Khi một khoản chi chưa có trong dự toán xuất hiện giữa chừng, người phụ trách có bốn lựa chọn: không chi, chi bằng dự phòng phí nếu dự toán có, cắt hoặc thu nhỏ khoản khác để bù, hoặc xin bổ sung kinh phí. Lựa chọn nào cũng cần người có thẩm quyền đồng ý trước khi tiền ra. Điều duy nhất không nên làm là chi trước rồi tìm cách hợp lý hoá sau.
Tình huống trong bài: chị Mai, viên chức một trung tâm y tế ở Nghệ An (ví dụ giả định), phụ trách đợt khám sàng lọc mắt cho học sinh mười hai trường. Đến tuần thứ hai, ba trường khác xin được khám cùng đợt, và chiếc xe chở thiết bị thuê theo hợp đồng bị hỏng giữa đường, phải thuê xe khác. Hai chuyện, hai loại phát sinh, hai cách xử lý khác nhau.
Phân loại phát sinh trước khi tính đến tiền
Phát sinh do thay đổi phạm vi. Việc làm thêm so với kế hoạch được duyệt, như khám thêm ba trường. Đây không chỉ là chuyện tiền mà là chuyện thay đổi nhiệm vụ: người đã duyệt kế hoạch mười hai trường phải đồng ý với kế hoạch mười lăm trường. Không ai được tự mở rộng phạm vi chỉ vì còn tiền ở dòng khác.
Phát sinh do sự cố. Việc vẫn như cũ nhưng cách làm bị buộc phải đổi, như xe hỏng phải thuê xe khác. Phần chi thêm có khi được bên vi phạm hợp đồng chịu, có khi không. Trước hết đọc lại hợp đồng thuê xe: bên cho thuê có trách nhiệm gì khi xe hỏng giữa chừng.
Phát sinh do dự toán sót. Khoản lẽ ra phải có từ đầu nhưng người lập quên, như phí vận chuyển thiết bị về kho sau đợt khám. Đây là loại khó nói nhất, vì nó cho thấy dự toán chưa kỹ. Vẫn phải nói thẳng, kèm ghi chú để lần sau không sót.
Phát sinh do giá thay đổi. Khối lượng không đổi nhưng đơn giá thực tế cao hơn lúc lập dự toán. Cách xử lý phụ thuộc vào việc có hợp đồng giá cố định hay chưa; nếu đã ký hợp đồng trọn gói thì về nguyên tắc giá không tự tăng.
Bốn lựa chọn và khi nào dùng
Bảng dưới đặt bốn lựa chọn cạnh nhau, kèm điều kiện và ai thường quyết. Thẩm quyền cụ thể phụ thuộc vào nguồn kinh phí và quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị, bạn cần kiểm văn bản đang áp dụng.
| Lựa chọn | Dùng khi | Ai thường quyết | Cần giấy tờ gì |
|---|---|---|---|
| Không chi | Phát sinh không cần cho mục tiêu, hoặc chi phí lớn so với lợi ích | Người phụ trách đề xuất, lãnh đạo đồng ý | Ghi nhận trong báo cáo việc, nêu lý do không làm |
| Dùng dự phòng phí | Dự toán có dòng dự phòng và phát sinh đúng loại khoản mà dự phòng nhằm tới | Thủ trưởng đơn vị hoặc người được uỷ quyền, tuỳ quy chế | Đề xuất sử dụng dự phòng có lý do, được duyệt trước khi chi |
| Cắt khoản khác để bù | Có dòng chưa cần chi hết mà không ảnh hưởng mục tiêu | Tuỳ nguồn: thủ trưởng đơn vị trong khung quy chế, hoặc cơ quan giao dự toán | Tờ trình điều chỉnh giữa các dòng, dự toán sau điều chỉnh |
| Xin bổ sung | Phát sinh lớn, cần thiết, không bù được bằng cách khác | Cơ quan hoặc người đã giao kinh phí | Tờ trình, thuyết minh, dự toán bổ sung, bằng chứng về phát sinh |
Với ba trường xin khám thêm, chị Mai không có quyền tự quyết vì đây là thay đổi phạm vi. Chị lập tờ trình gửi giám đốc trung tâm, nêu hai hướng: khám thêm bằng phần dự phòng phí và tiết kiệm được ở dòng in phiếu kết quả, hoặc lùi ba trường sang đợt sau. Với chiếc xe hỏng, chị đọc hợp đồng và yêu cầu bên cho thuê bố trí xe thay thế theo điều khoản đã ký, nên phần lớn chi phí không phát sinh cho trung tâm.
Ngay khi phát hiện phát sinh: năm việc làm trong ngày
Phát sinh thường xuất hiện lúc bận nhất, khi việc đang chạy ở hiện trường. Thứ tự dưới đây giúp người phụ trách không chi vội mà cũng không để việc đình trệ.
