Chi vượt định mức là khi mức chi thực tế cao hơn mức tối đa mà văn bản của cơ quan có thẩm quyền hoặc quy chế chi tiêu nội bộ cho phép. Phần vượt không được thanh toán từ kinh phí của đơn vị, dù cả khoản chi là cho việc công. Nếu đã lỡ chi và đã thanh toán, phần vượt thường bị xuất toán và người quyết định chi phải hoàn trả.
Tình huống trong bài: chị Thảo, chuyên viên văn phòng một sở ở Lâm Đồng (ví dụ giả định), được giao lo đón một đoàn công tác của tỉnh bạn sang trao đổi kinh nghiệm hai ngày. Lãnh đạo dặn tiếp chu đáo. Đoàn đông hơn thông báo ban đầu, nhà hàng gợi ý thực đơn đặc sản, khách sạn còn mỗi loại phòng cao hơn tiêu chuẩn. Ba chỗ dễ vượt định mức xuất hiện cùng lúc.
Định mức, tiêu chuẩn và quy chế: ba lớp phải đọc trước
Mức chi cho tiếp khách, công tác phí, hội nghị ở cơ quan nhà nước được quy định qua nhiều lớp. Lớp ngoài cùng là chế độ, định mức do cơ quan có thẩm quyền ở trung ương hoặc cấp tỉnh ban hành, thường quy định mức tối đa. Lớp tiếp theo là quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị, cụ thể hoá trong khung đó, có thể thấp hơn nhưng về nguyên tắc không vượt khung, trừ những trường hợp pháp luật cho phép đơn vị tự quyết. Lớp thứ ba là quyết định của thủ trưởng cho từng việc, như ai được mời cơm, mời mấy bữa.
Bài này không nêu con số định mức, vì chúng khác nhau theo địa phương, theo đối tượng khách, và thay đổi theo thời gian. Bạn cần mở đúng văn bản đang có hiệu lực ở đơn vị mình, hỏi kế toán bản mới nhất của quy chế chi tiêu nội bộ. Nhiều người vẫn dùng bản quy chế của hai ba năm trước mà không biết đã có bản sửa.
Luật Thực hành tiết kiệm, chống lãng phí 2013 coi việc chi vượt tiêu chuẩn, định mức, chế độ là một dạng lãng phí trong sử dụng ngân sách, nên đây không chỉ là chuyện kỹ thuật kế toán. Bạn nên kiểm xem luật này đã có văn bản thay thế hay sửa đổi chưa trước khi trích dẫn trong tờ trình.
Ba chỗ dễ vượt trong một chuyến tiếp đoàn
Bảng dưới là những gì chị Thảo đối chiếu trước khi chốt với nhà hàng và khách sạn. Các tình huống là ví dụ giả định; mức cụ thể lấy từ văn bản của đơn vị.
| Khoản | Vượt thường xảy ra vì | Kiểm trước điều gì |
|---|---|---|
| Bữa cơm tiếp khách | Thực đơn đặc sản, đồ uống gọi thêm tại bàn, số người ăn tăng | Mức tối đa mỗi suất, ai thuộc diện được mời, có tính đồ uống không |
| Phòng nghỉ | Khách sạn hết loại phòng đúng tiêu chuẩn, chọn khách sạn gần nơi làm việc nhưng đắt | Tiêu chuẩn phòng theo chức danh, cơ quan nào chi phòng nghỉ cho đoàn |
| Đi lại tham quan | Thuê xe lớn hơn cần thiết, thêm điểm tham quan ngoài chương trình | Chương trình làm việc được duyệt, cách thuê xe theo quy chế |
| Quà tặng | Mua quà theo thói quen địa phương | Quy chế có cho phép chi quà tặng không, mức nào, đối tượng nào |
| Số người | Đoàn đông hơn thông báo, thêm người của đơn vị đi cùng | Danh sách đoàn chính thức, người của đơn vị được tham dự theo quyết định nào |
Một điểm hay bị bỏ qua: chi phí phòng nghỉ, đi lại của đoàn khách thường do cơ quan cử đoàn chi theo chế độ công tác phí, không phải bên tiếp đón. Đơn vị tiếp đón chi những gì quy chế của mình cho phép. Hỏi rõ với cơ quan bạn từ trước để không trả thay một khoản không thuộc mình.
Chuẩn bị để giữ trong mức
Phần lớn trường hợp vượt định mức có thể tránh nếu người phụ trách làm việc với nhà cung cấp từ trước, khi còn chọn lựa được. Chị Thảo làm theo thứ tự sau.
- Xin danh sách đoàn chính thức bằng văn bản, kèm chức danh, để xác định tiêu chuẩn và số suất.
