Bàn giao quỹ là lúc người giữ quỹ cũ khoá sổ, cùng người mới đếm và đối chiếu từng khoản, rồi hai bên và một người chứng kiến ký vào biên bản ghi rõ đã giao gì, còn treo gì. Bàn giao kỹ bảo vệ cả hai người: người cũ có bằng chứng mình đã giao đủ, người mới không phải gánh những khoản mình không biết. Phần lớn các vụ "quỹ thiếu tiền" bị phát hiện ở nhiệm kỳ sau đều bắt nguồn từ một lần bàn giao qua loa.
Ví dụ trong bài là chi hội cựu sinh viên của một trường đại học tại Thành phố Hồ Chí Minh, khoảng 150 hội viên, vừa tổ chức đại hội nhiệm kỳ mới. Chị Trâm thôi giữ quỹ sau bốn năm, anh Hưng được bầu thay (ví dụ giả định). Quỹ có tiền mặt, một tài khoản đứng tên chị Trâm, một quỹ học bổng riêng và vài khoản tạm ứng chưa hoàn.
Bàn giao gồm những gì
Nhiều người nghĩ bàn giao quỹ là đưa tiền và đưa sổ. Thực ra danh sách dài hơn, và những thứ hay bị bỏ sót lại nằm ở cuối danh sách:
- Tiền mặt, đếm theo mệnh giá.
- Số dư từng tài khoản, kèm sao kê đến ngày bàn giao.
- Sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi, sổ riêng cho từng quỹ có mục đích như học bổng.
- Chứng từ của các năm trước: hoá đơn, biên nhận, danh sách ký nhận, biên bản họp quyết định chi.
- Danh sách hội viên và tình trạng đóng hội phí.
- Tài sản của chi hội: loa, máy chiếu, cờ, đồng phục còn trong kho, kèm nơi đang để.
- Các khoản còn treo: tạm ứng chưa hoàn, hội phí thu trước, tài trợ đã hứa, nợ phải trả.
- Quyền quản trị những nơi liên quan đến tiền: mã QR nhận tiền in sẵn, trang gây quỹ, nhóm nhắn tin của ban, hộp thư nhận sao kê.
Mục cuối là mục mới so với mười năm trước. Nếu mã QR dán ở bàn đón khách của buổi họp mặt vẫn là tài khoản của người giữ quỹ cũ, hội viên sẽ tiếp tục chuyển tiền vào đó sau khi đã bàn giao.
Chuẩn bị trước ngày bàn giao
Bàn giao suôn sẻ hay không phụ thuộc vào hai tuần trước đó, chủ yếu là việc của người giữ quỹ cũ. Chị Trâm làm theo thứ tự:
- Ngừng nhận và chi tiền mới từ một ngày đã thống nhất với ban chấp hành, trừ việc thật gấp. Khoản phát sinh trong thời gian này ghi riêng.
- Ghi nốt mọi khoản còn thiếu vào sổ, đánh số chứng từ liên tục.
- Tải sao kê tài khoản đến ngày khoá sổ, tích từng dòng với sổ tiền gửi.
- Đếm tiền mặt, so với sổ quỹ tiền mặt.
- Lập danh sách khoản còn treo, mỗi khoản có tên người liên quan và số tiền.
- Gửi bản nháp số liệu cho người nhận và người chứng kiến trước ít nhất ba ngày, để họ đọc và hỏi lại trước khi ngồi vào bàn.
Phía người nhận, anh Hưng dành thời gian đọc báo cáo tài chính đã trình đại hội, rồi so số dư cuối kỳ trong báo cáo với bản nháp số liệu chị Trâm gửi. Khoản chênh nào cũng được hỏi trước buổi bàn giao, để buổi đó chỉ còn việc đếm và ký.
Biên bản bàn giao: khung mẫu
Biên bản nên có ba người ký: người giao, người nhận và người chứng kiến, thường là chi hội trưởng hoặc thành viên ban kiểm tra. Phần số liệu dựng thành bảng như dưới đây, số liệu là ví dụ giả định.
