Luật Ngân sách nhà nước 2025 thay thế Luật Ngân sách nhà nước 2015 và áp dụng từ năm ngân sách 2026. Với kế toán ở xã, phường, trường học, đơn vị nhỏ, những nguyên lý quen thuộc vẫn giữ: chi trong dự toán được giao, đúng chế độ, có chứng từ hợp pháp, thủ trưởng chuẩn chi, năm ngân sách theo năm dương lịch, công khai minh bạch. Phần thay đổi nằm nhiều ở phân cấp, quy trình và văn bản hướng dẫn thi hành. Việc cần làm là soát lại những chỗ trong đơn vị mình đang dẫn luật cũ hoặc dựa vào cách làm cũ, và đọc văn bản hướng dẫn khi được ban hành.
Bài này không liệt kê điều khoản mới, vì chi tiết thi hành nằm ở các nghị định, thông tư hướng dẫn và hướng dẫn của từng tỉnh; đọc tóm tắt từ nguồn thứ ba dễ hiểu sai. Thay vào đó là một danh sách soát dành cho người làm. Tình huống: chị Huyền, kế toán UBND một xã ở Tuyên Quang (ví dụ giả định), xã được hình thành từ ba xã cũ trong đợt sắp xếp năm 2025. Chị vừa phải ghép sổ sách ba xã, vừa chuẩn bị cho năm ngân sách đầu tiên theo luật mới.
Những gì không đổi: nền móng vẫn là nền móng cũ
Trước khi tìm chỗ khác, nên chắc những chỗ giống. Một khoản chi vẫn chỉ hợp lệ khi có trong dự toán được giao, đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức, có chứng từ hợp pháp và được người có thẩm quyền quyết định chi. Kho bạc Nhà nước vẫn kiểm soát chi trước khi xuất tiền. Năm ngân sách vẫn bắt đầu ngày 01 tháng 01 và kết thúc ngày 31 tháng 12. Đơn vị vẫn lập dự toán, được giao dự toán, chấp hành, quyết toán và công khai.
Luật Kế toán 2015, Luật Quản lý, sử dụng tài sản công 2017, Luật Thực hành tiết kiệm, chống lãng phí 2013 vẫn là những luật đi cùng khi làm việc với tiền ngân sách, trừ khi bản thân chúng được sửa đổi; mỗi luật có tiến trình sửa đổi riêng, nên cũng phải kiểm hiệu lực khi dẫn. Những thói quen tốt như giữ chứng từ đầy đủ, theo dõi dự toán theo từng dòng, thu hồi tạm ứng đúng hạn không phụ thuộc vào luật nào đang có hiệu lực.
Nói cách khác, luật mới không yêu cầu bạn học lại nghề. Nó yêu cầu bạn kiểm lại các tài liệu nội bộ và cách làm đang dựa trên văn bản cũ, và cập nhật khi văn bản hướng dẫn mới ra.
Cấp ngân sách theo chính quyền hai cấp
Từ ngày 01 tháng 7 năm 2025, chính quyền địa phương tổ chức theo hai cấp: tỉnh và xã, không còn cấp huyện. Hệ quả trực tiếp với ngân sách là không còn ngân sách cấp huyện; ngân sách địa phương gồm ngân sách cấp tỉnh và ngân sách cấp xã. Những đơn vị trước đây nhận dự toán qua cấp huyện cũ, như nhiều trường mầm non, tiểu học, trung học cơ sở, nay được giao về cấp tỉnh hoặc cấp xã tuỳ phân cấp của từng tỉnh.
Với kế toán, điều này kéo theo nhiều thay đổi thực tế: đơn vị dự toán cấp trên có thể khác, cơ quan tài chính thẩm định dự toán khác, Kho bạc Nhà nước nơi giao dịch có thể khác, mã số đơn vị có quan hệ ngân sách có thể được cấp lại. Năm ngân sách 2026 là năm đầu tiên vừa áp dụng luật mới, vừa vận hành đầy đủ theo mô hình hai cấp, nên văn bản hướng dẫn của tỉnh là tài liệu quan trọng nhất cần đọc.
Với xã của chị Huyền, ngân sách xã mới bao trùm địa bàn của ba xã cũ, cùng các nhiệm vụ chi trước đây một phần do cấp huyện đảm nhận. Phân cấp nguồn thu, nhiệm vụ chi giữa tỉnh và xã do Hội đồng nhân dân tỉnh quyết định theo luật; chị cần bản nghị quyết phân cấp của tỉnh trước khi lập dự toán xã, không thể dựa vào phân cấp cũ.
