Dự toán thu chi của công đoàn cơ sở là bảng dự kiến cả năm: sẽ thu được bao nhiêu từ những nguồn nào, sẽ chi bao nhiêu cho từng nhóm việc, và để lại bao nhiêu dự phòng. Bảng này được ban chấp hành thảo luận, gửi công đoàn cấp trên theo mẫu và hạn của cấp trên, rồi công khai cho đoàn viên biết. Lập đúng từ đầu thì cả năm chi tiêu nhẹ nhàng; lập qua loa thì đến tháng Mười đã hết tiền thăm hỏi mà vẫn còn hai đợt phong trào chưa làm.
Bài này đi theo chị Hạnh, giáo viên kiêm kế toán công đoàn của một trường trung học cơ sở ở Nghệ An có 42 đoàn viên (ví dụ giả định). Mọi con số dưới đây là ví dụ giả định để minh hoạ cách tính; tỷ lệ trích nộp, mức đoàn phí và mức chi cụ thể bạn phải lấy theo hướng dẫn tài chính hiện hành của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam và công đoàn cấp trên trực tiếp của mình.
Công đoàn cơ sở có những nguồn thu nào
Theo Luật Công đoàn 2024, tài chính công đoàn hình thành từ đoàn phí do đoàn viên đóng, kinh phí công đoàn do cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp đóng, phần ngân sách nhà nước hỗ trợ và các nguồn thu hợp pháp khác. Với người làm sổ ở cơ sở, điều cần nắm không phải là toàn bộ cơ chế phân phối giữa các cấp, mà là năm tới đơn vị mình thực sự giữ lại và nhận về được những khoản nào.
Ở một trường học như của chị Hạnh, bảng thu thường có bốn dòng. Thứ nhất là đoàn phí: đoàn viên đóng hằng tháng theo mức hướng dẫn, công đoàn cơ sở giữ lại một phần và nộp phần còn lại lên cấp trên theo tỷ lệ quy định. Thứ hai là phần kinh phí công đoàn được phân phối về cơ sở: đơn vị đóng kinh phí công đoàn, sau đó một phần được để lại hoặc cấp lại cho cơ sở theo quy định hiện hành. Thứ ba là khoản hỗ trợ của thủ trưởng đơn vị cho hoạt động phong trào, nếu có, thường ghi trong quy chế phối hợp giữa chuyên môn và công đoàn. Thứ tư là thu khác: lãi tiền gửi, tài trợ, tiền thu từ hoạt động do công đoàn tổ chức.
Lỗi thường gặp nhất là cộng cả số kinh phí công đoàn đơn vị đã đóng vào dòng thu của cơ sở, như thể toàn bộ số đó ở lại trường. Trước khi điền bảng, chị Hạnh lấy quyết toán năm trước và văn bản giao dự toán của cấp trên ra đối chiếu: năm ngoái thực nhận về bao nhiêu, cấp trên có thay đổi tỷ lệ phân phối không. Số liệu năm trước đáng tin hơn mọi phép nhân trên giấy.
Lịch lập dự toán: làm gì, khi nào, ai ký
Năm tài chính công đoàn tính theo năm dương lịch, nên việc lập dự toán năm sau thường dồn vào quý IV. Thứ tự làm việc chị Hạnh dùng mỗi năm:
- Giữa tháng Mười, xin công đoàn cấp trên mẫu biểu và hạn nộp dự toán năm sau; mẫu và hạn có thể đổi từng năm nên đừng dùng lại tệp cũ mà không hỏi.
- Lấy ba bộ số liệu: quyết toán năm trước, sổ quỹ chín tháng đầu năm nay, danh sách đoàn viên dự kiến năm sau (người sắp nghỉ hưu, người chuyển đến, người nghỉ thai sản).
- Họp ban chấp hành để chốt kế hoạch hoạt động năm sau trước, rồi mới tính tiền. Dự toán là bản dịch của kế hoạch sang con số, không phải ngược lại.
