Kinh phí được giao cho một việc cụ thể mà không dùng hết thì phần thừa thường không được giữ lại để chi việc khác: nếu chưa rút khỏi dự toán thì không rút nữa hoặc xử lý theo quy định chuyển nguồn, nếu đã rút về đơn vị thì phải nộp trả, còn khoản bị xuất toán thì thu hồi theo kết luận rồi nộp đúng nơi được chỉ định. Cách làm cụ thể phụ thuộc loại kinh phí, thời điểm trong năm ngân sách và văn bản hiện hành, nên bước đầu tiên luôn là hỏi kế toán và cơ quan tài chính.
Tình huống trong bài: chị Nhung là kế toán một trung tâm giáo dục nghề nghiệp ở Lâm Đồng (ví dụ giả định). Năm nay trung tâm được giao kinh phí không tự chủ để mở bốn lớp đào tạo nghề ngắn hạn cho lao động nông thôn. Thực tế chỉ mở được ba lớp vì không đủ học viên cho lớp thứ tư. Khi cấp trên xét quyết toán, còn một khoản hỗ trợ tiền ăn chi cho học viên vắng mặt bị xuất toán (mọi chi tiết là ví dụ giả định).
Kinh phí thừa từ đâu ra và vì sao không giữ lại được
Nguyên lý chung của tài chính công là kinh phí được giao cho mục đích nào thì dùng cho mục đích đó, trong năm ngân sách đó. Năm ngân sách tính theo năm dương lịch. Luật Ngân sách nhà nước 2015 đặt các nguyên lý này, Luật Ngân sách nhà nước 2025 thay thế từ năm ngân sách 2026 và có điều chỉnh về chuyển nguồn, phân cấp; chi tiết thực hiện nằm ở văn bản hướng dẫn, bạn kiểm bản đang áp dụng.
Kinh phí tự chủ và kinh phí không tự chủ khác nhau ở chỗ này. Với phần tự chủ, đơn vị được chủ động sử dụng trong khung quy chế chi tiêu nội bộ, phần tiết kiệm có thể được dùng theo quy định về tự chủ. Với phần không tự chủ, gắn với một nhiệm vụ cụ thể như ba lớp đào tạo nghề, phần không dùng hết thường phải huỷ dự toán, nộp trả hoặc chỉ được chuyển sang năm sau khi thuộc trường hợp được phép.
Ở trung tâm của chị Nhung, kinh phí thừa có hai nguồn gốc: lớp thứ tư không mở nên cả phần dự toán của lớp đó không dùng, và ba lớp đã mở chi ít hơn dự toán một chút do sĩ số thấp. Cả hai đều thuộc kinh phí không tự chủ, nên không thể chuyển sang mua sắm cho trung tâm dù trung tâm đang thiếu máy móc thực hành.
Ba tình huống, ba cách xử lý
Cách xử lý phụ thuộc trước hết vào việc tiền đã rời khỏi dự toán ở Kho bạc Nhà nước hay chưa. Bảng dưới là nguyên lý, chi tiết thủ tục theo hướng dẫn hiện hành.
| Tình huống | Ví dụ ở trung tâm | Hướng xử lý thường gặp | Ai quyết định |
|---|---|---|---|
| Dự toán chưa rút | Phần dự toán của lớp thứ tư vẫn nằm ở Kho bạc | Không rút nữa; cuối năm bị huỷ hoặc được chuyển nguồn nếu thuộc trường hợp được phép | Cơ quan tài chính, đơn vị cấp trên theo quy định |
| Đã rút về tài khoản tiền gửi hoặc quỹ của đơn vị | Tạm ứng cho ba lớp, chi xong còn thừa một ít | Nộp trả ngân sách hoặc giảm trừ theo hướng dẫn của Kho bạc và cơ quan tài chính | Kế toán đơn vị lập, thủ trưởng ký |
| Đã chi nhưng bị xuất toán | Tiền ăn chi cho học viên vắng mặt | Thu hồi từ người nhận sai hoặc theo kết luận, nộp vào tài khoản ghi trong kết luận | Cơ quan xét duyệt, thanh tra hoặc kiểm toán |
Điểm cần nhớ: số tiền nộp trả phải tách được theo từng tình huống và từng nguồn, vì mỗi loại có chứng từ và nơi nộp khác nhau. Gộp chung một lần nộp là nguồn cơn của nhiều lần phải điều chỉnh sau đó.
