Rút kinh nghiệm sau một việc có kinh phí là một buổi ngắn, làm ngay sau khi chứng từ đã gom đủ, để trả lời ba câu: dòng nào lệch so với dự toán, lệch vì sao, và lần sau ghi khác đi thế nào. Sản phẩm của buổi này không phải biên bản kiểm điểm mà là ba thứ dùng được ngay cho năm sau: bảng nguyên nhân chênh, sổ đơn giá đã trả, và danh mục những khoản đã sót.
Tình huống trong bài: chị Trang, cán bộ Đoàn Thanh niên một phường ở Cần Thơ (ví dụ giả định), năm nào cũng phụ trách chương trình sinh hoạt hè cho thiếu nhi trong phường. Năm nào dự toán cũng thiếu ở vài dòng, thừa ở vài dòng khác, và năm nào chị cũng tự nhủ năm sau sẽ tính kỹ hơn. Năm nay chị quyết định ghi lại thay vì chỉ nhủ.
Vì sao dự toán năm sau thường lặp sai năm trước
Dự toán của một việc lặp lại hằng năm thường được lập bằng cách mở file năm trước, sửa ngày tháng, nhân thêm một tỷ lệ. Cách này nhanh, nhưng nó mang theo mọi sai số của năm trước. Dòng nào năm ngoái thiếu thì năm nay vẫn thiếu, vì con số trong file là con số dự toán, không phải con số thực chi. Thông tin quan trọng nhất, rằng dòng đó đã thiếu và vì sao, chỉ nằm trong trí nhớ người làm.
Thêm vào đó, người lập dự toán năm sau có khi không phải người làm năm nay. Cán bộ Đoàn thay đổi theo nhiệm kỳ, kế toán chuyển việc, người phụ trách được điều sang mảng khác. Kinh nghiệm không ghi lại thì đi theo người. Chị Trang nhớ rằng năm đầu tiên chị nhận việc, không có gì ngoài một bảng dự toán và một tập chứng từ của người trước.
Buổi rút kinh nghiệm giải quyết đúng hai vấn đề này. Nó buộc người làm đặt dự toán cạnh thực chi và ghi lý do, khi trí nhớ còn mới. Và nó tạo ra một tài liệu người khác đọc được.
Còn một lý do ít ai nói ra: người duyệt dự toán cũng nhớ. Nếu năm nào một dòng cũng thừa, họ sẽ cắt mạnh tay ở mọi dòng; nếu năm nào một dòng cũng thiếu mà không ai giải thích, họ nghi ngờ cả bảng. Một dự toán có lịch sử chênh lệch được ghi rõ khiến cuộc trao đổi với người duyệt ngắn hơn nhiều.
Tổ chức buổi nhìn lại trong một giờ
Buổi này nên làm trong vòng hai tuần sau khi việc kết thúc và chứng từ đã gom đủ, trước khi mọi người quên. Chị Trang mời người phụ trách từng phần việc và kế toán, làm theo thứ tự sau.
- Chuẩn bị trước: bảng dự toán được duyệt, bảng thực chi theo từng dòng, các ghi chú trong lúc làm nếu có.
- Mười phút đầu: đi nhanh qua toàn bộ các dòng, đánh dấu những dòng lệch đáng kể theo ngưỡng cả nhóm thống nhất.
- Ba mươi phút tiếp: với mỗi dòng đã đánh dấu, hỏi lệch vì sao, xếp vào một loại nguyên nhân, và ghi lần sau nên làm gì.
- Mười phút: liệt kê những khoản đã chi mà dự toán không có dòng nào, những khoản dự toán có mà thực tế không cần.
- Mười phút cuối: chốt ai cập nhật tài liệu, lưu ở đâu, gửi cho ai.
Quy tắc của buổi này là nói về con số và nguyên nhân, không nói về lỗi của ai. Nếu cuộc họp biến thành nơi đổ lỗi, lần sau mọi người sẽ giấu chênh lệch thay vì nói ra, và mục đích của buổi nhìn lại mất hẳn.
