Điều chỉnh dự toán trong năm là việc đơn vị đề nghị cấp có thẩm quyền thay đổi dự toán đã giao: chuyển tiền giữa các nhiệm vụ, đổi nội dung một nhiệm vụ, bổ sung thêm hoặc trả lại phần không dùng. Việc nằm trong quyền tự sắp xếp của đơn vị (chủ yếu trong phần kinh phí giao tự chủ) thì không cần xin; việc đụng tới tổng số, tới nhiệm vụ không tự chủ, hay tới nguồn khác nhau thì phải xin, và phải xin trước khi chi.
Tình huống: chị Ngân, kế toán một thư viện cấp tỉnh ở Gia Lai (ví dụ giả định), giữa năm gặp ba chuyện cùng lúc. Nhiệm vụ mua phần mềm quản lý thư viện được giao nhưng nhà cung cấp duy nhất phù hợp báo giá thấp hơn dự toán khá nhiều. Kho sách địa phương ở một chi nhánh bị dột nặng sau mùa mưa, cần sửa gấp mà không có trong dự toán. Và chương trình xe thư viện lưu động về các xã bị cấp trên yêu cầu mở rộng thêm điểm, cần thêm tiền.
Việc nào tự làm, việc nào phải xin
Trước khi viết công văn, chị Ngân phân loại ba chuyện theo nguyên lý chung dưới đây. Phạm vi tự chủ cụ thể của từng loại đơn vị do văn bản hiện hành quy định; kiểm văn bản áp dụng cho đơn vị bạn.
| Loại thay đổi | Ví dụ | Thường phải làm gì |
|---|---|---|
| Sắp xếp giữa các nội dung chi trong phần tự chủ | Bớt hội nghị, thêm công tác phí | Đơn vị tự quyết theo quy chế chi tiêu nội bộ |
| Đổi nội dung, khối lượng của một nhiệm vụ không tự chủ | Mua phần mềm thấp hơn dự toán, muốn mua thêm thiết bị đi kèm | Đề nghị cấp có thẩm quyền điều chỉnh |
| Chuyển tiền giữa hai nhiệm vụ không tự chủ | Lấy phần dư phần mềm sang sửa kho sách | Đề nghị điều chỉnh, có thuyết minh cả hai nhiệm vụ |
| Bổ sung dự toán vì nhiệm vụ mới, phát sinh | Mở rộng xe thư viện lưu động theo yêu cầu cấp trên | Đề nghị bổ sung, kèm văn bản giao nhiệm vụ |
| Trả lại dự toán không dùng | Nhiệm vụ huỷ bỏ, không thực hiện được | Báo cáo để cấp có thẩm quyền điều chỉnh giảm, thu hồi |
| Chuyển giữa phần tự chủ và không tự chủ | Lấy tiền sửa chữa sang chi thường xuyên | Không tự làm; chỉ cấp có thẩm quyền quyết định |
Kết quả phân loại: cả ba chuyện của chị Ngân đều phải xin. Chuyện thứ nhất và thứ hai có thể gộp trong một đề nghị, vì phần dư của nhiệm vụ phần mềm là nguồn hợp lý để đề xuất chuyển sang sửa kho sách. Chuyện thứ ba là bổ sung, gắn với văn bản yêu cầu của cấp trên.
Vì sao không được "chi trước, xin sau"
Ở đơn vị nhỏ, cám dỗ lớn nhất là làm luôn rồi hợp thức hoá sau, nhất là khi việc gấp như kho sách bị dột. Theo nguyên lý của Luật Ngân sách nhà nước, đơn vị chỉ được chi trong phạm vi dự toán được giao. Một khoản chi chưa có trong dự toán thì Kho bạc Nhà nước không có căn cứ thanh toán, và nếu đơn vị ứng tiền từ chỗ khác để trả trước, đó là chi sai nguồn.
Với việc thật sự cấp bách, như nguy cơ hư hỏng tài sản, mất an toàn, đơn vị nên báo ngay bằng văn bản cho cấp trên, có biên bản hiện trạng, ảnh chụp, và đề xuất phương án xử lý tạm thời không tốn kém (che chắn, di dời sách) trong lúc chờ quyết định. Văn bản này vừa là căn cứ để cấp trên ưu tiên xem xét, vừa là bằng chứng đơn vị đã làm đúng trình tự nếu sau này có câu hỏi.
Chị Ngân làm đúng như vậy: lập biên bản hiện trạng kho sách có chữ ký của giám đốc và nhân viên chi nhánh, chuyển sách quý lên giá cao, phủ bạt, rồi gửi công văn đề nghị trong tuần. Không có đồng nào được chi cho sửa mái trước khi có quyết định điều chỉnh.
