Khi nhận quyết định giao dự toán đầu năm, việc đầu tiên không phải là chi mà là đọc: tổng số được giao, phần giao tự chủ và không tự chủ, các nhiệm vụ riêng được ghi tên, và những điều kiện kèm theo. Sau đó đối chiếu với bản đề nghị năm trước, chia số tiền theo quý và theo bộ phận, rồi báo cho mọi người trong đơn vị biết mình có bao nhiêu để làm việc gì.
Tình huống: chị Hằng, kế toán một trường mầm non công lập ở Phú Thọ (ví dụ giả định), nhận quyết định giao dự toán năm vào những ngày đầu năm. Quyết định dài hai trang, kèm một phụ lục số liệu. Hiệu trưởng hỏi ngay: "Năm nay có tiền làm lại sân chơi không?". Chị cần trả lời câu đó có căn cứ, và cần một kế hoạch để cả năm không ai bị bất ngờ.
Đọc quyết định giao dự toán: năm thứ phải tìm ra
Tổng dự toán và chia theo nguồn. Quyết định thường ghi tổng số, rồi chia theo nguồn: ngân sách cấp, nguồn thu được để lại nếu có, nguồn khác. Mỗi nguồn có quy định sử dụng riêng. Chị Hằng ghi riêng từng nguồn ra một tờ, không cộng gộp.
Phần giao tự chủ và phần không giao tự chủ. Đây là ranh giới quan trọng nhất trong cả năm. Phần tự chủ được dùng linh hoạt trong khuôn khổ quy chế chi tiêu nội bộ; phần không tự chủ gắn với nhiệm vụ cụ thể và phải dùng đúng nhiệm vụ đó. Nhầm hai phần là nguyên nhân phổ biến khiến Kho bạc Nhà nước từ chối thanh toán giữa năm.
Nhiệm vụ được ghi tên. Các khoản như sửa chữa, mua sắm, hoạt động chuyên đề được ghi riêng kèm số tiền. Có khi số được giao thấp hơn đề nghị, có khi nhiệm vụ bị gộp hoặc đổi tên. Đọc kỹ tên nhiệm vụ, vì sau này hồ sơ thanh toán phải khớp đúng tên ấy.
Mã số và phân loại. Quyết định hoặc phụ lục có mã chương, loại, khoản, mã nguồn. Kế toán dùng các mã này khi nhập dự toán và khi lập chứng từ rút dự toán. Sai mã là chứng từ bị trả.
Điều kiện và lưu ý kèm theo. Phần cuối quyết định hay có các câu như "chỉ được thực hiện khi có ý kiến của…", "thực hiện tiết kiệm…", "giữ lại một phần chờ phân bổ". Những câu đó quyết định khi nào bạn được tiêu, không chỉ tiêu bao nhiêu.
Đối chiếu dự toán được giao với dự toán đề nghị
Bước tiếp theo là đặt hai bản cạnh nhau. Chị Hằng làm bảng đối chiếu như dưới, số liệu là ví dụ giả định, tính bằng triệu đồng.
| Nội dung | Đề nghị | Được giao | Chênh lệch | Ghi chú cho đơn vị |
|---|---|---|---|---|
| Chi cho con người | 2.900 | 2.900 | 0 | Đủ theo danh sách hiện có |
| Chi hoạt động thường xuyên | 320 | 300 | -20 | Phải thắt văn phòng phẩm, hội nghị |
| Sửa sân chơi ngoài trời | 150 | 0 | -150 | Không được giao, đưa lại dự toán năm sau hoặc tìm nguồn khác |
| Mua đồ chơi lớp mẫu giáo bé | 45 | 40 | -5 | Được giao, cần điều chỉnh danh mục mua |
| Tập huấn chuyên môn hè | 12 | 12 | 0 | Giữ nguyên |
Với bảng này, chị trả lời được câu hỏi của hiệu trưởng: sân chơi không có trong dự toán năm nay, nên không thể khởi công bằng ngân sách cấp. Nếu muốn làm, cần một trong hai đường: đề nghị bổ sung có lý do mới (ví dụ sân xuống cấp gây mất an toàn) hoặc huy động nguồn hợp pháp khác theo quy định. Không được lấy tiền của nhiệm vụ khác bù sang.
Nhập dự toán và mở đường rút tiền ở Kho bạc
Đơn vị không tự cầm quyết định đi chi. Dự toán phải được nhập và đối chiếu ở Kho bạc Nhà nước nơi đơn vị giao dịch thì mới rút được. Quy trình cụ thể tuỳ từng nơi và đang chuyển dần sang trực tuyến; các bước thường gặp như sau.
- Kiểm cơ quan cấp trên hoặc cơ quan tài chính đã gửi dự toán sang Kho bạc chưa; nhiều nơi khâu này do cấp trên làm, đơn vị chỉ đối chiếu.