Bảng nguyên nhân chênh: năm loại và cách sửa
Mỗi dòng lệch đều xếp được vào một trong năm loại. Xếp loại giúp biết nên sửa ở đâu: sửa số lượng, sửa đơn giá, hay sửa cách lập kế hoạch. Ví dụ là ví dụ giả định từ chương trình hè của chị Trang.
| Loại nguyên nhân | Ví dụ | Sửa cho lần sau |
|---|---|---|
| Số lượng khác dự kiến | Số thiếu nhi đăng ký cao hơn ước tính, thiếu áo đồng phục | Lấy số đăng ký thực tế ba năm gần nhất làm căn cứ, thêm một khoảng dư có lý do |
| Đơn giá khác dự kiến | Thuê xe đưa các em đi dã ngoại cao hơn giá năm trước | Hỏi báo giá ngay khi lập dự toán, không dùng giá năm trước nhân tỷ lệ |
| Phạm vi thay đổi | Thêm một buổi giao lưu với phường bạn theo đề nghị của cấp trên | Ghi rõ trong dự toán những gì không bao gồm, đề nghị điều chỉnh khi phạm vi đổi |
| Sự cố | Mưa lớn, phải thuê thêm bạt và dời một buổi | Cân nhắc dự phòng phí cho hoạt động ngoài trời trong mùa mưa |
| Dự toán sót | Quên tiền nước uống cho người phụ trách các nhóm | Đưa vào danh mục khoản hay sót |
Sau khi xếp loại, chị Trang nhận ra hơn một nửa số chênh của năm nay thuộc hai loại số lượng và đơn giá, nghĩa là sửa được bằng cách lấy căn cứ tốt hơn. Phần do sự cố và phạm vi thì khó tránh, nhưng có thể chuẩn bị.
Sổ đơn giá đã trả: tài sản nhỏ mà quý
Một sản phẩm của buổi nhìn lại là sổ đơn giá: mỗi dòng ghi một món hàng hoặc dịch vụ, đơn vị tính, giá đã thực trả, ngày, bên bán, và một ghi chú về chất lượng. Ví dụ: thuê xe đưa đón nửa ngày, giá đã trả, tháng bảy, nhà xe ở trung tâm phường, đúng giờ, xe hơi chật cho số em năm nay (ví dụ giả định). Chỉ ghi giá thật đã trả theo chứng từ, không ghi giá báo mà không mua.
Sổ này khác bảng dự toán năm trước ở chỗ nó là giá thật, có ngày, có ghi chú. Năm sau, người lập dự toán mở sổ ra, biết ngay giá năm ngoái là bao nhiêu và nên hỏi lại ai. Qua vài năm, sổ cho thấy xu hướng giá của từng món, và những món nào giá dao động mạnh cần hỏi báo giá kỹ hơn.
Sổ đơn giá nên giữ cùng chỗ với hồ sơ của việc, ở dạng bảng tính chia sẻ trong đơn vị nếu được. Đừng ghi vào sổ thông tin cá nhân của người bán ngoài tên cửa hàng, và không dùng sổ để thay báo giá trong hồ sơ mua sắm, vì giá năm trước không phải căn cứ đủ cho lần mua sau theo quy chế của nhiều đơn vị.
Danh mục khoản hay sót: bắt đầu từ chính việc của mình
Mỗi loại việc có những khoản hay bị quên riêng. Sau ba năm làm chương trình hè, danh mục của chị Trang có những dòng sau, và năm nào cũng thêm một hai dòng mới.
- Nước uống, đồ ăn nhẹ cho người phụ trách và tình nguyện viên, không chỉ cho thiếu nhi.
- Bảo hiểm hoặc chi phí sơ cứu cho hoạt động ngoài trời, theo quy định và quy chế của đơn vị.
- Vận chuyển đồ dùng đi và về, không chỉ chiều đi.
- In ấn giấy mời, giấy chứng nhận, danh sách điểm danh.
- Phí chuyển khoản cho các khoản thanh toán qua ngân hàng.
- Dọn dẹp sau buổi cuối, trả lại địa điểm như ban đầu.
- Chi phí khi phải dời buổi do thời tiết.
Danh mục này không phải để thêm tiền vào dự toán cho dư dả. Mỗi dòng trong danh mục chỉ là câu hỏi người lập dự toán phải tự trả lời: khoản này năm nay có cần không, nếu có thì ai chi. Có những năm câu trả lời là không cần, vì địa điểm đã có sẵn hoặc đã có đơn vị khác tài trợ.
Nếu đơn vị có nhiều việc lặp lại hằng năm, mỗi việc nên có danh mục riêng. Gộp chung thành một danh mục dài dùng cho mọi việc sẽ khiến người đọc bỏ qua.
Từ bài học tới dòng dự toán mới
Bài học phải đổi được một con số hoặc một dòng. Một ghi chú như "năm sau tính kỹ hơn" không đổi được gì. Ghi chú có ích có dạng: dòng áo đồng phục tính theo số đăng ký trung bình ba năm gần nhất cộng một khoảng dư, thay vì số của năm trước. Khi đọc, người lập dự toán biết ngay phải sửa ô nào.