Hồ sơ đề nghị điều chỉnh: bốn phần cần có
Công văn đề nghị. Ngắn, nói rõ đề nghị gì: điều chỉnh giảm bao nhiêu ở nhiệm vụ nào, tăng bao nhiêu ở nhiệm vụ nào, hoặc bổ sung bao nhiêu cho việc gì. Tổng tăng giảm phải khớp; với đề nghị chuyển giữa nhiệm vụ, tổng dự toán không đổi.
Thuyết minh lý do. Vì sao nhiệm vụ cũ dư (kết quả lựa chọn nhà cung cấp, báo giá thực tế), vì sao nhiệm vụ mới cần (biên bản hiện trạng, yêu cầu của cấp trên). Thuyết minh tốt dẫn chứng từ, không dùng câu chung chung như "do nhu cầu thực tế phát sinh".
Bảng số liệu. Dự toán đã giao, đã thực hiện đến thời điểm đề nghị, đề nghị điều chỉnh, dự toán sau điều chỉnh, theo từng nhiệm vụ. Người duyệt cần nhìn một bảng là thấy toàn cảnh.
Tài liệu kèm theo. Biên bản hiện trạng, ảnh, báo giá hoặc khảo sát giá cho nhiệm vụ mới, văn bản giao nhiệm vụ của cấp trên, kết quả lựa chọn nhà cung cấp của nhiệm vụ cũ. Thiếu tài liệu là lý do phổ biến nhất khiến đề nghị bị hỏi lại.
Bảng số liệu kèm đề nghị (ví dụ giả định)
Dưới đây là bảng chị Ngân gửi kèm công văn, số liệu tính bằng triệu đồng, hoàn toàn là ví dụ giả định.
| Nhiệm vụ | Đã giao | Đã thực hiện | Đề nghị tăng (+) giảm (-) | Sau điều chỉnh |
|---|---|---|---|---|
| Mua phần mềm quản lý thư viện | 300 | 0 (đã chọn nhà cung cấp, giá 210) | -90 | 210 |
| Sửa mái kho sách chi nhánh | 0 | 0 | +90 | 90 |
| Xe thư viện lưu động về các xã | 150 | 60 | +40 (bổ sung) | 190 |
| Cộng các nhiệm vụ trên | 450 | 60 | +40 | 490 |
Dòng cộng cho thấy rõ: phần chuyển từ phần mềm sang sửa mái không làm tăng tổng, chỉ phần xe lưu động là đề nghị bổ sung thật. Tách bạch như vậy giúp cấp trên xử lý hai việc theo hai đường: một là điều chỉnh nội bộ trong dự toán đã giao, một là xin thêm nguồn.
Cột "đã thực hiện" cũng có chủ đích. Với nhiệm vụ phần mềm, chị ghi rõ chưa chi đồng nào nhưng đã có kết quả chọn nhà cung cấp, để người duyệt thấy con số 210 là giá thật chứ không phải ước đoán. Với xe thư viện lưu động, con số 60 cho thấy chương trình đang chạy đúng tiến độ, phần bổ sung là cho các điểm mới chứ không phải bù cho chi vượt.
Thời điểm: xin sớm và biết mốc chót
Điều chỉnh dự toán thường có một mốc chót trong năm, sau mốc đó cơ quan tài chính không xem xét điều chỉnh nữa, trừ trường hợp đặc biệt. Mốc này do văn bản hướng dẫn và địa phương quy định, thường rơi vào giữa quý bốn hoặc sớm hơn. Bạn kiểm văn bản đang áp dụng ở tỉnh mình, đừng dựa vào mốc của năm trước.
Nhưng chờ đến sát mốc là bất lợi. Một đề nghị gửi trong quý hai có thời gian để cấp trên hỏi lại, đơn vị bổ sung, rồi còn kịp thực hiện nhiệm vụ sau khi được duyệt. Một đề nghị gửi sát mốc, dù được duyệt, có thể để lại một nhiệm vụ không còn đủ thời gian làm trong năm, rồi lại phải xử lý chuyển nguồn hoặc huỷ.
Ngoài điều chỉnh do đơn vị đề nghị, cơ quan có thẩm quyền cũng có thể chủ động điều chỉnh giảm, thu hồi dự toán khi đến thời hạn mà đơn vị chưa phân bổ, chưa triển khai, hoặc khi cần sắp xếp lại ngân sách. Đây là một lý do nữa để theo dõi tiến độ từng nhiệm vụ không tự chủ ngay từ đầu năm: nhiệm vụ nằm im quá lâu dễ là ứng viên đầu tiên bị thu hồi.
