Bảng đối chiếu dự toán và thực chi là tờ giấy quan trọng nhất của hồ sơ quyết toán: mỗi dòng dự toán được duyệt đứng cạnh số đã chi thật, có chênh lệch, có lý do và trỏ được tới chứng từ. Lập đúng thì người duyệt đọc trong vài phút; lập sai thì cả tập chứng từ dày cũng không cứu được.
Tình huống trong bài: chị Quyên là cán bộ văn hoá – xã hội một xã ở Thanh Hoá (ví dụ giả định). Xã vừa tổ chức hội thi văn nghệ, thể thao người cao tuổi, dự toán 48 triệu đồng, trong đó ngân sách xã 40 triệu, hai doanh nghiệp trên địa bàn tài trợ 8 triệu (ví dụ giả định). Hội thi xong, chị Quyên cần lập bảng đối chiếu để trình chủ tịch UBND xã và gửi bộ phận kế toán. Cách làm dưới đây dùng được cho mọi việc có kinh phí riêng, từ hội nghị đến chuyến tham quan.
Bảng đối chiếu trả lời câu hỏi gì
Người đọc bảng đối chiếu muốn biết bốn điều. Tiền đã chi đúng vào những việc được duyệt chưa. Có dòng nào vượt, vượt bao nhiêu, ai cho phép. Có dòng nào không chi hết, vì sao. Và tổng cộng còn lại bao nhiêu, nằm ở đâu, xử lý thế nào. Một bảng tốt trả lời cả bốn mà người đọc không phải lật chứng từ.
Bảng đối chiếu không thay chứng từ, cũng không thay sổ kế toán. Nó là lớp trình bày nằm giữa: số trên bảng lấy từ sổ, sổ lấy từ chứng từ. Vì vậy chỉ cần một con số trên bảng không lần ngược về được sổ là cả bảng mất giá trị trong mắt người soát.
Một sai lầm hay gặp là coi bảng đối chiếu như báo cáo thành tích, viết dài phần kết quả hội thi và ngắn phần số liệu. Phần kết quả hoạt động nên tách thành báo cáo riêng. Bảng đối chiếu chỉ có số, có lý do ngắn, và có chỗ ghi chứng từ đi kèm.
Các cột nên có
Không có mẫu chung cho mọi nơi, nhiều đơn vị có mẫu riêng thì theo mẫu đó. Nếu tự dựng, chị Quyên dùng các cột sau:
- Số thứ tự và tên dòng chép nguyên văn từ dự toán được duyệt, không viết lại cho gọn.
- Dự toán được duyệt, và nếu có điều chỉnh thì thêm cột dự toán sau điều chỉnh, kèm số văn bản điều chỉnh ở phần ghi chú.
- Thực chi lấy từ sổ chi tiết, tính đến ngày lập bảng.
- Đã cam kết chưa thanh toán cho các khoản có hợp đồng hoặc hoá đơn nhưng chưa trả tiền.
- Chênh lệch bằng thực chi cộng khoản đã cam kết rồi trừ dự toán: số âm là chi ít hơn dự toán, số dương là vượt. Chọn một cách ghi và giữ nguyên trong cả bảng.
- Lý do một câu cho mỗi dòng có chênh lệch.
- Chứng từ kèm theo ghi số hiệu hoặc số tập chứng từ, để người soát lật đúng chỗ.
Nếu kinh phí đến từ nhiều nguồn, thêm cột theo nguồn như phần sau. Bảng có thể rộng, nhưng thà rộng còn hơn gộp mất thông tin.
Bảng mẫu cho hội thi người cao tuổi
Bảng rút gọn của chị Quyên. Mọi số là ví dụ giả định, đơn vị nghìn đồng.
| Dòng dự toán | Dự toán | Thực chi | Chênh lệch | Lý do | Chứng từ |
|---|---|---|---|---|---|
| 1. Âm thanh, ánh sáng, sân khấu | 12.000 | 12.000 | 0 | Hợp đồng trọn gói | Tập 1 |
| 2. Giải thưởng các nội dung thi | 14.000 | 14.000 | 0 | Đúng cơ cấu giải đã duyệt | Tập 2 |
| 3. Bồi dưỡng ban giám khảo, trọng tài | 6.000 | 5.000 | -1.000 | Giảm một giám khảo | Tập 3 |
| 4. Nước uống, ăn nhẹ cho người dự thi | 9.000 | 9.900 | +900 | Thêm hai đội đăng ký muộn, có ý kiến chủ tịch xã | Tập 4 |
| 5. Trang trí, in giấy chứng nhận | 4.000 | 3.600 | -400 | Giá in thấp hơn dự kiến | Tập 5 |
| 6. Dự phòng | 3.000 | 0 | -3.000 | Không phát sinh | |
| Tổng | 48.000 | 44.500 | -3.500 |
Hội thi đã thanh toán hết mọi khoản nên bảng này không có cột đã cam kết; nếu còn khoản treo thì cột đó phải có.