- Lập một bảng dự kiến chi cho chuyến tiếp, mỗi dòng ghi mức tối đa theo văn bản bên cạnh mức dự kiến, trình lãnh đạo duyệt trước.
- Nói rõ với nhà hàng mức tối đa mỗi suất và nhờ họ đề xuất thực đơn trong mức đó; thống nhất đồ uống tính thế nào.
- Đặt phòng sớm ở nơi có loại phòng đúng tiêu chuẩn; nếu chỉ còn loại cao hơn, báo lãnh đạo và cơ quan cử đoàn trước khi đặt.
- Có người của đơn vị theo dõi tại bàn và chốt hoá đơn ngay sau bữa, không để cộng dồn đến cuối chuyến.
- Nếu khách muốn gọi thêm ngoài mức, nói nhẹ nhàng rằng phần này tách riêng, hoặc người có thẩm quyền quyết định trả bằng tiền cá nhân.
Bước thứ sáu cần sự tế nhị, nhưng là cách đúng. Phần ngoài mức không trở thành hợp lệ chỉ vì nó được ghi chung một hoá đơn với phần trong mức. Tốt nhất là thống nhất trước với lãnh đạo dẫn đoàn bên mình, để người nói câu đó là lãnh đạo chứ không phải chuyên viên.
Lỡ vượt rồi thì phần vượt xử lý thế nào
Giả sử bữa tối ngày đầu, đoàn đông thêm hai người không báo trước và có thêm vài món gọi tại bàn, tổng hoá đơn vượt mức cho phép một khoản (ví dụ giả định). Phần trong mức được thanh toán bình thường với chứng từ đầy đủ. Phần vượt không có nguồn hợp lệ trong kinh phí đơn vị. Cách xử lý minh bạch là xác định rõ phần vượt, người quyết định gọi thêm tự chi trả hoặc lãnh đạo quyết định chi trả từ nguồn hợp pháp khác ngoài ngân sách nếu đơn vị có và quy chế cho phép.
Điều không được làm là tìm cách cho phần vượt "lọt" vào kinh phí: tách hoá đơn thành hai bữa không có thật, khai thêm số khách để bình quân mỗi suất xuống dưới mức, hay chuyển phần vượt thành tiền thuê hội trường. Đó là làm sai lệch chứng từ, vi phạm nguyên tắc trung thực của Luật Kế toán 2015, và hậu quả nặng hơn nhiều so với việc tự trả phần vượt. Khi bị phát hiện, khoản chi bị xuất toán toàn bộ chứ không chỉ phần vượt, và người liên quan có thể bị xử lý kỷ luật hoặc hơn thế tuỳ tính chất.
Nếu phần vượt đã lỡ được thanh toán và sau đó bị phát hiện khi xét duyệt quyết toán hay thanh tra, đơn vị thường phải nộp trả phần bị xuất toán, và người quyết định chi bị yêu cầu bồi hoàn. Chuyện này kéo dài nhiều tháng, mất nhiều công hơn hẳn một lần nói thẳng tại bàn ăn.
Những lập luận nghe hợp lý nhưng không phải căn cứ
"Khách tỉnh bạn, phải tiếp cho đúng mực." Đúng mực là trong định mức. Không văn bản nào cho phép vượt vì phép lịch sự. Nếu lãnh đạo thấy định mức hiện hành quá thấp so với thực tế, đường đúng là đề xuất sửa quy chế, không phải vượt từng lần.
"Tháng trước đơn vị khác cũng chi như vậy." Mỗi đơn vị có quy chế riêng trong khung chung, và việc đơn vị khác chi vượt không làm khoản của bạn hợp lệ. Có khi đơn vị kia cũng sẽ bị xuất toán, chỉ là chưa đến lượt.
"Tổng cả chuyến vẫn nằm trong dự toán." Dự toán còn tiền không có nghĩa từng khoản được vượt định mức. Định mức áp lên từng suất, từng đêm, từng người; tổng dư ở dòng này không bù cho mức vượt ở dòng kia.
"Nhà hàng ghi hoá đơn theo số suất mình yêu cầu được." Đây chính là con đường dẫn tới chứng từ không trung thực. Hoá đơn phải phản ánh đúng số lượng, đơn giá thực tế; đề nghị người bán ghi khác đi là đẩy cả hai bên vào vi phạm.
Khi người giao việc muốn tiếp cao hơn mức
Chuyên viên như chị Thảo thường ở thế khó: người dặn "tiếp chu đáo" là lãnh đạo, còn người ký đề nghị thanh toán là mình. Cách an toàn là đưa quyết định về đúng người có thẩm quyền, bằng giấy. Trước chuyến, chị gửi lãnh đạo bảng dự kiến chi có cột mức tối đa theo quy chế, kèm một câu: các khoản vượt cột này không thanh toán được từ kinh phí đơn vị. Nếu lãnh đạo vẫn muốn thêm, họ biết rõ phần thêm đó phải lấy từ đâu.