- Điền bảng thu chi, viết thuyết minh ngắn cho từng dòng có thay đổi lớn so với năm trước.
- Ban chấp hành thông qua, chủ tịch công đoàn ký, gửi cấp trên đúng hạn.
- Khi cấp trên duyệt hoặc giao dự toán, sửa lại bảng theo số được giao và công khai cho đoàn viên.
Bước ba hay bị đảo ngược nhất. Nhiều nơi lấy số năm ngoái cộng thêm một ít cho mỗi dòng, rồi đến khi có hoạt động mới như hội thao cụm trường thì không biết lấy tiền ở đâu. Kế hoạch có trước, tiền theo sau.
Bảng dự toán mẫu cho công đoàn 42 đoàn viên
Dưới đây là cách chị Hạnh dựng bảng, với số liệu ví dụ giả định. Cột căn cứ là thứ cấp trên và đoàn viên hỏi nhiều nhất, nên đừng để trống.
| Dòng | Căn cứ tính | Số dự toán (đồng, ví dụ giả định) |
|---|---|---|
| Thu: đoàn phí phần cơ sở được giữ | 42 đoàn viên × mức đóng bình quân × 12 tháng × tỷ lệ được giữ theo hướng dẫn | 18.000.000 |
| Thu: kinh phí công đoàn được phân phối về cơ sở | Theo số thực nhận năm trước và thông báo của cấp trên | 22.000.000 |
| Thu: hỗ trợ của đơn vị cho phong trào | Theo quy chế phối hợp đã ký với hiệu trưởng | 5.000.000 |
| Thu: kết dư năm trước chuyển sang | Theo quyết toán năm trước | 3.500.000 |
| Chi: phụ cấp cán bộ công đoàn | Theo quy định chi phụ cấp hiện hành và số người được hưởng | 6.000.000 |
| Chi: quản lý hành chính | Văn phòng phẩm, phí ngân hàng, in ấn, hội nghị công đoàn | 3.000.000 |
| Chi: thăm hỏi đoàn viên | Số lượt năm trước, có điều chỉnh theo danh sách năm sau | 12.000.000 |
| Chi: hoạt động phong trào | 8/3, 20/10, hội thao, tham quan học tập theo kế hoạch | 20.000.000 |
| Chi: khen thưởng | Theo quy chế khen thưởng của công đoàn | 4.000.000 |
| Dự phòng | Phần còn lại sau các dòng trên | 500.000 |
Tổng thu 48.500.000 đồng và tổng chi kể cả dự phòng cũng 48.500.000 đồng (ví dụ giả định). Nếu tổng chi vượt thu, đừng ghi âm vào dòng dự phòng; quay lại cắt bớt hoặc gộp hoạt động ở dòng phong trào, vì đó là dòng co giãn được nhiều nhất.
Tính từng dòng chi sao cho người duyệt không hỏi lại
Thăm hỏi tính theo lượt, không theo cảm giác. Chị Hạnh đếm lại sổ năm trước: 9 lượt ốm đau, 3 lượt hiếu, 4 lượt hỉ, 2 lượt sinh con (ví dụ giả định). Nhân với mức chi trong quy chế, rồi cộng thêm một vài lượt cho năm tới nếu biết trường có nhiều giáo viên trẻ hoặc nhiều người lớn tuổi. Thuyết minh một dòng như vậy thì ai đọc cũng hiểu.
Phong trào tính theo từng hoạt động. Đừng ghi một con số tròn cho cả dòng phong trào. Liệt kê ra: ngày 8/3 bao nhiêu, ngày 20/10 bao nhiêu, hội thao cụm trường bao nhiêu, chuyến tham quan học tập dự kiến bao nhiêu. Khi phải cắt, ban chấp hành nhìn danh sách và chọn bỏ một hoạt động, thay vì cắt đều mỗi thứ một ít cho đến khi hoạt động nào cũng thiếu tiền.
