Muốn doanh nghiệp địa phương tài trợ một ngày hội cộng đồng, bạn cần ba thứ trước khi gõ cửa: bảng ngân sách cho thấy phần đã có và phần còn thiếu, một thư đề nghị một trang nói rõ tiền dùng vào việc gì, và một gói quyền lợi vừa phải mà ban tổ chức chắc chắn thực hiện được. Sau khi được nhận lời, mọi khoản tài trợ, dù tiền hay hiện vật, đều cần giấy tờ ghi nhận và được công khai.
Tình huống trong bài: chị Ngân là bí thư Đoàn Thanh niên một phường ở Hải Phòng (ví dụ giả định). Đoàn phường tổ chức ngày hội môi trường có thu gom rác tái chế đổi cây xanh, tổng chi phí dự kiến khoảng 60 triệu đồng (ví dụ giả định). Phường hỗ trợ một phần, phần còn lại chị định xin bốn, năm doanh nghiệp trên địa bàn. Đây là năm đầu Đoàn phường tự đi xin tài trợ.
Ai đứng tên xin và nhận tài trợ
Câu hỏi đầu tiên không phải là xin ai, mà là đơn vị nào đứng tên. Doanh nghiệp tài trợ cần một bên có tư cách rõ ràng để ký thoả thuận, xác nhận đã nhận, và chịu trách nhiệm sử dụng đúng mục đích. Đoàn phường có thể đứng tên nếu có con dấu và tài khoản theo quy định của tổ chức Đoàn; nếu không, có thể thông qua UBND phường hoặc một đơn vị khác theo quy chế ở địa phương. Chị Ngân hỏi văn phòng UBND phường và cấp trên trực tiếp của Đoàn trước khi soạn thư.
Dù đơn vị nào đứng tên, tiền tài trợ phải về tài khoản của đơn vị đó, không về tài khoản cá nhân của bí thư hay thủ quỹ. Tiền mặt nhận trực tiếp cũng phải có phiếu thu hoặc biên bản nhận ngay tại chỗ. Đây là điều doanh nghiệp đứng đắn cũng đòi hỏi, vì họ cần chứng từ cho khoản chi của mình.
Một điểm nhạy cảm: ngày hội do đoàn thể tổ chức trên địa bàn phường, nên đi xin tài trợ cần tránh mọi dấu hiệu gây áp lực, nhất là với doanh nghiệp đang có thủ tục hành chính với phường. Thư đề nghị nên gửi rộng, nói rõ tài trợ là tự nguyện, và không để cán bộ đang giải quyết hồ sơ của doanh nghiệp đi vận động chính doanh nghiệp đó.
Tách phần cần tài trợ ra khỏi bảng ngân sách
Doanh nghiệp được mời tài trợ thường hỏi "các bạn cần bao nhiêu và dùng vào việc gì". Chị Ngân trả lời bằng một bảng, chia rõ nguồn đã có và phần cần tài trợ, kèm hình thức phù hợp. Mọi con số là ví dụ giả định.
| Khoản chi | Tổng (triệu đồng) | Nguồn đã có | Cần tài trợ | Hình thức phù hợp |
|---|---|---|---|---|
| Cây giống để đổi rác tái chế | 18 | Phường hỗ trợ 6 | 12 | Tiền hoặc hiện vật (cây giống) |
| Thùng phân loại rác đặt lại khu dân cư | 15 | 0 | 15 | Hiện vật (thùng rác) |
| Âm thanh, sân khấu nhỏ, mái che | 12 | Phường hỗ trợ 12 | 0 | Không cần |
| Nước uống, áo cho tình nguyện viên | 9 | Đoàn phường 3 | 6 | Tiền hoặc hiện vật |
| In ấn, vật dụng trò chơi cho thiếu nhi | 6 | 0 | 6 | Tiền |
Tổng cần tài trợ 39 triệu đồng. Bảng này giúp doanh nghiệp chọn đúng phần hợp với mình: một cơ sở sản xuất nhựa có thể tài trợ thùng rác, một nhà vườn tài trợ cây giống, một ngân hàng chi nhánh tài trợ tiền cho phần in ấn. Mỗi doanh nghiệp có một "phần việc" cụ thể dễ nhận lời hơn một lời xin chung chung.
Cũng nên tính trước trường hợp không xin đủ. Chị Ngân xếp các khoản cần tài trợ theo thứ tự ưu tiên: cây giống và thùng rác là lõi của ngày hội, phải có; áo tình nguyện viên và vật dụng trò chơi có thể giảm hoặc bỏ. Nếu đến hạn chót chỉ xin được một nửa, ban tổ chức biết ngay cắt phần nào mà không phải họp lại từ đầu, và không phải chạy đi xin thêm vào phút cuối với lời lẽ gấp gáp dễ gây phản cảm.
