sao chứng từ hay chỉ danh mục chứng từ; có cần sao kê ngân hàng không.
- Ngưỡng chênh lệch giữa thực chi và ngân sách mà quá mức đó phải giải trình hoặc đã phải xin phép trước.
- Cách xử lý lãi tiền gửi, phí ngân hàng, và phần đối ứng phải báo cáo thế nào.
- Ai ký báo cáo: người phụ trách dự án, kế toán, thủ trưởng đơn vị bảo trợ.
Nhiều nhóm làm báo cáo theo mẫu họ quen dùng rồi bị trả lại vì không đúng mẫu nhà tài trợ. Mất thêm hai tuần, và đợt tiền tiếp theo về chậm đúng chừng ấy, trong khi lớp học vẫn phải trả tiền thuê phòng.
Bảng đối chiếu ngân sách và thực chi
Đây là phần nhà tài trợ đọc kỹ nhất. Mỗi dòng ngân sách đã duyệt có một hàng, với số thực chi trong kỳ, luỹ kế từ đầu dự án và phần còn lại. Dưới đây là một phần bảng của anh Khoa sau sáu tháng. Mọi con số là ví dụ giả định, đơn vị triệu đồng.
| Dòng ngân sách | Ngân sách duyệt cả dự án | Thực chi kỳ này | Luỹ kế | Còn lại | Tỷ lệ thực hiện |
|---|---|---|---|---|---|
| 1. Thù lao giáo viên | 144 | 33 | 33 | 111 | 23% |
| 2. Thuê phòng học | 48 | 12 | 12 | 36 | 25% |
| 3. Sách, tài liệu, văn phòng phẩm | 40 | 18 | 18 | 22 | 45% |
| 4. Hỗ trợ đi lại học sinh xa | 36 | 4 | 4 | 32 | 11% |
| 5. Thiết bị nghe nhìn | 30 | 29 | 29 | 1 | 97% |
| 6. Phí ngân hàng, hành chính | 22 | 4 | 4 | 18 | 18% |
| Cộng | 320 | 100 | 100 | 220 | 31% |
Sau sáu tháng của dự án hai năm, tức một phần tư thời gian, mức thực hiện kỳ vọng thô vào khoảng 25%. Dòng sách tài liệu và thiết bị cao hơn nhiều, dòng hỗ trợ đi lại thấp hơn nhiều. Không dòng nào sai, nhưng mỗi dòng lệch đều cần một câu giải thích.
Bảng dòng tiền: tiền đã vào, đã ra và còn ở đâu
Bảng đối chiếu cho biết tiền đã chi vào việc gì; bảng dòng tiền cho biết tiền đang nằm ở đâu. Cấu trúc đơn giản: số dư đầu kỳ, cộng tiền nhận từ nhà tài trợ trong kỳ, cộng lãi tiền gửi nếu có, trừ tổng chi trong kỳ, ra số dư cuối kỳ. Số dư cuối kỳ phải tách được thành tiền trong tài khoản ngân hàng và tiền mặt tại quỹ, và từng phần phải khớp với sao kê và sổ quỹ.
Với anh Khoa, đợt đầu nhận 120 triệu đồng, chi 100 triệu, lãi tiền gửi không đáng kể, số dư cuối kỳ 20 triệu (ví dụ giả định). Sao kê ngân hàng ngày cuối kỳ ghi 18,5 triệu, quỹ tiền mặt 1,5 triệu. Cộng đúng 20 triệu. Nếu không khớp, phải tìm ra nguyên nhân trước khi nộp: một khoản chi đã ghi sổ mà ngân hàng chưa trừ, một khoản tạm ứng chưa hoàn, hay một khoản phí ngân hàng chưa ghi.
Khoản tạm ứng chưa thanh toán cần ghi riêng. Nếu một giáo viên đã nhận tạm ứng tiền mua tài liệu nhưng chưa nộp chứng từ, khoản đó không phải là chi phí của kỳ này, cũng không còn trong tài khoản. Ghi thành dòng "tạm ứng chưa thanh toán", kèm tên người nhận và thời hạn hoàn ứng, để bảng dòng tiền vẫn cân.
