Dự toán một buổi toạ đàm có khách mời nước ngoài khác toạ đàm trong nước ở bốn chỗ: phải thoả thuận trước bên nào chịu khoản nào, có thêm phiên dịch và dịch tài liệu, có khoản tính bằng ngoại tệ, và có thủ tục cho phép tổ chức theo quy định về hội nghị, hội thảo quốc tế. Phần ăn uống, hội trường gần như giữ nguyên; phần chênh lệch nằm hết ở bốn chỗ đó.
Ví dụ trong bài: chị Vy, thư ký khoa học của một viện nghiên cứu ở Hà Nội, tổ chức toạ đàm nửa ngày với hai chuyên gia từ một trường đại học đối tác ở châu Âu, khoảng 40 người dự (ví dụ giả định). Mọi mức tiền tiếp khách, phiên dịch theo định mức hiện hành; kiểm văn bản đang áp dụng ở cơ quan bạn.
Việc đầu tiên không phải là bảng tiền mà là thoả thuận phân vai
Toạ đàm có khách nước ngoài gần như luôn có một bên đối tác. Câu hỏi quyết định dự toán là: vé máy bay của chuyên gia do ai trả, khách sạn do ai trả, thù lao có hay không. Có trường hợp trường đối tác chịu toàn bộ đi lại vì chuyên gia sang Việt Nam theo một chương trình của họ; có trường hợp viện phải chịu hết. Hai tình huống cho ra hai bảng dự toán khác hẳn nhau.
Phân vai này cần được ghi bằng văn bản, dù chỉ là thư trao đổi có xác nhận hai bên. Nội dung gồm: ai chịu đi lại quốc tế, ai chịu lưu trú, ai lo đón tiễn sân bay, có thù lao báo cáo hay không và trả theo hình thức nào. Thiếu văn bản này, kế toán không có căn cứ để chi khoản nào liên quan đến khách, và khi có kiểm tra thì không chứng minh được vì sao viện chi vé máy bay cho người nước ngoài.
Song song là thủ tục cho phép tổ chức. Hội nghị, hội thảo, toạ đàm có yếu tố nước ngoài thường phải được cấp có thẩm quyền cho phép theo quy định hiện hành về quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế. Thời gian xin phép cần tính vào lịch, và nguyên tắc là chưa có văn bản cho phép thì chưa chi khoản không hoàn lại được, như vé máy bay giá rẻ không đổi trả.
Chị Vy trong ví dụ thoả thuận: trường đối tác chịu vé máy bay khứ hồi, viện chịu ba đêm khách sạn, đón tiễn, phiên dịch và tổ chức buổi toạ đàm; không có thù lao báo cáo vì đây là hoạt động hợp tác học thuật hai bên cùng có lợi.
Khoản nào thường do ai chịu
Bảng dưới là các cách phân vai phổ biến. Không có cách nào là đúng tuyệt đối; điều quan trọng là có văn bản thống nhất trước.
| Khoản | Phương án thường gặp | Ghi chú khi viện chịu |
|---|---|---|
| Vé máy bay quốc tế | Đối tác chịu, hoặc viện chịu, hoặc chia đôi | Hạng ghế theo chế độ và thoả thuận; giữ vé, thẻ lên máy bay |
| Lưu trú tại Việt Nam | Thường bên mời chịu | Theo định mức tiếp khách nước ngoài hiện hành |
| Đón tiễn sân bay, đi lại nội thành | Bên mời chịu | Hợp đồng thuê xe hoặc dùng xe cơ quan |
| Phiên dịch tại toạ đàm | Bên tổ chức tại chỗ chịu | Hợp đồng với phiên dịch, theo định mức hoặc báo giá |
| Dịch tài liệu, bài trình bày | Bên tổ chức chịu | Tính theo số trang, có bản dịch nộp kèm |
| Thù lao báo cáo | Có hoặc không, tuỳ thoả thuận | Lưu ý nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân |
| Tiệc chiêu đãi, quà lưu niệm | Bên mời, trong chế độ tiếp khách | Chỉ khi chế độ cho phép, có duyệt trước |
Khoản nào ghi "theo định mức tiếp khách nước ngoài hiện hành" thì bạn phải tra văn bản đang áp dụng ở cơ quan; chế độ tiếp khách nước ngoài khác chế độ hội nghị trong nước và thường phân theo cấp khách. Đừng lấy định mức hội nghị trong nước để tính phòng ở và tiệc cho khách quốc tế.
