Xung đột lợi ích xảy ra khi người có quyền quyết định hoặc tác động tới một khoản chi lại có lợi ích riêng, của mình hoặc người thân, trong khoản chi đó. Mua hàng của người thân cho đơn vị không tự động là sai. Sai là khi người có xung đột không khai báo, vẫn tham gia chọn nhà cung cấp, và để lợi ích riêng chen vào quyết định công. Cách xử lý chuẩn gồm ba việc: khai báo bằng văn bản, đứng ngoài khâu quyết định, và lưu hồ sơ cho thấy việc chọn diễn ra minh bạch.
Tình huống trong bài: chị Hằng, phó hiệu trưởng một trường mầm non ở Bắc Ninh (ví dụ giả định), được giao phụ trách mua bộ đồ chơi vận động ngoài trời từ kinh phí của trường. Em trai chị có cửa hàng thiết bị trường học trong tỉnh, bán đúng loại hàng này, và giá có vẻ tốt. Chị không muốn bỏ lỡ nhà cung cấp tốt, nhưng cũng không muốn ai nghĩ chị chọn vì là em mình.
Nguyên lý: lợi ích riêng không được ngồi chung bàn với quyết định công
Luật Phòng, chống tham nhũng 2018 đặt ra nguyên lý về kiểm soát xung đột lợi ích đối với người có chức vụ, quyền hạn: khi biết hoặc buộc phải biết nhiệm vụ được giao có xung đột lợi ích, người đó phải báo cáo với người có thẩm quyền, và người có thẩm quyền xem xét các biện pháp như giám sát, tạm đình chỉ, hoặc giao người khác làm phần việc liên quan. Bạn nên đọc văn bản hướng dẫn hiện hành để biết hình thức báo cáo cụ thể áp dụng cho đơn vị mình.
Luật Đấu thầu 2023 cũng có yêu cầu về bảo đảm cạnh tranh và công bằng, trong đó những người tham gia đánh giá, lựa chọn nhà thầu phải bảo đảm không có quan hệ làm ảnh hưởng đến tính khách quan. Trong các gói mua sắm theo quy trình đấu thầu, người tham gia tổ chuyên gia thường phải có cam kết bằng văn bản về điều này.
Đặt hai nguyên lý cạnh nhau, câu trả lời cho chị Hằng khá rõ. Cửa hàng của em trai có thể chào giá như mọi nhà cung cấp khác. Chị thì không được là người đánh giá báo giá, không được là người đề xuất chọn, không được là người nghiệm thu, và phải nói cho hiệu trưởng biết điều này trước khi việc chọn nhà cung cấp bắt đầu.
Quan hệ nào cần khai báo
Không phải mọi quen biết đều là xung đột lợi ích, nhưng ranh giới không phải lúc nào cũng rõ. Bảng dưới là cách nhiều đơn vị xử lý trên thực tế; định nghĩa người thân và phạm vi áp dụng chính xác cần kiểm theo văn bản hiện hành và quy chế của đơn vị.
| Quan hệ với nhà cung cấp | Mức độ | Nên làm |
|---|---|---|
| Vợ, chồng, cha mẹ, con, anh chị em ruột là chủ hoặc người quản lý | Xung đột lợi ích rõ | Khai báo bằng văn bản, rút khỏi mọi khâu chọn và nghiệm thu |
| Người thân góp vốn hoặc làm việc ở công ty bán hàng | Xung đột lợi ích có thể có | Khai báo, để người có thẩm quyền quyết định mức tham gia của bạn |
| Bạn thân, người cùng quê, người từng làm cùng | Thường không phải xung đột theo luật nhưng dễ bị nghi | Nói rõ với người duyệt, cân nhắc không trực tiếp chấm báo giá |
| Nhà cung cấp từng tặng quà, mời ăn uống | Rủi ro về tính khách quan | Không nhận quà liên quan tới việc mua, báo người có thẩm quyền nếu đã nhận |
| Không quen biết | Không có xung đột | Làm theo quy trình bình thường |
Nguyên tắc chung khi phân vân: khai báo thừa còn hơn thiếu. Khai báo một quan hệ không đáng kể chỉ tốn một tờ giấy; không khai báo một quan hệ đáng kể có thể khiến mọi quyết định liên quan bị xem lại.
Ba việc chị Hằng làm trước khi xin báo giá
Thời điểm khai báo quan trọng như nội dung khai báo. Khai báo sau khi đã chọn xong nhà cung cấp gần như không còn tác dụng bảo vệ. Chị Hằng làm theo thứ tự sau.
