Dùng kinh phí đơn vị để thuê hội trường, phòng nghỉ và suất ăn cho hội nghị thì phải trả lời được ba câu: vì sao không dùng được hội trường sẵn có của cơ quan nhà nước, vì sao chọn nhà cung cấp này, và mức chi có nằm trong định mức hiện hành không. Ba câu đó tương ứng với ba thứ giấy: tờ trình nêu lý do thuê ngoài, hồ sơ so sánh báo giá hoặc lựa chọn nhà cung cấp theo quy chế, và bảng dự toán đối chiếu định mức. Có đủ ba thứ, hoá đơn khách sạn chỉ còn là thủ tục.
Ví dụ trong bài: chị Mai, chuyên viên phòng hành chính một sở ở Khánh Hoà, tổ chức hội nghị hai ngày cho khoảng 150 đại biểu từ các xã, phường trong tỉnh, trong đó khoảng 40 người ở xa cần chỗ nghỉ một đêm (ví dụ giả định). Không có giá dịch vụ thật trong bài; định mức kiểm văn bản đang áp dụng.
Trước khi thuê: đã hết hội trường sẵn có chưa
Nguyên lý thực hành tiết kiệm là dùng tài sản, cơ sở vật chất sẵn có trước khi thuê ngoài. Luật Thực hành tiết kiệm, chống lãng phí 2013 đặt yêu cầu đó cho mọi đơn vị dùng kinh phí nhà nước, và các quy định về hội nghị hướng dẫn ưu tiên hội trường của cơ quan, đơn vị. Vì vậy câu đầu tiên người duyệt hỏi khi thấy dòng "thuê hội trường khách sạn" là: các hội trường của sở, của UBND tỉnh, của các đơn vị trực thuộc có trống ngày đó không.
Lý do thuê ngoài chính đáng thường gặp là: hội trường của cơ quan không đủ chỗ cho số đại biểu; không có hệ thống âm thanh, trình chiếu đáp ứng; hoặc hội nghị cần chỗ nghỉ cho đại biểu ở xa và địa điểm gần nơi nghỉ giúp bớt chi phí đi lại. Ghi lý do đó vào tờ trình bằng hai, ba câu cụ thể, kèm xác nhận các hội trường sẵn có đã kín lịch nếu đúng như vậy.
Trong ví dụ, hội trường của sở chỉ đủ 100 chỗ, hội trường lớn của tỉnh đã có lịch họp khác cùng ngày. Chị Mai ghi rõ hai điều này trong tờ trình, kèm bản chụp lịch sử dụng hội trường của tỉnh. Người duyệt không phải hỏi thêm câu nào.
Nếu chỉ thiếu chỗ cho một phiên toàn thể còn các phiên thảo luận nhóm nhỏ, phương án lai là thuê hội trường lớn cho một buổi và dùng phòng họp của cơ quan cho phần còn lại. Phương án này thường tiết kiệm đáng kể mà ít người nghĩ tới.
So sánh ba lựa chọn địa điểm
Bảng dưới là cách chị Mai trình bày các phương án trong tờ trình. Các nhận xét là ví dụ giả định cho tình huống của chị.
| Tiêu chí | Hội trường cơ quan | Khách sạn có phòng hội nghị | Trung tâm hội nghị hoặc nhà hàng |
|---|---|---|---|
| Chi phí thuê phòng | Không hoặc rất thấp | Có, thường tính theo buổi | Có, có thể kèm điều kiện đặt ăn |
| Sức chứa 150 người | Không đủ | Đủ | Đủ |
| Chỗ nghỉ cho 40 người ở xa | Phải thuê nơi khác, thêm đi lại | Cùng địa điểm | Phải thuê nơi khác |
| Âm thanh, trình chiếu | Có nhưng cũ | Có sẵn | Có sẵn hoặc thuê thêm |
| Hoá đơn | Không phát sinh hoặc nội bộ | Một nhà cung cấp, tách dòng được | Nhiều khi phải hai nhà cung cấp |
| Rủi ro dễ bị hỏi | Thấp | Tiêu chuẩn phòng, suất ăn vượt định mức | Điều kiện đặt ăn tối thiểu |
Không có phương án nào luôn đúng. Điểm quan trọng là đặt các phương án cạnh nhau với tiêu chí rõ, để quyết định chọn khách sạn trong ví dụ có lý do: đủ chỗ, có nơi nghỉ cùng địa điểm nên không phải lo xe đưa đón, và hoá đơn gọn.