Trong năm hay sau khi năm ngân sách đã khép
Nếu phát hiện thừa sớm, trong năm ngân sách, việc xử lý đơn giản hơn: đơn vị báo cơ quan quản lý để điều chỉnh dự toán, phần không cần có thể được điều chuyển cho đơn vị khác hoặc nhiệm vụ khác theo thẩm quyền. Chị Nhung nhận ra lớp thứ tư không mở được từ tháng 9, nhưng chờ đến cuối năm mới báo. Báo sớm thì phần dự toán đó có thể đã được dùng cho nơi khác cần hơn.
Sau khi năm ngân sách kết thúc, có một khoảng thời gian chỉnh lý quyết toán theo quy định. Phần kinh phí đã rút về đơn vị mà không dùng phải được nộp trả theo hướng dẫn của Kho bạc Nhà nước và cơ quan tài chính trong thời gian này. Nộp trả sau khi quyết toán năm đã khép thì thủ tục khác và thường phức tạp hơn, vì tiền nộp vào ngân sách năm hiện hành chứ không quay lại năm cũ.
Luật Ngân sách nhà nước 2025 có những điểm mới về chuyển nguồn và thời hạn; chị Nhung không suy từ kinh nghiệm năm trước mà hỏi trực tiếp cơ quan tài chính và Kho bạc nơi trung tâm giao dịch về cách làm cho năm nay.
Thu hồi khoản bị xuất toán
Khoản hỗ trợ tiền ăn chi cho học viên vắng mặt bị xuất toán vì danh sách ký nhận ghi đủ ngày trong khi sổ điểm danh ghi vắng. Kết luận nêu số tiền, lý do, và yêu cầu đơn vị thu hồi, nộp về tài khoản được chỉ định trong một thời hạn.
Ai phải nộp tiền là câu hỏi khó nhất. Kết luận thường xác định trách nhiệm: thu hồi từ người đã nhận sai, hoặc từ người đã lập, duyệt chi sai, hoặc đơn vị chịu bằng nguồn hợp pháp khác. Trung tâm không tự quyết thay kết luận. Nếu học viên đã nhận tiền cho ngày vắng, trung tâm thông báo và đề nghị hoàn lại; với học viên là lao động nông thôn đã học xong và về địa phương, việc này khó, và trách nhiệm của người lập danh sách sai sẽ được xem xét theo quy chế nội bộ và kết luận.
Thu hồi phải có giấy tờ: thông báo thu hồi, phiếu thu hoặc chứng từ chuyển khoản của người nộp, bảng tổng hợp số đã thu. Không trừ thẳng vào lương ai khi chưa có quyết định của thủ trưởng và sự đồng ý theo đúng thủ tục. Phần chưa thu được đến hạn phải báo cáo lại cơ quan ra kết luận, không lặng im.
Thủ tục nộp trả, theo thứ tự
Mẫu chứng từ và kênh nộp thay đổi theo hướng dẫn của Kho bạc Nhà nước; trình tự chung chị Nhung làm như sau:
- Xác định chính xác số phải nộp, tách theo từng nguồn, từng năm ngân sách và từng tình huống.
- Đối chiếu với kế toán cấp trên hoặc cơ quan tài chính để thống nhất số và nơi nộp, đặc biệt với khoản thuộc năm đã khép.
- Lập chứng từ nộp trả theo mẫu Kho bạc đang dùng, ghi đúng nội dung, đúng mã nguồn kinh phí kế toán cung cấp.
- Nộp qua kênh Kho bạc chấp nhận, nhận lại chứng từ có xác nhận.
- Ghi sổ kế toán, cập nhật báo cáo quyết toán và gửi bản sao chứng từ nộp trả cho đơn vị cấp trên.
- Với khoản thu hồi theo kết luận xuất toán, báo cáo cơ quan ra kết luận số đã nộp và số còn chưa thu được.
Chứng từ nộp trả là giấy tờ chị Nhung cất kỹ nhất. Nhiều năm sau, khi có đoàn kiểm tra hỏi lại về kinh phí lớp thứ tư, tờ chứng từ này trả lời trong một giây.
Ghi sổ, báo cáo và lưu hồ sơ nộp trả
Nộp tiền xong mới là một nửa việc. Trên sổ kế toán, khoản nộp trả phải được ghi giảm đúng nguồn kinh phí đã nhận, để báo cáo quyết toán của trung tâm cho thấy số được giao, số đã sử dụng, số nộp trả và số còn lại khớp nhau. Nếu trung tâm dùng phần mềm kế toán, chị Nhung kiểm báo cáo theo nguồn sau khi ghi, không chỉ kiểm số dư tài khoản.