Đón tiếp và lưu trú: tính theo đêm, theo người, theo cấp khách
Phần đón tiếp thường bị lập dự toán theo cảm tính: "khách sạn tốt một chút, xe đón cho lịch sự". Cách tính chắc hơn là đi từ lịch bay. Khách đến tối hôm trước, toạ đàm buổi sáng, chiều làm việc riêng với nhóm nghiên cứu, sáng hôm sau bay về thì là hai đêm; nếu đối tác đề nghị thêm một ngày để khảo sát thực địa cùng viện thì là ba đêm, và ngày đó phải có trong chương trình làm việc.
Tiêu chuẩn phòng và mức chi tiếp khách lấy theo chế độ tiếp khách nước ngoài hiện hành, thường phân theo cấp khách. Chuyên gia học thuật thường xếp vào nhóm khách làm việc thông thường; kiểm văn bản đang áp dụng ở cơ quan bạn thay vì đặt theo giá phòng của lần đón khách trước.
Đón tiễn sân bay dùng xe cơ quan nếu có, ghi nhật trình; nếu thuê xe thì có hợp đồng hoặc hoá đơn ghi rõ chặng. Lịch bay đêm hoặc sáng sớm là chuyện thường, nên dự trù người đón trực và cách liên lạc khi chuyến bay trễ.
Bữa cơm đón tiếp, nếu có, nằm trong chế độ tiếp khách và có duyệt trước; số người dự phía viện nên vừa phải, ghi danh sách. Đây là khoản người kiểm tra hay so: hai khách mà bữa tiếp có mười lăm người dự là con số phải giải thích được.
Phiên dịch: tính đúng số người và số giờ
Toạ đàm nhỏ thường dùng dịch nối tiếp. Với 40 người và hai khách, dịch nối tiếp (người nói xong một đoạn, phiên dịch dịch lại) là đủ và không cần thiết bị cabin. Nhược điểm là thời gian chương trình kéo dài gần gấp đôi phần khách nói; lập chương trình phải tính điều đó.
Một phiên dịch cho nửa ngày là giới hạn. Dịch nối tiếp liên tục nửa ngày đã là việc nặng. Nếu toạ đàm kéo cả ngày hoặc nhiều phiên thảo luận, nên có hai người thay nhau. Khoản này đừng cắt để tiết kiệm, vì chất lượng dịch giảm là cả buổi toạ đàm giảm giá trị.
Dịch tài liệu là khoản riêng. Bài trình bày, tóm tắt của khách cần dịch sang tiếng Việt để phát cho người dự. Tính theo trang hoặc theo khối lượng, có hợp đồng hoặc giấy đề nghị kèm bản dịch làm sản phẩm.
Phiên dịch là cán bộ của viện thì sao. Nếu một nghiên cứu viên giỏi ngoại ngữ dịch giúp, việc chi thù lao hay không do quy chế chi tiêu nội bộ quyết định. Có chi thì cần phân công bằng văn bản, như với người ngoài.
Lập dự toán khi có khoản tính bằng ngoại tệ
Khi viện phải chịu một khoản trả bằng ngoại tệ, ví dụ khách sạn đặt qua đối tác ở nước ngoài hoặc vé máy bay mua từ hãng nước ngoài, làm theo các bước sau.
- Ghi khoản đó bằng nguyên tệ trong thuyết minh, kèm tỷ giá dùng để quy đổi và ngày lấy tỷ giá.
- Dùng tỷ giá theo hướng dẫn của đơn vị, thường là tỷ giá của ngân hàng nơi đơn vị giao dịch tại thời điểm lập dự toán.
- Cộng một khoản dự phòng biến động tỷ giá nhỏ, ghi rõ chỉ dùng cho chênh lệch tỷ giá.
- Khi thanh toán, giữ chứng từ ngân hàng thể hiện số nguyên tệ, tỷ giá thực tế và số tiền đồng Việt Nam đã chi.
- Quyết toán theo số tiền đồng thực chi; phần chênh với dự toán giải trình bằng tỷ giá.
Hoá đơn của nhà cung cấp nước ngoài không phải hoá đơn điện tử Việt Nam. Kế toán thường cần thêm bản dịch các nội dung chính và chứng từ thanh toán qua ngân hàng; hỏi kế toán trưởng trước khi đặt dịch vụ trực tiếp với nước ngoài. Nếu được, đặt qua nhà cung cấp trong nước có xuất hoá đơn sẽ gọn hơn nhiều.
