Hội thảo kết hợp, vừa có người ngồi tại hội trường vừa có người dự trực tuyến, không rẻ hơn hội thảo trực tiếp một cách tự động. Nó bớt được tiền đi lại và lưu trú của những người dự từ xa, nhưng thêm năm khoản mới: phần mềm hoặc nền tảng họp, đường truyền chính và dự phòng, thiết bị thu hình thu tiếng, người vận hành kỹ thuật, và ghi hình, lưu trữ. Dự toán đúng là dự toán ghi đủ cả hai phía: phần bớt và phần thêm.
Ví dụ trong bài: anh Phong, cán bộ phòng hành chính một sở ở Cần Thơ, tổ chức hội thảo chuyên môn kết hợp với khoảng 60 người tại chỗ và 200 người dự trực tuyến từ các đơn vị trong tỉnh (ví dụ giả định). Không nêu giá dịch vụ thật; mọi con số là ví dụ giả định.
Trực tiếp và kết hợp: khoản nào bớt, khoản nào thêm
So sánh dưới đây giúp người duyệt hiểu vì sao dự toán hội thảo kết hợp có những dòng chưa từng thấy.
| Khoản | Hội thảo trực tiếp 260 người | Hội thảo kết hợp 60 tại chỗ, 200 trực tuyến |
|---|---|---|
| Hội trường | Phòng lớn | Phòng nhỏ hơn, nhưng cần âm học tốt |
| Giải lao, tài liệu in | Cho 260 người | Cho 60 người, tài liệu điện tử cho phần còn lại |
| Đi lại, lưu trú người dự | Do đơn vị cử chi cho 200 người từ xa | Gần như không còn |
| Nền tảng họp trực tuyến | Không cần | Bản quyền hoặc thuê bao theo số người, số giờ |
| Đường truyền | Mạng thông thường | Đường chính ổn định và một đường dự phòng |
| Thiết bị thu hình, thu tiếng | Âm thanh hội trường | Thêm máy quay, micro cho người hỏi, bộ trộn tiếng |
| Nhân sự kỹ thuật | Một người lo âm thanh | Người vận hành tại phòng và người điều phối phía trực tuyến |
| Ghi hình, lưu trữ | Tuỳ chọn | Thường cần, để người dự sau xem lại |
Đọc bảng theo hàng thì thấy hội thảo kết hợp tiết kiệm lớn nhất ở phía đơn vị cử người dự, không phải ở phía đơn vị tổ chức. Đây là điểm cần nói rõ khi trình dự toán: sở của anh Phong có thể tốn hơn một chút so với làm hội thảo trực tiếp, nhưng tổng chi của cả hệ thống các đơn vị trong tỉnh giảm đáng kể.
Chọn hình thức nào nên dựa trên mục tiêu hội thảo. Nội dung cần thảo luận nhóm, thực hành thì trực tiếp vẫn tốt hơn; nội dung phổ biến, hướng dẫn thì kết hợp hoặc trực tuyến hoàn toàn hợp lý hơn.
Nền tảng họp và đường truyền: những dòng hay bị lập sai
Kiểm xem đơn vị đã có gì. Nhiều cơ quan đã có tài khoản họp trực tuyến dùng chung hoặc hệ thống hội nghị truyền hình của tỉnh. Dùng hạ tầng có sẵn thì không đưa khoản bản quyền vào dự toán; chỉ cần đặt lịch sớm với bộ phận quản lý hệ thống.
Thuê bao theo tháng hay theo sự kiện. Nếu phải mua, so gói theo sự kiện với gói theo tháng. Một hội thảo duy nhất trong năm thì gói ngắn hạn hợp lý hơn; nếu đơn vị dự kiến nhiều buổi, gói dài hạn có thể rẻ hơn nhưng phải là khoản trong dự toán chung, không gánh hết vào một hội thảo.
Đường truyền dự phòng là bắt buộc thực tế. Một đường cáp quang chính và một đường dự phòng từ nhà mạng khác, hoặc thiết bị phát di động, là cách các đơn vị có kinh nghiệm làm. Khoản dự phòng nhỏ nhưng nếu thiếu, một sự cố mạng có thể làm hỏng cả buổi cho 200 người.
Hoá đơn dịch vụ từ nhà cung cấp nước ngoài. Nhiều nền tảng họp là của doanh nghiệp nước ngoài, thanh toán bằng thẻ và không xuất hoá đơn điện tử Việt Nam. Kế toán cần biết trước để chuẩn bị chứng từ thay thế theo quy định, hoặc chọn mua qua đại lý trong nước có xuất hoá đơn.
