Khi người dân góp ngày công và vật liệu cho công trình thôn, phần đóng góp đó phải được ghi sổ ngay trong ngày, quy ra giá trị theo một đơn giá đã thống nhất từ trước, công khai cho cả thôn và đưa vào quyết toán cùng phần tiền. Không ghi, phần đóng góp lớn nhất của dân biến mất khỏi giấy tờ, người góp nhiều thấy mình không được ghi nhận, và giá trị công trình bàn giao bị thấp hơn thực tế.
Tình huống trong bài: anh Sơn, trưởng một thôn vùng cao ở Tuyên Quang (ví dụ giả định). Điểm trường mầm non của thôn có sân đất lầy mỗi mùa mưa và tường rào đổ một đoạn. Xã hỗ trợ xi măng và một phần tiền thuê thợ chính; phần còn lại thôn họp và thống nhất góp bằng ngày công, cát sỏi lấy từ bãi bồi được phép khai thác, gạch còn thừa của các hộ, tre làm giàn. Bài này tập trung vào phần hiện vật và ngày công, thứ hay bị ghi chép lỏng lẻo nhất.
Vì sao phần góp công, góp vật liệu cần sổ riêng
Tiền góp đi qua tay thủ quỹ, có biên nhận, nên thường được ghi đủ. Ngày công và vật liệu thì khác: một buổi sáng có hai mươi người đến khiêng gạch, người về sớm, người đến muộn; một hộ chở hai xe cát, một hộ mang mấy cây tre; ai cũng nghĩ trưởng thôn nhớ. Ba tuần sau, không ai nhớ chính xác, và mỗi người nhớ phần mình nhiều hơn thực tế một chút.
Hệ quả không chỉ là chuyện tình cảm trong thôn. Khi quyết toán với xã, công trình có giá trị thật lớn hơn nhiều so với số tiền đã chi, nhưng không có giấy tờ chứng minh phần chênh lệch. Khi bàn giao, giá trị công trình ghi thấp. Khi có người thắc mắc vì sao nhà họ góp nhiều mà nhà khác góp ít, ban quản lý không có gì để trả lời.
Vì vậy anh Sơn giao riêng một người, chị Hoa, chỉ lo cuốn sổ đóng góp hiện vật và ngày công trong suốt thời gian làm. Chị không phải thủ quỹ, không giữ tiền, chỉ ghi. Việc tách người ghi khỏi người giữ tiền cũng là cách để hai cuốn sổ kiểm tra chéo nhau.
Mẫu sổ ghi ngày công và vật liệu
Cuốn sổ không cần phức tạp. Điều quan trọng là ghi ngay trong ngày, mỗi dòng có chữ ký hoặc xác nhận của người góp, và cột ghi chú đủ rõ để người khác đọc lại hiểu. Dưới đây là vài dòng minh hoạ theo ví dụ giả định.
| Ngày | Hộ, người góp | Loại đóng góp | Số lượng | Người xác nhận | Ghi chú |
|---|---|---|---|---|---|
| Ngày 1 | Hộ ông Lực | Ngày công | 2 người, cả ngày | Chị Hoa, tổ trưởng | Đào móng tường rào |
| Ngày 1 | Hộ bà Mến | Ngày công | 1 người, nửa ngày | Chị Hoa | Nấu nước, dọn sân |
| Ngày 2 | Hộ anh Tuấn | Cát sỏi | 2 xe công nông | Chị Hoa, thợ chính | Đổ tại góc sân phía đông |
| Ngày 2 | Hộ chị Lý | Gạch thừa | Khoảng 300 viên | Thợ chính kiểm loại dùng được | 40 viên vỡ, không dùng |
| Ngày 3 | Hộ ông Dần | Tre làm giàn | 6 cây | Chị Hoa | Trả lại sau khi tháo giàn |
Mấy chi tiết đáng chú ý. Ngày công ghi rõ cả ngày hay nửa ngày, không ghi chung chung "có đi làm". Vật liệu ghi số lượng thực tế đã kiểm, và phần không dùng được ghi riêng, để không ai bị tính góp nhiều hơn phần thật sự vào công trình. Đồ cho mượn như tre giàn, cuốc xẻng, xe rùa ghi là "cho mượn", không tính là góp, và có cột trả lại.
Quy giá trị cho ngày công và vật liệu
Quy ra tiền không phải để trả cho người góp, mà để có một con số chung khi công khai, khi quyết toán và khi bàn giao. Đơn giá quy đổi phải được thống nhất trước, tốt nhất ngay trong cuộc họp thôn bàn về việc góp. Anh Sơn làm như sau.
- Trong cuộc họp, đưa ra đề xuất đơn giá quy đổi cho một ngày công lao động phổ thông, theo mức thuê nhân công phổ biến ở địa phương hoặc theo hướng dẫn của xã nếu có; ví dụ giả định 250.000 đồng một ngày công.
