Kinh phí giao tự chủ là phần dự toán đơn vị được chủ động sắp xếp giữa các nội dung chi thường xuyên theo quy chế chi tiêu nội bộ, phần tiết kiệm được dùng theo quy định; kinh phí không giao tự chủ gắn với một nhiệm vụ cụ thể, phải dùng đúng nhiệm vụ đó và không tự chuyển sang việc khác. Hai loại nằm chung một quyết định giao dự toán nhưng đi theo hai đường quản lý khác nhau suốt cả năm.
Tình huống: anh Khoa, kế toán ở cơ quan UBND một xã tại Đắk Lắk (ví dụ giả định), được chủ tịch xã hỏi hai việc trong cùng một tuần. Một là, cuối năm có được trích tiền tiết kiệm chi thêm cho cán bộ không. Hai là, khoản tiền mua máy photocopy được giao năm nay còn dư sau khi mua, có được dùng để sửa nhà để xe không. Hai câu hỏi có hai câu trả lời ngược nhau, và lý do nằm ở chỗ tiền nào thuộc loại nào.
Đặt hai loại cạnh nhau
Bảng dưới tóm tắt nguyên lý chung. Tên gọi và cơ chế chi tiết khác nhau giữa cơ quan hành chính và đơn vị sự nghiệp công, và có thể được điều chỉnh bởi văn bản mới; luôn kiểm quy định hiện hành áp dụng cho loại đơn vị của bạn.
| Tiêu chí | Kinh phí giao tự chủ | Kinh phí không giao tự chủ |
|---|---|---|
| Thường gồm | Chi cho con người, chi hoạt động thường xuyên theo định mức phân bổ | Mua sắm, sửa chữa tài sản, nhiệm vụ đặc thù, chương trình, đề án có tên riêng |
| Căn cứ giao | Số người làm việc được giao và định mức phân bổ | Từng nhiệm vụ, có dự toán chi tiết riêng |
| Chuyển giữa các nội dung | Đơn vị được chủ động sắp xếp, trong khung quy chế chi tiêu nội bộ | Không tự chuyển; muốn đổi phải được cấp có thẩm quyền điều chỉnh |
| Mức chi | Theo quy chế chi tiêu nội bộ, không vượt chế độ, định mức nhà nước đối với loại đơn vị đó | Theo chế độ, định mức và dự toán chi tiết của nhiệm vụ |
| Phần tiết kiệm được | Được dùng theo quy định: bổ sung thu nhập, khen thưởng, phúc lợi… | Không có khái niệm "tiết kiệm để chia"; còn dư là dư của nhiệm vụ |
| Cuối năm chưa dùng hết | Nguyên lý chung là được chuyển sang năm sau tiếp tục dùng | Bị huỷ dự toán hoặc nộp lại, trừ trường hợp đủ điều kiện chuyển nguồn |
| Quyết toán | Theo tổng phần tự chủ và quy chế | Theo từng nhiệm vụ, so khối lượng với tên nhiệm vụ |
Áp vào tình huống của anh Khoa: câu hỏi thứ nhất thuộc phần tự chủ, có cửa nếu quy chế chi tiêu nội bộ của cơ quan đã quy định cách dùng kinh phí tiết kiệm và việc tiết kiệm là thật. Câu hỏi thứ hai thuộc phần không tự chủ: tiền mua máy photocopy chỉ được dùng để mua máy photocopy; phần dư không chuyển sang sửa nhà để xe.
Phần tự chủ: chủ động nhưng không phải tự do
Chữ "tự chủ" dễ bị hiểu thành "muốn chi gì thì chi". Thực tế, quyền chủ động nằm trong ba lớp rào. Lớp thứ nhất là tổng số: không ai cho đơn vị chi quá tổng phần tự chủ được giao. Lớp thứ hai là chế độ, tiêu chuẩn, định mức chung: với cơ quan hành chính, mức chi trong quy chế không được vượt chế độ do cơ quan có thẩm quyền ban hành. Lớp thứ ba là chính quy chế chi tiêu nội bộ: đơn vị đặt ra mức nào thì phải chi theo mức đó, kể cả khi thấy "thấp quá".