Sau khi được duyệt: triển khai, ghi sổ và quyết toán theo số mới
Quyết định điều chỉnh về tới đơn vị không có nghĩa là có thể chi ngay. Chị Ngân làm ba việc trước. Một, đối chiếu số dự toán sau điều chỉnh mà Kho bạc Nhà nước ghi nhận với quyết định trong tay, theo từng nhiệm vụ và mã nguồn. Hai, cập nhật sổ theo dõi dự toán của thư viện: dòng phần mềm giảm, dòng sửa mái mới mở, dòng xe lưu động tăng. Ba, báo cho người phụ trách từng nhiệm vụ số tiền mới và các mốc tiến độ, nhất là với sửa mái kho sách, vì việc sửa chữa cần khảo sát, lựa chọn nhà thầu, nghiệm thu, tất cả phải xong trong năm.
Khi quyết toán năm, các nhiệm vụ được đối chiếu theo số sau điều chỉnh, không phải số giao ban đầu. Hồ sơ quyết toán vì vậy nên kèm quyết định điều chỉnh và bộ hồ sơ đề nghị, để người thẩm tra hiểu vì sao nhiệm vụ phần mềm chỉ còn 210 và nhiệm vụ sửa mái xuất hiện giữa năm.
Nếu đề nghị chỉ được duyệt một phần, ví dụ đồng ý chuyển 90 triệu sang sửa mái nhưng chưa bổ sung cho xe lưu động, đơn vị phải điều chỉnh kế hoạch thực hiện theo số được duyệt: giữ các điểm cũ, báo lại cấp trên về các điểm mới chưa có kinh phí. Không làm "trước một ít, chờ duyệt sau".
Lỗi hay gặp khiến đề nghị điều chỉnh bị trả lại
Từ cách cấp trên thường hỏi lại, các lỗi dưới đây xuất hiện nhiều nhất ở hồ sơ của đơn vị nhỏ.
- Tổng tăng giảm không khớp, hoặc bảng số liệu khác số trong công văn.
- Đề nghị chuyển tiền giữa phần tự chủ và không tự chủ mà không nhận ra đây là hai loại khác nhau.
- Thuyết minh chỉ có một câu, không kèm biên bản hay báo giá.
- Đề nghị điều chỉnh cho khoản đã chi xong, tức là xin hợp thức hoá sau.
- Đề nghị bổ sung cho nhiệm vụ không có văn bản giao của cấp có thẩm quyền.
- Gửi nhầm nơi: gửi thẳng cơ quan tài chính trong khi theo phân cấp phải qua đơn vị dự toán cấp trên.
Khi nhận được quyết định điều chỉnh, đừng quên bước cuối: đối chiếu số sau điều chỉnh với dữ liệu tại Kho bạc, cập nhật sổ theo dõi dự toán và báo lại cho người phụ trách từng nhiệm vụ.
Câu hỏi thường gặp
Nhiệm vụ mua sắm có giá thấp hơn dự toán thì phần dư có tự động bị thu hồi không?
Không tự động ngay, nhưng phần dư không được dùng cho việc khác khi chưa được điều chỉnh. Nếu đơn vị không đề nghị gì, cuối năm phần đó thường bị huỷ dự toán theo quy định khoá sổ. Muốn dùng, đơn vị gửi đề nghị điều chỉnh sớm, có thuyết minh.
Đề nghị điều chỉnh gửi qua cấp trên hay gửi thẳng cơ quan tài chính?
Tuỳ phân cấp. Đơn vị cấp dưới thường gửi qua đơn vị dự toán cấp trên trực tiếp để tổng hợp; đơn vị dự toán cấp I mới làm việc với cơ quan tài chính. Hỏi cấp trên của bạn về đường đi của hồ sơ trước khi gửi.
Được điều chỉnh rồi thì có phải sửa lại kế hoạch lựa chọn nhà cung cấp không?
Nếu điều chỉnh làm thay đổi nội dung, khối lượng hoặc giá trị gói mua sắm, kế hoạch lựa chọn nhà cung cấp có thể phải được phê duyệt lại theo Luật Đấu thầu 2023 và văn bản hướng dẫn. Kiểm với bộ phận phụ trách mua sắm trước khi triển khai.
Một năm được xin điều chỉnh mấy lần?
Không có câu trả lời chung; tuỳ quy định từng địa phương và từng thời kỳ. Dù được xin nhiều lần, nên gom các thay đổi có liên quan vào một đề nghị có thuyết minh đầy đủ. Đề nghị lắt nhắt nhiều lần làm cấp trên khó xử lý và dễ bị nhìn như lập dự toán thiếu cẩn thận.
Đề nghị bổ sung bị từ chối thì đơn vị làm gì với nhiệm vụ cấp trên đã yêu cầu?
Báo lại bằng văn bản cho cấp trên đã giao nhiệm vụ, nói rõ đơn vị làm được đến đâu với kinh phí hiện có và phần nào không thể thực hiện. Không tự lấy tiền nhiệm vụ khác bù sang. Đưa phần còn thiếu vào dự toán năm sau nếu nhiệm vụ còn cần.