Quy chế chi tiêu nội bộ là văn bản do thủ trưởng đơn vị ban hành, quy định nội dung chi, mức chi, cách khoán và thủ tục thanh toán áp dụng trong đơn vị, trong khung chế độ, tiêu chuẩn, định mức của nhà nước. Nó là căn cứ để kế toán duyệt chứng từ, để Kho bạc Nhà nước kiểm soát chi phần tự chủ, và để người lao động biết mình được hưởng gì. Xây mới hay sửa đổi đều phải bàn công khai, có ý kiến của tổ chức công đoàn và gửi đúng nơi.
Tình huống: anh Tuấn, kế toán một trường trung học cơ sở ở Quảng Ninh (ví dụ giả định), được hiệu trưởng giao rà lại quy chế chi tiêu nội bộ vì bản đang dùng đã ban hành nhiều năm trước, nhiều căn cứ dẫn văn bản đã hết hiệu lực, và đoàn kiểm tra năm ngoái có nhắc. Trường có khoảng 45 người làm việc, mọi con số trong bài là ví dụ giả định.
Quy chế chi tiêu nội bộ thường gồm những phần nào
Không có một mẫu bắt buộc chung cho mọi đơn vị, nhưng một quy chế dùng được thường có các phần dưới đây. Anh Tuấn dùng danh sách này để đối chiếu với bản cũ, xem thiếu gì.
- Căn cứ ban hành: luật, văn bản hướng dẫn, quyết định giao tự chủ, quy định của tỉnh. Phần này dễ lỗi thời nhất.
- Nguyên tắc chung: phạm vi áp dụng, nguồn kinh phí áp dụng, nguyên tắc chi trong dự toán, công khai, tiết kiệm.
- Chi cho con người: tiền lương, phụ cấp theo chế độ, làm thêm giờ, cách xác định và chi thu nhập tăng thêm từ kinh phí tiết kiệm.
- Chi hoạt động: công tác phí, hội nghị, văn phòng phẩm, thông tin liên lạc, điện nước, sử dụng xe, tiếp khách, sửa chữa nhỏ.
- Chi chuyên môn đặc thù: với trường học có thể là chi hội giảng, bồi dưỡng học sinh, chấm thi, tổ chức hoạt động trải nghiệm theo chế độ.
- Sử dụng kinh phí tiết kiệm: tỷ lệ dành cho bổ sung thu nhập, khen thưởng, phúc lợi, dự phòng; tiêu chí phân phối.
- Quản lý tài sản: giao, sử dụng, bảo dưỡng, xử lý tài sản hỏng, mất.
- Thủ tục thanh toán: giấy tờ cần có cho từng loại chi, thời hạn thanh toán tạm ứng, người duyệt.
- Tổ chức thực hiện: hiệu lực, cách sửa đổi, trách nhiệm từng bộ phận.
Những phần trên không cần dài. Một quy chế tốt là quy chế mà tổ trưởng chuyên môn đọc là biết mình cần chuẩn bị giấy gì khi đưa học sinh đi thi, chứ không phải bản chép lại nguyên văn các văn bản cấp trên.
Đặt mức chi: ba nguồn để tham chiếu
Phần khó nhất của quy chế là các con số. Với mỗi nội dung, anh Tuấn hỏi theo thứ tự ba câu. Một, nhà nước đã có chế độ, định mức cho nội dung này chưa, ví dụ công tác phí, hội nghị? Nếu có, mức trong quy chế không được vượt mức đó đối với loại đơn vị như trường mình. Hai, tỉnh hay cấp trên có quy định cụ thể hơn không? Nhiều tỉnh ban hành mức chi riêng trong khung của trung ương. Ba, nếu không có chế độ nào, thực tế ba năm qua đơn vị chi bao nhiêu, và mức nào là hợp lý so với dự toán phần tự chủ?
Ví dụ giả định: khoán văn phòng phẩm. Không có định mức quốc gia cho mỗi giáo viên, nên anh Tuấn xem số thực chi hai năm qua chia theo tổ, cộng thêm phần in đề kiểm tra tăng do đổi chương trình, rồi đề xuất mức khoán theo tổ thay vì theo người. Mức khoán được ghi trong quy chế kèm một câu về cách xử lý phần dư: không chi trả tiền mặt cho cá nhân, mà chuyển lại phần chung của trường.
Ngược lại, với công tác phí, anh không tự đặt mức mà dẫn chế độ hiện hành và chọn trong khung cho phép. Quy chế cũ ghi một con số tiền cụ thể từ nhiều năm trước; bản mới anh viết "theo mức quy định hiện hành của tỉnh", để khi tỉnh đổi mức, quy chế không phải sửa lại. Cách viết dẫn chiếu như vậy chỉ dùng khi có văn bản cụ thể để dẫn; với nội dung đơn vị tự đặt, phải có con số rõ ràng.
