Thuê thợ khoán là cá nhân để làm sửa chữa nhỏ hoàn toàn hợp lệ nếu có ba thứ: hợp đồng giao khoán ghi rõ việc, khối lượng, giá và thời hạn; biên bản nghiệm thu, thanh lý; và chứng từ chi đúng quy định, kèm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân khi khoản trả thuộc diện phải khấu trừ. Phần khó nhất thường không phải tiền công mà là vật tư: ai mua, có hoá đơn không, đứng tên ai.
Tình huống trong bài: chị Thu, kế toán trạm y tế một xã ở Hà Tĩnh (ví dụ giả định). Tường rào trạm bong tróc, đường ống nước khu vệ sinh rò rỉ. Trạm không cần doanh nghiệp xây dựng cho việc cỡ này; ở xã có anh Hải, thợ nề lâu năm, cùng hai người thợ quen làm thành một tổ. Tổng việc ước khoảng 22 triệu đồng gồm công và vật tư (ví dụ giả định).
Khi nào thuê cá nhân hợp hơn thuê doanh nghiệp
Với việc sửa chữa nhỏ, đơn giản, không đòi hỏi chứng chỉ hành nghề hay thiết bị chuyên dụng, thuê thợ là cá nhân ở địa phương thường hợp lý: giá phù hợp, người làm quen địa bàn, có thể quay lại sửa nhanh nếu hỏng. Sơn tường, thay ống nước, sửa cửa, lát lại vài mét vuông nền thuộc loại này.
Ngược lại, có những việc không nên giao cho tổ thợ tự do: đi lại điện cho cả trạm, sửa hệ thống khí y tế, làm trên mái cao không có thiết bị an toàn, việc đòi hỏi bảo hành dài hoặc cần hoá đơn đầy đủ cho cả gói. Với những việc đó, thuê doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh có đăng ký sẽ an toàn hơn cả về kỹ thuật lẫn chứng từ.
Thuê cá nhân vẫn là mua dịch vụ bằng tiền ngân sách, nên vẫn cần dự toán được duyệt, cách chọn người làm phù hợp với quy chế chi tiêu nội bộ và nguyên lý của Luật Đấu thầu 2023. Chị Thu lấy thêm một báo giá của tổ thợ khác trong xã để có căn cứ so sánh, dù trạm đã quen làm với anh Hải.
Lập dự toán thuê khoán: tách công và vật tư từ đầu
Trước khi gọi tổ thợ, chị Thu cùng trưởng trạm đi một vòng tường rào và khu vệ sinh, đo chiều dài tường, đếm số đoạn ống rò, chụp ảnh từng chỗ. Từ đó dự toán được tách làm hai phần rõ ràng: phần vật tư tính theo khối lượng, gồm sơn lót, sơn phủ, ống, cút, van, keo; phần công tính theo ngày công hoặc theo khối lượng việc, chẳng hạn bao nhiêu mét vuông sơn, bao nhiêu điểm thay ống.
Tách như vậy có ba cái lợi. Người duyệt thấy ngay tỷ lệ công và vật tư có hợp lý không. Khi chọn tổ thợ, hai báo giá được so trên cùng một mặt bằng, không bị lẫn chuyện tổ này rẻ công nhưng kê vật tư đắt. Và khi nghiệm thu, khối lượng thực tế được đối chiếu từng phần, phần nào làm ít hơn thì trả ít hơn.
Dự toán của chị Thu có thêm một dòng nhỏ cho thuê giàn giáo và dọn phế thải, hai khoản thợ hay quên báo. Toàn bộ dự toán được trưởng trạm xem xét và trình người có thẩm quyền duyệt theo phân cấp hiện hành trước khi ký hợp đồng.
Hợp đồng giao khoán ghi những gì
Hợp đồng giao khoán với cá nhân không cần dài, nhưng thiếu điều khoản nào thì lúc nghiệm thu hay lúc có sự cố sẽ thấy ngay. Hợp đồng của chị Thu gồm các mục sau.
- Thông tin hai bên: tên đơn vị, người đại diện; họ tên, số định danh cá nhân, địa chỉ, số tài khoản của người nhận khoán.
- Nội dung việc: sơn lại mặt trong và mặt ngoài tường rào dài bao nhiêu mét, cạo lớp sơn cũ, xử lý vết nứt; thay bao nhiêu mét ống nước, bao nhiêu van, ở khu vực nào.
- Vật tư: bên nào cung cấp; nếu thợ mua thì chủng loại, chất lượng tối thiểu và chứng từ phải nộp.
- Giá khoán: tiền công riêng, tiền vật tư riêng nếu thợ mua; đã hay chưa gồm thuế thu nhập cá nhân phải khấu trừ.
- Thời gian bắt đầu, kết thúc; giờ làm không ảnh hưởng khám chữa bệnh.
- An toàn lao động: người nhận khoán tự chịu trách nhiệm trang bị bảo hộ, tuân thủ hướng dẫn an toàn tại trạm.
