Lập dự toán ngân sách năm là việc đơn vị ước tính toàn bộ số thu và số chi của năm sau, theo từng nguồn và từng nhóm nhiệm vụ, kèm thuyết minh căn cứ, để gửi cấp trên tổng hợp trước khi năm ngân sách bắt đầu. Với một trường công hay một đơn vị nhỏ, phần lớn con số đã được quyết định bởi những thứ có sẵn: số người làm việc, số học sinh hoặc khối lượng dịch vụ, chế độ và định mức hiện hành. Phần thật sự cần suy nghĩ là các nhiệm vụ riêng của năm sau và cách viết thuyết minh cho người duyệt hiểu.
Bài này đi theo chị Lan, kế toán một trường tiểu học công lập ở Thanh Hoá (ví dụ giả định). Trường có khoảng 30 người làm việc và 700 học sinh, mọi con số dưới đây cũng là ví dụ giả định. Giữa năm, chị nhận văn bản hướng dẫn xây dựng dự toán năm sau của cấp trên, kèm hạn nộp và bộ mẫu biểu. Đây là lần đầu chị tự làm trọn, vì kế toán cũ đã chuyển công tác.
Dự toán năm khác dự toán một việc ở chỗ nào
Dự toán cho một việc, như một lớp tập huấn hay một chuyến tham quan, đi từ kế hoạch của việc đó và chỉ có một nguồn tiền. Dự toán năm thì bao trọn mọi hoạt động của đơn vị trong mười hai tháng, gồm cả những khoản không ai phải nghĩ tới hằng ngày như lương, các khoản đóng theo lương, điện nước, văn phòng phẩm, sửa chữa nhỏ. Nó cũng chia theo nhiều nguồn: kinh phí ngân sách cấp, nguồn thu sự nghiệp nếu có, nguồn khác được phép sử dụng.
Điểm khác thứ hai là người quyết định cuối cùng không phải thủ trưởng đơn vị. Đơn vị lập, đơn vị cấp trên xem và tổng hợp, cơ quan tài chính cùng cấp thẩm định, rồi cấp có thẩm quyền giao dự toán đầu năm. Con số chị Lan nộp vì vậy là con số đề nghị, sẽ còn bị điều chỉnh. Điều đó không có nghĩa là làm qua loa: dự toán đề nghị có căn cứ chắc thì khi bị cắt, đơn vị biết mình mất gì và có cơ sở giải trình.
Theo nguyên lý của Luật Ngân sách nhà nước 2015 và Luật Ngân sách nhà nước 2025 (thay thế, áp dụng từ năm ngân sách 2026), năm ngân sách tính theo năm dương lịch, đơn vị chỉ được chi trong phạm vi dự toán được giao, đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức. Dự toán năm vì vậy là cái trần cho cả năm sau. Khoản nào không có mặt trong dự toán sẽ rất khó chi, dù việc đó cần thiết. Lịch lập, mẫu biểu và phân cấp cụ thể do văn bản hướng dẫn của cấp trên và địa phương quy định; luôn đọc kỹ văn bản năm nay, không chép lịch năm trước.
Lịch làm dự toán năm của một đơn vị nhỏ
Chị Lan chia việc thành năm chặng. Thời gian trong bảng là ví dụ giả định để thấy thứ tự; mốc thật do văn bản hướng dẫn của cấp trên đặt.
