Một lần kỷ niệm ra trường thường gom ba khoản tiền khác nhau vào một nhóm nhắn tin: chi phí buổi gặp, quà tặng trường và thầy cô, và đôi khi một quỹ giúp bạn cùng lớp khó khăn. Mỗi khoản có người góp khác nhau, cách tính khác nhau và cách báo cáo khác nhau. Ban liên lạc tách được ba khoản từ đầu thì sau buổi gặp chỉ cần một tờ quyết toán là xong; gộp chung thì nhóm lớp vui ba ngày và cãi nhau ba tuần.
Tình huống trong bài: anh Khoa, lớp trưởng cũ của lớp 12 khoá ra trường cách đây 20 năm ở một trường trung học phổ thông tại Quảng Ngãi, cùng hai bạn trong ban liên lạc lo buổi gặp cho khoảng 45 người (ví dụ giả định). Mọi con số là ví dụ giả định.
Tách ba khoản tiền ngay từ thông báo đầu tiên
Khoản thứ nhất là chi phí buổi gặp: ăn uống, thuê địa điểm, âm thanh, in ảnh kỷ niệm. Đây là chi phí của người đến dự, nên chia theo đầu người dự. Người không về được không phải góp khoản này.
Khoản thứ hai là quà tặng trường và thăm thầy cô. Đây là tấm lòng của cả lớp, kể cả những bạn ở xa không về được, nên góp tự nguyện, không chia đều. Có bạn góp nhiều vì nhớ trường, có bạn góp ít; ban liên lạc chỉ báo tổng cần cho món quà định tặng.
Khoản thứ ba, nếu có, là quỹ giúp một bạn đang gặp hoạn nạn hoặc quỹ nhỏ để lớp duy trì liên lạc những năm sau. Khoản này cần được nói rõ mục đích và người hưởng, có sự đồng ý của chính người được giúp. Anh Khoa mở ba dòng riêng trong bảng tính và yêu cầu khi chuyển khoản ghi nội dung theo ba mẫu: "HOPLOP ten", "TANGTRUONG ten", "QUYLOP ten". Chỉ một quy ước như vậy đã giúp đối chiếu sao kê nhanh hơn rất nhiều.
Dự toán buổi gặp cho khoảng 45 người
Anh Khoa lập dự toán với hai cột số: theo số người dự kiến thấp và cao, vì đến sát ngày vẫn có bạn báo về hoặc huỷ. Số liệu là ví dụ giả định.
| Hạng mục | Căn cứ | 35 người | 45 người |
|---|---|---|---|
| Tiệc tối tại nhà hàng | Báo giá theo mâm, 7 người một mâm | 9.000.000 đ | 11.250.000 đ |
| Âm thanh, ánh sáng, người dẫn | Trọn gói theo báo giá | 2.500.000 đ | 2.500.000 đ |
| Áo đồng phục kỷ niệm | Theo số đăng ký | 3.500.000 đ | 4.500.000 đ |
| In ảnh, khung ảnh tặng mỗi người | Theo số người | 1.400.000 đ | 1.800.000 đ |
| Xe đưa thầy cô cao tuổi đến dự | Thuê theo chuyến | 800.000 đ | 800.000 đ |
| Dự phòng | Khoảng 5% các dòng trên | 860.000 đ | 1.040.000 đ |
| Tổng chi phí buổi gặp | 18.060.000 đ | 21.890.000 đ | |
| Mức góp mỗi người dự | Tổng chia số người, làm tròn lên | 520.000 đ | 490.000 đ |
Bảng này cho thấy một điều dễ bị quên: một số chi phí cố định không giảm khi ít người, nên mức góp mỗi người tăng lên khi số người dự giảm. Ban liên lạc nên chốt mức góp theo kịch bản thấp, để nếu đông hơn thì có dư chứ không thiếu.
Thu tiền: mức góp, hạn chót và những trường hợp riêng
Hạn đăng ký và hạn chuyển tiền là một. Ai đăng ký dự thì chuyển phần chi phí buổi gặp trước một hạn cụ thể, thường hai tuần trước buổi gặp, để ban đủ tiền đặt cọc và chốt số mâm với nhà hàng.
Báo huỷ sau hạn chót. Nói trước từ đầu: báo huỷ sau ngày chốt với nhà hàng thì phần đã góp không hoàn, vì ban đã trả theo số đăng ký. Nói trước thì không ai giận.
Bạn đang khó khăn. Có những bạn muốn về nhưng ngại tiền. Ban liên lạc có thể nhắn riêng, mời về và để quỹ chung lo phần đó, hoặc một vài bạn khá giả nhận đỡ. Việc này giữ kín, không đưa lên nhóm.
Vợ, chồng, con đi cùng. Quyết trước có mời người nhà hay không, và nếu có thì tính phí thế nào. Không quyết trước thì đến hôm đó mâm thiếu chỗ, tiền thiếu suất.
