Thù lao trong một hội thảo được chi cho người làm một vai trò có tên trong chương trình chính thức: báo cáo viên trình bày, người chủ trì hay điều hành phiên, thư ký ghi biên bản và tổng hợp ý kiến, đôi khi cả người viết tham luận được chọn. Mức chi lấy theo định mức hiện hành và quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị; căn cứ để chi là chương trình, quyết định phân công và sản phẩm của từng vai trò. Không có vai trò trong chương trình thì không có thù lao, dù người đó làm việc rất vất vả.
Ví dụ trong bài: chị Lan, kế toán một trường cao đẳng ở Bắc Ninh, nhận hồ sơ thanh toán thù lao của một hội thảo chuyên môn với ba báo cáo viên, hai người chủ trì, một thư ký và tám tham luận (ví dụ giả định). Bài không nêu mức tiền cụ thể; bạn kiểm văn bản đang áp dụng ở đơn vị mình.
Mỗi vai trò cần căn cứ gì để được chi
Bảng dưới là cách chị Lan soát hồ sơ thù lao. Mỗi vai trò có một căn cứ chứng minh đã được giao và một sản phẩm chứng minh đã làm.
| Vai trò | Căn cứ được giao | Sản phẩm, bằng chứng đã làm |
|---|---|---|
| Báo cáo viên | Chương trình hội thảo, thư mời hoặc quyết định | Bài trình bày, báo cáo đã nộp ban tổ chức |
| Người viết tham luận | Thông báo mời viết, danh sách tham luận được chọn | Bài tham luận được chọn, có trong kỷ yếu hoặc tài liệu |
| Người chủ trì, điều hành phiên | Chương trình hội thảo | Biên bản hội thảo ghi tên người chủ trì |
| Thư ký hội thảo | Quyết định thành lập ban tổ chức hoặc phân công | Biên bản, báo cáo tổng hợp ý kiến |
| Người phản biện, nhận xét | Quyết định hoặc giấy mời phản biện | Phiếu nhận xét có chữ ký |
Chương trình hội thảo là chứng từ quan trọng nhất trong cả nhóm này. Nếu chương trình thay đổi sát ngày, ví dụ một báo cáo viên vắng và người khác trình bày thay, hãy lưu bản chương trình cuối cùng có xác nhận của trưởng ban tổ chức. Chi thù lao cho người có tên trong bản cũ nhưng không trình bày là lỗi gặp nhiều hơn người ta tưởng.
Báo cáo viên khác người viết tham luận thế nào
Báo cáo viên trình bày trực tiếp. Báo cáo viên là người được mời trình bày một nội dung chính, thường có thời lượng riêng trong chương trình. Thù lao báo cáo viên tính theo buổi hoặc theo báo cáo, tuỳ định mức hiện hành và quy chế.
Tham luận là bài viết. Người viết tham luận gửi bài, ban tổ chức chọn bài để in hoặc trình bày. Nhiều quy chế chi cho bài tham luận được chọn, có nơi không chi. Nếu tác giả tham luận vừa có bài in vừa trình bày tại hội thảo, cần xem quy chế có cho chi cả hai không; không ghi thì hỏi trước, đừng tự hiểu là được.
Báo cáo đề dẫn là một vai trò riêng. Bài đề dẫn mở đầu hội thảo thường do lãnh đạo đơn vị hoặc chuyên gia đầu ngành trình bày. Một số định mức có mức riêng cho đề dẫn; một số coi như báo cáo viên. Ghi đúng tên vai trò trong chương trình để kế toán áp đúng.
Một người nhiều vai. Người chủ trì phiên đồng thời trình bày một báo cáo trong chính phiên đó: có được chi cả hai? Câu trả lời nằm ở quy chế của đơn vị. Quy chế nên ghi rõ; nếu chưa có, đây là dịp đề xuất bổ sung để lần sau không phải đoán.
Người trong đơn vị và người ngoài đơn vị
Thù lao chi cho cán bộ của chính đơn vị và cho người mời từ nơi khác thường được đối xử khác nhau trong quy chế chi tiêu nội bộ. Lý do là cán bộ trong đơn vị làm một số việc như thư ký hội thảo trong giờ hành chính có thể được coi là một phần nhiệm vụ đã hưởng lương. Một số đơn vị vẫn chi thù lao cho vai trò này, một số không, và cả hai đều có thể đúng nếu nằm trong khung chế độ và được ghi trong quy chế.