- Nghiệm thu, thanh toán: nghiệm thu theo khối lượng thực tế, thanh toán chuyển khoản sau nghiệm thu.
- Bảo hành: thời gian thợ quay lại sửa nếu sơn bong, ống rò trở lại.
- Chữ ký hai bên, ngày ký.
Nếu tổ có ba người, hợp đồng có thể ký với người đại diện tổ, kèm danh sách thành viên, hoặc ký với từng người. Cách ký ảnh hưởng tới việc khấu trừ thuế cho ai, nên chị Thu hỏi trước bộ phận kế toán cấp trên về cách làm thống nhất của ngành.
Vật tư: ai mua thì chứng từ ra sao
Đây là chỗ hồ sơ thuê khoán hay vướng nhất. Có ba cách tổ chức, mỗi cách để lại một bộ chứng từ khác nhau. Con số trong bảng là ví dụ giả định.
| Cách làm | Chứng từ vật tư | Ưu điểm | Rủi ro |
|---|---|---|---|
| Đơn vị tự mua vật tư | Hoá đơn của cửa hàng đứng tên trạm, phiếu nhập, phiếu xuất cho thợ | Chứng từ rõ ràng nhất, đơn vị kiểm được chất lượng | Tốn công đi mua, dễ mua thiếu, mua thừa |
| Thợ mua, đơn vị thanh toán theo hoá đơn | Hoá đơn đứng tên trạm do cửa hàng xuất, thợ chỉ là người đi mua | Thợ chọn vật tư phù hợp, chứng từ vẫn đứng tên đơn vị | Phải dặn cửa hàng xuất hoá đơn đúng tên, mã số thuế |
| Khoán gọn cả công lẫn vật tư cho cá nhân | Hợp đồng và biên bản nghiệm thu; vật tư nằm trong giá khoán | Đơn giản về thủ tục | Khó chứng minh giá hợp lý, dễ bị hỏi khi kiểm soát chi; phải kiểm quy định hiện hành có cho phép không |
Chị Thu chọn cách thứ hai: anh Hải đi chọn sơn, ống, van ở cửa hàng vật liệu trong xã, cửa hàng xuất hoá đơn điện tử đứng tên trạm y tế, trạm chuyển khoản trực tiếp cho cửa hàng. Phần tiền công khoảng 9 triệu đồng (ví dụ giả định) trả cho tổ thợ theo hợp đồng giao khoán.
Nếu một ít vật tư lặt vặt phải mua ở nơi không xuất được hoá đơn, đừng tự nghĩ ra chứng từ thay thế. Việc dùng bảng kê hay giấy biên nhận chỉ được chấp nhận trong những trường hợp quy định hiện hành cho phép; hỏi Kho bạc hoặc kế toán cấp trên trước khi mua.
Thuế thu nhập cá nhân khi trả tiền công cho thợ
Theo nguyên lý của pháp luật thuế thu nhập cá nhân, khi tổ chức trả tiền công, thù lao cho cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng dưới một thời hạn nhất định, tổ chức trả thu nhập có trách nhiệm khấu trừ thuế theo tỷ lệ quy định nếu mỗi lần chi trả từ một mức trở lên. Ngưỡng và tỷ lệ cụ thể nằm trong văn bản hiện hành, kế toán phải đối chiếu tại thời điểm chi, vì các mức này có thể được điều chỉnh.
Cá nhân chỉ có thu nhập thuộc diện khấu trừ nhưng ước tính tổng thu nhập chịu thuế cả năm sau giảm trừ gia cảnh chưa đến mức phải nộp thuế có thể làm bản cam kết theo mẫu để tổ chức tạm thời chưa khấu trừ, với điều kiện có mã số thuế và đáp ứng điều kiện quy định. Bản cam kết do người thợ tự ký và tự chịu trách nhiệm; đơn vị không được tự làm thay hay gợi ý cam kết sai.
Sau khi khấu trừ, đơn vị kê khai, nộp số thuế đã khấu trừ theo quy định, và cấp chứng từ khấu trừ thuế cho người thợ nếu họ yêu cầu. Nhiều đơn vị nhỏ quên bước kê khai, đến khi quyết toán thuế thu nhập cá nhân của đơn vị mới phát hiện. Chị Thu ghi ngay thông tin khấu trừ vào sổ theo dõi để cuối năm không phải lục lại.
Nghiệm thu, thanh lý và chi tiền
Khi tổ thợ báo xong việc, chị Thu và trưởng trạm làm theo trình tự sau.
- Đi kiểm hiện trường cùng người nhận khoán, đo lại chiều dài tường đã sơn, số mét ống, số van đã thay; mở nước thử, quan sát chỗ nối.
- Lập biên bản nghiệm thu ghi khối lượng thực tế, chất lượng đạt hay chưa, các điểm phải sửa lại.
- Lập biên bản thanh lý hợp đồng ghi giá trị thanh toán theo khối lượng thực tế, số thuế khấu trừ nếu có, số tiền thực trả, thời hạn bảo hành.