Bạn ở nước ngoài muốn góp. Họ thường góp vào khoản tặng trường và thăm thầy cô. Ghi nhận đúng dòng, đừng để tiền của bạn ở xa bị dùng trả tiền tiệc.
Tặng quà cho trường cũ đúng cách
Tặng trường là phần đẹp nhất của buổi kỷ niệm, và cũng là phần dễ làm phiền nhà trường nhất nếu tặng thứ trường không dùng được. Thứ tự anh Khoa làm:
- Hai tháng trước, liên hệ ban giám hiệu, hỏi trường đang cần gì và quà tặng phải đi theo thủ tục nào. Nhà trường nhận tài trợ theo quy định riêng về tài trợ cho cơ sở giáo dục, nên nhà trường sẽ cho biết cách tiếp nhận.
- Chọn món quà trong khả năng của lớp: tủ sách cho thư viện, ghế đá sân trường, một suất học bổng cho học sinh khó khăn. Tránh những thứ trường phải tốn tiền vận hành mà không có ngân sách.
- Nếu tặng hiện vật, ban liên lạc mua và có hoá đơn mang tên người mua hoặc theo hướng dẫn của trường; nếu tặng tiền học bổng, chuyển vào tài khoản trường chỉ định.
- Lập biên bản trao tặng với nhà trường, ghi rõ món quà, số lượng, giá trị, mục đích sử dụng.
- Gửi ảnh biên bản và ảnh lễ trao vào nhóm lớp, kèm tổng số tiền góp cho khoản tặng trường và số đã dùng.
Học bổng tặng học sinh nên xét theo tiêu chí do trường đề xuất, ưu tiên hoàn cảnh và sự cố gắng, không biến thành phần thưởng xếp hạng. Lớp chỉ trao, không tự chọn em nào.
Thăm thầy cô cũ: góp riêng, trao tận tay
Phần thăm thầy cô thường là lý do nhiều người muốn về nhất, nhưng cũng là phần tế nhị nhất về tiền. Hai mươi năm sau, có thầy cô vẫn đang dạy, có người đã nghỉ hưu, có người đang ốm, có người đã mất. Ban liên lạc của anh Khoa lập một danh sách riêng: thầy cô nào sẽ mời dự buổi gặp, thầy cô nào lớp sẽ đến tận nhà thăm, gia đình thầy cô đã mất nào lớp sẽ đến thăm hỏi.
Khoản này tách khỏi tiền tiệc vì người góp khác nhau: bạn không về dự vẫn muốn gửi lời thăm thầy chủ nhiệm cũ. Mỗi phần quà hay phong bì có một mức như nhau giữa các thầy cô cùng nhóm, để không ai cảm thấy bị phân biệt; thầy chủ nhiệm có thể được thêm một món quà kỷ niệm của cả lớp. Người đi trao là hai hoặc ba bạn, trao tận tay, sau đó báo lại trong nhóm đã trao cho ai, ngày nào.
Thầy cô đang công tác ở trường có thể có những điều phải giữ khi nhận quà từ học sinh cũ, nên quà nhỏ mang tính kỷ niệm thường là lựa chọn dễ chịu cho cả hai bên. Với thầy cô đã nghỉ hưu, sức khoẻ yếu, một khoản hỗ trợ cùng lời hỏi thăm có khi ý nghĩa hơn quà đắt.
Tiền cọc nhà hàng khi chưa chốt số người
Rủi ro tiền lớn nhất của một buổi kỷ niệm là tiền đặt cọc. Nhà hàng thường đòi cọc khi giữ chỗ, và điều khoản hoàn cọc khi giảm mâm hoặc huỷ mỗi nơi một khác. Anh Khoa đọc kỹ ba điều trước khi chuyển cọc: cọc bao nhiêu, đến ngày nào được giảm số mâm mà không mất tiền, và nếu buổi gặp phải hoãn vì bão hay lý do bất khả kháng thì xử lý thế nào.
Ba điều đó được ghi vào phiếu đặt tiệc hoặc tin nhắn xác nhận của nhà hàng, lưu lại ảnh chụp. Tiền cọc nên chuyển khoản từ tài khoản quỹ họp lớp, không chuyển từ tài khoản cá nhân rồi mới thu lại của lớp. Nếu ban liên lạc phải ứng tiền cọc trước khi thu đủ, ghi rõ ai ứng, bao nhiêu, và hoàn ngay khi tiền vào.
Thời điểm quan trọng nhất là ngày chốt số mâm. Trước ngày đó hai hôm, ban liên lạc nhắn danh sách người đã đăng ký và đã chuyển tiền vào nhóm, nhờ ai thay đổi kế hoạch thì báo. Một danh sách công khai giúp mọi người tự kiểm và tránh chuyện sau buổi gặp có người nói mình đã báo huỷ mà ban không nghe.
