Khi người phụ trách một việc đã chuyển công tác mà hồ sơ quyết toán chưa xong, trách nhiệm quyết toán vẫn thuộc đơn vị, còn khoản tạm ứng đứng tên ai thì người đó vẫn phải thanh toán. Người nhận lại việc cần có văn bản giao nhiệm vụ, lập biên bản bàn giao bù nếu chưa có, kiểm trạng thái từng khoản chi và chỉ ký những gì mình thật sự biết.
Tình huống trong bài: chị Trang là chuyên viên phòng đào tạo một trường cao đẳng sư phạm ở Bắc Ninh (ví dụ giả định). Hè vừa rồi, anh Dũng, đồng nghiệp cùng phòng, phụ trách chương trình bồi dưỡng giáo viên mầm non hai đợt. Tháng 8, anh Dũng chuyển sang một đơn vị khác trong tỉnh. Hồ sơ quyết toán chương trình chưa nộp, trên sổ kế toán còn một khoản tạm ứng 25 triệu đồng đứng tên anh (ví dụ giả định). Hiệu trưởng giao chị Trang hoàn thành quyết toán.
Ai chịu trách nhiệm gì khi người cũ đã đi
Có ba lớp trách nhiệm nên tách bạch từ đầu. Trách nhiệm quyết toán kinh phí của chương trình thuộc về trường, đơn vị được giao dự toán. Trách nhiệm về khoản tạm ứng thuộc về cá nhân đã nhận tạm ứng, tức anh Dũng, dù anh đã chuyển đi. Còn chị Trang có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ trong phạm vi được giao, không gánh thay phần của người khác.
Vì vậy việc đầu tiên chị Trang làm là xin một văn bản giao nhiệm vụ, có thể chỉ là quyết định ngắn hoặc ý kiến chỉ đạo ghi trên tờ trình, nói rõ chị được giao hoàn thiện hồ sơ quyết toán chương trình. Văn bản này bảo vệ chị khi phải đi xin chữ ký, xin giấy tờ ở các bên, và khi sau này có ai hỏi vì sao chị ký trên những chứng từ không do mình lập.
Chị Trang cũng hỏi kế toán trường hạn nộp hồ sơ quyết toán của chương trình. Nếu hạn đã gần, chị đề nghị trưởng phòng báo trước với kế toán rằng hồ sơ sẽ nộp chậm và lý do, thay vì để kế toán phát hiện khi khoá sổ. Một lời báo sớm cho phép kế toán sắp xếp số liệu của trường, tránh việc cả báo cáo quyết toán năm phải chờ một chương trình.
Luật Kế toán 2015 đặt nguyên lý người lập, người ký chứng từ chịu trách nhiệm về nội dung chứng từ. Nguyên lý này là lý do chị Trang không ký thay anh Dũng trên giấy tờ anh lập, và cũng không ký xác nhận những việc mình không chứng kiến.
Biên bản bàn giao, kể cả khi phải làm bù
Anh Dũng chuyển đi vội, không có biên bản bàn giao hồ sơ chương trình. Chị Trang hẹn anh một buổi, có trưởng phòng ngồi cùng, lập biên bản bàn giao bù gồm:
- Danh mục hồ sơ đang có: kế hoạch, dự toán duyệt, quyết định mở lớp, danh sách học viên, chứng từ đã thu thập, sắp theo từng đợt.
- Danh mục hồ sơ còn thiếu và anh Dũng biết đang ở đâu: ai giữ, đã hẹn bao giờ gửi.
- Các khoản đã chi nhưng chưa có đủ chứng từ, với giải thích của anh Dũng.
- Khoản tạm ứng còn đứng tên anh Dũng: số đã ứng, số đã chi có chứng từ, số tiền mặt anh còn giữ nếu có.
- Các thoả thuận miệng với bên cung cấp dịch vụ hay giảng viên chưa thành văn bản.
- Thông tin liên lạc để chị Trang hỏi tiếp, và cam kết của anh Dũng sẽ hỗ trợ trong thời hạn cụ thể.
Biên bản ký ba bên: người giao, người nhận, trưởng phòng. Thà làm muộn còn hơn không làm, vì đây là tờ giấy xác định ranh giới trách nhiệm giữa hai người.