- Lập giấy đề nghị thanh toán, đính kèm hợp đồng, biên bản nghiệm thu, thanh lý, hoá đơn vật tư, bản cam kết thuế nếu có.
- Chuyển khoản vào tài khoản đứng tên người nhận khoán ghi trong hợp đồng, không chuyển vào tài khoản người khác "nhận hộ".
- Lưu chứng từ chuyển khoản cùng bộ hồ sơ, ghi sổ thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ.
Trả bằng tiền mặt cho thợ khoán không bị cấm tuyệt đối ở mọi nơi, nhưng chuyển khoản để lại dấu vết rõ ràng hơn nhiều và là xu hướng các đơn vị được khuyến khích. Nếu buộc phải trả tiền mặt, phiếu chi phải có chữ ký người nhận và đối chiếu với giấy tờ tuỳ thân.
Những lỗi làm hồ sơ thuê khoán bị trả lại
Một người ký nhận thay cả tổ. Danh sách nhận tiền có ba tên nhưng một chữ ký. Nếu hợp đồng ký với từng người, mỗi người phải ký nhận phần của mình.
Hợp đồng ký sau khi làm xong. Ngày ký hợp đồng trùng hoặc sau ngày nghiệm thu là dấu hiệu hồ sơ dựng lại. Ký trước khi bắt đầu, dù chỉ là việc vài ngày.
Khối lượng nghiệm thu bằng đúng dự toán. Thực tế hiếm khi khớp đến từng mét. Con số nghiệm thu khớp hoàn hảo với dự toán thường gợi ra câu hỏi đã đo thật hay chưa.
Vật tư mua nhiều hơn khối lượng. Mua sơn đủ cho hai lần tường rào khi chỉ sơn một lần. Phần thừa phải nhập kho hoặc giải trình; để thợ mang về là sai.
Thuê người thân của người duyệt chi. Không bị cấm tuyệt đối nhưng là xung đột lợi ích phải khai báo, và người có quan hệ không được tham gia chọn hay nghiệm thu. Cách an toàn là có báo giá so sánh và người khác duyệt.
Câu hỏi thường gặp
Thợ khoán không có mã số thuế thì sao?
Đơn vị vẫn có thể ký hợp đồng và chi trả, nhưng cách khấu trừ và kê khai thuế phụ thuộc quy định hiện hành về mã số thuế cá nhân, hiện gắn với số định danh cá nhân. Bản cam kết để tạm chưa khấu trừ thường yêu cầu người cam kết có mã số thuế. Hỏi cơ quan thuế quản lý đơn vị khi gặp trường hợp này.
Có phải đóng bảo hiểm xã hội cho thợ khoán không?
Hợp đồng giao khoán một việc cụ thể, ngắn ngày, không có quan hệ quản lý điều hành như hợp đồng lao động thường không phát sinh nghĩa vụ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc. Nếu thực chất là thuê người làm thường xuyên dưới sự quản lý của đơn vị, quan hệ đó có thể bị xem là quan hệ lao động. Kiểm quy định hiện hành khi không chắc.
Thợ bị tai nạn khi đang làm thì ai chịu trách nhiệm?
Hợp đồng giao khoán nên ghi rõ trách nhiệm an toàn của người nhận khoán, nhưng đơn vị vẫn có trách nhiệm không để người làm trong điều kiện nguy hiểm rõ ràng. Việc làm trên cao, điện, hoá chất nên giao cho người có kỹ năng và thiết bị. Khi có tai nạn, sơ cứu và báo cáo ngay, xử lý trách nhiệm theo quy định.
Có được tạm ứng tiền công cho thợ trước khi làm không?
Có thể tạm ứng một phần nếu quy chế chi tiêu nội bộ và hợp đồng cho phép, thường dùng để thợ mua vật tư hoặc giữ cam kết. Khoản tạm ứng phải được trừ khi thanh toán cuối và có chứng từ. Tạm ứng toàn bộ trước khi làm làm đơn vị mất đòn bẩy nếu việc không đạt.
Một năm thuê cùng một thợ nhiều lần có vấn đề gì không?
Không có vấn đề nếu mỗi việc có nhu cầu thật, được dự toán và chọn người làm theo đúng quy chế. Nhưng nếu các việc thực chất là một việc lớn bị cắt nhỏ, hoặc thợ quen luôn được chọn mà không có so sánh, đơn vị dễ bị hỏi về chia nhỏ và cạnh tranh. Nên gộp nhu cầu sửa chữa lặt vặt vào kế hoạch năm.
Bảo hành với thợ cá nhân có thực hiện được không?
Được, nếu hợp đồng ghi rõ thời hạn và cam kết quay lại sửa, và đơn vị giữ lại một phần nhỏ tiền thanh toán đến hết hạn bảo hành khi hai bên thoả thuận. Ghi số tài khoản và cách liên lạc của người thợ trong hồ sơ để còn tìm được khi cần.