Tài khoản đứng tên đơn vị. Gói phần mềm nên đăng ký bằng email và thông tin của đơn vị, không đăng ký bằng tài khoản cá nhân của cán bộ. Người đó chuyển công tác là đơn vị mất quyền truy cập cả bản ghi hình.
Thiết bị: thuê cho một buổi hay mua để dùng lâu
Máy quay, micro không dây, bộ trộn tiếng, màn hình phụ là những thứ đơn vị thường thiếu. Câu hỏi thuê hay mua không chỉ là chuyện giá. Thuê là chi phí dịch vụ của hội thảo, quyết toán theo hợp đồng và hoá đơn. Mua là mua sắm tài sản, phải theo quy trình mua sắm của đơn vị và Luật Đấu thầu 2023 tuỳ giá trị, sau đó nghiệm thu, ghi tăng tài sản theo Luật Quản lý, sử dụng tài sản công 2017, và có người quản lý, bảo quản.
Vì vậy, mua thiết bị bằng kinh phí của một hội thảo là cách làm dễ gây vướng: tài sản dùng nhiều năm mà gánh vào một sự kiện, và nếu hội thảo không có dòng mua sắm trong dự toán thì người duyệt không có căn cứ. Nếu đơn vị thật sự cần thiết bị dùng lâu dài, hãy đề xuất mua sắm như một khoản riêng trong kế hoạch năm.
Với hội thảo của anh Phong, sở chọn thuê trọn gói thiết bị và kỹ thuật viên từ một công ty dịch vụ, hợp đồng bóc rõ từng hạng mục: số máy quay, số micro, bộ trộn, thời gian lắp đặt, chạy thử hôm trước, vận hành trong ngày. Hợp đồng ghi cả trách nhiệm khi thiết bị hỏng giữa buổi, vì đó là rủi ro thật của hội thảo kết hợp.
Một khoản hay bị bỏ quên là buổi chạy thử. Chạy thử với đầy đủ thiết bị, đường truyền và vài điểm kết nối từ xa nên làm hôm trước hội thảo; nếu nhà cung cấp tính thêm phí cho buổi này, ghi vào dự toán ngay từ đầu.
Lập dự toán hội thảo kết hợp theo thứ tự
Các bước dưới đây đi từ chương trình đến chứng từ, áp dụng được cho hội thảo trực tuyến hoàn toàn bằng cách bỏ phần tại chỗ.
- Chốt hình thức và số lượng: bao nhiêu người tại chỗ, bao nhiêu người trực tuyến, có cần người dự từ xa phát biểu hay chỉ nghe và hỏi bằng chữ.
- Kiểm hạ tầng có sẵn: hội trường, tài khoản họp, hệ thống hội nghị truyền hình, thiết bị của đơn vị.
- Lấy báo giá cho phần còn thiếu: thuê thiết bị và kỹ thuật viên, đường truyền dự phòng, ghi hình.
- Tính phần tại chỗ như hội thảo trực tiếp nhưng theo số người tại chỗ: giải lao, tài liệu, trang trí.
- Thêm dòng nhân sự điều phối trực tuyến nếu đơn vị phải thuê người hoặc chi thù lao cho cán bộ làm ngoài nhiệm vụ, theo quy chế.
- Thêm dòng lưu trữ và chia sẻ bản ghi nếu cần.
- Cộng dự phòng cho sự cố kỹ thuật, ghi thuyết minh ngắn.
Theo ví dụ giả định, dự toán phía sở của anh Phong cho hội thảo kết hợp khoảng 70 triệu đồng, cao hơn phương án trực tiếp chừng một phần năm, nhưng các đơn vị dự từ xa không phải chi công tác phí cho khoảng 200 người. Đặt hai con số cạnh nhau trong tờ trình giúp người duyệt quyết định nhanh.
Chứng từ cho phần trực tuyến: điểm danh bằng gì
Hội thảo trực tiếp có danh sách đại biểu ký tên. Phần trực tuyến thì không ai ký được, nên chứng từ thay thế là báo cáo người tham dự xuất từ nền tảng họp: tên hoặc tài khoản, thời điểm vào, thời điểm ra. Hãy hướng dẫn người dự đặt tên hiển thị theo mẫu thống nhất, ví dụ họ tên kèm tên đơn vị, để báo cáo đọc được.