Giải trình chênh lệch: ngắn, cụ thể, có hướng xử lý
Chi nhanh hơn dự kiến vì lịch mua sắm. Dòng thiết bị nghe nhìn đã chi 97% vì toàn bộ loa, máy chiếu được mua trong tháng đầu theo kế hoạch. Không có khoản chi thêm nào dự kiến cho dòng này. Một câu như vậy là đủ, kèm chỉ dẫn đến chứng từ mua sắm.
Chi nhanh hơn vì mua trước cho cả năm. Dòng sách tài liệu 45% vì nhóm mua giáo trình cho cả năm học đầu một lần để được giá tốt hơn. Phần còn lại đủ cho năm thứ hai theo dự kiến. Câu này cho nhà tài trợ biết đây không phải là vượt chi.
Chi chậm hơn vì thực tế khác giả định. Dòng hỗ trợ đi lại chỉ 11% vì số học sinh nhà xa cần hỗ trợ ít hơn dự kiến, chỉ 6 em thay vì 15 em. Nhóm đề xuất giữ nguyên dòng này đến kỳ sau và nếu vẫn thấp sẽ xin chuyển một phần sang tài liệu cho lớp mới. Đây là giải trình có hướng xử lý.
Đặt giải trình ngay cạnh con số. Thêm một cột ghi chú ở bảng đối chiếu, mỗi dòng lệch đáng kể có một mã dẫn đến đoạn giải trình tương ứng. Người đọc báo cáo không phải lật qua lại giữa các trang, và anh Khoa cũng tự thấy dòng nào còn thiếu lời giải thích trước khi nộp.
Không giải trình bằng câu chung. Tránh những câu như "do tình hình thực tế" hay "theo nhu cầu phát sinh". Nhà tài trợ cần biết thực tế nào, nhu cầu nào, và nhóm định làm gì tiếp.
Sắp xếp chứng từ kèm theo báo cáo
Kể cả khi nhà tài trợ chỉ yêu cầu danh mục, bộ chứng từ gốc phải sẵn sàng để kiểm tra. Anh Khoa sắp xếp theo trình tự:
- Lập danh mục chứng từ theo từng dòng ngân sách, mỗi chứng từ một hàng: số thứ tự, ngày, nội dung, người nhận, số tiền.
- Đánh số chứng từ gốc khớp với số thứ tự trong danh mục, ghi số bằng bút chì ở góc trên.
- Xếp chứng từ theo dòng ngân sách, trong mỗi dòng theo ngày; mỗi bộ chứng từ chi gồm đề nghị chi, hoá đơn hoặc giấy biên nhận, chứng từ thanh toán.
- Cộng danh mục từng dòng, đối chiếu với cột thực chi kỳ này trong bảng đối chiếu.
- Kèm sao kê ngân hàng của cả kỳ và sổ quỹ tiền mặt có chữ ký người giữ quỹ.
- Chụp hoặc quét bản sao lưu riêng trước khi gửi bất kỳ bản gốc nào ra khỏi đơn vị.
Bước cuối dễ bị bỏ khi gấp. Một tập chứng từ gốc thất lạc trên đường gửi bưu điện có thể khiến cả một dòng chi không còn bằng chứng.
Báo cáo giữa kỳ và cuối kỳ khác nhau ở đâu
Báo cáo giữa kỳ trả lời câu hỏi "dự án có đang chi đúng hướng không". Trọng tâm là tiến độ chi so với tiến độ hoạt động, các chênh lệch và hướng xử lý, và nhu cầu tiền cho kỳ tới. Nhiều nhà tài trợ dùng báo cáo giữa kỳ làm điều kiện chuyển đợt tiền tiếp theo, nên kèm một bảng dự kiến chi kỳ tới sẽ giúp họ quyết định nhanh hơn.
Báo cáo cuối kỳ trả lời câu hỏi "tiền đã được dùng hết đúng mục đích chưa và còn lại gì". Ngoài bốn phần như báo cáo giữa kỳ, báo cáo cuối kỳ thường cần tổng hợp toàn bộ dự án từ đầu, số dư cuối cùng và đề xuất xử lý số dư, danh sách tài sản hình thành từ dự án và nơi đang quản lý, báo cáo phần đối ứng đã thực hiện, và đôi khi báo cáo kiểm toán độc lập nếu thoả thuận yêu cầu. Việc đối chiếu toàn bộ và hoàn trả kinh phí khi kết thúc là một quy trình riêng, cần chuẩn bị từ vài tháng trước ngày kết thúc dự án.