Bảng trạng thái từng khoản chi
Sau buổi bàn giao, chị Trang lập bảng trạng thái theo từng dòng dự toán. Mọi số là ví dụ giả định, đơn vị triệu đồng.
| Dòng chi | Số đã chi | Trạng thái chứng từ | Đang ở đâu | Việc cần làm |
|---|---|---|---|---|
| Thù lao giảng viên đợt 1 | 18 | Đủ | Tủ hồ sơ phòng | Không |
| Thù lao giảng viên đợt 2 | 18 | Thiếu chữ ký hai giảng viên | Giảng viên ở trường khác | Gửi giấy biên nhận nhờ ký, kèm văn bản của trường |
| Tài liệu học viên | 9 | Có hoá đơn, thiếu biên bản giao nhận | Nhà in | Xin xác nhận số lượng đã giao |
| Hỗ trợ tiền ăn học viên đợt 2 | 14 | Danh sách ký nhận bản gốc chưa tìm thấy | Anh Dũng nhớ để ở lớp | Tìm ở phòng học, hỏi lớp trưởng học viên |
| Văn phòng phẩm, nước uống | 3 | Có hoá đơn lẻ, chưa bảng kê | Túi của anh Dũng | Lập bảng kê, anh Dũng ký với tư cách người mua |
| Tạm ứng còn treo | 25 ứng, 21 đã có chứng từ | Chênh 4 triệu chưa rõ | Anh Dũng | Anh Dũng làm thanh toán tạm ứng, nộp lại hoặc giải trình |
Bảng này biến một đống giấy tờ lộn xộn thành một danh sách việc có tên người và thời hạn. Chị Trang gửi bảng cho trưởng phòng và kế toán mỗi tuần một lần cho đến khi mọi dòng chuyển sang trạng thái đủ.
Khoản tạm ứng còn đứng tên người cũ
Khoản tạm ứng 25 triệu đồng là chuyện của anh Dũng, không phải của chị Trang. Kế toán trường gửi văn bản nhắc anh Dũng thanh toán tạm ứng trong một thời hạn, nêu số đã ứng, số chứng từ đã nhận và số còn chênh. Anh Dũng lập giấy thanh toán tạm ứng, ký với tư cách người nhận tạm ứng, kèm chứng từ, và nộp lại phần tiền thừa nếu có.
Chênh 4 triệu đồng có thể do ba nguyên nhân: chứng từ còn sót, tiền mặt anh còn giữ, hoặc đã chi mà không có chứng từ. Nguyên nhân thứ ba khó nhất, vì khoản chi không có chứng từ hợp pháp sẽ không được quyết toán, người nhận tạm ứng phải hoàn lại. Chị Trang không được "bù" bằng cách tìm một hoá đơn khác hay lập bảng kê cho khoản mình không biết; đó là hợp thức hoá chứng từ, sai nguyên tắc và có thể dẫn tới xử lý kỷ luật, thậm chí trách nhiệm nặng hơn.
Nếu anh Dũng chậm trễ, trường gửi văn bản tới đơn vị mới của anh đề nghị phối hợp. Quy chế chi tiêu nội bộ của nhiều đơn vị có điều khoản thu hồi tạm ứng quá hạn; việc áp dụng do thủ trưởng quyết định theo đúng thủ tục, không phải do người nhận lại việc tự làm.
Chữ ký và giấy tờ không còn ai ký được
Người lập chứng từ đã chuyển đi. Anh Dũng vẫn ký được ở đơn vị mới; gửi giấy tờ kèm văn bản đề nghị của trường, hẹn thời gian. Không ai ký thay.
Giảng viên ở xa. Gửi giấy biên nhận nhờ ký và gửi lại bản gốc, hoặc dùng chữ ký số nếu đơn vị và người nhận đều chấp nhận hình thức đó theo quy định về giao dịch điện tử.
Danh sách ký nhận gốc bị thất lạc. Lập biên bản xác nhận thất lạc, có chữ ký người biết sự việc; xin ý kiến kế toán trưởng về cách bổ sung chứng từ thay thế phù hợp quy định. Không lập lại danh sách rồi cho người khác ký thay học viên.
Bên cung cấp dịch vụ đã ngừng hoạt động. Dùng hoá đơn điện tử tra cứu được, hợp đồng và chứng từ chuyển khoản làm bằng chứng; ghi chú trong thuyết minh.
Thoả thuận miệng không ai xác nhận. Nếu không có văn bản và không có bằng chứng thanh toán, khoản đó thường không quyết toán được. Ghi nhận thẳng thắn, không sáng tác giấy tờ.
