Một khoản chi bị xuất toán khi cơ quan có thẩm quyền xét duyệt quyết toán, thanh tra hoặc kiểm toán kết luận rằng nó không đủ điều kiện được tính vào kinh phí đã sử dụng: không có trong dự toán, sai chế độ, định mức, thiếu chứng từ hợp pháp, hoặc chi sai đối tượng. Phần lớn lý do xuất toán bắt nguồn từ lúc chi, không phải lúc làm quyết toán. Hiểu các lỗi thường gặp là cách phòng tốt nhất cho người phụ trách đang chạy việc.
Tình huống trong bài: chị Vân, kế toán một trung tâm văn hoá, thể thao cấp phường ở Hải Phòng (ví dụ giả định). Đoàn kiểm tra xem xét kinh phí các hoạt động năm trước và đề nghị xuất toán một số khoản. Không có khoản nào liên quan tới tư lợi; tất cả đều là lỗi quy trình của những người phụ trách từng việc. Chị Vân ngồi lại, lần từng khoản, để năm nay không lặp lại.
Xuất toán là gì, và không phải là gì
Xuất toán là việc không chấp nhận một khoản đã chi vào số kinh phí được quyết toán. Hệ quả thường là đơn vị phải thu hồi khoản đó để nộp trả theo quy định, hoặc giảm số được quyết toán, và người có trách nhiệm có thể bị yêu cầu bồi hoàn, xem xét kỷ luật tuỳ mức độ. Xuất toán có thể do đơn vị cấp trên khi xét duyệt quyết toán, do cơ quan tài chính khi thẩm định, do thanh tra hoặc Kiểm toán nhà nước đưa ra trong kết luận.
Xuất toán khác với việc hồ sơ bị trả lại để bổ sung. Ở khâu kiểm soát chi hoặc xét duyệt, có những trường hợp chứng từ thiếu được yêu cầu bổ sung trong một thời hạn, và nếu bổ sung đủ thì khoản chi vẫn được chấp nhận. Xuất toán là kết luận cuối cùng rằng khoản chi không hợp lệ. Thủ tục, thẩm quyền và thời hạn cụ thể bạn cần kiểm theo văn bản hiện hành áp dụng cho nguồn kinh phí của mình.
Xuất toán cũng không đồng nghĩa với kết luận có tham nhũng. Phần lớn khoản bị xuất toán ở đơn vị nhỏ là lỗi quy trình như trong tình huống của chị Vân. Tuy vậy, hậu quả về tiền thì vẫn thật, và người ký vẫn phải giải trình.
Tám lỗi thường gặp và việc lẽ ra phải làm
Bảng dưới gom các lỗi chị Vân rút ra từ biên bản kiểm tra và từ kinh nghiệm của đồng nghiệp ở các đơn vị khác. Ví dụ trong bảng là ví dụ giả định.
| Lỗi | Ví dụ | Lẽ ra phải làm |
|---|---|---|
| Chi không có trong dự toán được giao | Mua cúp lưu niệm cho giải cầu lông dù dự toán chỉ có tiền thưởng | Xin điều chỉnh dự toán trước khi chi, hoặc không chi |
| Chi vượt định mức, tiêu chuẩn | Bồi dưỡng trọng tài cao hơn mức của quy chế | Đối chiếu quy chế trước khi chốt mức với người nhận |
| Chứng từ không hợp pháp hoặc không đủ | Hoá đơn ghi sai tên đơn vị, danh sách nhận tiền thiếu chữ ký | Soát chứng từ ngay khi nhận, yêu cầu sửa trong lúc còn liên hệ được |
| Chi sai đối tượng | Chi hỗ trợ cho vận động viên không có tên trong danh sách được duyệt | Đối chiếu danh sách duyệt trước khi chi từng người |
| Chi sai thời gian | Thanh toán việc của năm sau bằng kinh phí năm nay | Kiểm ngày thực hiện, ngày nghiệm thu so với năm ngân sách |
| Mua sắm sai quy trình lựa chọn nhà cung cấp | Không đủ báo giá theo quy chế, hoặc tách nhỏ nhu cầu | Lập kế hoạch mua sắm từ đầu, làm đủ bước theo quy định |
| Chi trùng | Một khoản thuê âm thanh thanh toán từ cả kinh phí đơn vị và tiền tài trợ | Ghi rõ nguồn trên chứng từ, đối chiếu chéo giữa các nguồn |
| Thanh toán khi chưa nghiệm thu | Trả đủ tiền sửa sân khi chưa có biên bản nghiệm thu | Chỉ thanh toán phần đã nghiệm thu, giữ lại phần còn lại |
Nhìn cột cuối, gần như không có việc nào khó. Chúng chỉ cần được làm đúng lúc, tức là trước khi tiền ra. Một khi tiền đã chi, mỗi lỗi trong bảng sửa lại đều tốn công hơn nhiều lần.