Trong ba lớp rào đó, đơn vị được làm những việc mà phần không tự chủ không cho: chuyển tiền từ mục văn phòng phẩm sang mục công tác phí khi năm nay đi cơ sở nhiều hơn dự kiến; khoán điện thoại, khoán văn phòng phẩm cho từng bộ phận; tiết kiệm điện nước để dồn cho việc khác. Kho bạc Nhà nước kiểm soát phần này chủ yếu dựa trên quy chế chi tiêu nội bộ đơn vị đã gửi, nên quy chế viết rõ thì chứng từ đi nhanh.
Phần tiết kiệm được chỉ là tiết kiệm khi đơn vị đã hoàn thành nhiệm vụ. Cắt bớt hội nghị cần thiết, bỏ sửa chữa thiết bị đang hỏng để cuối năm có tiền chia là sai tinh thần của cơ chế, và khi kiểm tra, việc "tiết kiệm" kiểu đó có thể bị xem xét lại. Cách dùng phần tiết kiệm, tỷ lệ cho từng mục đích, ai được hưởng và theo tiêu chí nào phải nằm trong quy chế và được bàn công khai.
Phần không tự chủ: đúng tên, đúng việc, đúng thời gian
Kinh phí không tự chủ được giao theo nhiệm vụ, và tên nhiệm vụ trên quyết định là sợi dây nối tiền với việc. Khi anh Khoa làm hồ sơ thanh toán máy photocopy, Kho bạc sẽ so nội dung hợp đồng, hoá đơn với tên nhiệm vụ "mua sắm máy photocopy" và số tiền được giao. Nếu trong hợp đồng có thêm mục sửa chữa nhà để xe, khoản đó bị loại.
Phần còn dư sau khi mua với giá thấp hơn dự toán không phải là tiền tiết kiệm của đơn vị. Nó vẫn thuộc dự toán của nhiệm vụ đã giao. Cuối năm, nếu không đủ điều kiện chuyển nguồn, phần này bị huỷ hoặc thu hồi theo quy định. Muốn dùng nó cho việc khác, cơ quan phải đề nghị điều chỉnh dự toán và chờ cấp có thẩm quyền đồng ý, trước khi chi chứ không phải sau.
Yếu tố thời gian cũng chặt hơn. Nhiệm vụ không tự chủ thường gắn với năm ngân sách: giao năm nào, làm năm đó. Một nhiệm vụ trễ sang năm sau chỉ được chuyển nguồn khi đáp ứng điều kiện của luật và văn bản hướng dẫn, ví dụ đã ký hợp đồng trong thời hạn quy định. Vì vậy, với khoản không tự chủ, kế toán nên đặt mốc tiến độ ngay từ đầu năm như ở phần mua sắm.
Tự hỏi bốn câu trước mỗi khoản chi
Khi nhận một đề nghị chi, anh Khoa dùng bốn câu dưới đây để xếp khoản đó vào đúng chỗ. Cách này nhanh hơn tra văn bản mỗi lần, và nếu câu trả lời không rõ, đó là lúc cần hỏi cấp trên.
- Khoản này có tên trong danh sách nhiệm vụ không tự chủ của quyết định giao dự toán không? Nếu có, nó phải chi từ đúng dòng đó.
- Nếu không có tên, nó có thuộc các nội dung chi thường xuyên mà quy chế chi tiêu nội bộ đã nêu không? Nếu có, chi từ phần tự chủ theo mức trong quy chế.
- Nếu không thuộc cả hai, đây là khoản phát sinh mới. Xem phần tự chủ có đủ chỗ không, và quy chế có cho phép không; nếu không, phải xin bổ sung hoặc điều chỉnh dự toán.
- Khoản này có cần chứng từ, hợp đồng, quy trình lựa chọn nhà cung cấp riêng không? Giá trị và tính chất khoản chi quyết định hồ sơ kèm theo, bất kể nó thuộc phần nào.
