Thuyết minh ngân sách là phần văn bản đi kèm bảng số, giải thích cho từng dòng chi bốn điều: khoản này để làm gì, vì sao cần, con số được tính thế nào, và đơn giá lấy từ đâu. Bảng số cho người chấm biết bạn xin bao nhiêu; thuyết minh cho họ biết con số đó có đáng tin không. Nhiều quỹ gọi phần này là budget narrative hoặc budget justification và chấm điểm riêng.
Tình huống trong bài: chị Mai làm điều phối ở một tổ chức phi lợi nhuận nhỏ tại Cần Thơ, chuyên dạy nghề may cho người khuyết tật (ví dụ giả định). Tổ chức xin khoảng 380 triệu đồng cho dự án hai năm, đào tạo 40 học viên và hỗ trợ họ nhận việc gia công (ví dụ giả định). Lần nộp trước, hồ sơ bị nhận xét "ngân sách thiếu giải trình". Lần này chị viết lại phần thuyết minh từ đầu.
Người chấm đọc thuyết minh để tìm điều gì
Người chấm không có mặt ở xưởng may của chị Mai. Họ không biết một khoá học nghề may cần bao nhiêu buổi, máy may công nghiệp ở Cần Thơ thuê hay mua thì hợp lý hơn, học viên khuyết tật vận động cần hỗ trợ đi lại thế nào. Thuyết minh là cách duy nhất để họ hiểu những điều đó trong lúc ngồi đọc hồ sơ ở một nơi khác.
Họ đọc để trả lời ba câu. Thứ nhất, khoản này có cần thiết không, tức là bỏ nó đi thì hoạt động có còn chạy được không. Thứ hai, số tiền có hợp lý không, tức là đơn giá có sát thực tế địa phương và số lượng có khớp với quy mô dự án không. Thứ ba, tổ chức có biết mình đang làm gì không, tức là người lập ngân sách có hiểu công việc hay chỉ điền số cho đủ.
Câu thứ ba ít được nhắc nhưng rất quan trọng. Một thuyết minh rõ ràng, ngắn gọn, có căn cứ cho người chấm cảm giác tổ chức này sẽ quản lý tiền cẩn thận. Một thuyết minh lặp lại tên dòng chi mà không thêm thông tin, kiểu "Chi phí đi lại: chi phí đi lại cho dự án", cho cảm giác ngược lại, dù số tiền có thể hoàn toàn hợp lý.
Công thức bốn ý cho mỗi dòng chi
Chị Mai dùng một khuôn bốn ý cho mọi dòng, viết thành hai đến bốn câu. Bảng dưới đây so sánh cách viết cũ bị chê và cách viết mới. Mọi con số là ví dụ giả định.
| Dòng chi | Cách viết cũ | Cách viết theo bốn ý |
|---|---|---|
| Thù lao giảng viên dạy nghề | Thù lao giảng viên theo thực tế. | Hai giảng viên dạy 4 khoá, mỗi khoá 60 buổi, tổng 240 buổi-người. Mức thù lao mỗi buổi theo mức tổ chức đang trả cho giảng viên thỉnh giảng năm trước. Phục vụ hoạt động 2 (đào tạo nghề). |
| Thuê máy may công nghiệp | Thuê máy phục vụ đào tạo. | Thuê 10 máy trong 20 tháng thay vì mua, vì sau dự án học viên làm việc tại xưởng đối tác đã có máy. Đơn giá theo hai báo giá thu thập tháng trước, chọn mức thấp hơn. |
| Hỗ trợ đi lại cho học viên | Hỗ trợ học viên. | Hỗ trợ tiền xe ôm hoặc xe ba bánh cho 15 học viên khuyết tật vận động không tự đi được, theo số buổi có mặt. Mức hỗ trợ tính theo quãng đường trung bình từ nhà đến xưởng. |
| Phí ngân hàng | Phí khác. | Phí chuyển khoản trả thù lao và nhà cung cấp, ước theo số giao dịch dự kiến mỗi tháng nhân phí hiện tại của ngân hàng nơi tổ chức mở tài khoản. |
Cột thứ ba dài hơn nhưng không văn hoa. Mỗi câu chở một thông tin: số lượng, cách tính, nguồn đơn giá, hoạt động liên quan. Không câu nào khen dự án.
