Theo dõi thực chi so với dự toán là việc mỗi tuần đặt ba con số cạnh nhau cho từng dòng: số được duyệt, số đã chi kèm số đã cam kết, và phần việc đã làm xong. Chỉ cần một bảng một trang, cập nhật vào cùng một buổi trong tuần, người phụ trách đã nhìn thấy dòng nào sắp vượt trước khi nó vượt, thay vì phát hiện lúc gom chứng từ quyết toán.
Tình huống trong bài: chị Ngọc, viên chức trung tâm khuyến nông ở Đắk Lắk (ví dụ giả định), phụ trách một mô hình trình diễn tưới tiết kiệm nước cho hai mươi hộ trồng cà phê, chạy năm tháng. Kế toán của trung tâm giữ sổ sách cho cả đơn vị, nhưng sổ đó ghi theo chứng từ đã về, chậm hơn thực tế vài tuần. Chị cần một công cụ của riêng người làm việc, đủ đơn giản để không bỏ giữa chừng.
Vì sao sổ kế toán không thay được bảng theo dõi của người phụ trách
Sổ kế toán ghi một khoản chi khi chứng từ đã đủ và được duyệt thanh toán. Với một việc đang chạy, giữa lúc tiền thực sự bị ràng buộc và lúc nó lên sổ có một khoảng trễ: hợp đồng mua ống tưới đã ký nhưng hàng chưa giao, thợ lắp đã làm nửa số hộ nhưng chưa nghiệm thu, tiền xăng xe đi kiểm tra đã ứng nhưng chưa thanh toán. Nếu chỉ nhìn sổ kế toán, chị Ngọc sẽ thấy còn nhiều tiền trong khi phần lớn đã có chỗ đi.
Bảng theo dõi của người phụ trách khác ở chỗ nó ghi cả khoản đã cam kết: những gì đã ký, đã đặt, đã giao việc, dù tiền chưa ra khỏi tài khoản. Nó cũng ghi phần việc đã xong, để so tiền với kết quả. Kế toán không có thông tin này, vì họ không ra hiện trường. Đây là lý do mỗi việc có kinh phí cần một người giữ bảng theo dõi riêng, và người đó nên là người phụ trách chuyên môn chứ không phải kế toán.
Bảng theo dõi không thay sổ kế toán, cũng không phải chứng từ. Nó là công cụ quản lý nội bộ. Cuối việc, số trong bảng phải khớp với số kế toán ghi; chỗ lệch là việc cần giải thích, thường là một khoản cam kết chưa thành chứng từ hoặc một chứng từ chưa được ghi vào bảng.
Các cột cần có trong bảng theo dõi
Bảng của chị Ngọc có tám cột, mỗi dòng ứng với đúng một dòng của dự toán được duyệt. Không thêm dòng mới tự đặt; nếu có khoản chưa có trong dự toán, đó là phát sinh và phải ghi riêng ở cuối bảng.
| Cột | Ghi gì | Ai cập nhật |
|---|---|---|
| Dòng dự toán | Tên và số thứ tự đúng như bảng dự toán được duyệt | Ghi một lần lúc đầu |
| Dự toán duyệt | Số tiền được duyệt cho dòng đó | Ghi một lần, chỉ sửa khi có quyết định điều chỉnh |
| Đã thanh toán | Tổng các khoản đã có chứng từ và đã chi | Người phụ trách, đối chiếu với kế toán mỗi tháng |
| Đã cam kết | Hợp đồng đã ký, hàng đã đặt, việc đã giao nhưng chưa thanh toán | Người phụ trách, mỗi tuần |
| Còn lại | Dự toán trừ đã thanh toán trừ đã cam kết | Công thức tự tính |
| Tỷ lệ tiền đã dùng | Đã thanh toán cộng đã cam kết, chia dự toán | Công thức tự tính |
| Tỷ lệ việc đã xong | Phần khối lượng đã làm, ví dụ số hộ đã lắp xong trên tổng số hộ | Người phụ trách, mỗi tuần |
| Ghi chú | Lý do lệch, việc cần làm, người cần báo | Người phụ trách |
Hai cột tỷ lệ đặt cạnh nhau là phần đáng giá nhất của bảng. Một dòng đã dùng chín mươi phần trăm tiền mà việc mới xong một nửa là dòng sắp vượt, dù cột "còn lại" vẫn dương.
Bảng nên nằm trên một trang khi in ra. Nếu dự toán có quá nhiều dòng nhỏ, gộp theo nhóm khoản mục cho bảng theo dõi tuần, giữ bảng chi tiết riêng để tra khi cần.
Cập nhật mỗi tuần trong mười lăm phút
Bảng chỉ có ích khi được cập nhật đều. Chị Ngọc chọn chiều thứ sáu, sau buổi đi hiện trường cuối tuần, và làm theo đúng thứ tự sau.
- Gom mọi giấy tờ phát sinh trong tuần vào một túi: hoá đơn, giấy biên nhận, hợp đồng mới ký, tin nhắn đặt hàng.
