Quỹ khuyến học của dòng họ là khoản tiền con cháu trong họ cùng góp để khen thưởng và hỗ trợ việc học của thế hệ sau, do một ban khuyến học được họ cử ra quản lý theo quy chế họ thông qua. Quỹ thường không lớn, nhưng vì gắn với tình thân nên chỉ một lần chi thiếu rõ ràng là đủ để các chi trong họ to tiếng với nhau. Ba thứ giữ quỹ bền là một quy chế khen thưởng viết thành chữ, một cuốn sổ ghi theo hộ và một bản báo cáo đọc trong buổi họp họ đầu năm.
Ví dụ trong bài là ban khuyến học của một dòng họ khoảng 80 hộ ở một xã của tỉnh Ninh Bình, do ông Toàn, giáo viên đã nghỉ hưu, làm trưởng ban và một cháu trong họ làm kế toán (ví dụ giả định). Các mức tiền là ví dụ giả định.
Tiền của quỹ đến từ đâu
Ở dòng họ của ông Toàn, quỹ có bốn nguồn. Mỗi hộ trong họ góp một khoản nhỏ mỗi năm vào dịp họp họ đầu năm, mức do họ thống nhất và có miễn giảm cho hộ khó khăn. Con cháu làm ăn xa quê gửi về ủng hộ, có người góp một lần, có người góp đều đặn. Những người từng được quỹ khen thưởng, nay đi làm, góp lại như một cách trả ơn. Phần chưa dùng gửi tiết kiệm có kỳ hạn, sinh ra một ít lãi.
Theo Bộ luật Dân sự 2015, tài sản do các thành viên một cộng đồng như dòng họ cùng đóng góp để phục vụ lợi ích chung là sở hữu chung của cộng đồng đó, được quản lý theo thoả thuận hoặc tập quán của chính cộng đồng. Với ban khuyến học, điều này có nghĩa là quỹ không phải của trưởng ban hay của chi trưởng, và việc dùng quỹ phải theo những gì họ đã thống nhất.
Nhiều xã có phong trào khuyến học, khuyến tài và công nhận dòng họ học tập do hội khuyến học địa phương phát động. Quỹ dòng họ có thể gắn với phong trào đó, nhưng vẫn là quỹ của họ, không phải nộp lên đâu. Ban khuyến học chỉ cần giữ liên hệ với chi hội khuyến học thôn hoặc xã để phối hợp khi có hoạt động chung.
Quy chế khen thưởng: viết gì để không ai thấy thiệt
Ai được xét. Câu đầu tiên của quy chế phải trả lời "con cháu trong họ" gồm những ai. Con của con gái đã đi lấy chồng nơi khác có được xét không? Cháu ở thành phố, ít về quê có được xét không? Không trả lời trước thì năm nào cũng có người hỏi, và câu trả lời mỗi năm một khác.
Khen những gì. Nếu chỉ khen học sinh đỗ đại học và học sinh giỏi, quỹ vô tình nói với các em học nghề hay học chậm rằng chúng không được tính. Quy chế của ông Toàn có bốn nhóm: đỗ vào đại học, cao đẳng hoặc trường nghề; có tiến bộ rõ rệt được nhà trường ghi nhận; vượt khó trong hoàn cảnh gia đình khó khăn; đạt giải trong các cuộc thi chính thức.
Mức theo khả năng quỹ. Ghi mức cho từng nhóm, kèm câu "nếu quỹ không đủ, các mức giảm theo cùng tỷ lệ". Một câu như vậy tránh chuyện năm nhiều cháu đỗ quỹ bị cạn, ban phải tự quyết cắt bớt của ai.
Giấy tờ để xét. Bản chụp giấy báo nhập học, giấy khen, hoặc xác nhận của nhà trường. Hạn nộp cho ban trước buổi họp họ một tháng. Không đủ giấy thì không xét năm đó, để công bằng với nhà đã nộp đủ.
Không công bố điểm số. Lúc trao thưởng chỉ đọc tên, nhóm khen và trường, không đọc điểm thi. Đọc điểm biến buổi khen thưởng thành bảng xếp hạng con nhà ai giỏi hơn.