Lời khuyên thực tế: làm báo cáo giữa kỳ như thể đó là một phần của báo cáo cuối kỳ. Nếu mỗi kỳ đều khớp, có chứng từ đầy đủ, báo cáo cuối kỳ gần như chỉ là cộng các kỳ lại và thêm phần tổng kết.
Lịch làm báo cáo để không dồn vào tuần cuối
Báo cáo tài chính dồn vào tuần cuối luôn có lỗi, vì lúc đó mới phát hiện thiếu chứng từ, người nhận tạm ứng đã đi vắng, sao kê ngân hàng chưa kịp lấy. Anh Khoa chia việc ra theo tháng. Cuối mỗi tháng, anh cộng sổ chi theo dòng ngân sách, đối chiếu số dư với sao kê, và nhắc những người còn tạm ứng chưa hoàn. Việc này tốn khoảng một buổi tối mỗi tháng với nhóm nhỏ.
Một tháng trước khi kỳ kết thúc, anh kiểm tra dòng nào có khả năng lệch nhiều so với ngân sách, để nếu cần xin điều chỉnh thì xin trước khi chi, không phải giải trình sau. Tuần đầu sau khi kỳ kết thúc, anh lấy sao kê, chốt sổ, lập bảng. Tuần thứ hai, người phụ trách dự án đọc và ký, đơn vị bảo trợ soát và ký. Tuần thứ ba gửi đi, sớm hơn hạn.
Lưu toàn bộ báo cáo đã nộp, kèm thư xác nhận của nhà tài trợ là đã chấp nhận, vào thư mục dự án. Ghi lại cả những câu hỏi nhà tài trợ đặt ra khi đọc báo cáo và cách nhóm đã trả lời; kỳ sau, những điểm đó nên được giải thích sẵn trong báo cáo. Khi có câu hỏi về một kỳ cũ, hoặc khi đoàn kiểm tra đến, bạn có ngay bản đã được chấp nhận làm căn cứ.
Câu hỏi thường gặp
Báo cáo tài chính có cần kế toán chuyên nghiệp làm không?
Không bắt buộc với dự án nhỏ, nhưng người làm cần nắm nguyên tắc ghi sổ và đối chiếu. Nếu nhóm hoạt động dưới đơn vị bảo trợ, kế toán của đơn vị đó nên soát trước khi ký, vì đơn vị bảo trợ chịu trách nhiệm với nhà tài trợ.
Một dòng chi vượt ngân sách mà chưa xin phép thì báo cáo thế nào?
Báo cáo trung thực số thực chi, giải trình lý do, và hỏi nhà tài trợ cách xử lý. Nếu vượt trong ngưỡng thoả thuận cho phép thì chỉ cần giải trình. Nếu vượt ngưỡng, phần vượt có thể không được chấp nhận và nhóm phải tự bù từ nguồn khác.
Có được dùng hoá đơn của kỳ sau để báo cáo cho kỳ này không?
Không. Mỗi khoản chi được báo cáo trong kỳ phát sinh theo ngày chứng từ. Chuyển chứng từ giữa các kỳ làm sai tiến độ chi và có thể khiến nhà tài trợ nghi ngờ tính trung thực của cả báo cáo.
Tiền mặt tại quỹ bao nhiêu là hợp lý cho dự án nhỏ?
Chỉ giữ đủ cho các khoản chi nhỏ bắt buộc dùng tiền mặt trong vài tuần, phần còn lại để trong tài khoản. Nhiều thoả thuận và quy chế tài chính của đơn vị có quy định về mức tồn quỹ tiền mặt; đọc và làm theo, đồng thời kiểm quỹ định kỳ có biên bản.
Nhà tài trợ yêu cầu báo cáo bằng ngoại tệ thì làm thế nào?
Lập sổ sách bằng đồng Việt Nam như bình thường, rồi quy đổi số liệu sang ngoại tệ theo phương pháp tỷ giá ghi trong thoả thuận. Ghi rõ tỷ giá dùng trong báo cáo và đính kèm chứng từ quy đổi ngoại tệ của kỳ.