Ba lỗi khó thấy nhất khi đang làm
Chi trùng giữa các nguồn. Đơn vị nhận tiền từ nhiều nguồn cho cùng một hoạt động, như kinh phí thường xuyên, tiền tài trợ của doanh nghiệp, tiền hỗ trợ của cấp trên. Mỗi nguồn được quyết toán riêng, và không ai nhìn thấy cả bức tranh, trừ khi đoàn kiểm tra đặt các bộ hồ sơ cạnh nhau. Cách phòng: một bảng tổng hợp hoạt động, ghi mỗi khoản chi thuộc nguồn nào.
Chứng từ đúng hình thức nhưng sai nội dung. Hoá đơn hợp lệ, có chữ ký, có dấu, nhưng nội dung ghi "dịch vụ tổ chức sự kiện" mà không cho thấy dịch vụ cụ thể là gì, cho sự kiện nào, ngày nào. Khi bị hỏi, không ai còn nhớ. Ghi nội dung chi tiết ngay trên chứng từ hoặc bảng kê kèm theo.
Thanh toán theo hợp đồng, không theo khối lượng thực tế. Hợp đồng ghi một số lượng, thực tế làm ít hơn, nhưng thanh toán vẫn theo hợp đồng vì "đã ký rồi". Biên bản nghiệm thu phải ghi khối lượng thực tế, và thanh toán theo biên bản đó.
Điểm chung của ba lỗi. Người làm không có ý sai, và mọi giấy tờ trông đều đủ. Chỉ khi có người đối chiếu chứng từ với thực tế hoặc với hồ sơ của nguồn khác, lỗi mới hiện ra.
Khi đã có kết luận xuất toán: đọc gì và làm gì
Việc đầu tiên là đọc kỹ kết luận hoặc biên bản: khoản nào, số tiền bao nhiêu, căn cứ nào được viện dẫn, thời hạn thực hiện, và có cho phép giải trình hay bổ sung không. Nhiều người bỏ qua phần căn cứ, trong khi đó là chỗ duy nhất có thể còn đường giải trình nếu đơn vị có tài liệu chứng minh khác. Ví dụ, khoản bị coi là thiếu chứng từ nhưng thực ra chứng từ nằm ở hồ sơ của một nguồn khác do nhầm lẫn khi lưu.
Nếu có căn cứ, chuẩn bị văn bản giải trình gửi đúng nơi, trong thời hạn, kèm tài liệu. Nếu không có căn cứ, thực hiện kết luận theo quy định: xác định khoản phải nộp trả, nguồn để nộp trả, và người phải chịu trách nhiệm bồi hoàn nếu có. Chi tiết thủ tục nộp trả tuỳ nguồn kinh phí và cơ quan ra kết luận; kế toán đơn vị là người nắm quy trình này.
Việc cuối cùng, và hay bị quên nhất, là sửa quy trình. Chị Vân lập một trang ngắn cho từng khoản bị xuất toán: lỗi gì, xảy ra ở khâu nào, ai đã làm, lần sau kiểm ở đâu. Trang này được gửi cho mọi người phụ trách hoạt động của trung tâm trước khi bắt đầu năm mới.
Năm việc người phụ trách làm từ lúc chi để không bị xuất toán
Từ những gì rút ra, chị Vân đề nghị mỗi người phụ trách một hoạt động có kinh phí làm năm việc dưới đây. Không việc nào tốn hơn mười lăm phút cho mỗi khoản chi.
- Trước khi cam kết với ai: tìm khoản đó trong dự toán được duyệt, ghi số dòng; không tìm thấy thì dừng, hỏi.
- Trước khi chốt mức chi: mở quy chế chi tiêu nội bộ đang có hiệu lực, so mức.
- Khi nhận chứng từ: kiểm tên đơn vị, mã số thuế, nội dung, số lượng, chữ ký; sai thì yêu cầu sửa ngay.
- Khi thanh toán: có biên bản nghiệm thu hoặc xác nhận khối lượng thực tế, có danh sách người nhận đối chiếu với danh sách duyệt.
- Khi nộp hồ sơ cho kế toán: ghi rõ nguồn kinh phí trên giấy đề nghị thanh toán, sắp chứng từ theo đúng thứ tự dòng dự toán.
Năm việc này lặp lại đúng những gì người kiểm tra sẽ làm, chỉ là sớm hơn vài năm. Người phụ trách nào quen tự kiểm như vậy thì hiếm khi gặp kết luận xuất toán, và nếu có, cũng có đủ tài liệu để giải trình.
Những khoản hay bị hỏi ở hoạt động văn hoá, thể thao
Giải thưởng và quà lưu niệm. Tiền thưởng, cúp, huy chương, quà cho người tham gia thường có mức và đối tượng trong quy chế. Khoản mua quà cho khách mời hay cho ban tổ chức là chỗ hay vượt khỏi phạm vi được duyệt. Giữ danh sách người nhận thưởng kèm quyết định khen thưởng của ban tổ chức.