Phụ cấp và hành chính tính theo quy định. Phụ cấp cán bộ công đoàn cơ sở có quy định riêng về đối tượng và cách tính; chị Hạnh không tự đặt mức mà chép căn cứ từ văn bản hiện hành. Hành chính gồm cả phí ngân hàng hằng tháng, khoản rất hay bị quên khi công đoàn mở tài khoản riêng.
Dự phòng để vừa phải. Một khoản dự phòng nhỏ giúp xử lý lượt thăm hỏi bất ngờ mà không phải họp điều chỉnh. Dự phòng quá lớn thì cấp trên và đoàn viên sẽ hỏi vì sao để tiền nằm yên trong khi phong trào thiếu.
Những khoản hay bị đặt nhầm vào tiền công đoàn
Ở đơn vị nhỏ, ranh giới giữa tiền của công đoàn và tiền của chuyên môn rất dễ nhoè, nhất là khi chủ tịch công đoàn cũng là phó hiệu trưởng. Một số khoản chị Hạnh luôn hỏi kỹ trước khi đưa vào dự toán:
- Liên hoan tổng kết năm học của nhà trường: đây là hoạt động của đơn vị, công đoàn chỉ góp phần nếu quy chế phối hợp và quy định chi của công đoàn cho phép.
- Quà cho khách đến làm việc với nhà trường: là việc của chuyên môn, không phải chi cho đoàn viên.
- Chi cho người không phải đoàn viên, ví dụ nhân viên hợp đồng ngắn hạn chưa vào công đoàn: cần xem quy chế có cho phép không, nếu có thì ghi rõ.
- Mua sắm tài sản cho phòng họp chung của trường: dễ thành tài sản không rõ thuộc ai sau này.
- Khoản ủng hộ do cấp trên phát động: thường thu riêng từ đoàn viên, ghi sổ riêng và nộp theo đợt, không trộn vào dự toán hoạt động.
Không có danh sách nào thay được việc đọc quy định chi tiêu hiện hành của tổ chức công đoàn và quy chế chi tiêu nội bộ của công đoàn cơ sở mình. Chỗ nào chưa chắc, hỏi ban tài chính của công đoàn cấp trên bằng văn bản hoặc tin nhắn có lưu lại.
Thông qua và công khai: đoàn viên cần thấy gì
Một bảng dự toán dù đúng đến đâu mà đoàn viên không được thấy thì vẫn sinh thắc mắc. Nguyên tắc chung của tổ chức công đoàn là tài chính phải được công khai, và ban chấp hành báo cáo thu chi trước đoàn viên theo định kỳ. Cách làm đơn giản ở trường chị Hạnh: sau khi cấp trên duyệt, bảng tóm tắt thu chi theo nhóm được trình bày trong buổi họp đoàn viên đầu năm và dán ở phòng họp hội đồng; bảng chi tiết để ở chỗ kế toán, ai muốn xem thì xem.
Ủy ban kiểm tra công đoàn, ở nơi có, hoặc người được giao nhiệm vụ kiểm tra, nên nhận một bản dự toán ngay từ đầu. Đến kỳ kiểm tra, họ đối chiếu thực chi với dự toán chứ không chỉ đếm chứng từ. Đó cũng là cách bảo vệ chính người giữ sổ: khi mọi khoản chi đều nằm trong một bảng đã thông qua công khai, rất khó có ai nói người làm kế toán tự ý tiêu.
Khi trình bày, nên nói thêm phần đã thay đổi so với năm trước và lý do. Chẳng hạn năm nay dòng thăm hỏi tăng vì có ba đồng nghiệp đang điều trị dài ngày, dòng tham quan giảm vì cụm trường tổ chức chung. Đoàn viên ít khi phản đối con số, họ phản đối khi không hiểu con số đến từ đâu.
Theo dõi theo quý và điều chỉnh giữa năm
Dự toán chỉ có ích nếu được mở ra trong năm. Chị Hạnh thêm vào bảng tính hai cột: thực chi lũy kế đến cuối quý và phần còn lại. Mỗi quý một lần, chị gửi bảng này cho chủ tịch công đoàn trước buổi họp ban chấp hành. Nhìn vào là biết dòng nào sắp hết, dòng nào gần như chưa động tới.