- Với mỗi giấy tờ, xác định nó thuộc dòng dự toán nào. Nếu không xếp được vào dòng nào, đánh dấu để xem xét riêng, không nhét tạm vào dòng gần nhất.
- Chuyển khoản đã thanh toán từ cột cam kết sang cột đã thanh toán, để không đếm hai lần.
- Ghi các cam kết mới: hợp đồng ký trong tuần, đơn hàng đã đặt.
- Cập nhật tỷ lệ việc đã xong bằng số đếm thật: số hộ đã lắp, số buổi hướng dẫn đã làm, không ước chừng.
- Nhìn cột chênh giữa hai tỷ lệ, tô màu những dòng lệch quá mức chị tự đặt, ví dụ lệch trên mười điểm phần trăm.
- Viết một hai dòng ghi chú cho mỗi dòng bị tô màu: vì sao lệch, tuần sau làm gì.
Mỗi tháng một lần, đối chiếu cột đã thanh toán với số kế toán đã ghi cho việc này. Chênh lệch nhỏ do chứng từ đang trên đường là bình thường; chênh lệch lớn hoặc kéo dài là dấu hiệu một khoản chi bị ghi nhầm việc hoặc nhầm dòng.
Đọc bảng: bốn kiểu lệch và ý nghĩa
Tiền đi nhanh hơn việc. Tỷ lệ tiền đã dùng cao hơn hẳn tỷ lệ việc đã xong. Có thể do đã trả trước cho nhà cung cấp, khi đó không đáng lo; cũng có thể do đơn giá thực tế cao hơn dự toán, khi đó dòng này chắc chắn thiếu tiền nếu không có biện pháp. Phân biệt hai trường hợp bằng cách nhìn vào cột cam kết.
Việc đi nhanh hơn tiền. Việc đã làm nhiều nhưng chứng từ chưa về. Thường gặp khi thợ làm trước, thanh toán sau. Không nguy hiểm về số tiền, nhưng rủi ro về chứng từ: càng để lâu càng khó đòi đủ giấy tờ. Đây là lúc đốc thúc nghiệm thu từng phần.
Một dòng gần như chưa động tới. Có thể việc chưa đến lúc, cũng có thể việc đã bị bỏ quên. Với khoản cuối năm, dòng chưa động tới vào tháng mười là dòng có nguy cơ không chi kịp trong năm ngân sách, vì năm ngân sách tính theo năm dương lịch.
Khoản không xếp được vào dòng nào. Đây là phát sinh hoặc chi sai nội dung. Đừng để nó nằm ở cột ghi chú nhiều tuần. Hoặc nó thuộc một dòng có sẵn, hoặc phải xử lý như khoản ngoài dự toán: xin phép, cắt khoản khác bù, hoặc không chi.
Báo lệch sớm cho người duyệt: báo gì và lúc nào
Bảng theo dõi chỉ phát huy tác dụng khi kết quả đọc bảng đến được tai người có quyền quyết định. Chị Ngọc thống nhất với giám đốc trung tâm từ đầu: mỗi tháng gửi một trang tóm tắt, và gửi ngay khi có dòng lệch quá ngưỡng hai tuần liền. Ngưỡng do hai bên thoả thuận, không có con số chung cho mọi việc; với việc nhỏ, ngưỡng có thể chặt hơn.
Trang báo lệch nên ngắn: dòng nào lệch, lệch bao nhiêu, vì sao, và đề xuất. Ở tháng thứ ba, dòng vật tư tưới của chị đã dùng tám mươi lăm phần trăm tiền trong khi mới lắp xong mười hai trên hai mươi hộ (ví dụ giả định), vì giá ống tăng so với báo giá lúc lập dự toán. Chị đề xuất ba hướng: dùng ống loại khác vẫn đạt yêu cầu kỹ thuật cho tám hộ còn lại, giảm số buổi hội thảo đầu bờ để bù, hoặc xin điều chỉnh dự toán. Người duyệt chọn trong lúc vẫn còn đường lui.
Điều ngược lại thường xảy ra khi không có bảng: người phụ trách cứ chi theo kế hoạch, đến tháng cuối mới biết thiếu, và lúc đó lựa chọn duy nhất là xin bổ sung gấp hoặc để một phần việc dở dang. Báo sớm không làm người phụ trách trông kém đi; nó cho thấy họ đang nắm việc.
Những sai lầm làm bảng theo dõi vô dụng
Bảng nào cũng có thể bỏ dở hoặc báo sai. Các lỗi dưới đây thường gặp nhất ở người lần đầu làm.
- Dòng trong bảng không khớp dòng dự toán được duyệt, nên cuối việc không đối chiếu được.
- Chỉ ghi khoản đã thanh toán, bỏ qua cam kết, nên bảng luôn báo còn nhiều tiền hơn thực tế.
