Quyết toán tài chính công đoàn cơ sở cuối năm gồm bốn việc: khoá sổ và kiểm quỹ vào ngày cuối năm, lập báo cáo quyết toán thu chi theo mẫu của công đoàn cấp trên, để uỷ ban kiểm tra công đoàn soát trước khi gửi, và công khai kết quả cho đoàn viên. Công đoàn cơ sở quyết toán với hai phía: với công đoàn cấp trên trực tiếp về số liệu, và với đoàn viên về việc tiền chung đã tiêu thế nào.
Tình huống trong bài: chị Hoa là giáo viên kiêm kế toán công đoàn một trường trung học cơ sở ở Ninh Bình, công đoàn có 38 đoàn viên (ví dụ giả định). Đầu năm, ban chấp hành đã có bảng dự toán thu chi được thông qua. Giờ là tuần cuối tháng 12, công đoàn cấp trên nhắc hạn nộp báo cáo quyết toán. Đây là năm thứ hai chị Hoa làm việc này, năm đầu hồ sơ bị trả lại hai lần.
Công đoàn cơ sở quyết toán với ai và theo khung nào
Luật Công đoàn 2024 đặt nguyên lý chung: tài chính công đoàn gồm các nguồn thu luật định, được quản lý, sử dụng theo quy định của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, và phải công khai. Mẫu biểu, thời hạn, tỷ lệ phân phối nguồn thu giữa các cấp nằm ở văn bản hướng dẫn của Tổng Liên đoàn và công đoàn cấp trên, thay đổi theo từng giai đoạn. Chị Hoa xin công đoàn cấp trên bộ mẫu biểu áp dụng cho năm nay, không dùng lại mẫu năm trước.
Ở một trường học, nguồn thu thường gặp gồm đoàn phí do đoàn viên đóng, phần kinh phí công đoàn được cấp trên phân phối lại cho cơ sở, một số khoản hỗ trợ từ nhà trường cho hoạt động chung, và các khoản thu khác như tiền lãi tài khoản. Mỗi nguồn có cách ghi nhận riêng, có nguồn phải nộp một phần lên cấp trên. Báo cáo quyết toán phải cho thấy từng nguồn đã thu bao nhiêu, đã nộp lên bao nhiêu, được giữ lại bao nhiêu.
Phần chi đi theo các nhóm trong quy chế chi tiêu của công đoàn cơ sở: chăm lo, thăm hỏi đoàn viên; hoạt động phong trào, văn hoá, thể thao; khen thưởng; hành chính, phụ cấp cán bộ công đoàn. Quy chế này do ban chấp hành ban hành trong khung hướng dẫn của cấp trên, nên trước khi quyết toán chị Hoa đặt bản quy chế bên cạnh sổ chi để soát từng khoản.
Khoá sổ ngày cuối năm
Việc khoá sổ làm đúng vào cuối ngày làm việc cuối cùng của năm, hoặc sáng ngày làm việc đầu năm mới với số liệu tính đến hết ngày cuối năm:
- Kiểm quỹ tiền mặt có hai người cùng đếm, lập biên bản kiểm quỹ ghi số tiền theo từng mệnh giá và đối chiếu với số dư trên sổ quỹ.
- Lấy sao kê tài khoản công đoàn đến hết ngày cuối năm, đối chiếu từng giao dịch với sổ tiền gửi, ghi chú các khoản chênh lệch thời điểm.
- Đối chiếu đoàn phí: danh sách đoàn viên từng tháng, số người đã đóng, số còn nợ, người chuyển đi hay mới vào trong năm.
- Đối chiếu số kinh phí đã nhận từ cấp trên và số đã nộp lên cấp trên với thông báo của cấp trên.
- Liệt kê các khoản tạm ứng chưa thanh toán, khoản đã chi nhưng chưa đủ chứng từ, xử lý dứt điểm trước khi lập báo cáo.
- Ghi dòng khoá sổ, có chữ ký người ghi sổ và chủ tịch công đoàn.
Năm đầu, hồ sơ của chị Hoa bị trả lại vì số dư cuối năm trên sổ quỹ khác số trong biên bản kiểm quỹ một khoản nhỏ: một lần chi thăm hỏi đã đưa tiền nhưng chưa ghi sổ. Biên bản kiểm quỹ làm đúng ngày là cách bắt lỗi kiểu này trước khi cấp trên bắt.