Rà quy chế cũ: bảng ghi chép mẫu
Anh Tuấn lập bảng rà soát từng điều của quy chế cũ. Các dòng dưới chỉ là ví dụ giả định về những vấn đề hay gặp.
| Nội dung | Bản cũ ghi | Vấn đề | Đề xuất sửa |
|---|---|---|---|
| Căn cứ | Dẫn các văn bản cũ về tự chủ, công tác phí | Một số văn bản đã được thay thế | Dẫn văn bản hiện hành, rà lại mỗi năm |
| Công tác phí | Ghi mức tiền cụ thể | Thấp hơn mức tỉnh hiện hành, người đi thiệt | Dẫn mức của tỉnh, giữ điều kiện thanh toán |
| Khoán điện thoại | Khoán cho cả hiệu phó, tổ trưởng | Không ghi tiêu chí, dễ bị hỏi | Ghi đối tượng và lý do, đối chiếu quy định |
| Thu nhập tăng thêm | Chia đều theo đầu người | Không gắn với kết quả công việc | Thêm hệ số theo xếp loại, bàn công khai |
| Tạm ứng | Không ghi thời hạn hoàn ứng | Có khoản tạm ứng treo nhiều tháng | Ghi rõ thời hạn và cách xử lý khi quá hạn |
| Tài sản | Không có điều về tài sản hỏng, mất | Lúng túng khi máy chiếu bị mất | Thêm quy trình lập biên bản, xác định trách nhiệm |
Bảng này vừa là giấy nháp cho bản mới, vừa là tài liệu để giải thích trong hội nghị vì sao phải sửa từng điều. Người lao động dễ đồng ý với một thay đổi khi thấy rõ lý do.
Quy trình ban hành và gửi quy chế
Các bước dưới đây là nguyên lý chung. Thời điểm, hình thức lấy ý kiến và nơi gửi cụ thể do quy định hiện hành và hướng dẫn của cấp trên; kiểm văn bản đang áp dụng ở đơn vị bạn.
- Thủ trưởng giao một nhóm soạn thảo: kế toán, đại diện ban giám hiệu, đại diện công đoàn, một hai tổ trưởng.
- Nhóm soạn dự thảo dựa trên bảng rà soát, ghi rõ điều nào giữ, điều nào sửa, điều nào mới.
- Gửi dự thảo cho các tổ đọc trước ít nhất vài ngày; ghi nhận ý kiến bằng văn bản hoặc biên bản họp tổ.
- Thảo luận công khai trong đơn vị, thường tại hội nghị cán bộ, công chức, viên chức hoặc hội nghị người lao động; có ý kiến thống nhất của tổ chức công đoàn.
- Nhóm soạn hoàn chỉnh, thủ trưởng ký quyết định ban hành, ghi ngày hiệu lực.
- Gửi quy chế cho cơ quan cấp trên theo quy định và cho Kho bạc Nhà nước nơi đơn vị giao dịch để làm căn cứ kiểm soát chi.
- Phổ biến cho toàn đơn vị, lưu bản gốc cùng biên bản hội nghị và ý kiến góp ý.
Bước sáu hay bị quên khi sửa đổi giữa chừng. Đơn vị áp dụng mức mới nhưng Kho bạc vẫn kiểm soát theo bản cũ đã gửi, chứng từ bị trả và mọi người nghĩ Kho bạc làm khó.
Điều khoản thu nhập tăng thêm: viết sao cho công bằng và kiểm được
Đây là điều được đọc kỹ nhất trong quy chế, và cũng là điều dễ gây mất đoàn kết nhất. Một điều khoản tốt trả lời rõ bốn câu: tiền lấy từ đâu (kinh phí tiết kiệm được xác định theo quy định, không phải từ nguồn nào khác), tối đa bao nhiêu (trong giới hạn văn bản hiện hành cho phép), chia cho ai (người đang làm việc, cách tính với người nghỉ dài ngày, người mới đến giữa năm), chia theo tiêu chí gì (hệ số theo kết quả đánh giá, xếp loại, hay theo hệ số lương).
Ở trường của anh Tuấn, bản cũ chia đều theo đầu người. Dự thảo mới đề xuất chia theo hệ số gắn với kết quả đánh giá, xếp loại cuối năm, có ba mức. Anh ghi kèm một ví dụ tính bằng con số giả định ngay trong phụ lục, để ai đọc cũng tự tính được phần của mình. Điều khoản cũng ghi rõ cách tạm chi trong năm và cách điều chỉnh khi số tiết kiệm cuối năm thấp hơn dự kiến.
Những điều khoản như vậy cần được bàn kỹ trong hội nghị, có biên bản, có ý kiến của công đoàn. Khi đoàn kiểm tra hỏi vì sao người này nhận nhiều hơn người kia, câu trả lời nằm sẵn trong quy chế và biên bản, không phụ thuộc vào trí nhớ của ai.