Danh sách soát cho đơn vị nhỏ
Chị Huyền dùng bảng dưới để soát từng hạng mục. Cột cuối là nơi tìm câu trả lời, không phải câu trả lời; nội dung cụ thể phụ thuộc văn bản được ban hành và hướng dẫn của tỉnh bạn.
| Hạng mục | Câu hỏi cần trả lời | Tìm ở đâu |
|---|---|---|
| Đơn vị cấp trên và cấp ngân sách | Đơn vị mình thuộc ngân sách cấp nào, ai giao dự toán? | Quyết định của tỉnh về phân cấp, quyết định giao dự toán |
| Phân cấp nguồn thu, nhiệm vụ chi | Nhiệm vụ nào xã phải tự bảo đảm, nhiệm vụ nào tỉnh làm? | Nghị quyết phân cấp của Hội đồng nhân dân tỉnh |
| Mã đơn vị, tài khoản, Kho bạc giao dịch | Có thay đổi mã, tài khoản, nơi giao dịch không? | Thông báo của cơ quan tài chính, Kho bạc |
| Quy chế chi tiêu nội bộ | Phần căn cứ còn dẫn văn bản đã hết hiệu lực không? | Danh mục văn bản hướng dẫn mới khi ban hành |
| Lịch lập dự toán, quyết toán | Mốc nộp dự toán, khoá sổ, quyết toán năm nay là khi nào? | Văn bản hướng dẫn lập dự toán và khoá sổ của tỉnh |
| Mẫu biểu báo cáo | Mẫu dự toán, quyết toán, công khai có đổi không? | Thông tư, hướng dẫn mới của cơ quan tài chính |
| Chuyển tiếp | Số dư, nhiệm vụ dở dang năm 2025 xử lý theo luật nào? | Điều khoản chuyển tiếp của luật và văn bản hướng dẫn |
| Sổ sách đơn vị hợp nhất | Số dư, tài sản, công nợ của các đơn vị cũ đã bàn giao đủ chưa? | Biên bản bàn giao khi sắp xếp, hướng dẫn của tỉnh |
Bảng không dài, nhưng mỗi dòng có thể tốn vài ngày. Chị Huyền giao bảng cho chủ tịch xã xem, đánh dấu dòng nào cần văn bản tỉnh trả lời, gửi câu hỏi một lần thay vì gọi điện từng việc.
Chuyển tiếp từ năm 2025 sang năm 2026: ba chỗ dễ nhầm
Quyết toán năm 2025. Các luật mới thường có điều khoản chuyển tiếp để nhiệm vụ của năm ngân sách trước thực hiện theo quy định cũ. Đọc kỹ điều khoản chuyển tiếp và văn bản hướng dẫn trước khi lập báo cáo quyết toán năm 2025, đừng mặc định mẫu mới áp dụng ngay.
Nhiệm vụ dở dang và chuyển nguồn. Hợp đồng mua sắm, sửa chữa ký năm 2025 nhưng thực hiện tiếp sang 2026: điều kiện chuyển nguồn, hồ sơ, cơ quan xem xét có thể thay đổi theo phân cấp mới. Liệt kê sớm các nhiệm vụ này và hỏi cấp trên đường đi của hồ sơ.
Số dư và tài sản của đơn vị cũ. Với đơn vị hình thành từ sáp nhập, số dư tài khoản, tạm ứng chưa thu hồi, công nợ, tài sản của từng đơn vị cũ phải được bàn giao, đối chiếu và ghi nhận vào sổ đơn vị mới. Thiếu một biên bản bàn giao ở bước này có thể làm lệch sổ cả năm sau.
Ghép sổ của các đơn vị cũ: việc nặng nhất của năm chuyển tiếp
Ở xã mới hình thành từ sáp nhập, việc tốn sức nhất của kế toán trong năm chuyển tiếp thường không phải là đọc luật mà là ghép sổ. Ba xã cũ của chị Huyền có ba bộ sổ, ba cách đặt tên tài khoản chi tiết, ba danh sách tạm ứng, ba sổ tài sản. Có xã đã kiểm kê tài sản kỹ trước khi bàn giao, có xã chỉ có danh sách viết tay từ nhiều năm trước.
Chị làm theo thứ tự: trước hết đối chiếu số dư tài khoản tiền gửi của từng xã cũ với Kho bạc Nhà nước tại ngày bàn giao; sau đó lập danh sách tạm ứng chưa thu hồi, tên người nhận, nội dung, để đòi chứng từ hoặc thu hồi; tiếp theo là công nợ với nhà cung cấp; cuối cùng mới là tài sản, vì kiểm kê tài sản cần đi thực địa nhiều ngày. Mỗi bước có biên bản, có chữ ký của người bàn giao và người nhận.
Những chênh lệch phát hiện trong quá trình ghép không nên tự xử lý bằng bút toán điều chỉnh cho khớp. Lập danh sách chênh lệch, ghi nguyên nhân nếu biết, báo chủ tịch xã và cơ quan tài chính cấp trên để có hướng xử lý bằng văn bản. Một bút toán "cho khớp" không có căn cứ là thứ đầu tiên người kiểm tra hỏi tới.
