Một quỹ nhỏ của chi hội, câu lạc bộ hay hội nhóm tự quản an toàn nhất khi phần lớn tiền nằm trong một tài khoản chỉ dùng cho quỹ, tiền mặt chỉ giữ đủ cho chi tiêu lặt vặt, và ít nhất hai người cùng biết số dư thật. Câu hỏi "đứng tên ai" và "mấy người ký" không có một đáp án chung; nó phụ thuộc tổ chức của bạn có tư cách pháp nhân hay không, và ai được giao việc gì trong điều lệ hoặc quy ước.
Ví dụ trong bài là chi hội phụ nữ của một tổ dân phố ở thành phố Huế, khoảng 90 hội viên, quỹ hội đóng góp hằng năm cộng tiền gây quỹ từ các buổi bán hàng, do chị Mai làm thủ quỹ (ví dụ giả định). Cách tổ chức dùng được cho các quỹ tương tự: câu lạc bộ dưỡng sinh, hội cựu học sinh, nhóm đồng nghiệp, hội cha mẹ.
Các cách giữ tiền quỹ và khi nào dùng
Mỗi cách đều có chỗ dùng. Vấn đề chỉ nảy sinh khi dùng một cách cho mọi khoản tiền, ví dụ giữ toàn bộ quỹ bằng tiền mặt trong nhà thủ quỹ.
| Cách giữ | Phù hợp khi | Rủi ro chính | Cách giảm rủi ro |
|---|---|---|---|
| Tiền mặt trong hộp quỹ | Chi tiêu lặt vặt, quỹ rất nhỏ | Mất, nhầm lẫn, khó chứng minh số dư | Đặt mức tối đa, kiểm quỹ định kỳ có biên bản |
| Tài khoản đứng tên tổ chức | Tổ chức có tư cách pháp nhân hoặc được cấp trên, đơn vị chủ quản cho mở | Thủ tục mở và đổi người ký mất thời gian | Giữ hồ sơ mở tài khoản, cập nhật người ký khi đổi ban |
| Tài khoản đứng tên cá nhân, chỉ dùng cho quỹ | Nhóm tự quản không có tư cách pháp nhân | Về pháp lý là tiền của chủ tài khoản; kẹt khi chủ tài khoản gặp chuyện | Biên bản xác nhận đây là tài khoản quỹ, chia sẻ sao kê hằng tháng |
| Tài khoản cá nhân dùng chung với tiền riêng | Không phù hợp | Không tách được tiền quỹ, dễ bị nghi ngờ dù không làm sai | Chuyển sang một trong các cách trên |
| Nhờ đơn vị, cơ quan giữ hộ | Quỹ của nhóm trong một cơ quan, có kế toán đơn vị đồng ý | Phụ thuộc thủ tục của đơn vị | Có văn bản thoả thuận, đối chiếu định kỳ |
Chi hội của chị Mai chọn cách thứ ba: chị mở một tài khoản mới chỉ cho quỹ, chi hội trưởng và chị cùng ký biên bản xác nhận trong buổi sinh hoạt, cả chi hội đều biết số tài khoản. Tiền mặt giữ không quá một mức nhỏ ghi trong biên bản, đủ cho những khoản như mua nước, mua hoa thăm hỏi.
Mức tiền mặt tối đa và kiểm quỹ định kỳ
Đặt một mức tiền mặt tối đa, ví dụ giả định 2 triệu đồng, và ghi vào biên bản họp. Mỗi khi tiền mặt vượt mức, thủ quỹ nộp phần vượt vào tài khoản trong vài ngày; mỗi khi xuống quá thấp, rút về theo nhu cầu chi đã duyệt. Nhờ vậy số tiền có thể thất lạc lúc nào cũng nhỏ, và số dư lớn luôn có ngân hàng xác nhận.
Kiểm quỹ là việc đếm tiền mặt thật và so với số dư trên sổ, có ít nhất một người khác thủ quỹ chứng kiến. Ở chi hội của chị Mai, kiểm quỹ làm mỗi quý một lần, ngay sau buổi sinh hoạt, mất mười phút. Biên bản kiểm quỹ ghi ngày, số dư sổ, số tiền đếm được theo mệnh giá, chênh lệch nếu có, chữ ký của thủ quỹ và người chứng kiến.
Khi có chênh lệch, đừng vội lấy tiền túi bù cho khớp. Ghi đúng số chênh vào biên bản, rồi rà lại các khoản chi trong kỳ: hay gặp nhất là một khoản chi quên ghi sổ, một khoản thu ghi hai lần, hoặc tiền thối lại khi mua hàng chưa nộp về. Bù bằng tiền túi làm mất dấu nguyên nhân, và lần sau chênh tiếp sẽ không biết từ đâu ra.