Khi một dòng chắc chắn vượt, ví dụ thăm hỏi đã dùng 80% sau hai quý, có hai đường. Đường thứ nhất là chuyển từ dòng khác trong phạm vi ban chấp hành được quyết, ghi vào biên bản họp. Đường thứ hai, khi việc điều chỉnh làm thay đổi lớn tổng chi hoặc liên quan đến nguồn cấp trên giao, thì báo cấp trên theo hướng dẫn. Điều không nên làm là cứ chi tiếp rồi cuối năm giải trình, vì lúc đó mọi lý do đều nghe như lời bào chữa.
Nếu cần người cùng lập bảng dự toán hoặc soát hồ sơ quyết toán, bạn có thể để lại nhu cầu ở khung cuối trang để Kinh Phí liên hệ lại. Còn việc quyết toán cuối năm, đối chiếu từng dòng và giải trình chênh lệch, được bàn riêng trong danh mục quyết toán kinh phí của trang.
Câu hỏi thường gặp
Công đoàn cơ sở mới thành lập chưa có số năm trước thì lập dự toán dựa vào đâu?
Bạn dựa vào danh sách đoàn viên thực tế, mức đoàn phí theo hướng dẫn, thông báo của cấp trên về phần kinh phí được phân phối về cơ sở và kế hoạch hoạt động của năm đầu. Có thể hỏi một công đoàn cơ sở cùng quy mô trong cụm xem họ chi những nhóm nào, nhưng con số phải tính lại theo đơn vị mình.
Đoàn viên đóng đoàn phí bằng tiền mặt cho thủ quỹ có được không?
Nhiều nơi vẫn thu đoàn phí tiền mặt hoặc trừ qua bảng lương theo thoả thuận của đoàn viên. Cách nào cũng cần danh sách thu có ghi tháng, số tiền và người nộp, và nộp vào tài khoản của công đoàn trong thời gian ngắn. Giữ tiền mặt lâu ngày trong ngăn kéo là nguồn gốc của nhiều chênh lệch sổ sách.
Kế toán công đoàn kiêm nhiệm có cần chứng chỉ kế toán không?
Luật Kế toán 2015 có quy định về người làm kế toán và phụ trách kế toán, còn tổ chức công đoàn có hướng dẫn riêng cho kế toán công đoàn cơ sở. Ở nhiều đơn vị nhỏ, người kiêm nhiệm được công đoàn cấp trên tập huấn. Bạn nên hỏi cấp trên yêu cầu cụ thể áp dụng cho cơ sở mình.
Dự toán được duyệt rồi có sửa được không?
Sửa được, nhưng phải qua đúng người quyết. Điều chỉnh giữa các dòng trong phạm vi thẩm quyền thì ban chấp hành bàn và ghi biên bản; thay đổi làm lệch số cấp trên đã giao thì báo cáo cấp trên theo hướng dẫn. Điều quan trọng là có biên bản trước khi chi, không phải sau.
Có nên đưa khoản ủng hộ thiên tai vào dự toán công đoàn không?
Thường không. Khoản ủng hộ theo đợt phát động là tiền đoàn viên góp thêm, thu theo danh sách riêng và nộp lên nơi tiếp nhận. Ghi chung vào dự toán hoạt động sẽ làm tổng thu chi phình ra và khó đối chiếu. Nếu công đoàn trích quỹ của mình để ủng hộ thì đó là khoản chi, phải có quyết định của ban chấp hành.
Đoàn viên hỏi xem chứng từ chi thì có phải cho xem không?
Tinh thần của tổ chức công đoàn là công khai tài chính với đoàn viên. Cách làm hợp lý là công khai bảng tổng hợp định kỳ, còn chứng từ chi tiết thì xem tại chỗ có mặt kế toán, không cho mang đi. Nếu quy chế công đoàn cơ sở có quy định cách xem, làm theo quy chế.