- Ghi lại sự việc ngay: chuyện gì xảy ra, lúc nào, ai có mặt, có ảnh chụp hoặc biên bản không. Với xe hỏng, một biên bản ngắn có chữ ký của lái xe là đủ.
- Ước tính khoản phát sinh bằng một con số có căn cứ, dù thô: hỏi một hai báo giá qua điện thoại, nhân với khối lượng.
- Xếp phát sinh vào một trong bốn loại ở trên, và xem dự toán có dòng nào liên quan không.
- Báo người có thẩm quyền trong ngày, bằng tin nhắn hoặc thư điện tử có lưu, nêu sự việc, con số và lựa chọn đề xuất.
- Chỉ chi khi đã có đồng ý. Nếu buộc phải chi gấp để việc không dừng, xin đồng ý bằng văn bản ngắn trước và hoàn thiện tờ trình sau, đúng theo cách quy chế đơn vị cho phép.
Bước thứ năm là chỗ nhiều người vấp. Đồng ý miệng qua điện thoại thường không đủ khi hồ sơ được xét lại sau này. Một tin nhắn lưu được, có nội dung rõ, vẫn tốt hơn không có gì; nhưng nó không thay được quyết định chính thức nếu quy chế đòi hỏi quyết định.
Dùng dự phòng phí: đúng lúc và đúng loại
Dự phòng phí là phần tiền dự toán để sẵn cho những khoản chưa lường hết. Nó không phải tiền tự do. Ở nhiều đơn vị, dự phòng chỉ dùng được khi có đề xuất ghi rõ lý do và được người có thẩm quyền đồng ý, và chỉ cho những khoản phát sinh hợp lý trong phạm vi việc đã duyệt. Dùng dự phòng để mở rộng phạm vi, như khám thêm trường, thường là chỗ dễ bị hỏi lại; tuỳ quy chế, việc này có thể phải coi là điều chỉnh nhiệm vụ.
Một nguyên tắc đơn giản giúp chị Mai: dùng dự phòng cho sự cố và cho sai số giá, còn thay đổi phạm vi thì xin phép như một quyết định riêng. Nếu dự phòng đã dùng gần hết từ giữa việc, đó là tín hiệu dự toán gốc có vấn đề, nên báo sớm thay vì để đến lúc cạn.
Ghi mọi lần dùng dự phòng vào bảng theo dõi như một dòng riêng, kèm số giấy đề xuất đã được duyệt. Đến lúc quyết toán, phần dự phòng không dùng đến là phần không được chi, không phải tiền thưởng cho người tiết kiệm. Cách xử lý phần còn lại theo quy định của nguồn kinh phí, có nguồn phải nộp trả, có nguồn được chuyển sang nhiệm vụ khác theo quy chế.
Cắt khoản khác để bù: điều kiện và cái giá phải nói ra
Cắt khoản khác để bù nghe hợp lý vì tổng kinh phí không đổi. Nhưng mỗi dòng dự toán được duyệt là để làm một việc cụ thể; cắt một dòng nghĩa là việc đó làm ít đi hoặc không làm. Người duyệt cần biết họ đang đánh đổi gì. Tờ trình điều chỉnh của chị Mai ghi rõ: giảm in phiếu kết quả màu xuống in đen trắng, tiết kiệm được một khoản (ví dụ giả định), chất lượng thông tin gửi phụ huynh không đổi. Đó là một đánh đổi có thể chấp nhận.
Có những khoản không nên cắt để bù dù trên giấy còn tiền: khoản bắt buộc theo chế độ như thù lao đã cam kết, khoản liên quan đến an toàn, khoản mà nhà tài trợ hoặc cơ quan giao đã ghi rõ mục đích. Với kinh phí không giao tự chủ, khả năng điều chỉnh giữa các nội dung thường hẹp hơn kinh phí tự chủ; với kinh phí tài trợ, phải theo thoả thuận với nhà tài trợ.
Sau khi điều chỉnh được duyệt, cập nhật ngay cột dự toán trong bảng theo dõi theo bản đã điều chỉnh, ghi số và ngày của quyết định. Nếu không, cuối việc bảng sẽ cho thấy một dòng vượt và một dòng thừa mà không ai nhớ vì sao.
Xin bổ sung kinh phí: viết tờ trình sao cho người duyệt quyết được
Khi phát sinh lớn và cần thiết, xin bổ sung là con đường đúng, dù chậm. Tờ trình tốt trả lời được bốn câu hỏi trong một trang: chuyện gì xảy ra mà lúc lập dự toán chưa biết; nếu không bổ sung thì hậu quả cụ thể là gì; cần thêm bao nhiêu, tính thế nào; đã thử các cách khác chưa, như dùng dự phòng hay cắt khoản khác. Câu cuối quan trọng, vì người duyệt luôn hỏi điều đó đầu tiên.