| Chặng | Việc chính | Ai tham gia | Kết quả |
|---|---|---|---|
| 1. Đọc hướng dẫn | Đọc văn bản hướng dẫn, gạch chân hạn nộp, mẫu biểu, định hướng tiết kiệm | Kế toán, hiệu trưởng | Danh sách yêu cầu năm nay |
| 2. Gom số liệu | Số người làm việc, hệ số lương, số học sinh, số lớp, thực hiện năm trước và sáu tháng năm nay | Kế toán, văn thư, tổ trưởng | Bảng số liệu nền |
| 3. Hỏi nhiệm vụ năm sau | Các tổ chuyên môn, bộ phận đề xuất việc riêng: sửa chữa, mua sắm, hoạt động mới | Tổ trưởng, ban giám hiệu | Danh sách đề xuất có ưu tiên |
| 4. Tính và thuyết minh | Tính chi thường xuyên theo chế độ, tính từng nhiệm vụ riêng, viết thuyết minh | Kế toán | Bản dự toán nháp |
| 5. Thông qua và nộp | Họp ban giám hiệu, có ý kiến công đoàn nếu quy chế yêu cầu, ký, nộp đúng hạn | Hiệu trưởng, kế toán | Hồ sơ dự toán gửi cấp trên |
Chặng 3 là chặng hay bị bỏ. Nhiều kế toán tự ước các khoản sửa chữa, mua sắm mà không hỏi tổ chuyên môn, rồi giữa năm sau mới biết phòng thư viện cần thay mái hay tổ khối một cần thêm bàn ghế. Lúc đó dự toán đã giao, muốn có tiền phải xin điều chỉnh, mất thêm vài tháng.
Căn cứ cho từng phần của dự toán
Chi cho con người. Lương, phụ cấp, các khoản đóng theo lương tính trên số người làm việc được giao và hệ số thực tế. Căn cứ là danh sách trích ngang có hệ số lương, phụ cấp của từng người, cộng thêm người dự kiến nâng lương trong năm sau. Kế toán nên đối chiếu với bộ phận nhân sự hoặc văn thư, vì một người sắp nghỉ hưu hay một vị trí sắp tuyển mới đều làm đổi con số.
Chi hoạt động thường xuyên. Điện, nước, văn phòng phẩm, thông tin liên lạc, công tác phí, hội nghị, vệ sinh, bảo vệ. Ở nhiều nơi, phần này được cấp theo định mức phân bổ trên đầu biên chế hoặc đầu học sinh, do tỉnh quy định. Khi đã có định mức, việc của kế toán là nhân đúng và kiểm xem định mức đó có đủ cho các khoản bắt buộc không, chứ không tự đặt mức mới.
Nhiệm vụ không thường xuyên. Sửa chữa, mua sắm tài sản, hoạt động chuyên môn có tính một lần trong năm. Mỗi nhiệm vụ cần một dòng riêng, có lý do, có cách tính, có báo giá hoặc khảo sát giá đi kèm khi giá trị đáng kể. Đây là phần cấp trên xem kỹ và hay cắt nhất.
Nguồn thu tại đơn vị. Nếu đơn vị có thu sự nghiệp hoặc thu dịch vụ được phép, dự toán thu phải ước theo số thực hiện và kế hoạch năm sau, kèm phần chi tương ứng từ nguồn này. Trường tiểu học công lập không thu học phí, nhưng có thể có khoản thu dịch vụ như bán trú, trông giữ ngoài giờ theo quy định của địa phương; những khoản đó theo hướng dẫn riêng, kiểm văn bản đang áp dụng.
Bản dự toán tóm tắt của trường tiểu học (ví dụ giả định)
Để thấy cấu trúc, dưới đây là phần tóm tắt chị Lan trình ban giám hiệu trước khi điền vào mẫu biểu chính thức. Số tiền tính bằng triệu đồng, hoàn toàn là ví dụ giả định, không phản ánh định mức của bất kỳ địa phương nào.
| Nhóm | Nội dung | Cách tính | Đề nghị (triệu đồng, giả định) |
|---|---|---|---|
| Chi cho con người | Lương, phụ cấp, các khoản đóng | Theo danh sách 30 người, hệ số hiện hưởng và nâng lương dự kiến | 4.200 |
| Chi hoạt động | Điện nước, văn phòng phẩm, công tác phí, hội nghị | Định mức phân bổ của địa phương nhân số học sinh | 380 |
| Nhiệm vụ riêng 1 | Chống thấm mái hai phòng học | Theo khảo sát hiện trạng và hai báo giá | 120 |
| Nhiệm vụ riêng 2 | Thay 40 bộ bàn ghế học sinh khối một | Số bộ hỏng thực tế, báo giá tham khảo | 60 |
| Nhiệm vụ riêng 3 | Hội khoẻ Phù Đổng cấp trường | Theo kế hoạch hoạt động năm học | 15 |
| Tổng | 4.775 |
Chị Lan xếp các nhiệm vụ riêng theo thứ tự ưu tiên. Khi cấp trên hỏi "nếu phải cắt thì cắt gì trước", hiệu trưởng trả lời được ngay và đề xuất quan trọng nhất ít bị cắt nhất.