Bốn câu này cũng giúp trả lời người đề xuất một cách rõ ràng: không phải "kế toán không cho", mà là "khoản này thuộc dòng nào, dòng đó còn bao nhiêu, quy định cho phép tới đâu".
Những nhầm lẫn hay gặp giữa hai loại
Ở đơn vị nhỏ, một người kiêm nhiều việc, nên nhầm lẫn dưới đây khá thường gặp. Mỗi nhầm lẫn có thể dẫn tới bị từ chối thanh toán, bị xuất toán khi quyết toán, hoặc phải nộp trả.
- Mua sắm tài sản giá trị lớn từ phần tự chủ khi quy định yêu cầu phải có dự toán nhiệm vụ riêng.
- Dùng phần dư của nhiệm vụ không tự chủ để chi thu nhập tăng thêm cuối năm.
- Ghi chứng từ rút dự toán sai mã tính chất nguồn, khiến khoản tự chủ bị trừ vào dòng không tự chủ hoặc ngược lại.
- Chi thu nhập tăng thêm khi chưa xác định chắc số tiết kiệm, rồi cuối năm phát sinh khoản bắt buộc mà không còn tiền.
- Quy chế chi tiêu nội bộ ghi mức chi cho cả nội dung thuộc nhiệm vụ không tự chủ, gây hiểu nhầm là được chi theo quy chế.
- Không theo dõi riêng số dư của từng loại, nên cuối năm không biết phần nào được chuyển, phần nào phải huỷ.
Cách phòng chung là tách sổ theo dõi ngay từ đầu năm: phần tự chủ một bảng, mỗi nhiệm vụ không tự chủ một bảng riêng, cộng lại phải khớp tổng dự toán được giao.
Kho bạc nhìn hai loại kinh phí khác nhau thế nào
Hiểu cách Kho bạc Nhà nước kiểm soát giúp kế toán chuẩn bị hồ sơ đúng ngay từ đầu. Với phần tự chủ, các khoản chi thường xuyên nhỏ thường đi theo bảng kê chứng từ thanh toán: đơn vị giữ chứng từ gốc, chịu trách nhiệm về tính hợp pháp, Kho bạc kiểm tra bảng kê có trong dự toán, đúng mức theo quy chế chi tiêu nội bộ đã gửi, đủ chữ ký đã đăng ký. Quy chế mập mờ thì Kho bạc phải hỏi lại, chứng từ chậm.
Với phần không tự chủ, đặc biệt là mua sắm, sửa chữa, hồ sơ đi kèm thường dày hơn: quyết định phê duyệt dự toán nhiệm vụ, kết quả lựa chọn nhà cung cấp theo đúng hình thức, hợp đồng, biên bản nghiệm thu, hoá đơn. Kho bạc so từng tài liệu với tên nhiệm vụ và số tiền được giao. Mức độ chi tiết và danh mục hồ sơ cụ thể thay đổi theo văn bản hướng dẫn kiểm soát chi từng thời kỳ, và đang chuyển dần sang nộp trực tuyến; kiểm hướng dẫn hiện hành của Kho bạc nơi bạn giao dịch.
Ví dụ giả định ở xã của anh Khoa: chứng từ thanh toán tiền điện quý ba từ phần tự chủ đi qua trong ngày, còn hồ sơ thanh toán máy photocopy bị trả một lần vì thiếu biên bản nghiệm thu có chữ ký bên bán. Không phải Kho bạc khắt khe hơn với khoản to, mà vì hai loại tiền có hai bộ câu hỏi kiểm soát khác nhau.
Cuối năm: hai loại, hai cách khoá sổ
Khi gần hết năm, phần tự chủ được nhìn theo câu hỏi "còn bao nhiêu và có tiết kiệm thật không". Đơn vị xác định số kinh phí tiết kiệm theo hướng dẫn hiện hành, trích dùng theo quy chế đã thông qua, phần chưa dùng hết theo nguyên lý chung được chuyển sang năm sau tiếp tục dùng. Kế toán nên làm một bảng tính rõ ràng, có chữ ký thủ trưởng, vì đây là chỗ đoàn kiểm tra thường hỏi.