| Mục | Theo sổ | Thực tế kiểm | Chênh lệch | Ghi chú |
|---|---|---|---|---|
| Tiền mặt quỹ chung | 1,85 triệu | 1,85 triệu | không | Đếm theo mệnh giá, có bảng kê kèm |
| Tài khoản quỹ chung | 24,6 triệu | 24,6 triệu | không | Theo sao kê đến ngày bàn giao |
| Quỹ học bổng (trong cùng tài khoản) | 12 triệu | 12 triệu | không | Tách số trên sổ riêng |
| Tạm ứng anh Dũng tổ chức giải chạy | 3 triệu | chưa hoàn | treo | Hạn hoàn ứng cuối tháng sau |
| Hội phí năm sau thu trước | 1,5 triệu | đã nằm trong tài khoản | không | Không tính là thu của năm nay |
| Tài sản: loa kéo, máy chiếu | 2 chiếc | 2 chiếc | không | Đang để tại nhà chị Trâm, chuyển trong tuần |
| Chứng từ 4 năm | 4 túi hồ sơ | 4 túi hồ sơ | không | Năm thứ hai thiếu hai hoá đơn, đã ghi chú |
Phía dưới bảng, biên bản ghi rõ: người nhận đã kiểm và nhận đủ các mục không có chênh lệch; các mục treo do ai theo dõi đến khi nào; các chứng từ thiếu đã được người giao giải thích ra sao. Đừng ghi một câu chung "đã bàn giao đầy đủ" khi bảng còn dòng treo.
Chuyển tài khoản đứng tên cá nhân sang người mới
Với chi hội không có tư cách pháp nhân, tài khoản quỹ đứng tên người giữ quỹ. Đổi người thì phải đổi tài khoản, và đây là khâu dễ kéo dài nhất. Chi hội của anh Hưng làm như sau: anh mở một tài khoản mới chỉ dùng cho quỹ; ngày bàn giao, chị Trâm chuyển toàn bộ số dư sang, nội dung ghi rõ "chuyển quỹ chi hội theo biên bản bàn giao ngày…"; ảnh giao dịch được kẹp vào biên bản.
Tài khoản cũ không nên đóng ngay. Trong một hai tháng sau, vẫn có hội viên chuyển nhầm hội phí vào đó vì đã lưu số tài khoản cũ trong điện thoại. Chị Trâm cam kết chuyển tiếp mọi khoản nhận được sang tài khoản mới trong vòng vài ngày, báo vào nhóm ban chấp hành. Sau thời gian đó, chị đóng tài khoản cũ hoặc đổi lại thành tài khoản dùng riêng, và chi hội ghi nhận việc này vào biên bản họp ban.
Ở tổ chức có tài khoản đứng tên tổ chức, việc đổi người được ký tại ngân hàng theo thủ tục của ngân hàng, cần quyết định hoặc biên bản bầu người mới. Khâu này nên làm ngay sau đại hội, vì trong thời gian chưa đổi, người cũ vẫn là người có quyền ký.
Các khoản còn treo: ai theo dõi đến khi nào
Tạm ứng chưa hoàn. Người nhận tạm ứng vẫn có nghĩa vụ hoàn ứng hoặc nộp chứng từ, dù người giữ quỹ đã đổi. Biên bản ghi rõ hạn, và người giữ quỹ mới là người nhận chứng từ hoàn ứng.
Hội phí đã thu trước cho năm sau. Tách ra khỏi số dư của năm hiện tại, để báo cáo năm sau ghi nhận đúng. Nếu không tách, nhiệm kỳ cũ sẽ có số dư đẹp hơn thực tế.
Tài trợ đã hứa chưa nhận. Ghi tên nhà tài trợ, số tiền, ai là người liên hệ. Người giữ quỹ mới không tự đi đòi mà phối hợp với người đã liên hệ trước đó.
Nợ phải trả. Ví dụ in áo đã nhận hàng chưa trả tiền. Ghi số tiền và hạn trả; người mới trả bằng tiền quỹ đã nhận bàn giao, có hoá đơn.
Quỹ có mục đích còn dư. Học bổng đã kêu gọi nhưng chưa trao hết, tiền ủng hộ một hội viên ốm còn dư. Ghi riêng từng quỹ, kèm quyết định của ban về cách dùng nếu đã có.
Khi số không khớp lúc bàn giao
Đôi khi đếm xong thì thiếu, hoặc sao kê không khớp sổ. Nguyên tắc đầu tiên là ghi nguyên trạng vào biên bản, kèm giải thích của người giao nếu có. Người nhận không ký "đã nhận đủ" cho một con số mình không nhận đủ, dù vì nể nang. Một chữ ký như vậy sẽ chuyển trách nhiệm sang người nhận.
Nguyên tắc thứ hai là cho một thời hạn ngắn để làm rõ, ví dụ hai tuần. Trong thời gian đó người giao tìm chứng từ thiếu, rà lại sổ, người nhận và người chứng kiến cùng xem. Phần lớn chênh lệch nhỏ đến từ một khoản chi quên ghi hoặc một khoản tiền mặt chưa nộp vào tài khoản, và được giải thích trong thời hạn đó.