Khi nào phải sửa quy chế
Có bốn tình huống thường buộc phải sửa. Thứ nhất, văn bản cấp trên thay đổi chế độ mà quy chế đang dẫn hoặc đang ghi số cụ thể. Thứ hai, đơn vị được giao lại cơ chế tự chủ, đổi nhóm tự chủ, hoặc thay đổi tổ chức, ví dụ sáp nhập trường, chuyển cấp quản lý sau khi sắp xếp chính quyền hai cấp từ 01/7/2025. Thứ ba, kiểm tra, thanh tra, kiểm toán có kết luận chỉ ra điều chưa phù hợp. Thứ tư, thực tế vận hành cho thấy một điều gây tranh cãi lặp đi lặp lại.
Không nên sửa quy chế quá thường xuyên chỉ để giải quyết một khoản chi cụ thể. Nếu tháng này muốn chi một việc mà quy chế chưa có, rồi sửa quy chế để chi, người kiểm tra sẽ hỏi vì sao điều đó xuất hiện đúng lúc ấy. Nhiều đơn vị gom các đề xuất sửa trong năm lại, sửa một lần vào đầu năm sau, trừ khi văn bản cấp trên bắt buộc sửa ngay.
Luật Ngân sách nhà nước 2025 áp dụng từ năm ngân sách 2026 cùng các văn bản hướng dẫn mới là dịp hợp lý để rà toàn bộ phần căn cứ. Bạn không cần đoán trước nội dung văn bản hướng dẫn; chỉ cần ghi việc rà soát vào kế hoạch đầu năm và làm khi văn bản đã ban hành. Nếu cần người cùng rà quy chế cũ và soạn bảng đối chiếu, bạn có thể để lại nhu cầu ở khung cuối trang để Kinh Phí liên hệ lại.
Những điều quy chế không được làm
Quy chế là văn bản nội bộ, nên có lúc bị dùng như một cách "hợp thức hoá" khoản chi chưa đúng. Những điều dưới đây không thể đặt vào quy chế, dù cả đơn vị đã đồng ý.
- Đặt mức chi cao hơn chế độ nhà nước cho loại đơn vị không được phép làm vậy.
- Tạo khoản chi cho cá nhân không có căn cứ, ví dụ phụ cấp tự đặt tên mới.
- Cho phép dùng kinh phí không giao tự chủ theo mức của quy chế.
- Bỏ qua yêu cầu chứng từ hợp pháp, ví dụ cho thanh toán chỉ bằng giấy đề nghị không có hoá đơn hay biên nhận.
- Cho phép giữ tiền của đơn vị trong tài khoản cá nhân.
Điều khoản trái quy định trong quy chế không có giá trị bảo vệ người chi. Khi bị phát hiện, khoản đã chi có thể bị xuất toán, thu hồi và người quyết định chi phải chịu trách nhiệm theo quy định.
Câu hỏi thường gặp
Quy chế chi tiêu nội bộ có cần cấp trên phê duyệt không?
Nguyên lý chung là thủ trưởng ban hành và gửi cơ quan cấp trên, Kho bạc Nhà nước nơi giao dịch để theo dõi, kiểm soát. Một số loại đơn vị hoặc địa phương có thể yêu cầu thêm ý kiến của cấp trên. Kiểm văn bản hướng dẫn tự chủ và quy định của tỉnh áp dụng cho đơn vị bạn.
Có được chép quy chế của trường bên cạnh không?
Tham khảo thì được, chép nguyên thì không nên. Mỗi đơn vị có số người, dự toán, cơ cấu khác nhau, nên mức khoán và tỷ lệ chia tiết kiệm của nơi khác chưa chắc phù hợp. Đoàn kiểm tra cũng dễ nhận ra một quy chế không khớp với thực tế đơn vị.
Người lao động không đồng ý một điều trong dự thảo thì xử lý sao?
Ghi nhận ý kiến vào biên bản, nhóm soạn giải thích căn cứ hoặc điều chỉnh. Những điều liên quan quyền lợi người lao động cần sự thống nhất của tổ chức công đoàn. Thủ trưởng quyết định cuối cùng nhưng phải trong khung quy định và chịu trách nhiệm về quyết định đó.
Quy chế đã ban hành giữa năm thì áp dụng từ ngày nào?
Từ ngày hiệu lực ghi trong quyết định ban hành. Không nên cho hiệu lực hồi tố về đầu năm để áp mức mới cho các khoản đã chi, vì Kho bạc và đoàn kiểm tra sẽ đối chiếu ngày chứng từ với ngày hiệu lực của quy chế.
Quy chế có cần ghi chi tiết đến từng mẫu giấy tờ thanh toán không?
Không cần chép mẫu, nhưng nên liệt kê loại giấy tờ cần có cho từng nhóm chi, như công tác phí, hội nghị, mua sắm nhỏ. Danh sách đó giúp người đề nghị chuẩn bị đúng ngay lần đầu và giảm việc kế toán phải trả hồ sơ.
Sau khi sáp nhập hai trường, quy chế của trường nào được dùng?
Đơn vị mới cần ban hành quy chế riêng của mình theo đúng quy trình. Trong thời gian chưa có, thường áp dụng tạm theo hướng dẫn của cấp trên. Đừng tự chọn quy chế có mức cao hơn để áp cho cả đơn vị mới mà không có văn bản.