- Thống nhất cách tính nửa ngày, và ngày công của thợ có tay nghề nếu có người trong thôn là thợ nề góp công.
- Với vật liệu, quy theo giá vật liệu cùng loại ở địa phương tại thời điểm góp, hoặc theo đơn giá xã dùng cho công trình tương tự; ghi rõ căn cứ.
- Ghi các đơn giá đã thống nhất vào biên bản họp, có tỷ lệ biểu quyết.
- Cuối mỗi tuần, chị Hoa cộng sổ theo từng hộ và theo từng loại, nhân với đơn giá để ra giá trị quy đổi.
- Giá trị quy đổi chỉ dùng để ghi nhận và báo cáo; không ai được nhận tiền theo con số này, trừ khi thôn đã thống nhất trả công cho một phần việc cụ thể.
Nếu xã có quy định riêng về cách quy đổi phần dân góp khi quyết toán công trình có hỗ trợ của ngân sách, dùng đúng quy định đó thay cho cách tự thống nhất. Anh Sơn hỏi bộ phận tài chính của xã từ đầu để khỏi phải tính lại.
Không biến đóng góp tự nguyện thành nghĩa vụ ngầm
Mức góp do thôn bàn, không do trưởng thôn áp. Theo tinh thần Luật Thực hiện dân chủ ở cơ sở 2022, việc đóng góp xây dựng công trình công cộng do dân bàn và quyết định. Biên bản họp ghi rõ hình thức góp: bằng công, bằng vật liệu hay bằng tiền, hộ nào được chọn hình thức nào.
Hộ không có người đi làm được góp bằng cách khác. Người già, hộ neo đơn, hộ có người ốm có thể góp bằng việc nhẹ như nấu nước, hoặc được miễn. Ghi rõ trong biên bản để không ai bị chỉ trỏ.
Không phạt tiền hộ không đi làm. Một số nơi quen thu tiền "thay công" với mức cao để răn đe. Mọi khoản thu như vậy chỉ hợp lệ nếu thôn đã bàn và thống nhất tự nguyện; đặt ra như hình phạt dễ biến thành thu sai, gây mâu thuẫn.
Không lấy vật liệu từ nguồn không rõ. Cát sỏi khai thác trái phép, gỗ không rõ nguồn gốc dù miễn phí cũng có thể kéo cả công trình vào rắc rối. Ghi nguồn gốc vật liệu vào sổ, hỏi xã nếu không chắc nơi khai thác có được phép không.
An toàn khi dân trực tiếp làm. Đào móng, xây tường, khiêng vật nặng có rủi ro. Giao phần việc kỹ thuật và nguy hiểm cho thợ chính, người dân làm phần phụ; không để trẻ em ở khu vực thi công.
Công khai phần góp hiện vật và ngày công
Công khai phần hiện vật khó hơn công khai tiền vì người đọc phải hiểu cách quy đổi. Anh Sơn dán ba thứ ở nhà văn hoá: bảng đơn giá quy đổi đã thống nhất, bảng tổng hợp đóng góp theo từng hộ gồm số ngày công, vật liệu và giá trị quy đổi, và bảng tổng giá trị công trình chia theo nguồn gồm tiền xã hỗ trợ, vật tư xã cấp, tiền dân góp và giá trị hiện vật, ngày công.
Bảng theo từng hộ là chỗ nhạy cảm nhất. Không nên xếp hạng hộ góp nhiều, góp ít, chỉ liệt kê theo thứ tự tổ hoặc theo tên. Trước khi dán, chị Hoa đọc cho từng tổ nghe phần của tổ mình trong một buổi tối để mọi người có cơ hội đính chính. Sửa ngay bây giờ dễ hơn nhiều so với sửa sau khi bảng đã dán.
Sau công khai, để một khoảng thời gian cho người dân phản hồi; những chỗ được đính chính ghi lại trong sổ bằng một dòng mới, không tẩy xoá dòng cũ. Một cuốn sổ có dấu vết sửa rõ ràng đáng tin hơn một cuốn sổ sạch sẽ không một vết.
Khi có người thắc mắc về phần đóng góp
Trả lời bằng sổ, không bằng trí nhớ. Một hộ cho rằng mình góp ba ngày công chứ không phải hai. Ban quản lý mở sổ, xem ngày nào có tên, ai xác nhận. Nếu sổ có thiếu sót thật, ghi bổ sung bằng một dòng mới có chữ ký người xác nhận, không sửa đè.
Mời người xác nhận ban đầu cùng đối chiếu. Tổ trưởng hoặc thợ chính đã ký xác nhận hôm đó thường nhớ rõ hơn ai hết. Ba bên ngồi lại một lần thường giải quyết xong mà không cần đưa ra họp thôn.