Viết thuyết minh khi hồ sơ không trọn vẹn
Sau sáu tuần, chị Trang gom được gần hết. Còn lại danh sách ký nhận tiền ăn đợt 2 không tìm thấy bản gốc, và khoản chênh tạm ứng đang chờ anh Dũng giải trình. Chị không chờ mãi, mà nộp hồ sơ với một trang thuyết minh nêu rõ: phần nào đã đủ, phần nào còn thiếu, nguyên nhân, đã làm gì để bổ sung, đề nghị xử lý thế nào.
Thuyết minh nói rõ thời điểm chị nhận việc và những gì xảy ra trước thời điểm đó do người khác phụ trách, đính kèm văn bản giao nhiệm vụ và biên bản bàn giao. Đây không phải đổ lỗi, mà là ghi đúng sự thật để người xét duyệt biết hỏi ai về khoản nào.
Với danh sách ký nhận tiền ăn bị thất lạc, thuyết minh nêu những bằng chứng còn lại: sổ điểm danh của lớp có chữ ký học viên từng buổi, hoá đơn của bên nấu ăn ghi số suất theo ngày, biên bản xác nhận thất lạc. Ba thứ này không thay được danh sách ký nhận, nhưng cho người xét duyệt cơ sở để cân nhắc, thay vì chỉ thấy một khoảng trống.
Người xét duyệt có thể quyết toán phần đủ, tạm treo phần còn thiếu, hoặc loại phần không có chứng từ. Dù kết quả thế nào, hồ sơ nộp đúng hạn với thuyết minh trung thực tốt hơn hồ sơ chậm ba tháng vì chờ những giấy tờ có thể không bao giờ tìm thấy.
Để người đến sau không phải làm lại từ đầu
Từ bài học này, phòng đào tạo của chị Trang thống nhất vài việc cho mọi chương trình có kinh phí:
- Mỗi chương trình một thư mục chung, giấy và điện tử, ai phụ trách cũng cập nhật vào đó, không giữ ở túi cá nhân.
- Một bảng theo dõi chứng từ theo dòng dự toán, cập nhật mỗi tuần trong lúc chương trình chạy.
- Thanh toán tạm ứng ngay sau từng đợt, không gộp cuối chương trình.
- Khi có quyết định chuyển công tác, phòng tổ chức nhắc người đi lập biên bản bàn giao hồ sơ kinh phí đang dở trước ngày đi.
- Kế toán rà các khoản tạm ứng đứng tên người sắp chuyển đi và đề nghị thanh toán trước khi làm thủ tục.
Năm việc này tốn ít thời gian hơn sáu tuần chị Trang đã bỏ ra để gỡ hồ sơ của người khác.
Câu hỏi thường gặp
Người nhận lại việc có phải chịu trách nhiệm về khoản tạm ứng của người cũ không?
Không. Tạm ứng đứng tên ai thì người đó chịu trách nhiệm thanh toán, kể cả khi đã chuyển công tác. Người nhận lại việc chỉ hoàn thiện hồ sơ quyết toán trong phạm vi được giao bằng văn bản.
Có được ký thay người cũ trên chứng từ không?
Không. Người lập, người ký chứng từ chịu trách nhiệm về nội dung chứng từ theo nguyên lý của Luật Kế toán 2015. Người cũ vẫn ký được ở đơn vị mới; gửi giấy tờ kèm văn bản đề nghị của đơn vị.
Danh sách ký nhận bản gốc bị mất thì làm gì?
Lập biên bản xác nhận thất lạc có chữ ký người biết sự việc và xin ý kiến kế toán trưởng về chứng từ thay thế phù hợp quy định. Không lập lại danh sách rồi ký thay người nhận tiền, vì đó là làm sai lệch chứng từ.
Người cũ không chịu thanh toán tạm ứng thì sao?
Đơn vị gửi văn bản nhắc, sau đó gửi văn bản tới đơn vị mới của người đó đề nghị phối hợp. Việc thu hồi tạm ứng quá hạn do thủ trưởng quyết định theo quy chế và thủ tục, người nhận lại việc không tự xử lý.
Có nên chờ đủ giấy tờ rồi mới nộp hồ sơ quyết toán không?
Không nên chờ vô thời hạn. Nộp đúng hạn phần đã đủ, kèm thuyết minh trung thực về phần còn thiếu và việc đã làm để bổ sung. Người xét duyệt sẽ quyết toán phần đủ và có hướng xử lý cho phần còn lại.
Biên bản bàn giao làm sau khi người cũ đã chuyển đi có giá trị không?
Có, miễn là phản ánh đúng thực tế tại thời điểm lập và có chữ ký người giao, người nhận, người chứng kiến. Ghi đúng ngày lập thật, không ghi lùi về ngày người cũ còn ở đơn vị.