Bồi dưỡng vận động viên, diễn viên, trọng tài. Mức bồi dưỡng theo định mức hiện hành và quy chế, theo ngày tập, ngày thi đấu thực tế. Danh sách ký nhận phải khớp với danh sách được triệu tập và bảng chấm công tập luyện.
Trang phục, đạo cụ biểu diễn. Đây là tài sản hoặc công cụ dùng nhiều lần, cần được ghi nhận và quản lý sau buổi diễn. Khoản mua trang phục mà sau đó không ai biết đang ở đâu dễ bị coi là chi không hiệu quả.
Thuê âm thanh, ánh sáng, sân bãi. Hợp đồng và biên bản nghiệm thu phải ghi rõ thời gian, thiết bị, buổi nào. Nếu một bộ âm thanh phục vụ hai hoạt động trong cùng ngày, chi phí phải phân rõ cho từng hoạt động và từng nguồn, tránh chi trùng.
Đừng để người phụ trách cũ gánh một mình
Kết luận xuất toán thường đến sau một hai năm. Khi đó, người phụ trách hoạt động đã chuyển việc, người ký đã nghỉ hưu, còn kế toán là người duy nhất còn ở lại với hồ sơ. Trong tình huống của chị Vân, ba trong năm người phụ trách các hoạt động bị xuất toán đã không còn làm ở trung tâm. Việc tìm họ để xác minh mất nhiều thời gian hơn cả việc xử lý số tiền.
Điều này cho thấy giá trị của một hồ sơ tự giải thích được: mỗi khoản chi có đủ giấy đề nghị, quyết định duyệt, chứng từ, biên bản nghiệm thu, và nếu có gì bất thường thì có một dòng ghi chú lý do. Hồ sơ như vậy không cần người cũ có mặt để trả lời. Nó cũng bảo vệ người cũ: nếu họ đã làm đúng, giấy tờ nói thay cho họ.
Khi bàn giao công việc, người phụ trách nên bàn giao cả hồ sơ kinh phí chưa quyết toán, kèm một danh sách những khoản còn treo hoặc còn băn khoăn. Người nhận việc biết trước chỗ nào cần chú ý, thay vì phát hiện khi đoàn kiểm tra hỏi.
Câu hỏi thường gặp
Ai có quyền xuất toán một khoản chi?
Tuỳ khâu: đơn vị cấp trên hoặc cơ quan tài chính khi xét duyệt, thẩm định quyết toán; thanh tra trong kết luận thanh tra; Kiểm toán nhà nước trong báo cáo kiểm toán. Thẩm quyền và thủ tục cụ thể theo văn bản hiện hành áp dụng cho nguồn kinh phí của đơn vị.
Khoản bị xuất toán có được giải trình không?
Thường có cơ hội giải trình trong quá trình kiểm tra, trước khi có kết luận chính thức, và có thể có thủ tục kiến nghị sau kết luận theo quy định. Giải trình cần có tài liệu chứng minh, không chỉ là lời giải thích. Lưu ý thời hạn ghi trong biên bản.
Tiền bị xuất toán lấy từ đâu để nộp trả?
Tuỳ nguồn kinh phí, tính chất lỗi và kết luận của cơ quan có thẩm quyền. Có trường hợp đơn vị nộp từ nguồn hợp pháp khác, có trường hợp cá nhân có trách nhiệm phải bồi hoàn. Không được dùng chính kinh phí ngân sách của năm sau để bù khoản bị xuất toán nếu quy định không cho phép.
Thiếu một chữ ký trong danh sách nhận tiền có bị xuất toán cả danh sách không?
Thường chỉ khoản của người thiếu chữ ký bị xem xét, nếu phần còn lại hợp lệ. Nhưng nhiều chữ ký thiếu hoặc chữ ký đáng ngờ có thể khiến cả danh sách bị soát kỹ. Kiểm danh sách ngay sau buổi chi tiền, khi còn liên hệ được người nhận.
Người phụ trách đã chuyển công tác có còn chịu trách nhiệm không?
Trách nhiệm gắn với việc đã làm, không gắn với chức vụ hiện tại, nên chuyển công tác không tự xoá trách nhiệm. Đơn vị cũ có thể liên hệ người đó để xác minh hoặc yêu cầu thực hiện kết luận theo quy định.
Làm sao biết đơn vị mình có khoản nào có nguy cơ bị xuất toán?
Tự soát theo bảng tám lỗi trong bài cho các khoản lớn và khoản có điểm bất thường, trước khi nộp quyết toán. Đơn vị nhỏ có thể nhờ kế toán của đơn vị cấp trên soát thử một số hồ sơ, hoặc mời người có kinh nghiệm xem trước.