Trong ngày gặp mặt: ai cầm tiền, ai ký
Buổi gặp diễn ra một tối nhưng là lúc phát sinh nhiều khoản nhất. Ban liên lạc nên phân việc rõ trước khi vào tiệc:
- Một người giữ tiền mặt dự phòng và thanh toán phát sinh, ví dụ gọi thêm món hay trả thêm giờ âm thanh. Mỗi khoản phát sinh xin ý kiến nhanh của trưởng ban, ghi vào một tờ giấy ngay lúc chi.
- Một người nhận tiền của các bạn đến muộn chưa chuyển khoản, ghi tên và số tiền vào danh sách có người nộp ký bên cạnh.
- Cuối buổi, người giữ tiền và một bạn khác cùng kiểm phiếu thanh toán với nhà hàng: số mâm thực tế, đồ uống gọi thêm, phí phục vụ nếu có, so với phiếu đặt tiệc.
- Xin hoá đơn hoặc phiếu thanh toán có tên nhà hàng, chụp ảnh ngay tại bàn.
- Không để tiền mặt thu được trong buổi nằm ở nhiều người. Cuối tối gom về một người, sáng hôm sau nộp vào tài khoản quỹ.
Đồ uống gọi thêm là dòng hay vượt nhất. Một số lớp chốt trước với nhà hàng mức đồ uống trong suất, phần gọi thêm ngoài đó do bàn nào gọi bàn đó tự trả, để quỹ chung không phải gánh.
Quyết toán với cả lớp sau buổi gặp
Trong vòng một tuần sau buổi gặp, ban liên lạc gửi một bảng quyết toán ngắn. Mẫu dưới là của lớp anh Khoa, số liệu ví dụ giả định.
| Khoản | Thu (đồng) | Chi (đồng) | Còn lại (đồng) | Xử lý phần còn lại |
|---|---|---|---|---|
| Chi phí buổi gặp, 41 người dự | 21,32 triệu | 20,15 triệu | 1,17 triệu | Chuyển vào quỹ liên lạc của lớp |
| Tặng trường: tủ sách và sách cho thư viện | 15,6 triệu | 15 triệu | 0,6 triệu | Mua thêm sách tặng cùng tủ, gửi biên nhận |
| Thăm thầy cô cao tuổi | 6 triệu | 6 triệu | không còn | Đã trao đủ |
| Quỹ liên lạc lớp | 2 triệu | chưa chi | 3,17 triệu (gồm phần dư buổi gặp) | Giữ cho lần gặp sau, thăm hỏi khi có việc |
Kèm bảng là ảnh hoá đơn nhà hàng, biên bản trao tặng trường và ảnh sao kê tài khoản. Phần dư của khoản nào được xử lý trong chính khoản đó hoặc theo ý kiến của lớp, không tự chuyển từ khoản tặng trường sang tiền tiệc. Nếu cần người cùng lập bảng dự toán hoặc soát hồ sơ quyết toán, bạn có thể để lại nhu cầu ở khung cuối trang để Kinh Phí liên hệ lại.
Câu hỏi thường gặp
Có nên thu luôn một khoản cố định để tặng trường không?
Không nên. Tặng trường là tấm lòng, nên để tự nguyện và cho cả những bạn không về dự cùng góp. Ban liên lạc chỉ cần nêu món quà định tặng và tổng cần có. Nếu góp không đủ, chọn món quà nhỏ hơn thay vì chia đều cho mọi người.
Thầy cô từ chối nhận phong bì thì xử lý thế nào?
Tôn trọng ý thầy cô. Có thể đổi thành quà hiện vật hợp với sức khoẻ, hoặc với sự đồng ý của thầy cô, dùng khoản đó đóng góp vào học bổng mang tên lớp ở trường. Ghi lại cách xử lý trong bảng quyết toán.
Ai nên đứng tên tài khoản nhận tiền họp lớp?
Một người trong ban liên lạc không phải là người lo việc đặt tiệc, để tách người giữ tiền và người chi. Nên dùng một tài khoản ít giao dịch cá nhân, hoặc mở tài khoản phụ riêng, và gửi ảnh sao kê vào nhóm khi quyết toán.
Có bạn chuyển tiền rồi nhưng không dự được vì việc đột xuất thì sao?
Làm theo quy ước đã thông báo về hạn huỷ. Nếu báo trước ngày chốt với nhà hàng, hoàn lại phần chi phí buổi gặp. Nếu sau ngày chốt, nhiều lớp vẫn gửi bạn ấy áo và ảnh kỷ niệm, phần tiệc thì không hoàn được.
Quỹ liên lạc của lớp nên giữ bao lâu?
Tuỳ lớp quyết, thường giữ cho tới lần gặp sau. Quan trọng là có người giữ rõ ràng, mỗi năm báo số dư một lần trong nhóm, và mọi khoản chi như thăm hỏi bạn ốm đau đều được báo lại. Quỹ để lâu không ai báo cáo là quỹ dễ bị quên.