Kèm theo là bằng chứng: biên bản sự cố, văn bản đề nghị của ba trường muốn khám thêm, báo giá mới. Không cần dày, nhưng mỗi con số trong tờ trình phải lần ra được một giấy tờ. Trong lúc chờ duyệt, không nên làm trước phần việc xin bổ sung với hy vọng sẽ được thanh toán sau. Nếu tờ trình không được chấp thuận, khoản đã chi không có nguồn để thanh toán, và người quyết định chi phải chịu trách nhiệm.
Nếu cần người cùng lập dự toán bổ sung hoặc soát tờ trình trước khi gửi, bạn có thể để lại nhu cầu ở khung cuối trang để Kinh Phí liên hệ lại.
Ghi lại để lần sau ít phát sinh hơn
Mỗi phát sinh là một bài học cho dự toán tiếp theo. Sau đợt khám, chị Mai ghi lại một danh sách ngắn, đưa vào hồ sơ của việc.
- Phát sinh nào do dự toán sót, và dòng nào cần thêm vào mẫu dự toán năm sau.
- Hợp đồng nào thiếu điều khoản xử lý sự cố, cần bổ sung khi ký lần tới.
- Nhu cầu mở rộng có lường trước được không, ví dụ năm nào cũng có trường xin khám thêm thì nên hỏi danh sách từ sớm.
- Dự phòng phí đã đủ chưa, và dùng hết vào loại khoản nào.
- Thời gian từ lúc phát hiện đến lúc được duyệt mất bao lâu, để lần sau tính vào kế hoạch.
Danh sách này ngắn, nhưng nếu năm nào cũng làm thì dự toán năm sau sẽ sát hơn hẳn năm trước. Nó cũng giúp người duyệt thấy rằng phát sinh không phải lần nào cũng là lỗi của người làm, mà có quy luật có thể chuẩn bị.
Nên gửi danh sách này cho cả người lập dự toán năm sau, nếu không phải là bạn. Phát sinh lặp lại nhiều năm thường vì kinh nghiệm nằm trong đầu một người rồi đi theo người đó khi họ chuyển việc.
Câu hỏi thường gặp
Phát sinh nhỏ vài trăm nghìn đồng có cần xin phép không?
Tuỳ quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị. Nhiều đơn vị cho người phụ trách quyết những khoản nhỏ trong phạm vi một dòng dự toán, nhưng khoản không thuộc dòng nào vẫn là chi ngoài dự toán. Kiểm quy chế, và khi không chắc thì báo một tin nhắn có lưu trước khi chi.
Được chi trước rồi xin duyệt sau không?
Về nguyên tắc, khoản chi phải có trong dự toán và được người có thẩm quyền chuẩn chi trước khi chi. Chi trước rồi xin sau là tự chịu rủi ro: nếu không được duyệt, khoản đó không có nguồn thanh toán. Trường hợp khẩn cấp vẫn nên có đồng ý bằng văn bản ngắn trước.
Dự phòng phí có được dùng để làm thêm việc mới không?
Thường là không nên. Dự phòng nhằm vào phát sinh hợp lý trong phạm vi việc đã duyệt, như sai số giá hay sự cố. Làm thêm việc mới là thay đổi nhiệm vụ, cần người giao việc đồng ý như một quyết định riêng, dù tiền lấy từ đâu.
Nhà cung cấp đòi tăng giá giữa chừng thì xử lý thế nào?
Đọc lại hợp đồng. Nếu là hợp đồng trọn gói hoặc giá cố định, về nguyên tắc giá không tự tăng. Nếu hợp đồng có điều khoản điều chỉnh giá, làm theo điều khoản đó. Mọi thay đổi giá phải bằng phụ lục hợp đồng được hai bên ký, không thoả thuận miệng.
Xin bổ sung không được thì phải làm sao?
Quay lại ba lựa chọn còn lại: thu nhỏ phạm vi, cắt khoản khác trong giới hạn được phép, hoặc lùi một phần việc sang đợt sau. Ghi rõ quyết định cuối cùng và lý do trong hồ sơ, để lúc quyết toán không ai hiểu nhầm phần việc không làm là do người phụ trách bỏ dở.
Phát sinh do bên khác gây ra thì ai chịu tiền?
Phụ thuộc vào hợp đồng và lỗi của các bên. Nếu bên cho thuê xe, nhà cung cấp vi phạm hợp đồng, đơn vị có cơ sở yêu cầu họ khắc phục hoặc chịu chi phí theo điều khoản đã ký. Vì vậy biên bản sự cố lập ngay tại chỗ rất quan trọng.