Đọc bảng, người duyệt thấy ngay: một dòng vượt có văn bản cho phép, dự phòng không dùng, tổng còn 3,5 triệu đồng. Câu hỏi tiếp theo của họ sẽ là 3,5 triệu đồng đó thuộc nguồn nào, và đó là lý do cần tách nguồn.
Lấy số thực chi từ sổ, không từ trí nhớ
Số thực chi phải lấy từ sổ chi tiết theo dõi kinh phí của việc đó, hoặc sổ kế toán của đơn vị nếu kế toán đã ghi. Không lấy từ bảng kê tay của người tổ chức, càng không cộng nhẩm từ các tin nhắn chuyển khoản. Nếu người tổ chức giữ sổ riêng, trước khi lập bảng phải đối chiếu sổ riêng với sổ của kế toán, khớp từng khoản.
Ngày ghi nhận khoản chi theo ngày chứng từ, không theo ngày người tổ chức nộp hoá đơn. Điều này quan trọng khi việc diễn ra sát cuối năm: hoá đơn ngày 28 tháng 12 nhưng nộp ngày 5 tháng 1 vẫn thuộc năm cũ, và ảnh hưởng tới năm ngân sách được quyết toán.
Những khoản đã cam kết nhưng chưa trả, ví dụ phần còn lại của hợp đồng âm thanh sẽ trả sau khi nghiệm thu, phải hiện trong bảng ở cột riêng. Nếu bỏ qua, bảng cho thấy dòng đó còn dư tiền trong khi thực tế đã hết, và người duyệt có thể quyết định dùng phần "dư" đó cho việc khác.
Khi tên dòng dự toán và chứng từ không khớp nhau
Một hoá đơn thuộc hai dòng. Ví dụ một nhà cung cấp vừa in giấy chứng nhận vừa cung cấp băng rôn trang trí, xuất chung một hoá đơn. Tách số tiền theo từng hạng mục dựa trên chi tiết hoá đơn, ghi chú rõ ở cột chứng từ là cùng một hoá đơn.
Một dòng dự toán gồm nhiều loại chi. Dòng "nước uống, ăn nhẹ" có thể gồm nhiều lần mua lẻ. Lập bảng kê phụ cho dòng đó, bảng chính chỉ ghi tổng.
Khoản chi dùng chung cho nhiều việc. Thuê xe chở đội văn nghệ đi luyện tập cho hai sự kiện liền nhau. Phân bổ theo tiêu chí rõ ràng, như số chuyến hay số ngày, ghi tiêu chí ở phần thuyết minh. Không đẩy hết vào việc còn nhiều dự toán.
Khoản chi không có dòng dự toán. Không tự thêm dòng mới vào bảng. Nếu đã có văn bản điều chỉnh dự toán thì bảng theo dự toán sau điều chỉnh; nếu chưa có thì khoản đó là khoản ngoài dự toán, phải giải trình riêng và có thể không được chấp nhận.
Những lỗi trình bày làm bảng bị trả lại
Đơn vị tính lẫn lộn. Dòng ghi đồng, dòng ghi nghìn đồng, có dòng ghi triệu đồng vì chép từ nhiều nơi. Ghi đơn vị tính một lần ở đầu bảng và quy đổi mọi số về đơn vị đó.
Làm tròn từng dòng nên tổng lệch. Mỗi dòng làm tròn đến nghìn đồng, cộng lại lệch vài nghìn so với tổng trên sổ. Nếu phải làm tròn, ghi chú cách làm tròn; tốt hơn là giữ số chính xác như trên chứng từ.
Đổi tên hoặc thứ tự dòng so với dự toán. Người soát đặt hai tờ cạnh nhau để so, dòng lệch vị trí là phải dò lại từ đầu. Giữ nguyên thứ tự và tên gọi, kể cả khi tên trong dự toán không hay.
Lý do chung chung. Những câu như "chi theo thực tế" hay "tiết kiệm" không giải thích được gì. Lý do tốt nói số lượng nào thay đổi, vì sao, và có văn bản nào cho phép.
Thiếu ngày và chữ ký người lập. Một bảng không có người chịu trách nhiệm về số liệu thì kế toán không dùng được. Ghi ngày lập và ký trước khi chuyển đi, kể cả khi còn chờ người khác ký tiếp.