- Viết một văn bản ngắn gửi hiệu trưởng: em trai chị là chủ một cửa hàng có thể chào giá cho gói đồ chơi ngoài trời; chị đề nghị không tham gia khâu xin báo giá, so sánh báo giá, đề xuất chọn nhà cung cấp và nghiệm thu.
- Đề nghị hiệu trưởng giao một người khác, ví dụ một phó hiệu trưởng khác hoặc tổ trưởng chuyên môn cùng kế toán, làm các khâu đó.
- Bàn giao cho người mới phụ trách bản mô tả nhu cầu, yêu cầu kỹ thuật và tiêu chí an toàn của đồ chơi, những thứ chị đã chuẩn bị, để việc mua vẫn đúng nhu cầu chuyên môn.
- Không nói chuyện về gói hàng với em trai trong thời gian chọn nhà cung cấp, không chuyển thông tin về báo giá của bên khác.
- Lưu văn bản khai báo và quyết định phân công lại vào hồ sơ mua sắm.
Bước thứ ba giúp tách bạch hai thứ: chuyên môn của chị về nhu cầu của trẻ vẫn được dùng, còn quyết định về tiền thì người khác đưa ra. Yêu cầu kỹ thuật nên viết trung tính, không mô tả theo đặc điểm riêng của sản phẩm một cửa hàng, vì đó cũng là một cách làm lệch cạnh tranh.
Bước thứ tư nghe khắt khe nhưng là chỗ người ta hay vấp nhất. Một câu hỏi vô tình trong bữa cơm gia đình như "bên kia chào bao nhiêu" đủ làm hỏng tính khách quan của cả quy trình.
Nếu cửa hàng người thân được chọn
Giả sử sau khi so sánh, người được giao đề xuất chọn cửa hàng của em trai chị Hằng vì giá thấp nhất và đáp ứng yêu cầu kỹ thuật. Đó là kết quả hợp lệ, miễn là quy trình đúng. Hồ sơ cần cho thấy: có nhiều báo giá thật, cùng một bộ yêu cầu gửi cho mọi bên, tiêu chí so sánh được ghi trước, người so sánh không có quan hệ với bên nào, và văn bản khai báo của chị Hằng có ngày trước khi xin báo giá.
Khi nghiệm thu, chị Hằng cũng không ký với tư cách người nghiệm thu. Nếu hàng có lỗi, người xử lý với nhà cung cấp là người được giao. Trong cả thời gian bảo hành, mọi trao đổi giữa trường và cửa hàng nên đi qua người khác, bằng văn bản.
Cách làm này có vẻ cầu kỳ với một gói hàng nhỏ. Nhưng chính ở trường học, trạm y tế, ủy ban xã, nơi mọi người quen biết nhau, việc mua hàng của người thân diễn ra thường xuyên nhất và cũng bị phản ánh nhiều nhất. Một hồ sơ sạch bảo vệ chị Hằng trước những lời bàn tán trong phụ huynh, chứ không chỉ trước thanh tra.
Khi không khai báo: điều gì có thể xảy ra
Khoản mua bị xem lại toàn bộ. Khi quan hệ được phát hiện sau, người kiểm tra không chỉ hỏi giá có hợp lý không mà hỏi cả quy trình chọn có khách quan không. Ngay cả khi giá tốt, việc không khai báo đã làm quy trình mất giá trị.
Người không khai báo bị xem xét trách nhiệm. Không báo cáo xung đột lợi ích khi biết là vi phạm quy định về phòng, chống tham nhũng, có thể bị xử lý kỷ luật theo quy định, tuỳ tính chất, mức độ.
Nghi ngờ lan sang những lần mua khác. Một lần không khai báo khiến mọi giao dịch trước đó với cùng nhà cung cấp bị đặt dấu hỏi.
Người thân cũng bị ảnh hưởng. Nhà cung cấp có thể bị loại khỏi các lần mua sau của đơn vị, mất một khách hàng mà lẽ ra họ giữ được bằng cách cạnh tranh đúng luật.
Những tình huống xám hay gặp ở đơn vị nhỏ
Nhà cung cấp duy nhất trong vùng là người thân. Ở xã vùng xa, có khi chỉ một cửa hàng bán được loại hàng cần mua. Không có cạnh tranh tại chỗ không xoá được xung đột lợi ích. Vẫn khai báo, vẫn để người khác quyết, và nên xin thêm báo giá từ nơi xa hơn để có căn cứ so sánh, kể cả khi cuối cùng vẫn mua tại chỗ vì chi phí vận chuyển.