Với người ngoài đơn vị, thù lao là khoản chi cho cá nhân không có quan hệ lao động với đơn vị. Chứng từ thường gồm: giấy mời hoặc hợp đồng, danh sách ký nhận hoặc chứng từ chuyển khoản, và bản sao giấy tờ tuỳ thân hoặc thông tin mã số thuế cá nhân nếu kế toán cần để khấu trừ thuế. Chị Lan luôn gửi kèm giấy mời một tờ thông tin đề nghị báo cáo viên điền trước, để không phải hỏi lại sau hội thảo.
Thuế thu nhập cá nhân với thù lao trả cho người ngoài đơn vị được khấu trừ theo Luật Thuế thu nhập cá nhân và văn bản hướng dẫn hiện hành. Khi nào phải khấu trừ, khấu trừ bao nhiêu và khi nào cá nhân có thể làm cam kết để chưa bị khấu trừ là chuyện của kế toán; người tổ chức chỉ cần biết để báo trước với khách mời rằng con số trong giấy mời là trước thuế.
Trả thù lao bằng chuyển khoản vào tài khoản của chính người nhận là cách gọn và minh bạch nhất. Trả tiền mặt cho người này ký, người khác nhận hộ là chỗ hồ sơ dễ bị nghi ngờ nhất.
Dòng thù lao trong dự toán: ghi tách từng vai trò
Thay vì một dòng gộp, chị Lan đề nghị ban tổ chức ghi dự toán thù lao theo mẫu dưới đây. Số lượng là ví dụ giả định cho hội thảo một ngày hai phiên; cột căn cứ để dạng văn bản vì mức tiền mỗi nơi mỗi khác.
| Vai trò | Số người hoặc số bài (ví dụ giả định) | Đơn vị tính | Căn cứ mức chi |
|---|---|---|---|
| Báo cáo đề dẫn | 1 | báo cáo | Định mức hiện hành, quy chế chi tiêu nội bộ |
| Báo cáo viên | 3 | báo cáo | Định mức hiện hành, quy chế chi tiêu nội bộ |
| Tham luận được chọn | 8 | bài | Quy chế chi tiêu nội bộ |
| Chủ trì phiên | 2 | phiên | Định mức hiện hành |
| Thư ký hội thảo | 1 | ngày | Quy chế chi tiêu nội bộ |
Ghi tách như vậy có hai cái lợi. Người duyệt nhìn là biết mỗi vai trò có bao nhiêu người, có hợp với quy mô hội thảo không. Và khi quyết toán, mỗi dòng đối chiếu thẳng với một nhóm chứng từ: báo cáo viên với bài trình bày, tham luận với danh sách bài được chọn, chủ trì với biên bản.
Nếu trong năm đơn vị tổ chức nhiều hội thảo, giữ bảng này làm mẫu chung; chỉ cần sửa số lượng cho từng lần.
Quy trình chi thù lao từ trước đến sau hội thảo
Chị Lan đề nghị ban tổ chức làm theo trình tự dưới đây để hồ sơ thù lao không bị trả lại.
- Khi lập dự toán: ghi số người theo từng vai trò, căn cứ định mức, không gộp thành một dòng "thù lao hội thảo".
- Khi mời: gửi giấy mời ghi rõ vai trò, thời gian, nội dung cần chuẩn bị; nếu có thù lao, ghi là theo quy định hiện hành của đơn vị.
- Trước hội thảo: thu bài trình bày, tham luận; thu thông tin cá nhân cần cho chứng từ và thuế.
- Trong hội thảo: thư ký ghi biên bản có tên người chủ trì, người trình bày từng phần, người phát biểu chính.
- Sau hội thảo: chốt chương trình cuối cùng, lập bảng thanh toán thù lao theo từng người, từng vai trò, căn cứ định mức.
- Chi qua chuyển khoản, lưu chứng từ ngân hàng; kế toán khấu trừ thuế theo quy định nếu có.
- Đóng hồ sơ: chương trình, quyết định, bài trình bày hoặc danh sách bài, biên bản, bảng thanh toán, chứng từ chuyển tiền.
Bảy bước này thoạt nghe nhiều, nhưng phần lớn là giấy tờ ban tổ chức vốn đã phải có. Điều khác biệt là chúng được làm đúng lúc, thay vì dồn lại tìm kiếm vào tuần cuối năm khi kế toán hối thúc.