Viết thuyết minh dự toán năm sao cho người duyệt đọc nhanh
Thuyết minh là phần văn bản đi kèm bảng số. Người thẩm định ở cấp trên đọc hàng chục bộ hồ sơ trong vài tuần, nên thuyết minh tốt là thuyết minh trả lời trước những câu họ sẽ hỏi. Mở đầu bằng đánh giá ngắn tình hình thực hiện năm nay: đã chi được bao nhiêu phần dự toán, khoản nào thiếu, khoản nào dư và vì sao. Đoạn này cho thấy đơn vị theo dõi tiền của mình chứ không chỉ chép số.
Tiếp theo, giải thích những thay đổi so với năm nay: số học sinh tăng hay giảm, số lớp, số người làm việc, nhiệm vụ mới được giao. Mỗi thay đổi kéo con số nào lên hay xuống. Với từng nhiệm vụ không thường xuyên, viết đủ ba ý: hiện trạng (mái thấm từ mùa mưa năm trước, ảnh chụp kèm theo), giải pháp (chống thấm, không phải làm lại mái), cách tính (khảo sát và báo giá). Câu "đề nghị bổ sung kinh phí để đảm bảo hoạt động" không mang thông tin gì và thường bị bỏ qua.
Cuối thuyết minh, nói rõ đơn vị đã tự cân đối những gì: khoản nào đã tiết kiệm, nhiệm vụ nào đã dời sang năm sau nữa. Luật Thực hành tiết kiệm, chống lãng phí 2013 đặt yêu cầu tiết kiệm ngay từ khâu lập dự toán, và cấp trên thường có hướng dẫn riêng về tiết kiệm chi thường xuyên. Thể hiện được điều đó trong thuyết minh giúp đề nghị của bạn đáng tin hơn.
Những lỗi làm dự toán năm bị trả lại hoặc bị cắt mạnh
Từ kinh nghiệm của nhiều kế toán đơn vị nhỏ, các lỗi dưới đây xuất hiện lặp đi lặp lại. Soát bản của bạn với danh sách này trước khi trình ký.
- Số người làm việc trong dự toán khác số được giao, hoặc khác danh sách lương đang trả.
- Chi hoạt động tự đặt mức cao hơn định mức phân bổ mà không có thuyết minh vì sao định mức không đủ.
- Nhiệm vụ sửa chữa, mua sắm chỉ có một dòng tổng tiền, không có khảo sát hay báo giá.
- Gộp nhiều việc khác nhau vào một dòng "chi khác" lớn.
- Dùng mẫu biểu của năm trước trong khi năm nay đã đổi mẫu, hoặc thiếu biểu bắt buộc.
- Số thực hiện năm nay trong thuyết minh không khớp với số trên sổ kế toán.
- Nộp trễ hạn, khiến cấp trên phải tổng hợp theo số tạm của năm trước.
- Không ghi rõ phần nào đề nghị giao tự chủ, phần nào không giao tự chủ, nên cấp trên phải gọi hỏi lại.
Lỗi cuối đáng để ý riêng. Kinh phí giao tự chủ và không giao tự chủ được quản lý khác nhau suốt cả năm sau, nên nếu ghi lẫn ngay từ dự toán, cả năm bạn sẽ phải xin điều chỉnh.
Sau khi nộp: giữ hồ sơ và chuẩn bị cho vòng thảo luận
Nộp xong chưa phải là xong. Cấp trên có thể gọi đơn vị lên thảo luận dự toán, hoặc gửi văn bản hỏi lại từng dòng. Chị Lan lưu một thư mục riêng gồm: văn bản hướng dẫn, bảng số liệu nền, các đề xuất của tổ chuyên môn, báo giá và ảnh hiện trạng, bản dự toán đã nộp, biên bản họp ban giám hiệu. Khi bị hỏi, chị mở đúng tài liệu ra trả lời, không phải nhớ lại.
