Chi thăm hỏi là khoản đoàn viên nhìn thấy rõ nhất trong tài chính công đoàn, và cũng là khoản dễ sinh so bì nhất. Cách giữ cho nó công bằng là viết sẵn mức chi theo từng trường hợp vào quy chế chi tiêu của công đoàn cơ sở, quy định ai được quyết khi việc gấp, và giữ một bộ giấy tờ tối thiểu cho mỗi lần chi. Khi có quy chế, thủ quỹ chỉ việc áp; khi không có, mỗi lần chi là một lần thương lượng.
Bài này dựa trên tình huống của anh Tuấn, công nhân tổ cắt kiêm uỷ viên ban chấp hành, được giao giữ quỹ công đoàn ở một công ty may tại Thái Nguyên khoảng 300 đoàn viên (ví dụ giả định). Các mức tiền trong bài là ví dụ giả định; mức thật do công đoàn cơ sở tự quy định trong khung hướng dẫn hiện hành của tổ chức công đoàn và khả năng quỹ của mình.
Vì sao phải ghi mức thăm hỏi thành quy chế
Ở công đoàn của anh Tuấn, trước đây mỗi lần có đoàn viên ốm, chủ tịch công đoàn gọi điện hỏi vài người rồi quyết mức. Người ốm cùng tổ với chủ tịch thì được thăm nhanh và nhiều hơn, người ở ca đêm có khi hai tuần sau mới có người đến. Không ai cố ý thiên vị, nhưng cảm giác thiên vị lan nhanh hơn mọi bảng công khai.
Quy chế chi tiêu nội bộ của công đoàn cơ sở, được ban chấp hành thông qua và công khai, giải quyết chuyện đó. Mỗi trường hợp có một mức, có điều kiện rõ ràng, có người quyết. Đoàn viên biết trước mình được gì, thủ quỹ biết trước mình được chi gì. Quy chế không cần dài; một trang cho phần thăm hỏi là đủ, miễn trả lời được: ai được thăm, trường hợp nào, bao nhiêu, ai quyết, giấy tờ gì.
Quy chế phải nằm trong khung quy định chung của tổ chức công đoàn và theo khả năng quỹ. Công đoàn cơ sở không tự đặt ra khoản chi trái với hướng dẫn tài chính của cấp trên. Khi soạn, anh Tuấn gửi bản nháp cho công đoàn cấp trên xem trước, tránh trường hợp đã công khai rồi mới bị yêu cầu sửa.
Khung mức thăm hỏi mẫu theo từng trường hợp
Bảng dưới là khung anh Tuấn đề xuất cho ban chấp hành, mức tiền là ví dụ giả định. Điều đáng chép là cấu trúc: trường hợp, điều kiện, mức, người quyết.
| Trường hợp | Điều kiện | Mức (ví dụ giả định) | Người quyết |
|---|---|---|---|
| Đoàn viên ốm đau nằm viện | Điều trị nội trú, có giấy ra viện hoặc giấy xác nhận | 500.000 đồng/lần, tối đa 2 lần/năm | Chủ tịch hoặc phó chủ tịch |
| Đoàn viên ốm dài ngày, bệnh hiểm nghèo | Có hồ sơ bệnh án, nghỉ điều trị dài | Theo đề xuất của tổ, ban thường vụ quyết | Ban thường vụ |
| Đoàn viên kết hôn | Có thông báo hoặc giấy đăng ký kết hôn | 500.000 đồng | Chủ tịch |
| Đoàn viên sinh con | Có giấy chứng sinh | 300.000 đồng | Chủ tịch |
| Bố, mẹ, vợ, chồng, con của đoàn viên mất | Có thông báo của gia đình | 1.000.000 đồng kèm vòng hoa | Chủ tịch |
| Đoàn viên mất | Thông báo của gia đình | 2.000.000 đồng kèm vòng hoa | Chủ tịch, báo ban chấp hành |
| Đoàn viên gặp thiên tai, hoả hoạn | Xác nhận của tổ hoặc chính quyền xã, phường | Ban thường vụ quyết theo mức thiệt hại | Ban thường vụ |
Hai dòng có chữ "ban thường vụ quyết" là cố ý để mở, vì những trường hợp đó khác nhau quá nhiều để định một mức. Nhưng mở không có nghĩa là tuỳ tiện: quyết định phải có biên bản hoặc ý kiến bằng văn bản của các thành viên, kèm lý do.
Những ca khó mà quy chế nên trả lời trước
Hai vợ chồng cùng là đoàn viên. Khi bố mẹ của một người mất, công đoàn chi một lần hay hai lần? Quy chế nên ghi rõ, ví dụ chi một lần cho gia đình kèm lời chia buồn của cả hai bên tổ. Không ghi thì đến lúc có việc mới bàn, rất khó nói chuyện tiền giữa lúc tang gia.
Bố mẹ vợ, bố mẹ chồng. Nhiều quy chế chỉ ghi "bố mẹ" mà không rõ có tính bố mẹ bên vợ, bên chồng không. Một chữ thiếu là một lần tranh cãi.