Nếu phần trực tuyến không gắn với khoản chi nào theo đầu người, báo cáo này chủ yếu dùng để chứng minh hội thảo đã diễn ra và đạt quy mô như kế hoạch. Nếu có khoản tính theo người, như tài liệu điện tử có bản quyền hay giấy chứng nhận tham dự, báo cáo này là căn cứ để chi.
Bản ghi hình là sản phẩm của hợp đồng ghi hình và là bằng chứng hội thảo đã diễn ra. Lưu bản ghi ở nơi đơn vị quản lý, ghi rõ thời hạn lưu theo quy định lưu trữ của đơn vị. Muốn chia sẻ công khai bản ghi thì phải có sự đồng ý của báo cáo viên, nhất là khi có nội dung chuyên môn chưa công bố.
Hợp đồng thuê thiết bị và kỹ thuật viên nên có biên bản nghiệm thu ghi rõ đã cung cấp những gì, có sự cố nào không. Nếu buổi hội thảo mất kết nối trong một khoảng thời gian do lỗi nhà cung cấp, biên bản là căn cứ để giảm trừ thanh toán theo điều khoản hợp đồng.
Lỗi hay gặp với kinh phí hội thảo kết hợp
Những lỗi dưới đây thường gặp ở đơn vị lần đầu tổ chức hình thức này.
- Mua thiết bị bằng kinh phí hội thảo mà không qua quy trình mua sắm, không ghi tăng tài sản.
- Đăng ký phần mềm bằng tài khoản cá nhân, thanh toán bằng thẻ cá nhân rồi xin hoàn tiền mà không có chứng từ hợp lệ.
- Vẫn tính giải lao, tài liệu in theo tổng số người dự, gồm cả người dự trực tuyến.
- Không có buổi chạy thử, sự cố ngày chính phải thuê gấp dịch vụ khác ngoài dự toán.
- Không giữ báo cáo người tham dự từ nền tảng họp, không chứng minh được quy mô hội thảo.
- Đơn vị cử người dự trực tuyến vẫn chi công tác phí như đi dự trực tiếp.
Lỗi cuối cùng nằm ở đơn vị khác chứ không ở bạn, nhưng ghi rõ hình thức tham dự trong giấy mời là cách giúp họ tránh. Một dòng "tham dự trực tuyến tại đơn vị" trong giấy mời là đủ. Sau hội thảo, ghi lại các khoản thực chi của từng nhóm (nền tảng, đường truyền, thiết bị, nhân sự, ghi hình) vào một bảng nhỏ; lần tổ chức sau, đó là căn cứ đơn giá tốt hơn mọi báo giá mới.
Câu hỏi thường gặp
Hội thảo trực tuyến hoàn toàn có cần thuê hội trường không?
Thường không cần hội trường lớn, nhưng vẫn cần một phòng yên tĩnh cho ban tổ chức và báo cáo viên phát biểu, có mạng ổn định và ánh sáng đủ. Phòng họp của đơn vị là đủ cho đa số trường hợp.
Có được chi thù lao cho cán bộ của đơn vị làm điều phối trực tuyến không?
Tuỳ quy chế chi tiêu nội bộ. Nếu việc đó nằm trong nhiệm vụ thường xuyên của cán bộ thì thường không chi thêm; nếu là công việc ngoài nhiệm vụ, ngoài giờ thì có thể chi theo quy chế, cần phân công bằng văn bản.
Bản ghi hình hội thảo lưu bao lâu?
Theo quy định lưu trữ của đơn vị và tính chất nội dung. Bản ghi gắn với hồ sơ quyết toán nên lưu ít nhất cùng hồ sơ đó. Hỏi bộ phận văn thư lưu trữ để biết thời hạn áp dụng cho loại tài liệu này.
Người dự trực tuyến có được cấp giấy chứng nhận không?
Có thể, nếu kế hoạch hội thảo quy định và có báo cáo tham dự từ nền tảng làm căn cứ, ví dụ dự đủ một tỷ lệ thời gian nhất định. Ghi tiêu chí đó trong thông báo trước hội thảo để tránh tranh cãi.
Thuê nền tảng nước ngoài không có hoá đơn thì có thanh toán được không?
Có thể được nếu có chứng từ thay thế theo quy định và kế toán đồng ý trước. Cách an toàn hơn là mua qua đại lý trong nước có xuất hoá đơn điện tử, hoặc dùng nền tảng của đơn vị đã có sẵn.