Phần không tự chủ được nhìn theo câu hỏi "nhiệm vụ đã xong chưa". Xong thì quyết toán theo khối lượng thực hiện; chưa xong mà đủ điều kiện thì làm hồ sơ chuyển nguồn; không đủ điều kiện thì phần còn lại bị huỷ dự toán. Không có lối thứ tư là "chi nhanh cho hết". Mua vội trong tháng mười hai để không phải trả lại tiền là kiểu chi dễ bị chú ý nhất khi kiểm tra, và cũng là kiểu chi Luật Thực hành tiết kiệm, chống lãng phí 2013 nhắm tới. Chi tiết thủ tục chuyển nguồn và mốc thời gian, bạn kiểm văn bản hướng dẫn khoá sổ năm nay của cơ quan tài chính và Kho bạc.
Câu hỏi thường gặp
Đơn vị sự nghiệp công cũng chia kinh phí tự chủ và không tự chủ như cơ quan hành chính không?
Đơn vị sự nghiệp công có cơ chế tự chủ tài chính riêng, gắn với mức tự bảo đảm chi thường xuyên của từng đơn vị. Trong dự toán vẫn có phần chi thường xuyên giao tự chủ và phần nhiệm vụ không thường xuyên, nhưng cách dùng phần chênh lệch, trích quỹ khác cơ quan hành chính. Kiểm văn bản hiện hành cho loại đơn vị của bạn.
Có được dùng kinh phí tự chủ để mua máy tính cho văn phòng không?
Tuỳ quy định về phân cấp mua sắm tài sản và quy chế của đơn vị. Tài sản nhỏ, giá trị thấp thường được mua từ chi thường xuyên; tài sản có giá trị lớn hoặc thuộc danh mục phải có dự toán riêng thì không. Hỏi kế toán cấp trên và đọc quy định về tiêu chuẩn, định mức tài sản trước khi mua.
Thu nhập tăng thêm từ kinh phí tiết kiệm có phải chờ cuối năm mới chi không?
Nhiều nơi cho tạm chi trong năm theo quý, dựa trên số tiết kiệm ước tính, rồi quyết toán chính thức cuối năm. Nếu cuối năm số tiết kiệm thật thấp hơn số đã tạm chi, đơn vị phải xử lý phần chênh lệch theo quy định. Quy chế chi tiêu nội bộ nên ghi rõ cách tạm chi và mức tối đa.
Mua hàng thấp hơn dự toán thì phần dư của nhiệm vụ có phải trả ngay không?
Không cần trả ngay trong năm, nhưng không được dùng cho việc khác khi chưa được điều chỉnh. Cuối năm, phần chưa dùng của nhiệm vụ đã hoàn thành thường bị huỷ dự toán theo quy định khoá sổ. Nếu cần dùng cho việc khác, làm hồ sơ đề nghị điều chỉnh sớm.
Ai quyết định một khoản thuộc phần tự chủ hay không tự chủ?
Cơ quan có thẩm quyền giao dự toán quyết định khi ra quyết định giao, thể hiện bằng các dòng và mã tính chất nguồn. Đơn vị không tự xếp lại. Nếu thấy xếp chưa hợp lý, đơn vị gửi văn bản đề nghị điều chỉnh kèm lý do.
Kinh phí tự chủ chuyển sang năm sau có bị trừ vào dự toán năm sau không?
Theo nguyên lý, số chuyển sang là để đơn vị tiếp tục sử dụng, không phải để thay dự toán năm mới. Tuy nhiên, cách xử lý cụ thể và các điều kiện kèm theo do văn bản hướng dẫn từng thời kỳ quy định. Đối chiếu với hướng dẫn khoá sổ và lập dự toán năm hiện hành.