Lỗi làm khoản thù lao bị xuất toán
Các lỗi dưới đây thường gặp khi đoàn kiểm tra soát hồ sơ hội thảo.
- Chi thù lao cho người không có tên trong chương trình, hoặc có tên nhưng thực tế không trình bày.
- Chi cùng một người hai lần cho cùng một vai trò, ví dụ vừa thù lao báo cáo viên vừa thù lao tham luận cho cùng một nội dung, trong khi quy chế không cho phép.
- Không có bài trình bày hoặc bài tham luận lưu trong hồ sơ, chỉ có danh sách ký nhận tiền.
- Mức chi vượt định mức hiện hành hoặc vượt quy chế chi tiêu nội bộ mà không có căn cứ đặc biệt được duyệt.
- Người ký nhận không phải người được chi, ký thay mà không có giấy uỷ quyền.
- Chi thù lao thư ký cho nhiều người trong khi quyết định chỉ phân công một người.
Xuất toán thù lao thường dẫn tới việc thu hồi từ chính người đã nhận, và đó là chuyện khó xử nhất với khách mời. Một hồ sơ chặt từ đầu bảo vệ cả đơn vị lẫn người được mời.
Khi khách mời từ chối nhận thù lao
Không hiếm trường hợp chuyên gia được mời nói không cần thù lao, vì quan hệ đồng nghiệp hay vì muốn ủng hộ hoạt động chuyên môn. Khi đó đừng lập bảng thanh toán rồi để khoản tiền nằm lại ở ban tổ chức. Ghi chú trong hồ sơ rằng báo cáo viên từ chối nhận thù lao, có xác nhận của người đó bằng tin nhắn hoặc thư điện tử lưu lại, và khoản dự toán không chi được báo lại khi quyết toán.
Ngược lại, có khách mời đề nghị nhận thù lao dưới hình thức quà tặng hoặc một bữa ăn. Kinh phí hội thảo không có dòng nào cho việc đổi thù lao thành quà; nếu đơn vị muốn bày tỏ cảm ơn bằng quà lưu niệm thì phải nằm trong chế độ và dự toán riêng.
Một tình huống khác là cơ quan của báo cáo viên không cho cán bộ nhận thù lao từ đơn vị khác theo quy định nội bộ của họ. Hỏi trước khi gửi giấy mời giúp tránh việc phải huỷ một khoản đã lập trong bảng thanh toán.
Trong mọi trường hợp, nguyên tắc là khoản dự toán không chi thì không được tự chuyển sang khoản khác. Số dư được xử lý khi quyết toán theo quy định của nguồn kinh phí.
Câu hỏi thường gặp
Thư ký hội thảo là cán bộ trong đơn vị có được nhận thù lao không?
Tuỳ quy chế chi tiêu nội bộ. Nhiều đơn vị chi thù lao thư ký khi có quyết định phân công và sản phẩm là biên bản, báo cáo tổng hợp; một số coi đó là nhiệm vụ thường xuyên. Kiểm quy chế đang áp dụng ở đơn vị bạn.
Báo cáo viên trình bày trực tuyến có được chi như trình bày trực tiếp không?
Thường có, vì vai trò và sản phẩm như nhau, nhưng hãy kiểm quy chế của đơn vị. Chứng từ vẫn gồm chương trình, bài trình bày, biên bản và thêm bản ghi hoặc báo cáo tham dự từ nền tảng họp nếu có.
Có được chi thù lao cho người phát biểu ý kiến tự do trong phần thảo luận không?
Thông thường không, vì phát biểu tự do không phải vai trò được giao trong chương trình. Nếu ban tổ chức mời trước một số người phát biểu chuẩn bị sẵn và có tên trong chương trình, quy chế có thể cho chi; kiểm trước khi hứa.
Thù lao chủ trì tính theo buổi hay theo hội thảo?
Phụ thuộc định mức hiện hành và quy chế của đơn vị. Nhiều nơi tính theo buổi hoặc theo phiên. Ghi thời lượng và số phiên của mỗi người chủ trì trong chương trình để kế toán áp đúng cách tính.
Khách mời muốn nhận thù lao qua tài khoản của người thân được không?
Không nên. Thù lao chi cho ai thì chuyển vào tài khoản của chính người đó, vì chứng từ và nghĩa vụ thuế gắn với người nhận. Chuyển cho người khác cần uỷ quyền hợp lệ và vẫn có thể bị đoàn kiểm tra hỏi.