Lấy báo giá và chọn nhà cung cấp đúng quy trình
Quy trình dưới đây là nguyên lý chung; hình thức lựa chọn nhà cung cấp cụ thể phụ thuộc giá trị gói dịch vụ, Luật Đấu thầu 2023 và quy chế mua sắm của đơn vị bạn.
- Viết một bản yêu cầu dịch vụ ngắn: ngày, số người, kiểu bố trí phòng, thiết bị cần, số suất ăn từng bữa, số phòng nghỉ và tiêu chuẩn phòng theo định mức.
- Gửi cùng một bản yêu cầu cho nhiều nhà cung cấp để báo giá so được với nhau. Số báo giá cần có theo quy chế của đơn vị.
- Lập bảng so sánh theo cùng phạm vi: giá phòng hội nghị, giá suất ăn, giá phòng nghỉ, các khoản phụ thu, điều kiện huỷ, điều kiện thanh toán.
- Đề xuất nhà cung cấp và lý do chọn, trình người có thẩm quyền duyệt. Giá thấp nhất không bắt buộc là lựa chọn duy nhất, nhưng chọn giá cao hơn phải có lý do rõ.
- Xác định hình thức lựa chọn phù hợp với giá trị gói theo quy định hiện hành; nếu gói đủ lớn để phải áp dụng quy trình chặt hơn, làm đúng quy trình đó.
- Ký hợp đồng bóc tách từng hạng mục, có điều khoản số lượng thực tế, thời điểm chốt số suất ăn và điều kiện huỷ.
Cảnh báo: chia một hội nghị thành nhiều hợp đồng nhỏ để mỗi hợp đồng nằm dưới ngưỡng phải áp dụng quy trình lựa chọn chặt hơn là hành vi bị Luật Đấu thầu 2023 nghiêm cấm. Khi bị phát hiện, hậu quả không dừng ở việc xuất toán khoản chi mà có thể kéo theo xử lý kỷ luật người ký. Tách hợp đồng chỉ hợp lệ khi các phần thật sự khác nhau về bản chất và có lý do, không phải để né quy trình.
Suất ăn và phòng nghỉ: chỗ hay vượt định mức
Ai được ăn bằng kinh phí hội nghị. Định mức hội nghị hiện hành quy định đối tượng được hỗ trợ tiền ăn, thường gắn với việc đại biểu có hưởng lương từ ngân sách hay không và đơn vị cử đi có chi công tác phí hay không. Đọc kỹ điều này trước khi đặt số suất; đặt suất ăn cho cả 150 người trong khi chỉ một phần thuộc diện được chi là lỗi phổ biến.
Chốt số suất theo danh sách thực tế. Hợp đồng nên có thời điểm chốt số suất, ví dụ trước bữa ăn một ngày hoặc vài giờ, theo danh sách đại biểu đã đến. Thanh toán theo số suất đã chốt và có chữ ký xác nhận của người phụ trách, không theo số suất dự kiến ban đầu.
Tiêu chuẩn phòng nghỉ theo chức danh. Chế độ công tác phí hiện hành thường phân tiêu chuẩn phòng theo chức danh và có mức tối đa. Khách sạn chỉ có loại phòng cao hơn thì phần chênh không được chi từ kinh phí, hoặc phải chọn nơi khác.
Đồ uống và phụ thu ngoài thực đơn. Nước ngọt, bia gọi thêm trong bữa trưa, phụ thu phục vụ ngoài giờ là các dòng thường xuất hiện trên hoá đơn mà không có trong dự toán. Thoả thuận từ đầu là chỉ phục vụ theo thực đơn đã chốt; phần gọi thêm do người gọi tự trả.
Hoá đơn và chứng từ: một nhà cung cấp, nhiều dòng
Khi một khách sạn cung cấp cả hội trường, suất ăn và phòng nghỉ, hãy đề nghị xuất hoá đơn tách dòng theo từng nhóm: thuê phòng hội nghị, suất ăn theo từng bữa, phòng nghỉ theo số đêm. Một dòng duy nhất "dịch vụ hội nghị trọn gói" làm kế toán không đối chiếu được với định mức của từng khoản, và hầu như chắc chắn bị yêu cầu bảng kê chi tiết đính kèm.
Hoá đơn ghi đúng tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ theo đăng ký. Hoá đơn điện tử ghi sai một trong ba thông tin này phải được nhà cung cấp xử lý theo quy định về hoá đơn, không tự sửa tay. Kiểm ngay khi nhận bản xem trước, trước khi khách sạn phát hành chính thức.
