Ban đại diện cha mẹ học sinh được nhận ủng hộ tự nguyện của cha mẹ và tài trợ hợp pháp để chi cho hoạt động của ban, nhưng không được ấn định mức thu bắt buộc và không được vận động những khoản thuộc trách nhiệm của nhà trường. Hai ranh giới đó là chỗ phần lớn các vụ phản ánh "lạm thu" đầu năm học bắt nguồn. Người được bầu làm trưởng ban hoặc thủ quỹ của lớp cần nắm chúng trước khi mở bất kỳ nhóm nhắn tin nào để thông báo tiền.
Ví dụ trong bài là ban đại diện của một lớp 4 ở trường tiểu học tại Đà Nẵng, 38 học sinh, do chị Thảo làm trưởng ban (ví dụ giả định). Hoạt động của ban đại diện theo điều lệ do Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành; bài nêu nguyên lý, còn danh mục cụ thể bạn đối chiếu với văn bản đang có hiệu lực và hướng dẫn của địa phương mỗi năm học.
Tiền của ban đại diện đến từ đâu và dùng vào việc gì
Theo tinh thần của điều lệ ban đại diện cha mẹ học sinh, kinh phí hoạt động của ban đến từ sự ủng hộ tự nguyện của cha mẹ học sinh và các nguồn tài trợ hợp pháp khác. Tiền đó dùng cho hoạt động của chính ban đại diện, chủ yếu là các hoạt động hỗ trợ học sinh: khen thưởng học sinh, tổ chức các ngày hội của trẻ, thăm hỏi học sinh ốm đau, giúp học sinh có hoàn cảnh khó khăn.
Ba chữ quan trọng nhất là "tự nguyện", "của ban" và "công khai". Tự nguyện nghĩa là không có mức sàn, không có hậu quả gì với con khi cha mẹ không góp. Của ban nghĩa là đây không phải quỹ của giáo viên chủ nhiệm hay của nhà trường. Công khai nghĩa là kế hoạch thu chi được cha mẹ bàn và thống nhất, và kết quả được báo lại đầy đủ.
Chị Thảo mở đầu buổi họp phụ huynh đầu năm bằng chính ba điều đó, trước khi nói đến con số nào. Theo kinh nghiệm của chị, phụ huynh ít phản đối việc góp tiền; họ phản đối cảm giác bị áp đặt và không biết tiền đi đâu.
Những khoản ban đại diện không được vận động
Điều lệ ban đại diện cha mẹ học sinh liệt kê các khoản không được vận động, quyên góp từ cha mẹ học sinh. Danh mục dưới đây theo tinh thần đó; trước mỗi năm học bạn nên đối chiếu lại với văn bản hiện hành và hướng dẫn thu chi đầu năm của địa phương:
- Bảo vệ cơ sở vật chất của nhà trường, bảo đảm an ninh trường học.
- Trông giữ xe của học sinh.
- Vệ sinh lớp học, vệ sinh trường.
- Khen thưởng cán bộ quản lý, giáo viên, nhân viên nhà trường.
- Mua sắm máy móc, trang thiết bị, đồ dùng dạy học cho trường, lớp hoặc cho giáo viên.
- Hỗ trợ công tác quản lý, tổ chức dạy học và các hoạt động giáo dục của nhà trường.
- Sửa chữa, cải tạo, xây dựng mới trường lớp.
Điều đó không có nghĩa nhà trường không bao giờ được nhận tài trợ cho máy chiếu hay sửa phòng học. Việc nhận tài trợ cho cơ sở giáo dục có quy định riêng, do nhà trường làm đầu mối, lập kế hoạch, công khai và chịu trách nhiệm. Ban đại diện không đứng ra thu thay theo kiểu chia đều cho mỗi học sinh một mức, vì lúc đó tài trợ đã biến thành khoản thu bắt buộc.
Dự toán đầu năm của một ban đại diện lớp
Thay vì thông báo "mỗi cháu góp một mức", chị Thảo trình bày một bảng dự kiến chi cho cả năm, rồi để cha mẹ tự quyết mức ủng hộ. Số liệu là ví dụ giả định cho lớp 38 học sinh.