Thù lao cho khách nước ngoài và nghĩa vụ thuế
Khi có thoả thuận trả thù lao báo cáo cho chuyên gia nước ngoài, khoản đó là thu nhập phát sinh tại Việt Nam của một cá nhân, có thể thuộc diện chịu thuế thu nhập cá nhân theo Luật Thuế thu nhập cá nhân và văn bản hướng dẫn hiện hành. Người không cư trú thường bị khấu trừ theo cách khác với người cư trú; trường hợp có hiệp định tránh đánh thuế hai lần giữa Việt Nam và nước của chuyên gia thì còn thêm thủ tục riêng.
Phần này nên giao hẳn cho kế toán của viện từ khi lập dự toán, vì nó ảnh hưởng đến số tiền ghi trong thư mời. Viết trong thư "thù lao là X" mà không nói rõ trước hay sau thuế là nguồn của nhiều cuộc trao đổi khó xử với khách sau toạ đàm.
Hình thức trả: chuyển khoản quốc tế vào tài khoản cá nhân của chuyên gia hoặc trả qua trường đối tác theo thoả thuận. Trả tiền mặt cho khách nước ngoài vừa khó lưu chứng từ vừa có thể vướng quy định quản lý ngoại hối; tránh nếu không bắt buộc.
Nếu chuyên gia đến theo chương trình của trường đối tác và đã được trường đó trả lương, thì nhiều khi không cần thù lao. Thay vào đó, viện lo chu đáo phần lưu trú, đi lại tại chỗ và một bữa cơm đón tiếp trong chế độ. Phần lớn chuyên gia học thuật quan tâm đến chất lượng người dự và nội dung trao đổi hơn là một khoản thù lao nhỏ.
Bảng kiểm trước ngày toạ đàm
Chị Vy dùng danh sách này một tuần trước toạ đàm.
- Đã có văn bản cho phép tổ chức theo quy định về hội nghị, hội thảo có yếu tố nước ngoài.
- Đã có thư trao đổi hoặc thoả thuận phân vai chi phí với đối tác, lưu bản có xác nhận.
- Dự toán đã duyệt, ghi rõ khoản nguyên tệ, tỷ giá và dự phòng tỷ giá.
- Hợp đồng phiên dịch, dịch tài liệu đã ký; tài liệu đã gửi phiên dịch đọc trước.
- Khách sạn đã đặt, đã xác nhận xuất hoá đơn đúng tên viện.
- Kế toán đã nắm phương án thù lao và thuế nếu có.
- Danh sách người dự có chữ ký, chuẩn bị sẵn để làm chứng từ phần giải lao.
- Người phụ trách đón tiễn có lịch bay, số liên lạc của khách, phương án khi chuyến bay trễ.
Sau toạ đàm, viết báo cáo kết quả gửi cơ quan đã cho phép tổ chức nếu quy định yêu cầu, và lưu cùng hồ sơ quyết toán. Đây là phần nhiều đơn vị quên, và cũng là phần dễ bị nhắc khi có kiểm tra hoạt động đối ngoại.
Câu hỏi thường gặp
Toạ đàm chỉ có một khách nước ngoài tham dự trực tuyến thì có phải xin phép không?
Quy định về hội nghị, hội thảo có yếu tố nước ngoài có thể áp dụng cả hình thức trực tuyến, tuỳ nội dung và cách tổ chức. Kiểm văn bản hiện hành và hỏi bộ phận hợp tác quốc tế của cơ quan trước khi gửi thư mời chính thức.
Vé máy bay của khách được mua hạng thương gia không?
Hạng ghế phụ thuộc chế độ đón tiếp khách nước ngoài hiện hành và thoả thuận với đối tác. Phần lớn trường hợp khách học thuật đi hạng phổ thông. Nếu đối tác chịu vé thì hạng ghế là việc của đối tác.
Có được dùng kinh phí đề tài để chi cho toạ đàm có khách nước ngoài không?
Được nếu toạ đàm là nội dung đã có trong thuyết minh và dự toán đề tài được duyệt. Khi đó chi theo dự toán đề tài và quy định quản lý đề tài, không theo kinh phí chung của viện.
Khách nước ngoài tự trả vé rồi xin hoàn lại thì làm thế nào?
Cần thoả thuận từ trước rằng viện sẽ hoàn vé, khách gửi vé điện tử, thẻ lên máy bay và chứng từ thanh toán. Viện chuyển khoản hoàn lại theo đúng số đã thoả thuận, quy đổi theo tỷ giá thực tế tại thời điểm chuyển.
Quà lưu niệm cho khách có giới hạn giá trị không?
Có, theo chế độ tiếp khách nước ngoài và quy định về tặng quà hiện hành. Thông thường là quà lưu niệm giá trị nhỏ mang đặc trưng văn hoá. Ghi khoản này vào dự toán và giữ hoá đơn mua quà.