Khi yêu cầu đến bằng lời giữa buổi tiếp, chị ghi lại ngay trong sổ: giờ, người yêu cầu, nội dung, rồi nhắn lại một tin xác nhận. Tin nhắn không làm phần vượt thành hợp lệ, nhưng nó giúp phân định ai quyết định gì nếu sau này bị hỏi. Người chuyên viên không có quyền quyết chi vượt, nên cũng không nên âm thầm gánh hậu quả của quyết định không phải của mình.
Cũng nên phân biệt yêu cầu "tiếp chu đáo" với yêu cầu vượt mức. Phần lớn lãnh đạo chỉ muốn khách được đón tử tế, đúng giờ, chỗ ngồi đẹp, món ăn hợp khẩu vị địa phương. Những thứ đó làm được trong định mức nếu chuẩn bị sớm và làm việc kỹ với nhà hàng.
Sau chuyến tiếp: hồ sơ thanh toán và một trang rút kinh nghiệm
Hồ sơ thanh toán của chị Thảo gồm kế hoạch tiếp đoàn được duyệt, danh sách đoàn, hoá đơn từng bữa, từng dịch vụ, và bảng tổng hợp đối chiếu từng khoản với định mức. Bảng này không phải lúc nào cũng bắt buộc, nhưng nó giúp kế toán duyệt nhanh, và nếu sau này có ai hỏi, mọi con số đã được so sẵn với văn bản.
Kèm theo, chị viết một trang ngắn gửi lãnh đạo văn phòng: lần này chỗ nào suýt vượt, vì sao, lần sau nên chuẩn bị gì. Ví dụ: nhà hàng gần trụ sở thường đề xuất thực đơn cao hơn mức, nên đặt trước thực đơn bằng văn bản; khách sạn trung tâm hay hết phòng tiêu chuẩn vào cuối tuần, nên đặt sớm. Trang này giúp người phụ trách lần tới không phải học lại từ đầu.
Nếu định mức thực sự không còn phù hợp với giá cả ở địa phương, trang rút kinh nghiệm cũng là căn cứ để văn phòng đề xuất sửa quy chế chi tiêu nội bộ, trong khung chế độ cho phép. Đó là con đường hợp pháp duy nhất để nâng mức chi.
Câu hỏi thường gặp
Định mức tiếp khách lấy ở đâu?
Từ văn bản quy định chế độ chi tiếp khách của cơ quan có thẩm quyền áp dụng cho đơn vị, và quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị. Hỏi kế toán bản đang có hiệu lực, vì các văn bản này được sửa định kỳ và khác nhau giữa các địa phương.
Đơn vị tự chủ có được chi cao hơn định mức chung không?
Một số đơn vị sự nghiệp tự chủ tài chính được quyết mức chi cho một số nội dung trong phạm vi pháp luật cho phép, thể hiện trong quy chế chi tiêu nội bộ. Ngoài phạm vi đó vẫn phải theo định mức chung. Kiểm quy chế đơn vị và văn bản hướng dẫn về tự chủ hiện hành.
Khách tự trả phần gọi thêm thì có cần ghi vào hồ sơ không?
Phần khách tự trả không phải khoản chi của đơn vị nên không đưa vào chứng từ thanh toán. Nên đề nghị nhà hàng tách hoá đơn hoặc tách thanh toán ngay tại chỗ, để hoá đơn của đơn vị chỉ phản ánh phần đơn vị chi.
Đoàn đông hơn danh sách thì xử lý sao?
Báo lãnh đạo ngay khi biết, trước bữa ăn nếu được. Người có thẩm quyền quyết định có mời số người tăng thêm hay không. Số suất trên hoá đơn phải khớp với số người thực tế và danh sách được xác nhận, không bình quân lại để giữ trong mức.
Phần vượt đã thanh toán rồi, phát hiện ra thì nên làm gì?
Báo kế toán và lãnh đạo, xác định phần vượt, đề xuất người quyết định chi hoàn trả hoặc xử lý từ nguồn hợp pháp khác theo quy định. Chủ động xử lý trước khi bị kiểm tra thường nhẹ hơn nhiều so với để cơ quan kiểm tra phát hiện.
Có nên chia chi phí tiếp khách vào nhiều ngày để mỗi lần dưới mức không?
Không. Ghi chi phí vào ngày không thực sự diễn ra hoặc tách một bữa thành nhiều bữa là làm sai lệch chứng từ. Khi bị phát hiện, khoản chi có thể bị xuất toán toàn bộ và người liên quan bị xử lý. Phần vượt nên được xác định rõ và xử lý minh bạch.