Kinh phí đại hội của một chi hội nhỏ thường đến từ ba nguồn: quỹ hội tích luỹ từ hội phí, khoản hỗ trợ của chính quyền hoặc hội cấp trên nếu có, và đóng góp tự nguyện của hội viên, nhà hảo tâm. Mỗi nguồn có cách dùng và cách báo cáo khác nhau. Nguyên tắc chung là chi theo điều lệ và quy chế của hội, chi ít, có chứng từ, và công khai trước hội viên ngay tại đại hội.
Ví dụ trong bài: chị Ngọc, thủ quỹ chi hội khuyến học của một phường ở Huế, khoảng 70 hội viên, chuẩn bị đại hội nhiệm kỳ mới trong một buổi sáng (ví dụ giả định). Bài này nói về tiền tổ chức đại hội; việc lập báo cáo thu chi cả nhiệm kỳ và bàn giao quỹ cho ban mới chỉ nhắc ở mức cần thiết.
Đại hội chi hội cần tiền vào những việc gì
Một đại hội chi hội cỡ vài chục người thực ra cần rất ít tiền nếu tổ chức đúng tinh thần. Các khoản thường gặp là: in báo cáo, dự thảo và phiếu bầu; trang trí hội trường ở mức tối thiểu; nước uống, bánh trái giải lao; hoa chúc mừng ban chấp hành mới; một ít văn phòng phẩm. Một số chi hội có thêm suất quà nhỏ cho hội viên cao tuổi hoặc tặng thưởng cho hội viên tiêu biểu trong nhiệm kỳ.
Khoản lớn nhất thường không nằm ở hội trường mà ở bữa cơm thân mật sau đại hội, nếu có. Đây là khoản cần thảo luận trước trong ban chấp hành: tổ chức hay không, ai chi, ai tham dự. Nhiều chi hội chọn bỏ bữa cơm, chỉ giữ buổi giải lao kéo dài, vừa tiết kiệm vừa tránh tranh cãi về tiền quỹ.
Địa điểm gần như luôn có sẵn: nhà văn hoá tổ dân phố, hội trường UBND phường, phòng họp trường học. Mượn địa điểm thì nên có giấy đề nghị và được đồng ý bằng văn bản hoặc tin nhắn lưu lại, để biết bên nào lo điện, vệ sinh, bàn ghế.
Hội cấp trên đôi khi có hướng dẫn tổ chức đại hội nhiệm kỳ kèm khung nội dung và mẫu báo cáo. Đọc hướng dẫn đó trước khi lập dự toán vì nó quyết định phải in những tài liệu gì, bao nhiêu bản.
Dự toán mẫu một buổi đại hội 70 hội viên
Bảng dưới là dự toán chị Ngọc trình ban chấp hành. Số lượng là ví dụ giả định; số tiền cụ thể không nêu vì phụ thuộc giá nơi bạn ở.
| Khoản | Số lượng (ví dụ giả định) | Nguồn dự kiến | Chứng từ |
|---|---|---|---|
| In báo cáo, dự thảo, phiếu bầu | 80 bộ | Quỹ hội | Hoá đơn hoặc giấy biên nhận cửa hàng in |
| Trang trí, băng rôn | 1 bộ | Quỹ hội | Hoá đơn, giữ lại dùng cho kỳ sau nếu được |
| Nước uống, bánh giải lao | 75 suất | Tiền hỗ trợ của phường | Hoá đơn, danh sách hội viên dự |
| Hoa chúc mừng | 2 lẵng | Quỹ hội | Biên nhận cửa hàng hoa |
| Quà hội viên trên 80 tuổi | 12 suất | Đóng góp của nhà hảo tâm | Danh sách ký nhận, sổ ghi nhận đóng góp |
| Tặng thưởng hội viên tiêu biểu | 5 suất | Quỹ hội, theo nghị quyết ban chấp hành | Quyết định khen tặng, danh sách ký nhận |
Chú ý cột nguồn: tiền hỗ trợ của phường được dùng cho khoản cụ thể ghi trong văn bản hỗ trợ, và phải quyết toán lại với phường bằng chứng từ của đúng khoản đó. Đóng góp của nhà hảo tâm dành cho quà hội viên cao tuổi thì dùng đúng việc đó, không chuyển sang mua bánh trái. Tách nguồn như vậy là để khi có người hỏi, mỗi đồng đều chỉ được về một chỗ.
Tiền hỗ trợ từ chính quyền hoặc hội cấp trên: những điều phải giữ
Có văn bản hỗ trợ trước khi chi. Khoản hỗ trợ có thể đến dưới dạng quyết định, công văn hoặc kế hoạch chung của phường. Chưa có văn bản thì chưa tính vào dự toán như một nguồn chắc chắn, để tránh chi trước rồi không được bù.