Hạn mức duyệt chi: mấy người ký cho khoản nào
Khoản nhỏ trong dự kiến. Thủ quỹ tự chi theo những khoản đã có trong kế hoạch năm, như nước uống buổi sinh hoạt, phí ngân hàng, giữ hoá đơn hoặc ghi biên nhận. Mức trần ghi rõ trong quy ước.
Khoản vừa. Có chữ ký hoặc tin nhắn đồng ý của người đứng đầu tổ chức: chi hội trưởng, chủ nhiệm câu lạc bộ, trưởng ban liên lạc. Tin nhắn đồng ý được chụp lại, lưu cùng chứng từ.
Khoản lớn hoặc ngoài dự kiến. Cần ý kiến của ban chấp hành hoặc ban điều hành, tối thiểu ba người, có biên bản hoặc ghi nhận trong nhóm nhắn tin của ban. Với những khoản rất lớn so với quỹ, như mua tài sản chung hay ủng hộ ra bên ngoài, đưa ra họp toàn thể.
Chi cho chính người duyệt. Khi khoản chi liên quan đến chính người được quyền duyệt, ví dụ thăm hỏi gia đình chi hội trưởng hay hoàn tiền chị ấy đã ứng, thì người khác trong ban duyệt thay.
Chuyển khoản cần người thứ hai biết. Với tài khoản đứng tên cá nhân, ngân hàng chỉ cần chủ tài khoản là chuyển được. Vì vậy quy ước của chi hội yêu cầu thủ quỹ gửi ảnh giao dịch vào nhóm ban trong ngày, để luôn có người thứ hai thấy.
Sổ quỹ tiền mặt và sổ tiền gửi: cột tối thiểu
Hai cuốn sổ, hoặc hai trang tính, là đủ cho một quỹ nhóm. Mỗi cuốn cần các cột sau:
- Ngày phát sinh và số thứ tự chứng từ, đánh số liên tục trong năm để thấy ngay khi thiếu.
- Nội dung: thu của ai, chi cho việc gì, đủ rõ để người khác đọc hiểu mà không cần hỏi.
- Số thu, số chi, số dư sau mỗi dòng.
- Người duyệt: tên hoặc chữ viết tắt, theo đúng hạn mức.
- Với sổ tiền gửi: thêm cột ghi mã giao dịch hoặc ngày trên sao kê, để đối chiếu.
- Cột ghi chú: tạm ứng chưa hoàn, khoản đang chờ hoá đơn, khoản thu hộ phải nộp đi.
Cuối mỗi tháng, thủ quỹ tải sao kê tài khoản và tích từng dòng với sổ tiền gửi. Dòng nào có trên sao kê mà không có trong sổ, hoặc ngược lại, phải giải thích được ngay trong tháng đó. Để dồn đến cuối năm thì sẽ có những giao dịch không ai nhớ là gì.
Tiền thu hộ không phải tiền quỹ
Thủ quỹ chi hội thường cầm nhiều loại tiền không thuộc quỹ: tiền hội viên đăng ký mua áo đồng phục, tiền ủng hộ một đợt do cấp trên phát động, tiền góp đi tham quan của những người đăng ký đi. Những khoản này chỉ đi qua tay thủ quỹ rồi chuyển đi, nhưng nếu ghi chung vào sổ quỹ thì số dư sẽ phình lên rồi tụt xuống khó hiểu, và cuối năm báo cáo thu chi trông như chi hội vừa chi rất nhiều.
Chị Mai tách một trang sổ riêng gọi là "thu hộ, chi hộ". Mỗi đợt thu hộ có danh sách người nộp, tổng số, ngày chuyển đi và giấy biên nhận của nơi nhận. Khi chuyển đi đủ, đợt đó khoá sổ với số dư bằng không. Nếu dùng chung tài khoản quỹ để nhận tiền thu hộ, nội dung chuyển khoản phải ghi rõ đợt nào, và chuyển đi càng sớm càng tốt.
Điều cần tránh là tạm dùng tiền thu hộ để chi việc của quỹ, với ý định khi nào quỹ có tiền thì bù lại. Lúc chuyển tiền thu hộ đi mà thiếu, thủ quỹ sẽ ở thế phải giải thích một khoản tiền không thuộc quỹ đã đi đâu. Với khoản ủng hộ theo đợt phát động, việc nộp đủ và đúng hạn còn là trách nhiệm của chi hội với nơi phát động.