Thư đề nghị tài trợ gói trong một trang
Người nhận thư ở doanh nghiệp thường là giám đốc chi nhánh hay trưởng phòng hành chính, đọc vội. Thư của chị Ngân gồm các phần theo thứ tự:
- Một câu nói ngày hội là gì, ở đâu, ngày nào, dự kiến bao nhiêu người tham gia.
- Hai câu nói vì sao làm: lượng rác chưa phân loại ở khu dân cư, mong muốn tạo thói quen cho thiếu nhi.
- Phần đề nghị cụ thể: muốn doanh nghiệp tài trợ khoản nào trong bảng, bao nhiêu, bằng tiền hay hiện vật.
- Quyền lợi dành cho doanh nghiệp, viết thành ba, bốn gạch ngắn.
- Cam kết của ban tổ chức: sử dụng đúng mục đích, gửi ảnh và báo cáo ngắn sau ngày hội, công khai danh sách tài trợ.
- Người liên hệ và hạn phản hồi; đính kèm bảng ngân sách ở trang sau.
Thư có dấu của đơn vị đứng tên và chữ ký người có thẩm quyền. Thư không dấu, không rõ đơn vị, gửi từ tài khoản mạng xã hội cá nhân thường bị doanh nghiệp bỏ qua, và cũng dễ bị kẻ xấu mạo danh.
Gói quyền lợi: vừa phải và thực hiện được
Chỉ hứa thứ ban tổ chức kiểm soát được. Nhắc tên doanh nghiệp trong lời cảm ơn tại sân khấu, đặt tên trên tấm phông chung, đăng lời cảm ơn trên trang của Đoàn phường. Không hứa số người xem, lượt tiếp cận hay "lên báo" khi bạn không quyết định được điều đó.
Tương xứng với tính chất phi lợi nhuận. Ngày hội cộng đồng có thiếu nhi tham gia không phải nơi bán hàng. Không nhận gian hàng bán sản phẩm, không phát mẫu thử, đặc biệt không nhận tài trợ từ sản phẩm không phù hợp với trẻ em như đồ uống có cồn, thuốc lá.
Phân tầng đơn giản nếu cần. Có thể chia hai mức theo giá trị tài trợ, khác nhau ở vị trí tên trên phông và số lần nhắc tên. Đừng làm năm mức như sự kiện thương mại.
Ghi quyền lợi vào thoả thuận. Quyền lợi đã hứa trong thư cần được ghi lại trong thoả thuận hoặc biên bản, để sau ngày hội hai bên đối chiếu được. Quyền lợi nói miệng thường là nguồn của hiểu lầm.
Tiền hay hiện vật: mỗi loại cần giấy tờ khác nhau
Tài trợ bằng tiền đơn giản về ghi nhận: doanh nghiệp chuyển khoản vào tài khoản đơn vị đứng tên, đơn vị lập phiếu thu hoặc xác nhận đã nhận, kế toán ghi sổ. Tiền đó được chi như mọi khoản khác của đơn vị, có chứng từ chi đầy đủ. Ưu điểm là ban tổ chức chủ động chọn nhà cung cấp; nhược điểm là phải tự đi mua và lo chứng từ mua sắm.
Tài trợ bằng hiện vật như cây giống, thùng rác, nước uống giúp ban tổ chức đỡ việc mua, nhưng cần biên bản giao nhận ghi rõ loại hàng, số lượng, quy cách, giá trị quy đổi do doanh nghiệp xác nhận, chữ ký hai bên. Khi nhận, kiểm hàng ngay: số lượng có đủ không, cây giống có khoẻ không. Ghi nhận hiện vật vào sổ theo dõi tài trợ của đơn vị, kể cả khi không có dòng tiền.
Hiện vật còn lại sau sự kiện, như thùng rác đã đặt ở khu dân cư, cần biên bản bàn giao cho tổ dân phố hoặc đơn vị quản lý tiếp. Nếu không, vài tháng sau không ai biết thùng rác thuộc về ai, hư hỏng thì ai sửa. Điều này cũng nên báo lại cho doanh nghiệp tài trợ, vì họ thường quan tâm hiện vật của mình được dùng tiếp ra sao.
Giấy tờ của doanh nghiệp: nguyên lý cần biết
Doanh nghiệp tài trợ cần chứng từ để hạch toán khoản chi. Việc khoản tài trợ có được tính là chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp hay không phụ thuộc quy định thuế hiện hành về đối tượng nhận và hồ sơ tài trợ; đó là việc của kế toán doanh nghiệp. Ban tổ chức chỉ cần cung cấp đúng những gì có thật: thoả thuận hoặc văn bản đề nghị tài trợ, biên bản giao nhận tiền hoặc hiện vật, và xác nhận đã sử dụng đúng mục đích sau sự kiện. Đừng hứa trước với doanh nghiệp rằng khoản này chắc chắn được trừ thuế.