| Hoạt động cho học sinh | Cách tính | Dự kiến (đồng) |
|---|---|---|
| Quà Trung thu cho học sinh | 38 phần quà như nhau | 1.900.000 |
| Ngày Quốc tế Thiếu nhi, liên hoan cuối năm của lớp | Bánh, nước, hoạt động vui chơi | 2.300.000 |
| Khen thưởng học sinh cuối năm | Quà khuyến khích cho mọi học sinh, thêm quà cho các tiến bộ được giáo viên ghi nhận | 3.000.000 |
| Thăm hỏi học sinh ốm, gia đình có việc | Dự kiến khoảng 4 lượt | 800.000 |
| Hỗ trợ học sinh có hoàn cảnh khó khăn | Sách vở, đồng phục theo đề xuất kín của giáo viên | 1.500.000 |
| Chi phí hoạt động của ban | In ấn, phí chuyển khoản | 200.000 |
Tổng dự kiến 9.700.000 đồng (ví dụ giả định). Chị Thảo nói rõ: nếu ủng hộ không đủ, ban sẽ thu nhỏ quy mô từng hoạt động, không thu thêm; nếu thừa, phần dư được báo cáo và chuyển sang năm sau hoặc dùng theo ý kiến cha mẹ. Bảng không có dòng nào cho quà giáo viên, sửa lớp hay mua thiết bị, vì những dòng đó nằm ngoài phạm vi của ban.
Giữ cho tự nguyện là tự nguyện thật
Không có mức sàn, kể cả mức "bình quân". Khi ban đại diện viết "bình quân mỗi cháu khoảng 250.000 đồng", đa số phụ huynh sẽ hiểu đó là mức phải đóng. Nên trình bày tổng dự kiến và để mỗi gia đình tự quyết, hoặc chỉ nêu tổng cần có cho từng hoạt động.
Không công khai danh sách ai chưa góp. Danh sách người đã góp có thể công khai nếu họ đồng ý, nhưng đăng tên những nhà chưa góp lên nhóm lớp là gây áp lực, và trẻ sẽ biết.
Giáo viên chủ nhiệm không thu, không giữ tiền. Thu và giữ là việc của ban đại diện. Giáo viên tham gia ở mức đề xuất hoạt động cho học sinh và xác nhận học sinh khó khăn, không cầm tiền.
Kênh góp riêng tư. Chuyển khoản vào tài khoản của ban với nội dung là tên học sinh, hoặc gửi phong bì cho thủ quỹ. Không thu tiền qua học sinh, không để trẻ mang tiền đến lớp.
Gia đình khó khăn không phải giải thích. Ban không đi hỏi lý do vì sao một gia đình không góp. Con của gia đình đó vẫn nhận quà như mọi bạn.
Ai giữ tiền và chi như thế nào
Ban đại diện lớp nên cử một thủ quỹ khác với trưởng ban. Nhiều lớp mở một tài khoản riêng đứng tên thủ quỹ, chỉ dùng cho quỹ lớp; một số trường có hướng dẫn riêng về việc này, nên hỏi ban đại diện cha mẹ học sinh trường trước. Dù đứng tên ai, cần ít nhất hai thành viên ban cùng xem được sao kê.
Mỗi khoản chi có người đề xuất, người đồng ý và chứng từ. Ở lớp chị Thảo: trưởng ban đồng ý các khoản trong dự toán; khoản ngoài dự toán thì hỏi ý kiến cả ban qua nhóm nhắn tin của ban và lưu lại. Mua quà có hoá đơn hoặc ảnh chụp biên nhận; hỗ trợ học sinh khó khăn thì giáo viên xác nhận danh sách, ban mua hiện vật và trao qua giáo viên để giữ kín cho các em.
Ban đại diện cha mẹ học sinh trường cũng có quỹ riêng, thường từ phần đóng góp của các lớp theo kế hoạch được thông qua ở hội nghị cha mẹ học sinh toàn trường. Nếu lớp có phần trích lên ban trường, khoản đó phải được nói rõ trong buổi họp lớp đầu năm, kèm việc ban trường dự định dùng vào hoạt động gì cho học sinh.
Công khai ba lần trong năm học
Công khai không phải một lần đọc số dư cuối năm. Lớp chị Thảo làm ba mốc:
- Đầu năm: gửi bảng dự toán vào nhóm lớp sau buổi họp, ghi rõ đây là dự kiến được cha mẹ thống nhất.
- Sau khi kết thúc đợt nhận ủng hộ: báo tổng số đã nhận, không kèm danh sách mức từng nhà trừ khi cha mẹ đồng ý.
- Giữa năm, sau Tết: báo đã chi những gì, còn lại bao nhiêu.
- Cuối năm: bảng thu chi đầy đủ theo từng hoạt động, số dư, đề xuất xử lý số dư, ảnh chụp sao kê tài khoản.
- Hoá đơn, biên nhận giữ trong một túi hồ sơ; ai muốn xem thì hẹn thủ quỹ xem trực tiếp.
