Kinh phí hoạt động chi đoàn: đoàn phí, gây quỹ, tài trợ và báo cáo thu chi cuối năm

Kinh phí của một chi đoàn thường ghép từ bốn mảnh: đoàn phí của đoàn viên, phần đơn vị hỗ trợ, tiền tự gây quỹ và tài trợ, phần lớn là hiện vật. Không mảnh nào lớn, nên người lo tiền cho chi đoàn phải làm hai việc cùng lúc: biến kế hoạch hoạt động cả năm thành một bảng có nguồn tiền cho từng dòng, và ghi sổ đủ rõ để cuối năm đứng trước đoàn viên báo cáo không vấp.

Ví dụ xuyên suốt bài là chi đoàn của một bệnh viện đa khoa ở Cần Thơ có 35 đoàn viên, do chị Ngọc, điều dưỡng, làm bí thư và một uỷ viên ban chấp hành giữ sổ (ví dụ giả định). Mức đoàn phí, tỷ lệ nộp lên cấp trên và các quy định chi cụ thể bạn lấy theo Điều lệ Đoàn và hướng dẫn hiện hành của Trung ương Đoàn, đoàn cấp trên trực tiếp; bài chỉ bàn cách tổ chức tiền ở chi đoàn.

Tiền của chi đoàn đến từ đâu

Đoàn phí là nguồn đều đặn nhất nhưng thường nhỏ nhất. Đoàn viên đóng theo mức hướng dẫn, chi đoàn thu theo tháng hoặc theo quý, giữ lại phần được giữ và nộp phần còn lại lên đoàn cấp trên đúng hạn. Sổ đoàn phí cần ghi từng người, từng kỳ, vì đóng đoàn phí cũng là một nội dung trong đánh giá đoàn viên cuối năm, không chỉ là chuyện tiền.

Nguồn thứ hai là hỗ trợ của đơn vị. Ở bệnh viện của chị Ngọc, ban giám đốc hỗ trợ một khoản cho hoạt động thanh niên theo kế hoạch được duyệt, thường đi qua kế toán bệnh viện chứ không chuyển thẳng vào tay chi đoàn. Khi đó chi đoàn làm giấy đề nghị theo từng hoạt động và quyết toán với kế toán đơn vị theo đúng thủ tục của đơn vị. Đây là điểm người mới làm hay nhầm: tiền đơn vị hỗ trợ phải theo quy chế chi tiêu của đơn vị, chứng từ phải đủ như mọi khoản chi khác của bệnh viện.

Nguồn thứ ba và thứ tư là tự gây quỹ và tài trợ từ bên ngoài, gồm cả công đoàn phối hợp tổ chức một số hoạt động chung. Hai nguồn này linh hoạt nhất nhưng cũng dễ thành chỗ mờ nhất nếu không ghi sổ ngay. Bài sẽ bàn riêng ở các phần dưới.

Sổ đoàn phí: ghi theo người, theo kỳ và đối chiếu với cấp trên

Sổ đoàn phí khác sổ quỹ ở chỗ nó trả lời câu hỏi "ai đã đóng kỳ nào", chứ không chỉ "chi đoàn có bao nhiêu tiền". Cách ghi chị Ngọc thấy dễ nhất là một bảng tính có mỗi dòng một đoàn viên, mỗi cột một tháng, ô ghi ngày nộp. Dòng cuối cộng số tiền theo tháng; cột cuối đánh dấu người đã chuyển đi hoặc mới chuyển đến kèm ngày.

Ở bệnh viện, điều dưỡng làm ca kíp nên khó thu đoàn phí trong một buổi sinh hoạt. Chi đoàn của chị Ngọc thống nhất cho đoàn viên chuyển khoản vào tài khoản quỹ với nội dung theo mẫu "tên khoa, họ tên, tháng", rồi người giữ sổ đối chiếu sao kê mỗi cuối tháng. Ai nộp tiền mặt thì ký vào danh sách thu. Một quy ước như vậy làm sổ đoàn phí gần như tự khớp với sổ quỹ.

Mỗi kỳ nộp phần đoàn phí lên cấp trên, giữ lại giấy biên nhận hoặc xác nhận chuyển khoản, ghi rõ nộp cho kỳ nào và cho bao nhiêu đoàn viên. Đến cuối năm, khi đoàn cấp trên tổng hợp, số của chi đoàn và số của cấp trên phải khớp nhau theo từng kỳ. Lệch ở đâu thì tìm ra ngay ở kỳ đó, thay vì phải lật lại cả năm.