Có một ranh giới quan trọng. Nếu "tài trợ" thực chất là mua dịch vụ quảng cáo, tức doanh nghiệp trả tiền để đổi lấy hoạt động quảng bá có giá trị thương mại rõ ràng, bản chất giao dịch đã khác và có thể phát sinh nghĩa vụ hoá đơn, thuế với bên nhận. Gói quyền lợi vừa phải như ở trên giúp giữ ngày hội ở phía tài trợ thuần tuý. Khi không chắc, hỏi kế toán của đơn vị đứng tên hoặc cơ quan thuế trước khi ký.
Tuyệt đối không ký biên bản ghi giá trị hiện vật cao hơn thực tế, hay xác nhận đã nhận khoản tài trợ chưa nhận, dù doanh nghiệp đề nghị. Những giấy tờ như vậy có thể bị dùng để hợp thức hoá chi phí, và người ký phía ban tổ chức cùng chịu trách nhiệm.
Sau ngày hội: báo lại và công khai
Trong vòng hai tuần sau ngày hội, chị Ngân gửi mỗi doanh nghiệp một bản báo cáo ngắn: ngày hội diễn ra thế nào, khoản tài trợ của họ đã dùng vào việc gì, vài ảnh không thấy rõ mặt người tham gia, và lời cảm ơn. Báo cáo không cần dài, nhưng phải có con số: bao nhiêu cây đã đổi, bao nhiêu thùng rác đã đặt ở đâu. Đây là cách duy nhất để năm sau gõ cửa lại được.
Đơn vị đứng tên cũng cần công khai tổng thu, tổng chi của ngày hội, gồm cả tiền phường hỗ trợ và tiền doanh nghiệp tài trợ, theo cách phù hợp với đơn vị: niêm yết tại trụ sở, báo cáo trong cuộc họp, hoặc đăng trên trang của Đoàn phường. Nếu còn dư tiền, ghi rõ số dư và hướng xử lý: chuyển sang hoạt động tương tự đã được thống nhất, hoặc hoàn lại theo thoả thuận.
Nếu cần người cùng lập bảng ngân sách cho ngày hội hoặc soát giấy tờ nhận tài trợ, bạn có thể để lại nhu cầu ở khung cuối trang để Kinh Phí liên hệ lại.
Câu hỏi thường gặp
Có nên gửi thư xin tài trợ cho thật nhiều doanh nghiệp không?
Gửi rộng là tốt để tránh dấu hiệu nhắm vào ai, nhưng nên chọn doanh nghiệp có liên quan đến nội dung ngày hội và có mặt trên địa bàn. Mỗi thư nên gắn với một khoản cụ thể trong bảng ngân sách, thay vì cùng một lời xin chung cho tất cả.
Doanh nghiệp muốn đặt gian hàng bán sản phẩm tại ngày hội thì sao?
Với ngày hội cộng đồng phi lợi nhuận, nhất là có thiếu nhi, nên từ chối việc bán hàng. Nếu ban tổ chức đồng ý một hình thức giới thiệu nhẹ nhàng, cần ghi rõ trong thoả thuận và cân nhắc việc giao dịch có còn là tài trợ thuần tuý hay đã thành dịch vụ quảng cáo.
Nhận tài trợ bằng tiền mặt tại chỗ thì làm thế nào cho đúng?
Lập phiếu thu hoặc biên bản nhận ngay khi nhận, ghi số tiền, người nộp, mục đích, có chữ ký hai bên và người làm chứng nếu có thể. Nộp tiền vào tài khoản đơn vị sớm nhất. Không để tiền tài trợ trong túi cá nhân qua đêm mà không có giấy tờ.
Nhận tài trợ xong mà ngày hội bị hoãn thì xử lý thế nào?
Báo ngay cho doanh nghiệp, nói rõ lý do và ngày dự kiến tổ chức lại. Hỏi họ muốn giữ khoản tài trợ cho ngày mới hay nhận lại. Hiện vật dễ hỏng như cây giống cần thống nhất cách dùng ngay để không lãng phí, có biên bản ghi lại.
Có cần ký hợp đồng với doanh nghiệp tài trợ không?
Với khoản nhỏ, văn bản đề nghị có xác nhận đồng ý và biên bản giao nhận thường là đủ. Với khoản lớn hoặc có quyền lợi kèm theo, nên có thoả thuận tài trợ ghi giá trị, hình thức, mục đích sử dụng, quyền lợi, trách nhiệm báo cáo và cách xử lý khi sự kiện thay đổi.
Đoàn phường có phải công khai tên doanh nghiệp tài trợ không?
Công khai danh sách và giá trị tài trợ là cách làm minh bạch nên có, trừ khi doanh nghiệp đề nghị không nêu tên. Khi đó vẫn ghi giá trị khoản tài trợ trong báo cáo thu chi, chỉ thay tên bằng chú thích nhà tài trợ đề nghị giấu tên.