Bảng mức khen thưởng mẫu
Bảng dưới là bản họ ông Toàn thông qua, số tiền là ví dụ giả định cho quỹ có khoảng 40 triệu đồng mỗi năm để chi.
| Nhóm | Điều kiện | Mức mỗi em (ví dụ giả định) | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Đỗ đại học, cao đẳng | Có giấy báo nhập học trong năm | 1 triệu đồng và một bộ sách | Nhập học thật mới trao, giữ suất một năm nếu bảo lưu |
| Vào trường nghề, trung cấp | Có giấy báo nhập học | 1 triệu đồng | Mức ngang đại học, có chủ ý |
| Tiến bộ rõ rệt | Giáo viên chủ nhiệm hoặc nhà trường xác nhận | 500 nghìn đồng | Mọi cấp học |
| Vượt khó | Hoàn cảnh khó khăn, chi trưởng xác nhận, vẫn đi học đều | 1 triệu đồng và học phẩm | Trao kín nếu gia đình muốn |
| Đạt giải cuộc thi chính thức | Giấy chứng nhận của đơn vị tổ chức | 500 nghìn đồng | Không cộng dồn nhiều giải trong một năm |
| Hoàn thành đại học, sau đại học | Bản chụp bằng | Giấy khen của họ | Chủ yếu để ghi danh, khuyến khích các em nhỏ |
Điểm đáng chú ý là dòng trường nghề có mức ngang đại học. Họ ông Toàn bàn khá lâu mới chốt được, và từ năm đó số cháu theo học nghề mạnh dạn nộp hồ sơ hơn. Quy chế khen thưởng nói ra giá trị của dòng họ rõ hơn mọi bài phát biểu.
Sổ quỹ: ghi theo hộ và ký nhận khi trao
Ban khuyến học không cần phần mềm kế toán. Ông Toàn dùng ba quyển sổ, hoặc ba trang tính trong một tệp:
- Sổ thu theo hộ: mỗi hộ một dòng, mỗi năm một cột, ghi số đã góp và ngày. Hộ được miễn giảm thì ghi "miễn theo quyết định họp họ năm…", không để trống.
- Sổ ủng hộ: mỗi lần nhận ủng hộ ghi tên người góp, số tiền, hình thức (tiền mặt hay chuyển khoản), người nhận. Người góp tiền mặt được viết giấy biên nhận có chữ ký trưởng ban hoặc kế toán.
- Sổ chi: mỗi lần trao thưởng là một danh sách có tên em được thưởng, nhóm khen, số tiền, chữ ký của em hoặc phụ huynh nhận thay.
- Cuối mỗi đợt, cộng ba sổ, đối chiếu với tiền mặt còn giữ và sổ tiết kiệm hoặc tài khoản.
- Biên bản họp ban khuyến học xét danh sách khen thưởng được kẹp kèm sổ chi của năm đó.
Chữ ký nhận ở bước ba là thứ hay bị bỏ qua nhất vì lễ trao thưởng đông người. Ông Toàn giải quyết bằng cách để kế toán ngồi một bàn bên cạnh, các em nhận phong bì xong ký ngay, không để sau.
Giữ tiền: sổ tiết kiệm đứng tên ai
Quỹ dòng họ hầu như không có tư cách mở tài khoản đứng tên chính nó, nên tiền thường gửi tiết kiệm đứng tên một người được họ giao. Ở họ ông Toàn, sổ tiết kiệm đứng tên kế toán, còn trưởng ban giữ bản chụp sổ; biên bản họp họ ghi rõ sổ tiết kiệm số nào là của quỹ khuyến học, ai đứng tên thay họ.
Tiền mặt để chi khen thưởng chỉ rút ra trước lễ trao vài ngày, đúng số theo danh sách đã duyệt, phần thừa nộp lại ngay. Không giữ tiền mặt quanh năm trong nhà người nào. Khoản ủng hộ tiền mặt nhận được trong năm cũng nộp vào sổ tiết kiệm hoặc tài khoản theo từng đợt, có giấy biên nhận đưa cho người góp, để số dư trên giấy tờ ngân hàng luôn gần với số dư trên sổ. Khi người đứng tên sổ tiết kiệm già yếu hoặc chuyển đi, việc đầu tiên ban khuyến học làm là tất toán và gửi lại đứng tên người mới, có biên bản.
Cách tổ chức tài khoản và tiền mặt cho quỹ của nhóm tự quản được bàn chi tiết hơn ở một bài khác trong danh mục này. Với quỹ dòng họ, nguyên tắc đơn giản là: người đứng tên và người giữ sổ sách không nên là một, và ít nhất hai người biết số dư thật bất cứ lúc nào.