Dùng đúng mục đích ghi trong văn bản. Phường hỗ trợ "tổ chức đại hội" thì chi cho đại hội; không dùng để mua quà Tết cho hội viên dù cùng thời điểm. Nếu văn bản ghi chung, hỏi lại người phụ trách ở phường xem khoản nào được tính.
Chứng từ theo yêu cầu của bên cấp tiền. Bên cấp tiền là cơ quan nhà nước thì thường yêu cầu hoá đơn hợp lệ hoặc chứng từ thay thế theo quy định, kèm danh sách. Hỏi trước bên đó cần gì, đừng đợi đến lúc nộp mới biết thiếu.
Báo cáo lại đúng hạn. Sau đại hội, gửi báo cáo sử dụng kinh phí hỗ trợ kèm chứng từ cho phường hoặc hội cấp trên. Phần không chi hết thì làm theo hướng dẫn của bên cấp, thường là nộp trả hoặc được giữ lại có văn bản đồng ý.
Trình tự chuẩn bị tiền cho đại hội
Chị Ngọc làm theo các bước dưới đây, bắt đầu khoảng sáu tuần trước ngày đại hội.
- Đối chiếu số dư quỹ hội trên sổ với tiền mặt và số dư tài khoản (nếu có) cùng ít nhất một thành viên ban kiểm tra. Ghi biên bản kiểm quỹ.
- Lập dự toán đại hội theo bảng mẫu, ghi rõ nguồn của từng dòng, trình ban chấp hành thông qua và ghi vào biên bản họp.
- Gửi đề nghị hỗ trợ kinh phí cho phường hoặc hội cấp trên nếu có chủ trương hỗ trợ, kèm kế hoạch đại hội.
- Vận động đóng góp tự nguyện (nếu cần) bằng thông báo rõ mục đích, ghi sổ từng khoản nhận, có người nhận ký.
- Chi theo dự toán, lấy hoá đơn hoặc giấy biên nhận ngay khi mua; người mua và người duyệt chi là hai người khác nhau.
- Lập bảng tổng hợp chi phí đại hội để báo cáo ngay trong đại hội hoặc trong cuộc họp ban chấp hành mới đầu tiên.
Bước đầu tiên hay bị bỏ qua nhất mà lại quan trọng nhất. Đối chiếu quỹ trước khi chi cho đại hội tách bạch rõ: số dư cuối nhiệm kỳ là bao nhiêu, đại hội tiêu bao nhiêu, ban mới nhận bao nhiêu. Không có bước này, chi phí đại hội lẫn vào số dư bàn giao và ai cũng có thể thắc mắc.
Báo cáo trước hội viên: một trang là đủ
Điều lệ của đa số hội yêu cầu báo cáo tài chính trước đại hội. Ngoài báo cáo thu chi cả nhiệm kỳ, chi hội nên có một mục ngắn về chi phí tổ chức chính đại hội: tổng chi, chia theo nguồn, các khoản lớn. Hội viên không cần đọc từng hoá đơn, họ cần thấy tiền quỹ không bị dùng cho việc ngoài mục đích.
Cách trình bày dễ hiểu nhất là ba dòng nguồn tiền và năm sáu dòng khoản chi, đọc trong hai phút. Nếu đại hội đã diễn ra trước khi có đủ hoá đơn, báo cáo con số dự kiến và hẹn công bố số chính thức ở buổi sinh hoạt gần nhất, hoặc niêm yết tại nơi sinh hoạt của chi hội.
Giữ toàn bộ chứng từ đại hội trong một bìa riêng, ghi nhãn rõ nhiệm kỳ, giao cho thủ quỹ mới cùng sổ quỹ. Sang nhiệm kỳ sau, đó là tư liệu quý để lập dự toán đại hội tiếp theo nhanh hơn và sát hơn.
Nếu chi hội có tài khoản ngân hàng, thanh toán qua tài khoản cho các khoản mua lớn để có dấu vết; tiền mặt chỉ dùng cho khoản lặt vặt. Tài khoản của chi hội không nên đứng tên một cá nhân rồi coi như của hội; nếu bắt buộc phải vậy, ít nhất có quy định bằng văn bản và hai người cùng biết mọi giao dịch.
Tổ chức gọn mà vẫn trang trọng: cắt ở đâu, giữ ở đâu
Giữ phần nghi thức, cắt phần phô trương. Đại hội cần đủ nghi thức theo điều lệ: báo cáo, thảo luận, bầu cử, thông qua nghị quyết. Những thứ đó gần như không tốn tiền. Phông lớn, cổng hoa, xe đón đưa là phần có thể bỏ mà không hội viên nào thấy thiếu.