Bảng quyết toán thu chi năm so với dự toán
Bảng dưới rút gọn từ báo cáo của chị Hoa, xếp theo nhóm trong dự toán đầu năm. Mọi số là ví dụ giả định, đơn vị nghìn đồng.
| Nội dung | Dự toán năm | Thực hiện | Chênh lệch | Ghi chú |
|---|---|---|---|---|
| Số dư năm trước chuyển sang | 4.200 | 4.200 | 0 | Khớp báo cáo năm trước đã được duyệt |
| Thu đoàn phí | 11.400 | 10.900 | -500 | Hai đoàn viên chuyển trường giữa năm |
| Kinh phí cấp trên phân phối lại | 18.000 | 18.000 | 0 | Theo thông báo của cấp trên |
| Thu khác (lãi tài khoản) | 0 | 60 | +60 | Không dự toán, ghi nhận theo sao kê |
| Chi thăm hỏi, chăm lo đoàn viên | 9.000 | 10.400 | +1.400 | Bốn trường hợp ốm dài ngày, đúng mức trong quy chế |
| Chi hoạt động phong trào, văn thể | 12.000 | 9.800 | -2.200 | Huỷ một chuyến giao lưu vì trùng lịch thi |
| Chi khen thưởng | 4.000 | 3.800 | -200 | |
| Chi hành chính, phụ cấp cán bộ công đoàn | 5.500 | 5.500 | 0 | |
| Nộp cấp trên phần đoàn phí theo quy định | 3.000 | 2.900 | -100 | Theo số thực thu |
| Số dư cuối năm | 760 | Khớp biên bản kiểm quỹ và sao kê |
Dòng chi thăm hỏi vượt dự toán nhưng từng lần chi đều đúng mức quy chế, có biên bản hoặc danh sách ký nhận, và ban chấp hành đã thống nhất bù từ dòng phong trào chưa dùng hết; chị Hoa ghi rõ biên bản họp ban chấp hành có nội dung đó.
Những khoản chi hay bị cấp trên hỏi lại
Chi thăm hỏi vượt mức quy chế hoặc cho người không phải đoàn viên. Ví dụ thăm người thân của đoàn viên ở mức không có trong quy chế, hoặc thăm giáo viên hợp đồng chưa vào công đoàn. Muốn chi thì quy chế phải quy định trước.
Chi tham quan có người ngoài đi cùng. Người nhà đi cùng chuyến tham quan phải tự trả phần của mình; danh sách đoàn và danh sách được hỗ trợ phải tách rõ.
Chi quà cho toàn bộ cán bộ, giáo viên nhân dịp lễ. Nếu có người không phải đoàn viên, phần của họ không nên lấy từ tiền công đoàn, trừ khi hướng dẫn hiện hành cho phép trong trường hợp cụ thể.
Chi những việc thuộc trách nhiệm của nhà trường. Sửa phòng làm việc, mua thiết bị dạy học, tiếp khách của cơ quan là việc của chuyên môn, không phải của công đoàn, dù hai bên ngồi chung một phòng họp.
Chi tiền mặt không có danh sách ký nhận. Tiền chia đều cho đoàn viên dịp lễ, tết vẫn phải có danh sách ghi số tiền và chữ ký từng người.
Số dư chuyển năm sau và khoản còn phải nộp
Số dư cuối năm của công đoàn cơ sở không phải trả lại như kinh phí ngân sách, mà được chuyển sang năm sau để tiếp tục dùng cho hoạt động công đoàn. Tuy vậy, số dư phải khớp ba nơi: sổ sách, biên bản kiểm quỹ cộng số dư tài khoản, và báo cáo quyết toán gửi cấp trên. Khi cấp trên duyệt quyết toán, số dư được duyệt là số mở sổ của năm mới.
Nếu trong năm còn nộp thiếu phần đoàn phí hoặc kinh phí phải nộp lên cấp trên, báo cáo phải ghi số còn phải nộp, và công đoàn nộp nốt theo thông báo. Ngược lại, nếu cấp trên còn nợ phần phân phối lại, ghi là khoản phải thu. Hai khoản này không được bù trừ tuỳ tiện trên báo cáo.
Đoàn phí còn nợ của đoàn viên cũng ghi rõ trong thuyết minh: ai nợ, nợ mấy tháng, lý do nếu biết, chẳng hạn đang nghỉ chế độ dài ngày. Không lấy tiền quỹ đóng thay để báo cáo cho đẹp, vì sang năm sổ đoàn phí sẽ không còn khớp với thực tế.
Một thói quen nên bỏ là tiêu cho hết tiền trong tháng 12 vì sợ số dư lớn bị hỏi. Số dư hợp lý, có kế hoạch dùng cho năm sau, không phải là lỗi. Ngược lại, một loạt khoản chi dồn vào tuần cuối năm mới là điều người soát để ý.