Khi đầu năm sau nhận quyết định giao dự toán, chị đặt nó cạnh bản đề nghị để thấy khoản nào được giữ, khoản nào bị cắt, cắt bao nhiêu. Bảng so sánh này là đầu vào cho việc phân bổ trong năm và cho dự toán năm kế tiếp. Nhiệm vụ bị cắt nhưng vẫn cần thiết nên được đưa lại vào dự toán năm sau với thuyết minh mạnh hơn, hoặc tìm nguồn khác hợp pháp như tài trợ.
Một thói quen nhỏ có ích: ghi chú ngay trong thư mục những gì năm nay làm chưa tốt, ví dụ thiếu báo giá bàn ghế, hỏi tổ chuyên môn quá muộn. Năm sau, người làm dự toán, có thể là bạn hoặc người kế nhiệm, sẽ đỡ mất một tuần. Nếu cần người cùng lập bảng dự toán hoặc soát thuyết minh, bạn có thể để lại nhu cầu ở khung cuối trang để Kinh Phí liên hệ lại.
Câu hỏi thường gặp
Đơn vị mới thành lập, chưa có số thực hiện năm trước thì lập dự toán năm dựa vào đâu?
Bạn dựa vào số người làm việc được giao, định mức phân bổ hiện hành của địa phương và kế hoạch nhiệm vụ trong quyết định thành lập. Có thể tham khảo số liệu của một đơn vị cùng loại, cùng quy mô, nhưng phải thuyết minh rõ đó là số tham khảo và vì sao chọn đơn vị ấy để so.
Có cần lấy ý kiến công đoàn khi lập dự toán năm không?
Việc lập dự toán do thủ trưởng và kế toán chịu trách nhiệm. Tuy vậy, những nội dung liên quan đến quyền lợi người lao động như thu nhập tăng thêm, phúc lợi thường phải được bàn công khai theo quy chế dân chủ và quy chế chi tiêu nội bộ. Hãy kiểm quy chế của đơn vị bạn xem có yêu cầu bước này không.
Dự toán đề nghị có nên cao hơn nhu cầu để phòng bị cắt không?
Không nên. Thổi số làm thuyết minh yếu đi, và người thẩm định có kinh nghiệm thường nhận ra ngay khi đối chiếu với số thực hiện. Cách tốt hơn là lập đúng nhu cầu, xếp thứ tự ưu tiên các nhiệm vụ riêng, và chuẩn bị sẵn phương án nếu bị cắt một phần.
Báo giá kèm dự toán năm cần mấy cái?
Không có con số chung cho mọi nơi. Ở khâu lập dự toán, báo giá chỉ để chứng minh mức tiền hợp lý; số lượng báo giá bắt buộc thường gắn với khâu mua sắm sau này. Nhiều đơn vị kèm từ hai báo giá trở lên cho khoản có giá trị đáng kể để người duyệt dễ tin. Kiểm hướng dẫn của cấp trên bạn.
Lỡ quên một nhiệm vụ cần thiết khi đã nộp dự toán thì làm sao?
Nếu còn trong thời gian cấp trên tổng hợp, gửi văn bản bổ sung kèm thuyết minh càng sớm càng tốt. Nếu dự toán đã giao, bạn phải xem có thể sắp xếp trong kinh phí tự chủ không, hoặc làm hồ sơ xin bổ sung, điều chỉnh dự toán trong năm theo quy trình của cấp trên.
Luật Ngân sách nhà nước 2025 có làm đổi cách lập dự toán năm ở trường học không?
Nguyên lý chính vẫn giữ: lập theo nhiệm vụ, đúng chế độ, chi trong dự toán được giao. Những thay đổi về phân cấp, lịch, mẫu biểu nằm ở văn bản hướng dẫn thi hành và hướng dẫn của tỉnh. Mỗi năm bạn cần đọc văn bản hướng dẫn mới nhất thay vì dựa vào năm cũ.