Báo cáo trong buổi họp họ đầu năm
Buổi họp họ đầu năm là dịp các chi cùng có mặt, nên là lúc ban khuyến học báo cáo. Bản báo cáo của ông Toàn chỉ một trang: số dư đầu năm, tổng thu theo ba nguồn (hộ góp, ủng hộ, lãi), tổng chi theo từng nhóm khen thưởng với số em được thưởng, số dư cuối năm gồm bao nhiêu trong sổ tiết kiệm và bao nhiêu tiền mặt.
Danh sách hộ đã góp và người ủng hộ được dán ở nhà thờ họ hoặc gửi vào nhóm nhắn tin của họ. Với người ủng hộ, nhiều họ có tục ghi danh để con cháu biết; nếu ai không muốn ghi số tiền thì chỉ ghi tên. Danh sách hộ chưa góp không dán, ban chỉ báo số hộ và trao đổi riêng.
Báo cáo xong, họ biểu quyết ba việc cho năm tới: mức góp mỗi hộ, có sửa quy chế khen thưởng không, có thay người trong ban không. Ba việc này ghi vào biên bản họp họ, chép vào trang đầu của sổ năm mới. Năm sau ai thắc mắc vì sao mức góp như vậy, chỉ cần mở trang đầu.
Những tranh luận hay gặp và cách quy chế trả lời
Hộ không góp quỹ thì con có được khen không? Đa số họ chọn là có, vì quỹ khuyến học hướng tới các cháu chứ không phải phạt bố mẹ. Nếu họ chọn khác, phải ghi rõ trong quy chế trước khi xét, không quyết theo từng trường hợp.
Dùng quỹ khuyến học sửa nhà thờ họ được không? Không nên. Tiền góp cho khuyến học chỉ dùng cho khuyến học. Việc sửa nhà thờ họ nên kêu gọi riêng, sổ riêng. Trộn hai quỹ là cách nhanh nhất làm người góp khuyến học mất lòng tin.
Một người ủng hộ lớn muốn đặt tên giải thưởng. Có thể, nếu họ đồng ý và người tài trợ chấp nhận rằng việc xét chọn vẫn theo quy chế chung.
Ban khuyến học có được trích quỹ chi phí hoạt động không? Một khoản nhỏ cho in giấy khen, mua phong bì, nước uống lễ trao là hợp lý, miễn ghi trong quy chế và báo cáo. Thù lao cho người trong ban thường không có; nếu họ muốn có thì phải được biểu quyết.
Câu hỏi thường gặp
Con cháu ở nước ngoài gửi ủng hộ bằng ngoại tệ thì ghi sổ thế nào?
Ghi số ngoại tệ nhận được và số tiền đồng sau khi đổi hoặc theo tỷ giá ngân hàng ngày nhận, kèm ngày. Nên nhận qua ngân hàng để có chứng từ. Báo lại cho người gửi số tiền đồng đã ghi vào quỹ để họ biết.
Có cần đăng ký quỹ khuyến học dòng họ với chính quyền không?
Quỹ dòng họ do con cháu tự góp và tự quản theo thoả thuận nội bộ thường không phải là quỹ xã hội, quỹ từ thiện cần cấp phép. Nếu họ muốn vận động rộng ra ngoài họ hoặc lập quỹ có tư cách pháp nhân, cần tìm hiểu quy định hiện hành về quỹ xã hội và hỏi cơ quan có thẩm quyền.
Mức góp mỗi hộ nên tính theo hộ hay theo đầu người?
Tuỳ họ thống nhất. Tính theo hộ đơn giản và nhẹ cho nhà đông con; tính theo đầu người công bằng hơn với hộ ít người. Nhiều họ chọn theo hộ kèm khuyến khích hộ khá giả góp thêm tự nguyện, và miễn cho hộ khó khăn.
Em được khen nhưng không về dự lễ trao thưởng thì sao?
Phụ huynh hoặc người thân ký nhận thay, ghi rõ quan hệ. Nếu không ai nhận, ban giữ lại trong sổ, ghi "chưa nhận", và trao khi em về. Không chuyển suất đó cho em khác.
Quỹ còn ít, có nên dừng khen thưởng một năm để tích luỹ không?
Thường không nên dừng hẳn, vì việc khen đều đặn mới tạo nếp. Có thể giảm mức theo đúng câu trong quy chế, hoặc chỉ giữ hai nhóm quan trọng nhất. Đồng thời ban báo cáo tình hình quỹ để con cháu ở xa biết mà góp thêm.