Lịch tự học luật mới cho người bận
Kế toán đơn vị nhỏ không có thời gian đọc trọn mọi văn bản. Chị Huyền tự đặt cho mình trình tự dưới đây, mỗi bước gắn với một việc sắp phải làm.
- Đọc phần nguyên tắc và phần quy định về đơn vị sử dụng ngân sách trong luật mới, đối chiếu với những gì đã quen ở luật 2015; ghi ra các điểm thấy khác.
- Khi tỉnh ban hành nghị quyết phân cấp và hướng dẫn lập dự toán, đọc ngay và đối chiếu với danh sách soát.
- Khi văn bản hướng dẫn về kiểm soát chi, khoá sổ, quyết toán được ban hành, đọc phần áp dụng cho đơn vị cùng loại.
- Tham dự lớp tập huấn của cơ quan tài chính, Kho bạc nếu có; ghi lại câu hỏi đã được trả lời để dùng lại.
- Cập nhật quy chế chi tiêu nội bộ và các mẫu nội bộ sau khi đã có đủ văn bản hướng dẫn, không sửa theo dự thảo.
Bước năm đáng nhấn mạnh: sửa quy chế theo dự thảo văn bản, hay theo bài tóm tắt trên mạng, là cách nhanh nhất để phải sửa lần hai.
Những nguồn nên và không nên tin
Khi một luật lớn thay đổi, thông tin lan rất nhanh và không phải nguồn nào cũng đúng. Chị Huyền tự đặt ra thứ tự tin cậy:
- Văn bản gốc của luật, nghị định, thông tư, nghị quyết của Hội đồng nhân dân tỉnh, lấy từ cơ sở dữ liệu văn bản pháp luật chính thức hoặc công báo.
- Văn bản hướng dẫn, công văn trả lời của cơ quan tài chính, Kho bạc Nhà nước, đơn vị cấp trên gửi trực tiếp cho đơn vị.
- Tài liệu tập huấn chính thức của cơ quan có thẩm quyền.
- Bài phân tích của người có chuyên môn, chỉ để hiểu, luôn đối chiếu với văn bản gốc trước khi làm theo.
- Tin nhắn, ảnh chụp chuyền tay trong các nhóm kế toán: chỉ để biết có văn bản mới, rồi đi tìm văn bản gốc, không làm theo trực tiếp.
Nguyên tắc này áp dụng cho cả bài này: những gì viết ở đây là nguyên lý và cách tổ chức công việc, không thay văn bản hướng dẫn. Mỗi khi làm thật, bạn kiểm văn bản đang có hiệu lực tại thời điểm làm.
Câu hỏi thường gặp
Luật Ngân sách nhà nước 2025 có hiệu lực từ năm ngân sách nào?
Luật được áp dụng từ năm ngân sách 2026, thay thế Luật Ngân sách nhà nước 2015. Các nhiệm vụ của năm ngân sách 2025 trở về trước được xử lý theo điều khoản chuyển tiếp. Bạn đọc kỹ điều khoản chuyển tiếp và văn bản hướng dẫn khi lập quyết toán năm 2025.
Trường tiểu học trước đây thuộc huyện, nay nhận dự toán từ đâu?
Sau khi bỏ cấp huyện từ ngày 01 tháng 7 năm 2025, việc quản lý các trường được phân cấp lại theo quyết định của từng tỉnh, thường về cấp xã hoặc cấp tỉnh. Kiểm quyết định phân cấp của tỉnh bạn và quyết định giao dự toán gần nhất để biết đơn vị cấp trên hiện nay.
Có cần sửa ngay quy chế chi tiêu nội bộ khi luật mới có hiệu lực không?
Nên rà ngay phần căn cứ và đánh dấu những chỗ cần sửa, nhưng chỉ sửa nội dung khi văn bản hướng dẫn đã ban hành. Trong lúc chờ, tiếp tục áp dụng quy chế hiện hành ở những phần không trái với quy định mới, và hỏi cấp trên nếu chưa rõ.
Xã mới hợp nhất có phải lập một bộ sổ kế toán mới không?
Đơn vị kế toán mới cần tổ chức sổ của mình, trên cơ sở số dư, tài sản, công nợ được bàn giao từ các đơn vị cũ. Cách mở sổ, kết chuyển số dư theo hướng dẫn của cơ quan tài chính và Kho bạc. Giữ nguyên hồ sơ kế toán của các đơn vị cũ theo quy định lưu trữ của Luật Kế toán 2015.
Đọc tóm tắt điểm mới của luật trên mạng có đủ để làm việc không?
Không đủ. Tóm tắt giúp biết chỗ nào cần đọc kỹ, nhưng chi tiết áp dụng cho đơn vị bạn nằm ở văn bản hướng dẫn và quy định của tỉnh. Luôn đối chiếu với văn bản gốc từ nguồn chính thức trước khi thay đổi cách làm.