Tách theo nguồn kinh phí
Hội thi của chị Quyên có hai nguồn: ngân sách xã và tiền tài trợ của doanh nghiệp. Hai nguồn này có cách quyết toán khác nhau. Phần ngân sách quyết toán theo quy định ngân sách với bộ phận kế toán xã. Phần tài trợ phải dùng đúng mục đích đã nhận, được ghi nhận, công khai, và nếu doanh nghiệp yêu cầu thì báo lại cho họ.
Cách đơn giản là thêm hai cột thực chi theo nguồn bên cạnh cột tổng. Khi nhận tài trợ, xã đã thống nhất tiền tài trợ dùng cho giải thưởng, nên toàn bộ 8 triệu đồng nằm ở dòng 2, phần còn lại của dòng 2 lấy từ ngân sách. Khoản 3,5 triệu đồng chưa dùng hết vì vậy hoàn toàn thuộc ngân sách xã, xử lý theo quy định về kinh phí ngân sách.
Nếu không tách nguồn từ đầu, đến lúc quyết toán sẽ không biết phần dư thuộc ai, và người soát có thể kết luận tiền tài trợ bị dùng cho việc khác. Quy tắc chung: nguồn nào có điều kiện sử dụng riêng thì phải theo dõi riêng ngay từ khi tiền về, không đợi đến khi lập bảng.
Kiểm bảng trước khi ký
Trước khi đưa bảng lên người duyệt, chị Quyên tự kiểm theo năm bước:
- Cộng dọc từng cột và cộng ngang từng dòng, hai cách cộng phải cho cùng tổng chênh lệch.
- So tổng thực chi với sổ chi tiết và với tổng tiền đã rút từ tài khoản hoặc quỹ cho việc này.
- Chọn ba dòng bất kỳ, lật đúng tập chứng từ ghi ở cột cuối, kiểm số trên chứng từ bằng số trên bảng.
- Đảm bảo mọi dòng có chênh lệch đều có lý do, và dòng vượt có văn bản cho phép đính kèm.
- Ghi ngày lập, người lập, chữ ký; để trống chỗ cho kế toán và thủ trưởng ký.
Bảng đối chiếu lưu lại sau mỗi việc cũng là kho dữ liệu cho lần lập dự toán sau: dòng nào hay thừa, dòng nào hay thiếu, đơn giá thực tế bao nhiêu. Chị Quyên giữ bản điện tử trong một thư mục chung của bộ phận, đặt tên theo năm và tên việc.
Câu hỏi thường gặp
Bảng đối chiếu dự toán và thực chi có mẫu bắt buộc không?
Nhiều đơn vị và nhà tài trợ có mẫu riêng, khi đó theo mẫu được yêu cầu. Nếu không có mẫu, tự dựng với các cột tên dòng dự toán, dự toán, thực chi, đã cam kết, chênh lệch, lý do và số chứng từ.
Số thực chi nên lấy từ đâu?
Từ sổ chi tiết theo dõi kinh phí của việc đó hoặc sổ kế toán của đơn vị, đã đối chiếu với chứng từ. Không lấy từ bảng kê tay hay tin nhắn chuyển khoản, vì khi bị hỏi phải lần ngược được về sổ và chứng từ.
Có được tự thêm dòng chi mới vào bảng đối chiếu không?
Không. Bảng đi theo dự toán được duyệt hoặc dự toán đã điều chỉnh bằng văn bản. Khoản chi không có dòng dự toán là khoản ngoài dự toán, phải giải trình riêng và có thể không được chấp nhận khi quyết toán.
Một hoá đơn có nhiều hạng mục thì ghi thế nào?
Tách số tiền theo hạng mục dựa vào chi tiết trên hoá đơn, ghi vào đúng dòng dự toán tương ứng, và ghi chú ở cột chứng từ rằng các dòng này dùng chung một hoá đơn để người soát không tưởng là chi hai lần.
Vì sao phải tách cột theo nguồn kinh phí?
Vì mỗi nguồn có điều kiện sử dụng và cách quyết toán riêng. Tách nguồn cho biết phần dư thuộc nguồn nào để xử lý đúng, và chứng minh tiền tài trợ có mục đích đã được dùng đúng mục đích.
Khoản đã ký hợp đồng nhưng chưa trả tiền có ghi vào bảng không?
Có, ở cột riêng cho khoản đã cam kết chưa thanh toán. Nếu bỏ qua, bảng sẽ cho thấy dòng đó còn tiền trong khi thực tế đã hết, dễ dẫn đến quyết định dùng phần dư ảo cho việc khác.