Người thân làm thợ khoán nhỏ cho đơn vị. Sửa điện, sơn lại lớp học, dọn vệ sinh sau bão. Khoản tiền nhỏ, thường thuê người quen vì tiện. Nguyên lý không đổi theo số tiền: người có quan hệ không là người đề xuất thuê, không là người xác nhận khối lượng đã làm.
Người thân là thành viên của bên được tài trợ hoặc hưởng hỗ trợ. Ví dụ bạn lập danh sách hộ được hỗ trợ mà trong đó có nhà mình hoặc nhà anh chị em. Tiêu chí chọn phải được người khác áp dụng và công khai, bạn không tự đưa tên người thân vào.
Bạn được mời làm việc cho nhà cung cấp sau khi mua xong. Lời mời làm thêm, làm tư vấn từ bên đã bán hàng cho đơn vị là một dạng lợi ích cần nói ra với người có thẩm quyền, nhất là khi quan hệ mua bán vẫn còn tiếp diễn qua bảo hành hay hợp đồng sau.
Ở hội, nhóm và quỹ tự nguyện: nguyên lý vẫn vậy
Luật Phòng, chống tham nhũng 2018 chủ yếu nhắm tới người có chức vụ, quyền hạn trong cơ quan, tổ chức. Nhưng nguyên lý tách lợi ích riêng khỏi quyết định chung áp dụng tốt cho cả ban đại diện cha mẹ học sinh, chi hội, câu lạc bộ, quỹ dòng họ. Ở những nơi này, tiền là tiền góp của mọi người, và nghi ngờ lan rất nhanh.
Cách làm gọn nhẹ: trong quy chế thu chi của hội ghi một dòng, ai có người thân bán hàng hoặc làm dịch vụ cho hội thì phải nói ra trong cuộc họp và không biểu quyết việc chọn nhà cung cấp đó. Ghi vào biên bản họp là đủ. Khi báo cáo thu chi cuối năm, nêu rõ khoản nào mua của người thân hội viên và quy trình chọn đã diễn ra thế nào.
Sự minh bạch này không làm khó ai. Ngược lại, nó cho phép hội vẫn mua được hàng tốt của người quen mà không ai phải thì thầm sau lưng.
Câu hỏi thường gặp
Người thân bán rẻ nhất thì có được mua không?
Được, nếu quy trình chọn minh bạch: bạn đã khai báo quan hệ, không tham gia khâu chọn, các bên được chào giá trên cùng yêu cầu, và người khác đánh giá. Giá rẻ nhất là kết quả hợp lệ khi quy trình đứng vững.
Khai báo xung đột lợi ích bằng hình thức nào?
Thường bằng văn bản gửi người có thẩm quyền của đơn vị, nêu quan hệ và việc liên quan. Hình thức cụ thể, mẫu biểu nếu có, theo văn bản hướng dẫn hiện hành và quy chế của đơn vị. Lưu bản khai báo vào hồ sơ của việc.
Đơn vị quá nhỏ, không có ai thay mình chấm báo giá thì sao?
Báo thủ trưởng hoặc đơn vị cấp trên để họ quyết định người thay, có thể là người của đơn vị khác hoặc một tổ gồm vài người. Nếu thực sự không có ai, ít nhất cần người có thẩm quyền biết và giám sát trực tiếp việc chọn.
Nhận quà của nhà cung cấp sau khi mua xong có sao không?
Nên từ chối mọi quà tặng có liên quan tới việc mua của đơn vị, dù trước hay sau. Quy định về phòng, chống tham nhũng có nội dung riêng về tặng quà và nhận quà; nếu đã lỡ nhận, báo người có thẩm quyền theo quy định.
Bạn thân có phải là xung đột lợi ích không?
Phạm vi người thân trong văn bản pháp luật thường hẹp hơn quan hệ bạn bè, nhưng tình bạn thân vẫn có thể ảnh hưởng tính khách quan. Cách an toàn là nói rõ với người duyệt và để họ quyết định bạn có nên tham gia chấm báo giá không.
Khai báo rồi có bị nghi ngờ hơn không?
Thường ngược lại. Khai báo sớm cho thấy bạn chủ động minh bạch, và tạo căn cứ bảo vệ bạn nếu sau này có thắc mắc. Người bị nghi ngờ nhiều nhất là người có quan hệ mà không nói, rồi bị người khác phát hiện.