Kèm theo hoá đơn là: hợp đồng, biên bản nghiệm thu hoặc thanh lý ghi số lượng thực tế, danh sách đại biểu có chữ ký từng buổi, danh sách đại biểu nghỉ lại có chữ ký, và bảng chốt số suất ăn. Bốn thứ này đối chiếu với nhau phải khớp; lệch chỗ nào thì giải trình ngay trên biên bản.
Thanh toán bằng chuyển khoản từ tài khoản của đơn vị vào tài khoản của nhà cung cấp. Tạm ứng tiền mặt để trả khách sạn tại chỗ chỉ nên dùng khi nhà cung cấp không nhận chuyển khoản sau, và vẫn phải lấy hoá đơn mang tên đơn vị.
Xung đột lợi ích và những tình huống nhạy cảm
Đây là các tình huống không bao giờ được xử lý bằng cách im lặng.
- Người đề xuất chọn nhà cung cấp có người thân làm chủ hoặc quản lý ở đó. Cần khai báo và để người khác đề xuất, đánh giá.
- Nhà cung cấp đề nghị "hỗ trợ" cho người tổ chức một khoản riêng, một đêm nghỉ miễn phí, hay một bữa tiệc cho ban tổ chức. Đây là dạng lại quả; nhận là sai từ đầu, và khoản đó cuối cùng nằm trong giá dịch vụ đơn vị phải trả.
- Nhà cung cấp đề nghị xuất hoá đơn cao hơn giá thật hoặc thêm số suất ăn không có thật. Đây là kê khống, có thể dẫn tới trách nhiệm hình sự cho người ký, không chỉ là xuất toán.
- Hội nghị được tổ chức ở khu nghỉ dưỡng xa trung tâm mà không có lý do công việc, kèm chương trình tham quan. Các quy định về tiết kiệm hướng tới hạn chế đúng dạng này.
- Đặt cọc lớn cho nhà cung cấp trước khi có quyết định duyệt dự toán. Nếu sự kiện không được duyệt, khoản cọc đó không có nguồn nào để hạch toán và người đặt cọc phải tự giải trình.
Nếu cần người cùng lập bảng dự toán hoặc soát hồ sơ thanh toán hội nghị, bạn có thể để lại nhu cầu ở khung cuối trang để Kinh Phí liên hệ lại.
Câu hỏi thường gặp
Có bắt buộc phải lấy ba báo giá khi thuê khách sạn tổ chức hội nghị không?
Số báo giá phụ thuộc quy chế mua sắm của đơn vị và hình thức lựa chọn nhà cung cấp theo giá trị gói. Nhiều đơn vị quy định tối thiểu nhiều báo giá cho dịch vụ trên một mức nhất định. Kiểm quy chế đang áp dụng; dù không bắt buộc, có báo giá so sánh luôn giúp hồ sơ vững hơn.
Đại biểu không thuộc diện được hỗ trợ tiền ăn thì có được ăn chung bữa trưa không?
Có thể ăn chung, nhưng phần suất ăn của họ không được chi từ kinh phí hội nghị theo định mức. Thường đơn vị cử họ đi chi công tác phí, hoặc họ tự trả. Ghi rõ trong giấy mời để tránh hiểu lầm tại chỗ.
Khách sạn chỉ xuất một hoá đơn cho cả gói thì có dùng được không?
Vẫn có thể dùng nếu kèm bảng kê chi tiết có xác nhận của khách sạn, nhưng tốt nhất là đề nghị tách dòng ngay trên hoá đơn. Ghi yêu cầu này vào hợp đồng để khách sạn chuẩn bị từ đầu.
Hội nghị có nhà tài trợ trả tiền ăn thì đơn vị có phải quyết toán phần đó không?
Nếu nhà tài trợ trả trực tiếp cho khách sạn và không qua tài khoản của đơn vị, phần đó không nằm trong quyết toán kinh phí đơn vị, nhưng nên có văn bản thể hiện tài trợ và báo cáo theo quy định về nhận tài trợ. Không được vừa nhận tài trợ vừa chi ngân sách cho cùng bữa ăn.
Số đại biểu thực tế ít hơn dự kiến thì xử lý tiền đã đặt thế nào?
Thanh toán theo số lượng thực tế đã chốt nếu hợp đồng cho phép. Nếu hợp đồng có điều kiện tối thiểu, phần chênh phải giải trình. Vì vậy, khi ký hợp đồng nên thương lượng mức tối thiểu thấp và thời điểm chốt số lượng sát ngày.