Báo cáo quyết toán năm gửi đơn vị cấp trên cần một dòng thuyết minh cho khoản nộp trả: vì sao thừa, đã nộp bao nhiêu, ngày nào, theo chứng từ nào. Với kinh phí lớp thứ tư không mở, thuyết minh nêu thêm lý do không tuyển đủ học viên và thời điểm đã báo cơ quan quản lý. Câu này giúp người xét duyệt không phải hỏi lại, và cũng là căn cứ cho lần giao dự toán năm sau sát thực tế hơn.
Hồ sơ nộp trả lưu cùng hồ sơ quyết toán của năm đó: văn bản thông báo hoặc kết luận, bảng tính số phải nộp, chứng từ nộp có xác nhận, các phiếu thu hồi từ cá nhân nếu có. Thời gian lưu giữ theo quy định về lưu trữ tài liệu kế toán của Luật Kế toán 2015 và văn bản hướng dẫn; kế toán là người nắm thời hạn cụ thể cho từng loại.
Những nhầm lẫn hay gặp
Giữ lại kinh phí không tự chủ để chi năm sau. Nghĩ rằng việc vẫn còn nên tiền vẫn của mình. Chỉ được chuyển sang năm sau khi thuộc trường hợp được phép và có thủ tục chuyển nguồn.
Tự chuyển sang việc khác. Dùng phần thừa của lớp đào tạo để mua máy thực hành. Dù mục đích tốt, đây là chi sai nội dung và dễ bị xuất toán.
Nộp nhầm tài khoản hoặc nhầm năm. Khoản thuộc năm trước nộp như khoản năm nay, hoặc nộp vào tài khoản thu khác. Điều chỉnh lại mất thời gian của nhiều bên.
Chi cho hết để khỏi phải nộp. Mua sắm, chi khen thưởng dồn vào tuần cuối năm. Đây chính là loại chi người kiểm tra chú ý nhất, và nếu không đúng nội dung thì từ nộp trả thành xuất toán.
Chờ kết luận rồi mới tìm người nộp. Ngay khi thấy khả năng bị xuất toán, nên rà danh sách người liên quan và chuẩn bị, để khi có kết luận nộp được trong hạn.
Câu hỏi thường gặp
Kinh phí không tự chủ dùng không hết có được chuyển sang năm sau không?
Chỉ trong các trường hợp được phép chuyển nguồn theo quy định của Luật Ngân sách nhà nước và văn bản hướng dẫn, và phải làm thủ tục. Các trường hợp còn lại thường bị huỷ dự toán hoặc phải nộp trả. Hỏi cơ quan tài chính và Kho bạc nơi đơn vị giao dịch.
Kinh phí tự chủ còn thừa cuối năm có phải nộp trả không?
Thường không, phần tiết kiệm từ kinh phí tự chủ được dùng theo quy định về tự chủ và quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị. Cần phân biệt rõ khoản nào thuộc tự chủ, khoản nào gắn với nhiệm vụ cụ thể.
Khoản bị xuất toán nộp về đâu?
Nộp theo đúng tài khoản và thời hạn ghi trong văn bản kết luận của cơ quan xét duyệt, thanh tra hoặc kiểm toán. Không tự chọn nơi nộp. Nếu kết luận chưa ghi rõ, hỏi lại cơ quan ra kết luận bằng văn bản.
Đơn vị có được trừ lương người làm sai để nộp khoản bị xuất toán không?
Không được tự ý. Việc thu hồi từ cá nhân phải theo kết luận, quyết định của thủ trưởng và đúng thủ tục, có sự thoả thuận về cách nộp. Trừ lương khi chưa có quyết định dễ dẫn đến tranh chấp lao động.
Phát hiện thừa kinh phí giữa năm thì nên làm gì?
Báo ngay cơ quan quản lý để điều chỉnh dự toán. Phát hiện sớm giúp phần kinh phí đó được điều chuyển cho nhiệm vụ khác cần hơn, và đơn vị tránh được thủ tục nộp trả phức tạp sau khi năm ngân sách đã khép.
Ai ký chứng từ nộp trả kinh phí?
Kế toán đơn vị lập và thủ trưởng hoặc người được uỷ quyền ký, theo mẫu Kho bạc đang dùng. Với khoản thuộc năm đã khép hoặc khoản thu hồi theo kết luận, nên thống nhất số và nơi nộp với cơ quan tài chính trước khi lập.