Bốn nguồn đơn giá và cách ghi cho từng nguồn
Báo giá của nhà cung cấp. Dùng cho thiết bị, vật tư, dịch vụ thuê ngoài. Ghi số báo giá đã thu thập và thời điểm, ví dụ "theo hai báo giá thu thập tháng 9". Giữ bản báo giá trong hồ sơ; có quỹ yêu cầu nộp kèm với khoản lớn.
Định mức hoặc mức chi đơn vị đang áp dụng. Dùng cho thù lao, công tác phí, phụ cấp. Với đơn vị công lập, khoản nào có định mức của nhà nước thì ghi "theo định mức hiện hành đơn vị đang áp dụng" và không vượt định mức đó. Với tổ chức phi lợi nhuận, ghi theo quy chế chi tiêu nội bộ hoặc chính sách thù lao của tổ chức.
Chi phí thực tế của lần trước. Dùng khi tổ chức đã làm hoạt động tương tự. Ghi rõ lần trước là khi nào, có điều chỉnh do giá thay đổi không. Đây là căn cứ người chấm đánh giá cao vì cho thấy kinh nghiệm thật.
Ước tính có lý do. Dùng khi không có ba nguồn trên, ví dụ phí ngân hàng hay chi phí điện cho máy may. Ghi phép tính ước tính bằng chữ. Đừng để dòng nào không có căn cứ gì.
Viết thuyết minh cho các dòng nhân sự
Dòng nhân sự là nơi người chấm soi kỹ nhất, vì đây thường là khoản lớn và dễ bị thổi phồng. Với mỗi vị trí, thuyết minh nên nói người đó làm việc gì trong dự án, bao nhiêu phần trăm thời gian, trong bao nhiêu tháng, và mức thù lao dựa trên căn cứ nào. Chị Mai viết cho vị trí điều phối: "Điều phối viên dành 50% thời gian cho dự án trong 24 tháng, phụ trách lập kế hoạch khoá học, liên hệ xưởng đối tác và báo cáo. Mức thù lao theo thang lương nội bộ của tổ chức, tính theo tỷ lệ thời gian" (ví dụ giả định).
Phần trăm thời gian phải hợp lý trên toàn bộ công việc của người đó. Nếu chị Mai đã được tính 50% cho dự án này và 70% cho một dự án khác cùng thời gian, tổng vượt 100% là dấu hiệu nghiêm trọng mà người chấm hoặc kiểm toán sẽ phát hiện. Tổ chức nhỏ chạy nhiều dự án cùng lúc nên giữ một bảng phân bổ thời gian nhân sự chung cho mọi nguồn tài trợ.
Thù lao trả cho cá nhân thuộc diện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo quy định hiện hành, và nhiều tổ chức còn có nghĩa vụ đóng bảo hiểm cho người lao động có hợp đồng. Thuyết minh nên nói rõ mức thù lao đã bao gồm hay chưa bao gồm các khoản này, để người chấm không hiểu nhầm và để tổ chức không thiếu tiền khi chi thật.
Những câu nên bỏ khỏi thuyết minh
Thuyết minh không phải chỗ để thuyết phục về ý nghĩa dự án; phần đó đã có ở thuyết minh hoạt động. Khi đọc lại bản nháp, chị Mai gạch những loại câu sau:
- Câu chỉ nhắc lại tên dòng chi, không thêm thông tin nào về cách tính.
- Câu khen hoạt động: "đây là khoản rất cần thiết để đảm bảo chất lượng".
- Câu hứa hẹn chung: "tổ chức sẽ chi tiêu tiết kiệm, hiệu quả".
- Câu nói "theo giá thị trường" mà không nói thị trường nào, lúc nào, nguồn nào.
- Câu giải thích khác với con số trong bảng, thường do bảng đã sửa mà thuyết minh chưa sửa theo.
- Thuật ngữ nội bộ người ngoài không hiểu, như tên viết tắt của xưởng đối tác hay mã hoạt động riêng.
Sau khi gạch, bản thuyết minh của chị ngắn đi gần một phần ba nhưng mỗi dòng đều có thông tin. Người chấm có giới hạn thời gian; mỗi câu thừa là một câu chiếm chỗ của câu có ích.
Quy trình viết và soát thuyết minh
Thuyết minh nên viết sau khi bảng số đã ổn định, nhưng không đợi đến ngày cuối. Chị Mai làm theo thứ tự:
- Đánh số mọi dòng trong bảng ngân sách và dùng cùng số đó làm tiêu đề từng đoạn thuyết minh.