- Ước tỷ lệ việc đã xong theo cảm giác, ví dụ "chắc được nửa rồi", thay vì đếm.
- Tự dời tiền từ dòng này sang dòng khác trong bảng mà chưa có ai cho phép, khiến bảng trông cân nhưng thực chi đã lệch so với dự toán được duyệt.
- Cập nhật dồn vào cuối tháng, khi giấy tờ đã thất lạc và trí nhớ đã mờ.
- Giữ bảng trên máy riêng, không ai khác đọc được, nên khi người phụ trách vắng thì không ai biết tình hình.
Lỗi thứ tư nghiêm trọng hơn cả, vì nó không chỉ là lỗi của bảng. Việc chuyển tiền giữa các dòng dự toán có quy định riêng tuỳ nguồn: có nguồn cho đơn vị tự điều chỉnh trong giới hạn quy chế, có nguồn phải xin phép cơ quan giao. Bảng theo dõi phải phản ánh đúng dự toán đang có hiệu lực, không phải dự toán người phụ trách mong muốn.
Khi việc kết thúc: bảng theo dõi thành tài liệu quyết toán
Nếu bảng được giữ đều, đến lúc quyết toán chị Ngọc gần như đã có sẵn bảng đối chiếu dự toán và thực chi theo từng dòng. Cột ghi chú của các tuần trước chính là nguyên liệu cho phần giải trình chênh lệch: dòng vật tư vượt vì giá ống tăng, đã báo lãnh đạo từ tháng thứ ba, đã bù bằng cách giảm hội thảo đầu bờ. Người xét duyệt quyết toán đọc thấy một chuỗi quyết định có thời điểm rõ ràng, khác hẳn một lời giải thích viết sau khi mọi chuyện đã xong.
Bảng cũng là tài liệu bàn giao tốt. Nếu giữa chừng chị được điều sang việc khác, người nhận việc mở bảng ra là biết dòng nào đã cam kết với ai, còn bao nhiêu, việc gì còn dở. Với những việc kéo dài qua năm ngân sách hoặc có nhiều người tham gia, đây là lợi ích lớn hơn cả việc kiểm soát chi.
Sau khi quyết toán xong, nên lưu bảng theo dõi cùng hồ sơ của việc. Nó không phải chứng từ kế toán, nhưng nó trả lời được câu hỏi mà chứng từ không trả lời: vì sao tiền đi theo cách đó.
Câu hỏi thường gặp
Việc nhỏ chỉ vài chục triệu đồng có cần bảng theo dõi không?
Có, nhưng đơn giản hơn. Việc nhỏ thường có ít dòng dự toán, nên bảng chỉ cần năm sáu dòng và cập nhật mỗi lần có khoản chi. Thứ quan trọng là thói quen ghi cam kết và so với phần việc đã xong, không phải độ cầu kỳ của bảng.
Dùng Excel hay ghi tay vào sổ?
Cách nào cũng được, miễn là người khác đọc được và cập nhật đều. Bảng tính tiện ở chỗ tự tính tỷ lệ và dễ gửi cho lãnh đạo. Sổ tay tiện khi đi hiện trường nhiều. Nhiều người ghi tay trong tuần rồi chuyển vào bảng tính vào buổi cập nhật cố định.
Ai nên giữ bảng theo dõi, kế toán hay người phụ trách?
Người phụ trách chuyên môn của việc, vì họ biết cam kết và tiến độ thực tế. Kế toán giữ sổ kế toán và đối chiếu định kỳ với bảng này. Nếu một người kiêm cả hai vai, vẫn nên tách hai tài liệu để thấy được khoảng trễ giữa cam kết và chứng từ.
Bảng theo dõi có phải nộp cho cơ quan nào không?
Thường không bắt buộc, vì nó là công cụ quản lý nội bộ. Tuy vậy, một số nhà tài trợ hoặc đơn vị cấp trên yêu cầu báo cáo tiến độ giải ngân định kỳ, và bảng theo dõi là nguồn để lập báo cáo đó. Kiểm yêu cầu cụ thể của nguồn kinh phí bạn đang dùng.
Thấy một dòng sắp vượt thì có được tự lấy tiền dòng khác bù không?
Không nên tự làm. Việc điều chỉnh giữa các dòng tuỳ thuộc vào nguồn kinh phí và quy chế chi tiêu của đơn vị, có trường hợp thủ trưởng đơn vị quyết, có trường hợp phải xin cơ quan giao dự toán. Ghi đề xuất vào trang báo lệch và chờ người có thẩm quyền quyết định.
Ngưỡng lệch bao nhiêu thì nên báo lãnh đạo?
Không có con số chung. Nên thoả thuận với người duyệt từ đầu, dựa vào quy mô việc và độ chắc của đơn giá. Việc có nhiều khoản mua hàng giá dễ biến động nên đặt ngưỡng chặt hơn. Điều quan trọng là có ngưỡng, và báo khi chạm ngưỡng chứ không đợi cuối việc.