Biến kế hoạch năm thành bảng kinh phí có nguồn

Chị Ngọc không lập bảng thu chi trừu tượng, mà đi từ danh sách hoạt động trong kế hoạch năm. Mỗi dòng có thêm cột nguồn tiền, nhờ vậy nhìn vào là biết hoạt động nào chưa có tiền. Số liệu là ví dụ giả định.

Nhìn bảng này, ban chấp hành thấy ngay hai hoạt động tháng Bảy và tháng Chín phụ thuộc vào gây quỹ. Nếu đến tháng Sáu chưa gây quỹ được bao nhiêu, phải quyết sớm: thu nhỏ quy mô, xin thêm hỗ trợ, hoặc lùi hoạt động. Biết trước ba tháng thì có lựa chọn; biết trước ba ngày thì chỉ còn cách xin tiền đoàn viên góp thêm.

Gây quỹ sao cho sạch sẽ

Mỗi đợt gây quỹ có một người chịu trách nhiệm tiền. Hội chợ xuân, bán bánh ở căng tin, thu gom giấy vụn, giải chạy gây quỹ đều cần một người cầm tiền và một người đếm cùng. Hai người cùng ký vào bảng kê cuối buổi: tổng thu, chi phí đã bỏ ra, số còn lại.

Tách tiền vốn và tiền lãi. Bán đồ ăn thì phải bỏ tiền mua nguyên liệu trước. Ghi riêng phần vốn ứng ra, ai ứng, hoàn lại khi nào. Gộp chung thì cuối buổi không biết thực sự gây quỹ được bao nhiêu, và người ứng tiền dễ bị thiệt.

Không ép đoàn viên mua. Giao chỉ tiêu bán vé hay bán hàng cho từng đoàn viên biến gây quỹ thành một khoản đóng góp bắt buộc trá hình. Đoàn viên trẻ, lương thấp sẽ ngại sinh hoạt.

Đúng quy định của nơi tổ chức. Bán hàng trong khuôn viên bệnh viện cần sự đồng ý của ban giám đốc; bán đồ ăn phải lưu ý an toàn thực phẩm. Một buổi gây quỹ gây ngộ độc thì tiền thu được không bù nổi hậu quả.

Vào sổ trong ngày. Tiền gây quỹ nằm trong túi ai đó qua đêm là bắt đầu có chuyện. Cuối buổi nộp vào tài khoản chi đoàn hoặc giao thủ quỹ có ký nhận.

Tài trợ hiện vật cho hoạt động tình nguyện

Phần lớn tài trợ chi đoàn nhận được không phải tiền mà là hiện vật: thùng sữa, vở, thuốc thông thường, áo đồng phục, xe chở đoàn. Hiện vật không đi qua sổ quỹ tiền mặt, nên rất dễ bị bỏ ngoài báo cáo, trong khi giá trị có khi lớn hơn tổng đoàn phí cả năm.

Chị Ngọc lập một sổ hiện vật riêng: ngày nhận, người hoặc nơi tài trợ, tên hàng, số lượng, giá trị ước tính nếu nhà tài trợ có ghi, và nơi đã trao. Khi trao cho người nhận, ví dụ trao quà Trung thu cho khoa nhi hay trao sách cho trường ở xã vùng sâu, có biên bản giao nhận ký với đại diện nơi nhận. Với thuốc và vật tư y tế, việc cấp phát cho người dân phải theo quy định chuyên môn của bệnh viện, chi đoàn không tự phát thuốc.

Với nhà tài trợ là doanh nghiệp, cần nói rõ từ đầu họ được ghi nhận thế nào: cảm ơn trong buổi lễ, gửi thư cảm ơn, ảnh hoạt động. Không cam kết treo băng rôn quảng cáo trong bệnh viện hay chụp ảnh trẻ em cầm sản phẩm, vì những việc đó vượt quyền của chi đoàn và có thể không được đơn vị cho phép. Ảnh hoạt động nên tránh chụp rõ mặt người bệnh, nhất là trẻ em.

Lỗi hay gặp ở sổ sách chi đoàn

Phần lớn rắc rối tiền nong ở chi đoàn không đến từ ý xấu mà từ thói quen tiện tay. Những lỗi dưới đây chị Ngọc từng gặp khi nhận bàn giao từ ban chấp hành khoá trước:

• Tiền chi đoàn để trong tài khoản cá nhân của bí thư, lẫn với lương. Cuối năm không ai tách nổi đâu là tiền chung.
• Thu tiền đi chơi, đi dã ngoại chung một sổ với đoàn phí. Đoàn phí có quy định riêng; tiền góp đi chơi là tiền đoàn viên tự góp cho một việc, nên ghi sổ riêng và quyết toán riêng với người đi.
• Chi tiền mua quà mà không có hoá đơn hay biên nhận, chỉ ghi tay "mua quà 500.000".
• Không ghi lại tiền ai ứng trước. Một đoàn viên ứng tiền mua đồ cho hội thao, ba tháng sau không ai nhớ đã hoàn chưa.
• Sổ đoàn phí không khớp danh sách đoàn viên: người chuyển công tác vẫn bị ghi nợ, người mới đến chưa có tên.
• Không nộp phần đoàn phí lên cấp trên đúng hạn vì "để dồn cuối năm".