In ít, đọc chung. Không phải hội viên nào cũng cần một bộ báo cáo in riêng. In đủ cho người cần đọc kỹ, phần còn lại chiếu lên tường hoặc đọc tại chỗ. Với chi hội đông người cao tuổi, nên in chữ to cho số ít bản thay vì in chữ nhỏ cho tất cả.
Dùng lại đồ của kỳ trước. Băng rôn không ghi ngày tháng, khăn trải bàn, bình hoa mượn của phường dùng được nhiều lần. Ghi vào danh sách đồ dùng chung của chi hội để kỳ sau biết có sẵn những gì.
Giải lao thay cho bữa cơm. Một buổi giải lao rộng rãi với trà, bánh, hoa quả đủ để hội viên trò chuyện, ít tốn hơn nhiều so với bữa cơm và không gây chuyện ai được mời, ai không.
Nhờ hội viên làm việc nhẹ. Hội viên có thể nhận việc sắp ghế, pha trà, chụp ảnh. Công sức góp tự nguyện thì ghi lời cảm ơn trong báo cáo, không cần quy ra tiền.
Những chuyện dễ gây mất đoàn kết vì tiền đại hội
Đây là những tình huống chi hội nào cũng có thể gặp, và cách chặn từ trước.
- Bữa cơm thân mật dùng tiền quỹ nhưng chỉ một nhóm được mời. Hoặc mời tất cả, hoặc không chi từ quỹ.
- Thành viên ban chấp hành cũ tự đặt hàng rồi xin thanh toán sau, không qua dự toán. Mọi khoản chi phải nằm trong dự toán đã thông qua.
- Đóng góp của nhà hảo tâm không được ghi sổ, đến khi người đóng góp hỏi lại thì không ai nhớ đã dùng vào đâu.
- Tiền hỗ trợ của phường dùng cho khoản khác, sau đó không quyết toán được với phường.
- Quà cho hội viên cao tuổi phát không đủ danh sách, người không nhận được cho rằng bị bỏ quên.
- Thủ quỹ cũ chưa bàn giao xong mà đại hội đã chi tiền từ quỹ. Hậu quả là số dư bàn giao không khớp với sổ.
Nếu phát hiện thiếu hụt trong quỹ khi chuẩn bị đại hội, đừng xử lý lặng lẽ bằng tiền túi. Ghi biên bản, báo ban chấp hành và ban kiểm tra, làm rõ nguyên nhân trước đại hội; che đi lúc này là chuyển rắc rối sang ban mới.
Câu hỏi thường gặp
Chi hội nhỏ không có tài khoản ngân hàng thì quản lý tiền đại hội thế nào?
Dùng sổ quỹ tiền mặt ghi từng khoản thu chi theo ngày, mỗi khoản có chứng từ hoặc giấy biên nhận. Người giữ tiền và người ghi sổ nên là hai người, ban kiểm tra kiểm quỹ trước và sau đại hội, có biên bản.
Có được dùng quỹ hội để tặng quà cho đại biểu khách mời từ phường không?
Điều lệ và quy chế chi tiêu của hội mới là căn cứ. Thông thường chi hội chỉ có hoa chúc mừng hoặc không có gì, vì khách mời dự đại hội là công việc của họ. Khoản quà tặng nên được ban chấp hành thông qua và ghi trong dự toán nếu có.
Hội viên đóng góp bằng hiện vật thì ghi nhận thế nào?
Ghi vào sổ ghi nhận đóng góp với mô tả hiện vật, số lượng và tên người góp. Không cần quy ra tiền nếu không có nhu cầu, nhưng phải báo cáo được hiện vật đó đã dùng vào việc gì trong đại hội.
Kinh phí đại hội có cần ban kiểm tra xác nhận không?
Nên có. Ban kiểm tra hoặc người được giao kiểm tra tài chính xác nhận bảng tổng hợp chi đại hội giúp báo cáo trước hội viên có thêm độ tin cậy, và là việc điều lệ nhiều hội đã quy định cho báo cáo tài chính nhiệm kỳ.
Đại hội xong còn dư tiền hỗ trợ của phường thì làm gì?
Làm theo văn bản hỗ trợ hoặc hỏi lại phường. Thông thường phần dư phải được báo cáo và nộp trả, hoặc được giữ lại nếu bên cấp đồng ý bằng văn bản. Không tự chuyển vào quỹ hội khi chưa có ý kiến của bên cấp.