Dòng dự toán mới nên mang theo căn cứ. Trong thuyết minh dự toán năm sau, chị Trang ghi thẳng: đơn giá thuê xe lấy theo báo giá mới, vì năm trước giá thực trả cao hơn dự toán. Người duyệt đọc thấy dự toán có học từ thực tế, và thường ít cắt những dòng có căn cứ như vậy.
Dòng thừa cũng là bài học. Năm nay dòng thuê loa đài dư gần một nửa vì nhà văn hoá đã có thiết bị (ví dụ giả định). Năm sau giảm dòng đó, ghi lý do. Dự toán bớt phần thừa giúp phần tiền được dùng cho dòng thực sự thiếu, và cho thấy người lập không phóng tay.
Không phải bài học nào cũng thành tiền. Có bài học là thay đổi cách làm: đặt xe sớm hơn một tháng, chốt danh sách đăng ký trước khi in áo, hỏi trước nhà văn hoá có sẵn những gì. Ghi chúng vào kế hoạch thực hiện, không chỉ vào dự toán.
Lưu ở đâu và đưa đến tay người làm năm sau
Buổi nhìn lại chỉ có giá trị nếu tài liệu đến được tay người lập dự toán lần tới. Chị Trang gom ba sản phẩm vào một tệp: bảng nguyên nhân chênh, sổ đơn giá, danh mục khoản hay sót, kèm một đoạn ngắn ghi những điều chị muốn người sau biết. Tệp được lưu cùng hồ sơ quyết toán của chương trình, và một bản gửi cho bí thư Đoàn phường để nằm trong hồ sơ bàn giao nhiệm kỳ.
Đầu năm sau, khi bắt đầu lập dự toán, chị mở tệp này trước khi mở file dự toán cũ. Thứ tự này quan trọng: đọc bài học trước, rồi mới nhìn con số cũ, để không bị con số cũ dẫn dắt.
Sau ba năm, chênh lệch giữa dự toán và thực chi của chương trình hè đã nhỏ hơn rõ rệt, và quan trọng hơn, những chênh lệch còn lại đều có lý do được ghi sẵn. Khi quyết toán, phần giải trình gần như viết sẵn; khi có người mới nhận việc, họ không phải bắt đầu từ một tập chứng từ như chị năm nào.
Câu hỏi thường gặp
Việc nhỏ có cần họp rút kinh nghiệm không?
Không cần họp, nhưng vẫn nên dành mười lăm phút tự ghi lại: dòng nào lệch, vì sao, lần sau làm khác gì. Với việc nhỏ lặp lại hằng năm, vài dòng ghi chú này có giá trị không kém một buổi họp.
Rút kinh nghiệm khác gì với giải trình chênh lệch khi quyết toán?
Giải trình chênh lệch là để người xét duyệt chấp nhận số đã chi, hướng về quá khứ. Rút kinh nghiệm là để dự toán lần sau sát hơn, hướng về tương lai. Hai việc dùng chung số liệu, nhưng câu hỏi khác nhau và người đọc khác nhau.
Có nên dùng giá trong sổ đơn giá làm căn cứ dự toán không?
Có thể dùng làm một căn cứ tham khảo, kèm ghi chú ngày và bên bán. Nhưng với khoản có giá trị đáng kể hoặc giá dễ biến động, nên hỏi báo giá mới khi lập dự toán. Quy chế mua sắm của đơn vị có thể đòi hỏi báo giá hiện hành.
Ai nên tham gia buổi nhìn lại?
Người phụ trách chung, người phụ trách từng phần việc, và kế toán. Nếu được, mời cả người sẽ lập dự toán năm sau. Không nên quá đông, vì buổi này cần mọi người nói thật về những chỗ đã lệch.
Chênh lệch do lỗi của một người thì ghi thế nào?
Ghi nguyên nhân theo sự việc và loại lỗi, không ghi tên người. Ví dụ "dự toán sót khoản vận chuyển chiều về" thay vì "anh A quên". Mục tiêu là sửa cách làm; việc đánh giá cá nhân, nếu cần, thuộc quy trình khác của đơn vị.
Việc chỉ làm một lần thì rút kinh nghiệm để làm gì?
Việc không lặp lại nhưng kiểu việc thì có thể lặp lại: một hội thảo khác, một đợt sửa chữa khác. Những bài học về đơn giá, về khoản hay sót, về cách xử lý phát sinh vẫn dùng được, chỉ cần lưu ở chỗ người khác trong đơn vị tìm được.