Ngân hàng số: những cài đặt giúp quỹ minh bạch hơn
Ứng dụng ngân hàng trên điện thoại làm việc giữ quỹ dễ hơn nhiều, nếu dùng đúng cách. Chị Mai làm mấy việc đơn giản. Đặt tên gợi nhớ cho tài khoản quỹ để khi người khác chuyển tiền thấy tên đúng là quỹ chi hội, tránh chuyển nhầm vào tài khoản riêng của chị. Bật thông báo biến động số dư. Hằng tháng xuất sao kê và gửi vào nhóm ban chi hội.
Mật khẩu ứng dụng, mã xác thực và thẻ ngân hàng chỉ chủ tài khoản giữ, không chia sẻ cho ai, kể cả người trong ban. Minh bạch không có nghĩa là nhiều người cùng đăng nhập một tài khoản; minh bạch là nhiều người cùng thấy giao dịch qua sao kê. Chia sẻ mật khẩu còn làm mất khả năng biết ai đã thực hiện một giao dịch.
Khi nhận tiền, nhắc hội viên ghi nội dung chuyển khoản theo một mẫu thống nhất, ví dụ tên và khoản đóng. Mã QR nhận tiền in ra để trong buổi sinh hoạt cũng nên là mã của tài khoản quỹ, không phải tài khoản cá nhân thủ quỹ đang dùng hằng ngày. Một lần nhầm tài khoản là một lần phải giải thích và hoàn tiền.
Khi thủ quỹ đi vắng dài ngày hoặc ốm
Đây là tình huống các quy ước ít khi tính tới. Chị Mai phải đi chăm mẹ ốm ở xa hai tháng, đúng lúc chi hội cần chi một đợt thăm hỏi. Nếu toàn bộ quỹ nằm trong tài khoản đứng tên chị, không ai khác rút được, và chị không thể chia sẻ mật khẩu.
Chi hội giải quyết bằng hai việc làm trước. Thứ nhất, luôn giữ một ít tiền mặt ở một người thứ hai trong ban, có biên bản giao, đủ cho một hai lượt chi gấp. Thứ hai, quy ước ghi rõ khi thủ quỹ vắng trên một tháng, chi hội trưởng cử người giữ quỹ tạm; thủ quỹ chuyển khoản một số tiền theo đề nghị của chi hội sang người giữ tạm, có biên bản và báo trong nhóm. Khi thủ quỹ về, người giữ tạm bàn giao lại kèm chứng từ đã chi.
Trường hợp xấu hơn là thủ quỹ đột ngột không thể làm việc. Biên bản xác nhận tài khoản quỹ và các bản sao kê đã chia sẻ hằng tháng lúc này là bằng chứng để gia đình và chi hội cùng xử lý với ngân hàng theo thủ tục. Đó là lý do những việc nhìn có vẻ thủ tục ấy đáng làm ngay từ đầu.
Câu hỏi thường gặp
Có nên mở tài khoản đồng sở hữu cho quỹ hội để hai người cùng đứng tên không?
Một số ngân hàng có sản phẩm tài khoản chung cho nhiều cá nhân, điều kiện và cách giao dịch mỗi nơi khác nhau. Nếu có, đó là cách giảm rủi ro tốt hơn tài khoản một người đứng tên. Bạn hỏi trực tiếp ngân hàng về thủ tục và cách rút tiền khi một người vắng.
Quỹ nhỏ vài triệu đồng có cần tài khoản không?
Không bắt buộc. Quỹ nhỏ có thể giữ tiền mặt, miễn có sổ, có mức tối đa và kiểm quỹ định kỳ có người chứng kiến. Khi quỹ lớn dần hoặc có nhiều người chuyển khoản đóng góp, nên mở tài khoản riêng cho quỹ.
Lãi tiền gửi của tài khoản quỹ thuộc về ai?
Lãi phát sinh từ tiền quỹ là tiền của quỹ, phải ghi vào sổ như một khoản thu, kể cả khi rất nhỏ. Người đứng tên tài khoản không được giữ riêng phần lãi. Ghi đủ lãi cũng giúp số dư sổ khớp với sao kê.
Thủ quỹ có được cho hội viên vay tạm tiền quỹ không?
Không nên, trừ khi quy ước của tổ chức có quy định rõ và được thông qua. Cho vay từ quỹ chung mà không có cơ chế rõ ràng là rủi ro cho cả quỹ lẫn người cho vay. Ở nhiều chi hội, việc giúp nhau vay vốn có tổ chức riêng với quy định riêng.
Một thành viên đề nghị xem sổ quỹ, thủ quỹ có phải cho xem không?
Nếu quy ước không cấm, nên cho xem tại chỗ khi có mặt thủ quỹ hoặc một thành viên ban. Việc sẵn sàng cho xem là cách tốt nhất để giữ lòng tin. Thủ quỹ chỉ nên giữ kín những thông tin riêng tư như hoàn cảnh của người được hỗ trợ.