Mỗi lỗi trên đều sửa được bằng một quy ước đơn giản ghi trong biên bản họp ban chấp hành đầu nhiệm kỳ. Quy ước có ghi lại thì người kế nhiệm mới làm theo được.

Báo cáo thu chi trước đoàn viên cuối năm

Buổi sinh hoạt tổng kết năm hoặc đại hội chi đoàn là lúc ban chấp hành báo cáo tiền. Một báo cáo đủ dùng gồm các phần sau, trình bày trong năm đến mười phút:

1. Số dư đầu năm, khớp với số dư cuối năm trước đã báo cáo.
2. Tổng thu theo từng nguồn: đoàn phí giữ lại, hỗ trợ của đơn vị, gây quỹ, tài trợ bằng tiền.
3. Tổng chi theo từng hoạt động, đặt cạnh số dự kiến đầu năm.
4. Hiện vật đã nhận và đã trao, theo sổ hiện vật.
5. Số dư cuối năm: bao nhiêu tiền mặt, bao nhiêu trong tài khoản, có sao kê kèm theo.
6. Những khoản còn treo: tiền tạm ứng chưa hoàn, khoản tài trợ đã hứa chưa nhận.
7. Đề xuất cho năm sau: hoạt động nào nên giữ, hoạt động nào tốn nhiều mà ít hiệu quả.

Báo cáo xong, ghi vào biên bản sinh hoạt là đoàn viên đã nghe và có ý kiến gì. Biên bản này cùng sổ sách là bộ hồ sơ bàn giao cho ban chấp hành khoá sau.

Câu hỏi thường gặp

Đoàn viên lâu không đóng đoàn phí thì chi đoàn xử lý thế nào?

Trước hết nhắc riêng và hỏi lý do; có trường hợp chỉ vì đổi ca, đi học xa. Việc không đóng đoàn phí kéo dài được xem xét theo Điều lệ Đoàn và hướng dẫn hiện hành, không phải việc thủ quỹ tự quyết. Thủ quỹ chỉ cần ghi đúng sổ và báo ban chấp hành.

Chi đoàn có được mở tài khoản ngân hàng riêng không?

Tuỳ nơi. Có chi đoàn dùng tài khoản do đoàn cấp trên hoặc đơn vị quản lý, có nơi dùng tài khoản đứng tên một cá nhân được ban chấp hành giao. Nếu phải dùng tài khoản cá nhân, nên mở tài khoản riêng chỉ cho quỹ, có biên bản giao và cho ít nhất hai người xem sao kê.

Tiền gây quỹ còn thừa sau hoạt động có được chuyển sang năm sau không?

Được, nếu ghi rõ trong sổ và báo cáo trước đoàn viên. Nếu đợt gây quỹ đã thông báo là cho một việc cụ thể như Trung thu bệnh nhi, phần thừa nên dùng tiếp cho việc tương tự hoặc hỏi ý kiến đoàn viên, tránh dùng cho liên hoan nội bộ.

Nhà tài trợ đề nghị chuyển tiền vào tài khoản cá nhân bí thư cho nhanh có nên nhận không?

Không nên nếu chi đoàn có tài khoản khác phù hợp. Tiền tài trợ vào tài khoản cá nhân rất khó chứng minh sau này. Nếu buộc phải nhận như vậy, chuyển ngay vào tài khoản quỹ, giữ ảnh chụp giao dịch và ghi vào biên bản họp ban chấp hành.

Hoạt động phối hợp với công đoàn thì sổ sách tách thế nào?

Thống nhất trước từ đầu ai chi khoản nào. Ví dụ công đoàn chi giải thưởng, chi đoàn chi nước uống. Mỗi bên giữ chứng từ phần mình và ghi sổ mình. Tránh để một bên chi hết rồi đòi bên kia chuyển lại, vì hai sổ sẽ lệch.

Đoàn viên đã chuyển đi nơi khác còn nợ đoàn phí thì sao?

Khi đoàn viên chuyển sinh hoạt, thủ tục chuyển thường có xác nhận về việc đóng đoàn phí. Bạn nên nhắc đoàn viên hoàn tất trước khi đi và ghi rõ trong sổ. Phần chưa thu được ghi chú lại để báo cáo, không tự lấy tiền khác bù vào.