Thắc mắc về đơn giá thì quay về biên bản. Có người cho rằng gạch của nhà mình bị quy giá thấp. Đơn giá đã được biểu quyết trong cuộc họp, không sửa riêng cho một hộ; nếu nhiều người thấy đơn giá chưa hợp lý, đưa ra cuộc họp tiếp theo bàn lại cho tất cả.
Không dùng phần quy đổi để so bì. Giá trị quy đổi là để ghi nhận tổng thể, không phải để xếp hộ này hơn hộ kia. Ban quản lý nên nói rõ điều đó ngay từ khi công khai bảng.
Ghi lại cách giải quyết. Mỗi lần có thắc mắc và đã xử lý, ghi một dòng ngắn trong sổ: ai hỏi, hỏi gì, kết quả thế nào. Những dòng này giúp lần làm công trình sau, thôn biết chỗ nào trong cách ghi chép cần chặt hơn.
Đưa phần hiện vật vào quyết toán và bàn giao
Khi công trình xong, phần hiện vật và ngày công không được bỏ ngoài hồ sơ. Bộ quyết toán của thôn gửi xã và báo cáo trước dân gồm:
- Bảng tổng giá trị công trình theo nguồn, trong đó phần dân góp hiện vật và ngày công ghi riêng một dòng kèm căn cứ quy đổi.
- Bản sao sổ ngày công, sổ vật liệu có chữ ký người ghi và ban giám sát.
- Biên bản họp thống nhất đơn giá quy đổi.
- Chứng từ phần tiền: hợp đồng với thợ chính, hoá đơn vật liệu mua thêm, biên nhận.
- Phiếu nhận vật tư xã cấp, đối chiếu số đã dùng và số còn thừa, kèm phương án xử lý phần thừa.
- Biên bản nghiệm thu và bàn giao công trình cho đơn vị quản lý sử dụng, ghi tổng giá trị gồm cả phần dân góp.
Ghi đủ giá trị khi bàn giao giúp điểm trường có hồ sơ tài sản sát thực tế, và lần sau cần sửa chữa, xin hỗ trợ thì xã có căn cứ để biết công trình đã được đầu tư những gì. Với người dân, nhìn thấy công sức của mình được ghi thành con số trong biên bản bàn giao là một cách ghi nhận có ý nghĩa hơn mọi lời cảm ơn.
Câu hỏi thường gặp
Có bắt buộc phải quy ngày công ra tiền không?
Không có nghĩa vụ chung phải quy đổi trong mọi trường hợp, nhưng quy đổi giúp công khai minh bạch, quyết toán đủ và bàn giao đúng giá trị. Nếu công trình có hỗ trợ của ngân sách, xã có thể yêu cầu ghi phần đóng góp của dân theo cách cụ thể, nên hỏi xã từ đầu.
Người trong thôn là thợ nề góp công thì tính như lao động phổ thông không?
Thôn nên thống nhất trước một đơn giá riêng cho ngày công có tay nghề, vì giá trị công việc khác nhau. Nếu thợ chỉ muốn góp như mọi người, ghi theo ý của họ. Điều quan trọng là quy tắc được biểu quyết trước, không quyết định sau khi đã làm.
Vật liệu góp bị thừa thì xử lý thế nào?
Ghi lại số thừa, hỏi người góp muốn lấy lại hay để thôn dùng cho việc chung khác. Nếu để lại, ghi vào sổ tài sản hoặc vật tư của thôn. Không để vật liệu thừa nằm ở nhà ai đó mà không có giấy tờ, vì sau này rất dễ thành chuyện.
Có nên ghi tên hộ không đóng góp lên bảng công khai không?
Không nên công khai theo kiểu bêu tên. Bảng công khai liệt kê phần đóng góp của các hộ đã góp và tổng hợp chung; những hộ được miễn giảm ghi theo biên bản họp. Mục đích là minh bạch, không phải gây áp lực lên hộ khó khăn.
Ngày công của cán bộ thôn có được tính là đóng góp không?
Nếu cán bộ thôn đi làm như mọi người dân trong ngày góp công, ghi như mọi người. Phần thời gian họ làm nhiệm vụ điều hành, ghi chép thuộc trách nhiệm được giao, không ghi là góp công để tránh hiểu lầm về quyền lợi.
Thôn có cần mời ban giám sát khi ghi sổ không?
Không cần có mặt mọi buổi, nhưng ban giám sát đầu tư của cộng đồng hoặc người được thôn cử giám sát nên xem sổ định kỳ, ký xác nhận khi tổng hợp tuần và khi lập bảng công khai. Chữ ký của họ làm tăng độ tin cậy của sổ.