Số dư cuối năm là chuyện cha mẹ quyết trong buổi họp cuối năm hoặc đầu năm sau: chuyển sang năm học sau, dùng thêm cho học sinh, hoặc hoàn lại nếu lớp giải tán vì chuyển cấp. Ban không tự quyết dùng số dư mua quà cho giáo viên.
Khi bàn giao cho ban đại diện năm sau, nhất là khi lớp đổi giáo viên chủ nhiệm hay đổi trưởng ban, chuyển kèm số dư cả túi hồ sơ: bảng dự toán năm cũ, báo cáo cuối năm, biên bản họp quyết định số dư và sao kê. Ban mới đọc những giấy tờ này sẽ hiểu lớp đã quen cách làm nào, mức ủng hộ thực tế ra sao, hoạt động nào được cha mẹ đánh giá cao. Một bộ hồ sơ gọn còn giúp ban mới trả lời được câu hỏi của phụ huynh về những khoản từ năm trước mà không phải đi tìm người cũ.
Dấu hiệu thu sai và cha mẹ nên làm gì
Nếu bạn là phụ huynh trong một lớp đang thấy những dấu hiệu dưới đây, nhiều khả năng khoản thu đang đi sai hướng:
- Thông báo có mức cố định cho mỗi học sinh kèm hạn nộp, như một khoản học phí.
- Khoản thu ghi "sửa phòng học", "mua máy lạnh", "mua ti vi cho lớp", "quỹ trường" mà nhà trường không có kế hoạch tài trợ công khai.
- Giáo viên trực tiếp nhắc từng phụ huynh hoặc nhắc qua học sinh.
- Không có bảng dự toán, chỉ có số tiền.
- Cuối năm không có báo cáo, hoặc báo cáo chỉ có một con số tổng.
Cách xử lý êm nhất là hỏi thẳng ban đại diện lớp, đề nghị xem bảng dự kiến và căn cứ. Nếu không được trả lời thoả đáng, phản ánh với ban giám hiệu, ban đại diện cha mẹ học sinh trường, hoặc cơ quan quản lý giáo dục theo phân cấp hiện hành. Phần lớn ban đại diện làm sai vì không biết quy định, không vì tư lợi; một câu hỏi đúng lúc thường đủ để sửa.
Câu hỏi thường gặp
Ban đại diện có được mua quà cho giáo viên ngày 20/11 bằng quỹ lớp không?
Khen thưởng giáo viên nằm trong nhóm khoản không được vận động từ cha mẹ học sinh. Nếu phụ huynh muốn tặng hoa hay quà cảm ơn, nên là đóng góp tự nguyện riêng của những ai muốn, không lấy từ quỹ chung của ban và không kèm danh sách ai góp.
Lớp muốn tổ chức dã ngoại thì thu tiền thế nào?
Chi phí chuyến đi do nhà trường hoặc đơn vị tổ chức tính và thông báo cho từng học sinh tham gia, không phải khoản từ quỹ ban đại diện. Ban có thể hỗ trợ học sinh khó khăn để em đi được cùng lớp. Tiền chuyến đi nên tách riêng khỏi quỹ lớp.
Phụ huynh muốn tặng lớp một chiếc quạt, ban có được nhận không?
Tặng hiện vật cho lớp học là tài trợ cho nhà trường, nên đi qua nhà trường theo quy định tiếp nhận tài trợ: có biên bản, tài sản được nhà trường ghi nhận và quản lý. Ban đại diện có thể giới thiệu, nhưng không tự nhận rồi lắp vào lớp.
Quỹ lớp có phải đóng thuế không?
Quỹ ban đại diện là tiền cha mẹ tự nguyện góp cho hoạt động của con, không phải hoạt động kinh doanh. Thông thường không phát sinh chuyện thuế ở mức lớp học. Nếu ban nhận tài trợ lớn từ doanh nghiệp, nên hỏi nhà trường cách tiếp nhận cho đúng.
Trưởng ban có phải bỏ tiền túi bù khi quỹ thiếu không?
Không. Khi quỹ thiếu, ban thu nhỏ hoạt động theo đúng những gì đã nói ở buổi họp đầu năm. Bỏ tiền túi bù tạo tiền lệ khó xử cho ban năm sau và làm sổ sách lẫn với tiền cá nhân.
Ban đại diện lớp có cần con dấu hay giấy tờ pháp lý không?
Ban đại diện lớp là tổ chức tự quản của cha mẹ trong nhà trường, không có con dấu riêng. Giấy tờ của ban là biên bản họp, bảng dự toán, sổ thu chi và chứng từ. Chừng đó đủ để công khai và bàn giao cho ban năm sau.