Uỷ ban kiểm tra công đoàn soát trước khi gửi
Công đoàn cơ sở có uỷ ban kiểm tra hoặc uỷ viên kiểm tra được giao nhiệm vụ kiểm tra tài chính của chính công đoàn mình. Năm đầu chị Hoa gửi thẳng lên cấp trên, rồi bị trả lại. Năm nay chị đưa hồ sơ cho uỷ viên kiểm tra trước hai tuần.
Uỷ viên kiểm tra không cần soát từng phiếu. Cách làm hiệu quả là chọn ngẫu nhiên vài khoản chi trong mỗi nhóm, lần từ sổ ra chứng từ, đối chiếu với quy chế; kiểm lại biên bản kiểm quỹ và sao kê; xem các khoản vượt dự toán có biên bản họp ban chấp hành hay không. Kết quả kiểm tra được ghi thành biên bản ngắn, nêu nhận xét và kiến nghị.
Nếu uỷ viên kiểm tra phát hiện khoản chi không đúng quy chế, ban chấp hành xử lý trước: thu hồi, điều chỉnh, hoặc giải trình. Báo cáo gửi cấp trên kèm biên bản kiểm tra cho thấy công đoàn cơ sở đã tự soát, và thường được duyệt nhanh hơn.
Công khai với đoàn viên
Công khai tài chính là nguyên tắc của tổ chức công đoàn, không phải việc tuỳ thích. Chị Hoa chuẩn bị một trang tóm tắt để trình bày ở hội nghị đoàn viên đầu năm hoặc dán ở bảng tin phòng giáo viên, gồm:
- Số dư đầu năm, tổng thu theo từng nguồn, tổng chi theo từng nhóm, số dư cuối năm.
- Các khoản chi lớn nhất trong năm và lý do, ví dụ chuyến tham quan hè, chi thăm hỏi đoàn viên ốm dài ngày.
- Những thay đổi so với dự toán đầu năm và ai đã quyết định thay đổi.
- Kết luận của uỷ viên kiểm tra và ý kiến duyệt của cấp trên khi đã có.
- Dự kiến dùng số dư cho năm sau.
Không đưa tên người được thăm hỏi vì ốm đau lên bản công khai dán tường; ghi số lượt và tổng tiền là đủ, chi tiết để ở hồ sơ cho ai cần xem trực tiếp. Đoàn viên hỏi thêm khoản nào, ban chấp hành mở sổ và chứng từ cho xem tại chỗ.
Câu hỏi thường gặp
Công đoàn cơ sở nộp báo cáo quyết toán cho ai?
Cho công đoàn cấp trên trực tiếp theo mẫu biểu và thời hạn do cấp trên hướng dẫn. Đồng thời công đoàn cơ sở công khai kết quả với đoàn viên. Mẫu biểu có thể thay đổi giữa các năm nên cần xin bộ mẫu đang áp dụng.
Số dư quỹ công đoàn cuối năm có phải nộp lại không?
Thông thường số dư được chuyển sang năm sau để tiếp tục dùng cho hoạt động công đoàn, sau khi quyết toán được cấp trên duyệt. Phần đoàn phí hoặc kinh phí còn phải nộp lên cấp trên theo quy định thì vẫn phải nộp đủ.
Chi vượt dự toán ở một dòng thì quyết toán thế nào?
Nếu từng khoản chi đúng quy chế và ban chấp hành đã thống nhất bù từ dòng khác, ghi rõ trong báo cáo và đính kèm biên bản họp. Khoản chi vượt mức quy chế thì khác: phải xử lý trước khi quyết toán, có thể phải thu hồi.
Uỷ viên kiểm tra công đoàn kiểm tra tài chính đến mức nào?
Tuỳ hướng dẫn của tổ chức công đoàn, nhưng thực tế thường chọn mẫu một số khoản chi mỗi nhóm, kiểm biên bản kiểm quỹ, sao kê và các khoản vượt dự toán. Kết quả ghi thành biên bản, gửi kèm báo cáo quyết toán.
Có phải công khai tên đoàn viên được thăm hỏi không?
Không nên dán công khai tên người ốm đau hay gặp hoàn cảnh khó khăn. Bản công khai ghi số lượt và tổng tiền; danh sách chi tiết lưu trong hồ sơ, đoàn viên có nhu cầu có thể đề nghị xem trực tiếp.
Kế toán công đoàn kiêm nhiệm có cần học nghiệp vụ không?
Nên dự các lớp hướng dẫn nghiệp vụ tài chính do công đoàn cấp trên tổ chức, vì mẫu biểu và quy định phân phối thay đổi. Một buổi hướng dẫn đầu năm thường đủ để tránh phần lớn lỗi khiến hồ sơ bị trả lại.