- Đối chiếu số dự toán Kho bạc ghi nhận với quyết định trong tay, theo từng mã nguồn và mã ngành. Lệch dù nhỏ cũng phải báo ngay.
- Kiểm hồ sơ pháp lý đã đăng ký với Kho bạc: mẫu dấu, mẫu chữ ký chủ tài khoản và kế toán, quy chế chi tiêu nội bộ năm nay. Đổi người ký mà chưa đăng ký lại là chứng từ bị trả.
- Kiểm số dư năm trước được chuyển sang (nếu có), xem nó nằm ở nguồn nào và còn được dùng cho việc gì.
- Chuẩn bị tài khoản truy cập dịch vụ công trực tuyến của Kho bạc cho người được giao, nếu đơn vị đã làm hồ sơ điện tử.
Trong những ngày đầu năm, các khoản lương và chi thường xuyên cần trả sớm. Làm xong năm bước này trong tuần đầu nhận quyết định giúp đơn vị không phải hoãn lương vì chứng từ bị trả.
Chia dự toán theo quý và theo bộ phận
Dự toán được giao là số cả năm, nhưng tiền chi ra theo nhịp. Lương và các khoản đóng chi đều đặn hằng tháng; điện nước tăng mùa hè; văn phòng phẩm dồn vào đầu năm học; tập huấn diễn ra mùa hè; mua sắm thường cần ba bốn tháng chuẩn bị. Chị Hằng làm một bảng kế hoạch theo quý, mỗi dòng là một nội dung, mỗi cột là một quý. Bảng này không phải để nộp cho ai, mà để chính đơn vị biết cuối mỗi quý mình nên ở đâu.
Với phần chi hoạt động được giao tự chủ, chị chia cho các bộ phận theo mức khoán trong quy chế chi tiêu nội bộ: tổ chuyên môn được bao nhiêu cho hội giảng, văn phòng được bao nhiêu cho văn phòng phẩm, bếp ăn được bao nhiêu cho sửa chữa dụng cụ. Mỗi tổ trưởng nhận một tờ ghi rõ số của mình. Khi ai đó xin chi vượt, câu trả lời có sẵn trên tờ giấy chứ không phải là ý kiến cá nhân của kế toán.
Với phần không tự chủ, chia theo tiến độ từng nhiệm vụ. Mua đồ chơi cho lớp mẫu giáo bé phải xong trước năm học mới, nên quý hai là quý mua, quý một là quý khảo sát giá và lập danh mục. Viết ra các mốc này giúp tránh tình trạng tháng mười một mới bắt đầu mua, rồi dồn hết chứng từ vào cuối năm.
Thông báo trong đơn vị: ai cần biết gì
Một lỗi phổ biến là quyết định giao dự toán chỉ nằm trong ngăn bàn kế toán và hiệu trưởng. Người đề xuất chi thì không biết được giao bao nhiêu, nên cứ đề xuất theo nhu cầu, rồi bực mình khi bị từ chối. Chị Hằng gửi thông tin theo mức cần biết:
- Ban giám hiệu: toàn bộ bảng đối chiếu và kế hoạch theo quý.
- Tổ trưởng chuyên môn, tổ văn phòng: phần khoán cho tổ mình và những việc không có tiền năm nay.
- Người phụ trách từng nhiệm vụ riêng: số tiền, mốc tiến độ, hồ sơ cần chuẩn bị (báo giá, hợp đồng, biên bản nghiệm thu).
- Ban chấp hành công đoàn: các khoản liên quan quyền lợi người lao động và phần sẽ được công khai.
- Toàn thể người lao động: phần công khai theo quy định, thường trong hội nghị đầu năm hoặc niêm yết.
Việc công khai dự toán được giao là yêu cầu chung với đơn vị sử dụng ngân sách, không phải lựa chọn. Hình thức và thời điểm cụ thể theo văn bản hướng dẫn hiện hành; kiểm hướng dẫn của cấp trên bạn.
Sổ theo dõi dự toán: một bảng dùng suốt năm
Kế hoạch theo quý cho biết đơn vị định chi thế nào; sổ theo dõi dự toán cho biết thực tế đã đi tới đâu. Phần mềm kế toán có sẵn báo cáo tình hình sử dụng dự toán, nhưng nhiều kế toán đơn vị nhỏ vẫn giữ thêm một bảng tính đơn giản để mang vào họp. Chị Hằng dựng bảng với các cột dưới đây, mỗi dòng là một nội dung trong quyết định giao; số liệu là ví dụ giả định đến hết quý một.