Đoàn viên đang nghỉ thai sản hoặc nghỉ không lương. Họ vẫn là đoàn viên nếu chưa chấm dứt sinh hoạt. Quy chế nên khẳng định vẫn được thăm hỏi như bình thường, để tránh việc người vắng mặt bị quên.
Người lao động chưa vào công đoàn. Có nơi vẫn thăm hỏi bằng tiền của công đoàn để vận động họ vào tổ chức. Nếu muốn làm vậy, cần xem quy định chi của tổ chức công đoàn có cho phép không và ghi rõ trong quy chế; nếu không, việc thăm hỏi có thể dùng nguồn khác của doanh nghiệp.
Ốm nhiều lần trong năm. Đặt giới hạn số lần mỗi năm cho trường hợp ốm đau thông thường, còn bệnh dài ngày chuyển sang dòng xét riêng. Như vậy quỹ không bị dồn hết vào một vài người trong khi người khác không được gì.
Bộ giấy tờ cho mỗi lần chi thăm hỏi
Thăm hỏi thường gấp, người đi thăm cầm tiền đi ngay trong ngày. Vì vậy bộ giấy tờ phải gọn để làm được cả khi vội, và được bổ sung đủ trong vài ngày sau. Thứ tự anh Tuấn dùng:
- Giấy đề nghị chi ghi tên đoàn viên, trường hợp, mức theo quy chế, người đề nghị (thường là tổ trưởng công đoàn), người duyệt ký.
- Giấy tờ chứng minh trường hợp: giấy ra viện, giấy chứng sinh, thông báo của gia đình. Với việc hiếu, không cần đòi giấy tờ ngay; tổ trưởng xác nhận là đủ, có thể bổ sung sau.
- Phiếu chi do thủ quỹ lập, người nhận tiền ký. Người nhận thường là người đi thăm, không phải người được thăm.
- Sau khi thăm, người đi thăm ký xác nhận đã trao, ghi ngày và người nhận phía gia đình. Ở một số nơi chụp một tấm ảnh lúc trao quà làm tư liệu, nhưng đừng chụp người bệnh khi họ không muốn.
- Với vòng hoa hoặc quà hiện vật, giữ hoá đơn hoặc giấy biên nhận của nơi bán.
- Ghi vào sổ thăm hỏi riêng: ngày, tên, trường hợp, số tiền. Sổ này là thứ đoàn viên muốn xem nhất khi có thắc mắc.
Điểm hay bị thiếu là bước bốn. Phiếu chi chỉ chứng minh tiền rời quỹ, chưa chứng minh tiền đến đúng người. Một dòng xác nhận của người đi thăm mất một phút nhưng giúp thủ quỹ khỏi phải trả lời những câu hỏi khó về sau.
Thăm hỏi khác trợ cấp khó khăn ở chỗ nào
Hai khoản này hay bị trộn vào nhau, và chính sự trộn lẫn làm sổ quỹ khó đọc. Thăm hỏi là khoản chi theo sự kiện: có người ốm, có việc hiếu, có đám cưới thì chi theo mức đã định, ai rơi vào trường hợp đó cũng được như nhau. Trợ cấp khó khăn là khoản chi theo hoàn cảnh: đoàn viên nuôi con nhỏ một mình, gia đình có người bệnh lâu năm, nhà bị hư hỏng sau bão. Mức trợ cấp phụ thuộc vào mức độ khó khăn, nên cần xét chứ không áp sẵn.
Ở công đoàn của anh Tuấn, quy chế tách thành hai mục với hai cách làm. Thăm hỏi đi theo giấy đề nghị của tổ và mức cố định. Trợ cấp khó khăn đi theo đơn của đoàn viên hoặc đề xuất của tổ, có xác nhận hoàn cảnh, được ban thường vụ xét theo từng đợt, thường trước Tết và khi có thiên tai. Hai mục cũng tách thành hai dòng trong dự toán và hai trang trong sổ.
Việc tách này còn giúp tránh một cảm giác khó chịu: người nhận trợ cấp khó khăn không muốn bị coi như đang được thăm hỏi vì ốm, và ngược lại. Khi công khai, dòng trợ cấp khó khăn chỉ nên ghi số người và tổng tiền theo đợt, không kèm hoàn cảnh cụ thể của từng người.
Khi việc gấp ngoài giờ và chủ tịch vắng
Tình huống quen thuộc ở công ty may: mười giờ đêm, tổ trưởng báo bố một công nhân ca đêm vừa mất ở quê, sáng mai cả tổ muốn đến viếng trước khi đưa tang. Chủ tịch công đoàn đang đi công tác. Nếu quy chế chỉ ghi "chủ tịch quyết", thủ quỹ hoặc phải chi khi chưa có người duyệt, hoặc phải để tổ đi tay không.