- Viết bốn ý cho từng dòng, bắt đầu từ các dòng lớn nhất vì chúng chiếm nhiều sự chú ý nhất.
- Gộp các dòng nhỏ cùng loại thành một đoạn, ví dụ văn phòng phẩm và in ấn, miễn là vẫn nêu cách tính.
- Đưa bản thuyết minh cho một người không làm dự án đọc, hỏi họ có tự tính lại được con số không.
- Mỗi lần sửa bảng số, tìm số dòng đó trong thuyết minh và sửa cùng lúc; ghi ngày sửa vào cuối tệp.
- Trước khi nộp, đối chiếu từng con số trong thuyết minh với bảng; một người đọc số, một người dò.
Bước đối chiếu cuối cùng nghe đơn giản nhưng thường bị bỏ khi gấp. Lần nộp trước của chị Mai có ba dòng mà thuyết minh vẫn giữ con số của bản nháp đầu tiên.
Thuyết minh cũng là tài liệu cho chính tổ chức
Khi dự án được duyệt, thuyết minh ngân sách trở thành tài liệu tham chiếu cho kế toán và cho người phụ trách hoạt động. Mười tám tháng sau, khi báo cáo tài chính cuối kỳ cho thấy dòng hỗ trợ đi lại chi thấp hơn dự kiến, người viết báo cáo mở thuyết minh ra để biết ban đầu đã tính cho 15 học viên, và giải trình rằng thực tế chỉ có 11 học viên cần hỗ trợ.
Nếu người viết hồ sơ nghỉ việc giữa chừng, thuyết minh là thứ giúp người kế nhiệm hiểu vì sao mỗi con số như vậy. Đây là lý do nên viết rõ cả những giả định tưởng như ai cũng biết, như số buổi học mỗi tuần, số học viên mỗi lớp, tỷ lệ học viên dự kiến bỏ học giữa chừng.
Lưu thuyết minh bản đã nộp cùng bảng ngân sách và thoả thuận tài trợ trong một thư mục dự án, cùng các báo giá đã dùng làm căn cứ. Khi có đoàn kiểm tra hoặc khi nhà tài trợ hỏi về một khoản chi, bộ hồ sơ này cho thấy con số đã được tính có căn cứ ngay từ đầu, không phải dựng lại sau.
Câu hỏi thường gặp
Thuyết minh ngân sách nên dài bao nhiêu?
Theo giới hạn của quỹ nếu có. Khi không có giới hạn, một dự án nhỏ thường cần hai đến bốn trang, mỗi dòng chi lớn khoảng hai đến bốn câu, các dòng nhỏ có thể gộp. Độ dài phù hợp là đủ để người chấm tự tính lại con số mà không phải hỏi.
Có cần nộp báo giá kèm thuyết minh không?
Chỉ khi quỹ yêu cầu, thường áp dụng cho thiết bị hoặc khoản có giá trị lớn. Dù không nộp, bạn vẫn nên giữ báo giá trong hồ sơ dự án, vì khi được duyệt và bắt đầu mua sắm, bạn cần chúng để chứng minh đơn giá ban đầu có căn cứ.
Đơn giá thực tế khác thuyết minh thì có sao không?
Chênh lệch nhỏ do giá thay đổi là bình thường và được giải trình trong báo cáo tài chính. Chênh lệch lớn, hoặc làm thay đổi tổng của một dòng vượt ngưỡng thoả thuận cho phép, thì cần xin nhà tài trợ điều chỉnh trước khi chi, không đợi đến lúc báo cáo.
Thuyết minh viết bằng tiếng Anh thì có khác gì không?
Nguyên tắc như nhau: mỗi dòng nêu mục đích, cách tính, căn cứ đơn giá và hoạt động liên quan. Khi dịch, giữ nguyên số liệu và đơn vị tiền tệ theo yêu cầu của quỹ, ghi rõ tỷ giá quy đổi nếu bảng gốc lập bằng đồng Việt Nam.
Nhóm nhỏ chưa từng làm dự án thì lấy căn cứ đơn giá ở đâu?
Dùng báo giá thu thập trực tiếp, mức thù lao các tổ chức tương tự ở địa phương đang áp dụng mà bạn hỏi được, và phép ước tính có lý do. Ghi trung thực rằng đây là lần đầu tổ chức làm hoạt động này. Người chấm đánh giá cao sự rõ ràng hơn là kinh nghiệm được tô vẽ.