Nếu sau thời hạn vẫn không làm rõ được, ban chấp hành bàn cách xử lý theo quy ước, có thể yêu cầu người giao hoàn lại phần thiếu và báo cáo với hội viên. Việc xử lý một khoản thiếu được bàn kỹ trong bài riêng của danh mục này; ở khâu bàn giao, điều quan trọng là biên bản ghi đúng sự thật.
Ngược lại, nếu đếm ra dư tiền so với sổ, cũng ghi đúng như vậy chứ không lặng lẽ cho vào quỹ. Tiền dư thường là một khoản thu chưa ghi hoặc tiền của ai đó gửi nhầm; ghi lại thì sau này có người hỏi còn tra được, còn im lặng thì chênh lệch chỉ được giấu đi chứ không mất.
Tháng đầu tiên của người giữ quỹ mới
Nhận bàn giao xong, anh Hưng làm mấy việc trong tháng đầu để nhiệm kỳ mới bắt đầu sạch. Việc đầu tiên là thông báo cho toàn bộ hội viên số tài khoản mới, kèm câu nhắc xoá số cũ khỏi danh bạ ngân hàng trên điện thoại. Thông báo gửi hai lần, cách nhau hai tuần, vì lần đầu luôn có người không đọc.
Việc thứ hai là thay mã QR nhận tiền ở mọi chỗ đang dùng: tệp in sẵn để mang đến buổi họp mặt, ảnh ghim trong nhóm nhắn tin, trang thông tin của chi hội. Việc thứ ba là mở sổ mới với dòng đầu tiên là số dư nhận bàn giao, ghi rõ ngày và số biên bản. Sổ cũ đóng lại, cất cùng chứng từ của nhiệm kỳ trước, không ghi tiếp vào đó.
Cuối tháng đầu, anh Hưng đối chiếu sao kê lần đầu và gửi cho chi hội trưởng cùng ban kiểm tra. Lần đối chiếu này thường bắt được những khoản hội viên còn chuyển vào tài khoản cũ, và là dịp để kiểm xem chị Trâm đã chuyển tiếp đủ chưa. Anh cũng xin ban chấp hành thống nhất lại hạn mức chi của thủ quỹ trong nhiệm kỳ mới, ghi vào biên bản họp ban, thay vì ngầm hiểu theo thói quen của người cũ.
Với các khoản treo, anh lập một danh sách theo dõi riêng có hạn từng khoản, nhắc người liên quan trước hạn một tuần. Khoản nào đến hạn chưa xong thì báo ban chấp hành, không tự gia hạn.
Câu hỏi thường gặp
Người giữ quỹ cũ đã chuyển đi xa, không về bàn giao được thì làm sao?
Có thể bàn giao từ xa: người cũ gửi sao kê, ảnh sổ, chuyển khoản số dư; tiền mặt và chứng từ gửi qua người được uỷ quyền. Biên bản ghi rõ hình thức bàn giao, người cũ ký và gửi bản chụp. Người nhận chỉ ký phần mình đã thực nhận.
Có cần bàn giao chứng từ của tất cả các năm trước không?
Nên bàn giao toàn bộ chứng từ còn giữ, vì đó là căn cứ để giải thích báo cáo các năm trước nếu có người hỏi. Tổ chức có quy định riêng về thời gian lưu thì theo quy định. Chứng từ đã thất lạc thì ghi rõ trong biên bản.
Người chứng kiến bàn giao nên là ai?
Người không phải người giao hay người nhận, có vị trí trong tổ chức: chi hội trưởng, thành viên ban kiểm tra, hoặc một hội viên được ban chấp hành cử. Ở tổ chức có cấp trên, cấp trên có thể yêu cầu người của mình chứng kiến.
Nhận bàn giao rồi mới phát hiện khoản thiếu từ nhiệm kỳ trước thì ai chịu?
Nếu biên bản đã ghi đúng số và người mới đã nhận đủ theo biên bản, khoản thiếu phát sinh trước đó không phải của người mới. Đó là lý do biên bản phải có số liệu cụ thể. Ban chấp hành sẽ làm rõ với người giữ quỹ của thời kỳ phát sinh.
Bàn giao giữa năm thì báo cáo cuối năm chia thế nào?
Báo cáo cuối năm vẫn là một bản cho cả năm, nhưng nên ghi rõ số dư tại ngày bàn giao làm mốc. Phần trước mốc do người cũ chịu trách nhiệm giải trình, phần sau do người mới. Người cũ nên được hỏi lại nếu có câu hỏi về phần của mình.