Quy chế nên có một dòng uỷ quyền: khi chủ tịch vắng, phó chủ tịch quyết; khi cả hai vắng, thủ quỹ được tạm chi theo đúng mức đã ghi sẵn và báo lại bằng tin nhắn ngay, giấy duyệt bổ sung trong vài ngày. Điều kiện để thủ quỹ được tạm chi là trường hợp đó phải có mức cố định trong quy chế. Những trường hợp "ban thường vụ quyết" thì không tạm chi được, chỉ tạm ứng một khoản thăm hỏi tối thiểu.
Anh Tuấn giữ một khoản tiền mặt nhỏ đủ cho hai đến ba lượt thăm hỏi, phần còn lại để trong tài khoản công đoàn. Đây là cân bằng giữa việc gấp và an toàn: tiền mặt quá ít thì không xoay được ban đêm, quá nhiều thì rủi ro mất mát và khó đối chiếu. Mức giữ cụ thể nên ghi trong quy chế để không phụ thuộc vào thói quen của từng thủ quỹ.
Công khai khoản thăm hỏi mà vẫn giữ riêng tư
Công khai tài chính công đoàn không có nghĩa là dán tên bệnh của từng người lên bảng tin. Người được thăm vì điều trị một bệnh nhạy cảm có quyền không muốn đồng nghiệp biết. Cách anh Tuấn làm: bảng công khai hằng quý ghi số lượt và tổng tiền theo từng loại trường hợp, ví dụ "ốm đau nằm viện: 14 lượt, tổng 7.000.000 đồng" (ví dụ giả định). Sổ chi tiết có tên ở chỗ thủ quỹ, ủy ban kiểm tra và ban chấp hành được xem.
Khi có đoàn viên thắc mắc vì sao người kia được thăm còn mình thì không, sổ chi tiết và quy chế là câu trả lời. Có thể người đó không báo cho tổ trưởng, hoặc trường hợp không nằm trong quy chế. Nếu đúng là sót, công đoàn bổ sung ngay và rút kinh nghiệm ở khâu báo tin, thay vì tranh luận về con số.
Cuối năm, thống kê lại số lượt và tổng tiền thăm hỏi là căn cứ tốt nhất để lập dự toán dòng này cho năm sau. Nếu năm nay dòng thăm hỏi vượt vì nhiều người ốm dài ngày, đó là lý do chính đáng để đề xuất tăng, hoặc để ban chấp hành bàn lại mức trong quy chế cho phù hợp với khả năng quỹ.
Câu hỏi thường gặp
Thăm hỏi bằng tiền mặt hay bằng quà thì đúng hơn?
Không có cách nào sai, quan trọng là quy chế ghi rõ. Nhiều nơi dùng tiền cho việc hiếu, hỉ, sinh con, và quà kèm phong bì cho ốm đau. Nếu mua quà, giữ hoá đơn hoặc giấy biên nhận của nơi bán và ghi giá trị vào sổ thăm hỏi như một khoản chi.
Đoàn viên nghỉ hưu rồi có được công đoàn thăm hỏi nữa không?
Khi đã nghỉ hưu, người đó thường không còn sinh hoạt ở công đoàn cơ sở. Một số đơn vị vẫn thăm hỏi cán bộ hưu trí bằng nguồn của đơn vị hoặc qua hội hưu trí. Nếu công đoàn muốn chi từ quỹ của mình, cần xem quy định chi có cho phép và ghi rõ vào quy chế.
Tổ công đoàn tự góp thêm khi thăm hỏi thì ghi sổ thế nào?
Phần tổ góp riêng là tiền của các cá nhân, không đi qua sổ quỹ công đoàn. Chỉ cần tổ trưởng ghi danh sách góp và đưa tận tay. Đừng gộp chung vào phong bì của công đoàn rồi ghi một con số, vì sổ công đoàn sẽ không khớp với phiếu chi.
Mức thăm hỏi có nên tăng mỗi năm không?
Chỉ nên xem lại khi quỹ thay đổi hoặc khi mức cũ quá thấp so với mặt bằng chi tiêu. Mỗi lần thay đổi phải qua ban chấp hành, sửa quy chế và công khai lại. Tăng mức mà không kiểm dự toán thì cuối năm dòng thăm hỏi sẽ vượt.
Đoàn viên bị tai nạn lao động thì công đoàn chi gì?
Trách nhiệm chính về tai nạn lao động thuộc về người sử dụng lao động và bảo hiểm theo quy định. Công đoàn thăm hỏi theo quy chế như một trường hợp ốm đau hoặc xét riêng, đồng thời theo dõi việc giải quyết chế độ cho người lao động. Khoản thăm hỏi không thay thế nghĩa vụ của doanh nghiệp.
Có cần chữ ký của người được thăm trên phiếu chi không?
Không bắt buộc người ốm hay gia đình có tang phải ký giấy tờ lúc đó. Người đi thăm là người nhận tiền từ quỹ và ký phiếu chi, sau đó ký xác nhận đã trao. Nếu gia đình sẵn lòng ký một dòng đã nhận thì tốt, nhưng đừng biến việc thăm hỏi thành thủ tục.