| Nội dung | Được giao | Đã rút đến nay | Đã cam kết chưa rút | Còn lại | Ghi chú |
|---|---|---|---|---|---|
| Chi hoạt động thường xuyên | 300 | 62 | 10 | 228 | Văn phòng phẩm đầu kỳ đã mua |
| Mua đồ chơi lớp mẫu giáo bé | 40 | 0 | 0 | 40 | Đang khảo sát giá, mua quý hai |
| Tập huấn chuyên môn hè | 12 | 0 | 0 | 12 | Chưa đến kỳ |
| Dự toán chờ phân bổ (nếu có) | 15 | 0 | 0 | 15 | Chưa được dùng cho tới khi có văn bản |
Cột "đã cam kết chưa rút" hay bị bỏ qua: đó là những khoản đã ký hợp đồng hoặc đã duyệt tạm ứng nhưng tiền chưa ra khỏi tài khoản dự toán. Không có cột này, bảng sẽ báo còn nhiều tiền hơn thực tế, và người duyệt dễ đồng ý thêm một khoản chi mà thật ra không còn chỗ.
Dòng dự toán chờ phân bổ cũng cần đứng riêng. Một số quyết định giao dự toán giữ lại một phần để phân bổ sau, khi có điều kiện hoặc có văn bản hướng dẫn. Phần này nhìn thấy trên giấy nhưng chưa phải tiền của đơn vị; đưa nó vào tổng có thể dùng là sai từ đầu.
Những dấu hiệu cần báo cấp trên ngay trong quý một
Có những sai lệch nên được nêu ngay khi nhận dự toán, không đợi giữa năm. Thứ nhất, số được giao cho con người thấp hơn quỹ lương thực tế, ví dụ vì chưa tính người mới tuyển hoặc người được nâng lương. Thiếu tiền lương là thứ không thể "tiết kiệm" được, nên phải báo bằng văn bản kèm danh sách.
Thứ hai, nhiệm vụ được giao có tên nhưng số tiền quá thấp so với khối lượng, khiến không thể làm được việc theo đúng tên. Ví dụ giao mua đồ chơi cho ba lớp nhưng tiền chỉ đủ cho một lớp. Bạn cần hỏi lại cấp trên: làm một phần hay đợi bổ sung, vì quyết toán sau này sẽ so khối lượng với tên nhiệm vụ.
Thứ ba, mã nguồn hoặc mã ngành trên quyết định không khớp với tính chất khoản chi. Lỗi này không phải lỗi của đơn vị, nhưng đơn vị sẽ là người chịu khi Kho bạc từ chối. Gửi văn bản đề nghị điều chỉnh sớm, lưu bản có dấu nhận. Cả ba trường hợp đều cần dấu vết bằng văn bản, vì điện thoại trao đổi không còn lại gì khi quyết toán.
Câu hỏi thường gặp
Đầu năm chưa nhận được quyết định giao dự toán thì đơn vị có được chi lương không?
Theo nguyên lý của luật ngân sách, khi dự toán chưa được giao kịp, các khoản chi thiết yếu như lương và hoạt động tối thiểu được tạm cấp theo quy định. Mức và cách tạm cấp cụ thể do văn bản hiện hành và cơ quan tài chính hướng dẫn; bạn hỏi cấp trên và Kho bạc nơi giao dịch.
Có được lấy tiền nhiệm vụ mua sắm sang trả tiền điện khi thiếu không?
Không được tự ý. Kinh phí không giao tự chủ phải dùng đúng nhiệm vụ đã giao. Nếu chi hoạt động thiếu thật, đơn vị phải sắp xếp trong phần tự chủ hoặc làm hồ sơ đề nghị điều chỉnh dự toán gửi cấp trên, có lý do và số liệu cụ thể.
Kế hoạch chi theo quý có phải nộp cho Kho bạc không?
Tuỳ quy định từng thời kỳ và từng địa phương; nhiều nơi không bắt buộc với đơn vị nhỏ. Dù không nộp, đơn vị vẫn nên lập để tự theo dõi, vì nó giúp tránh dồn chi cuối năm và giúp trả lời khi cấp trên hỏi tiến độ giải ngân.
Số dự toán ở Kho bạc lệch với quyết định trong tay thì làm sao?
Không chi theo số nào cả cho đến khi rõ. Báo ngay cho cấp trên hoặc cơ quan tài chính đã giao, kèm bản chụp quyết định và bảng đối chiếu theo mã. Thường lệch do nhập sai mã hoặc nhập thiếu một phụ lục, sửa được nhanh nếu báo sớm.
Người lao động hỏi xem quyết định giao dự toán thì có phải cho xem không?
Dự toán được giao thuộc nội dung phải công khai theo quy định về công khai ngân sách và dân chủ ở cơ sở. Đơn vị nên công khai theo hình thức được hướng dẫn, ví dụ báo cáo trong hội nghị hoặc niêm yết, thay vì đưa từng người xem riêng bản gốc.