Thuê chuyên gia trong đề tài nghiên cứu là trả tiền cho một người hoặc tổ chức ngoài nhóm thực hiện để làm một phần việc chuyên môn mà nhóm không tự làm được, bằng hợp đồng có sản phẩm cụ thể, được nghiệm thu trước khi thanh toán. Khoản này phải có trong dự toán được duyệt, người được thuê không được trùng với thành viên đang hưởng tiền công cho cùng việc, và thù lao trả cho cá nhân có thể phải khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo quy định hiện hành.
Tình huống ví dụ giả định: PGS. Mai, chủ nhiệm đề tài về bảo tồn nhà rường ở Huế, cần hai phần việc nhóm không làm được: đo vẽ hiện trạng chi tiết tám ngôi nhà và phân tích độ bền gỗ ở một phòng thí nghiệm có thiết bị. Dự toán được duyệt có 60 triệu đồng (ví dụ giả định) cho khoản thuê ngoài. Bài đi qua cách chị chọn hình thức thuê, viết hợp đồng, nghiệm thu và thanh toán. Mức thù lao, hình thức lựa chọn và mẫu hợp đồng cụ thể theo quy chế của tổ chức chủ trì và văn bản đang áp dụng.
Khi nào nên thuê ngoài thay vì thêm người vào nhóm
Việc cần thiết bị hoặc chứng nhận mà nhóm không có. Phân tích độ bền gỗ cần phòng thí nghiệm có thiết bị và quy trình được công nhận; dù nhóm có người hiểu phương pháp, kết quả do phòng thí nghiệm đủ năng lực cấp mới có giá trị.
Việc ngắn, có đầu ra rõ, không cần tham gia suốt đề tài. Đo vẽ tám ngôi nhà mất vài tuần, cho ra bộ bản vẽ. Đưa người đo vẽ vào danh sách thành viên hai năm là không hợp lý; một hợp đồng có sản phẩm thì gọn hơn.
Cần một góc nhìn độc lập. Một số đề tài thuê chuyên gia phản biện bản thảo chuyên đề hoặc kiểm tra lại phân tích thống kê. Người ngoài nhóm đánh giá khách quan hơn, và hội đồng nghiệm thu cũng tin hơn.
Không nên thuê ngoài khi việc đó là lõi của đề tài. Nếu phần phân tích chính của đề tài đều thuê ngoài, hội đồng sẽ hỏi năng lực thật của nhóm ở đâu. Thuê ngoài là để bù chỗ thiếu, không thay nhóm làm đề tài.
Ba kiểu thuê và chứng từ đi kèm
Trong đề tài, "thuê chuyên gia" có thể là ba kiểu khác nhau về bản chất, kéo theo chứng từ và nghĩa vụ thuế khác nhau. Tên gọi trong mẫu dự toán của bạn có thể khác; điều cần nắm là bản chất.
| Kiểu thuê | Ví dụ trong tình huống | Chứng từ chính | Điểm cần để ý |
|---|---|---|---|
| Thuê cá nhân chuyên gia theo sản phẩm | Kiến trúc sư tự do đo vẽ tám ngôi nhà | Hợp đồng, biên bản nghiệm thu, thanh lý, chứng từ chi trả và chứng từ khấu trừ thuế nếu có | Khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo quy định hiện hành; cá nhân thường không xuất hoá đơn |
| Thuê tổ chức cung cấp dịch vụ | Phòng thí nghiệm phân tích mẫu gỗ | Hợp đồng dịch vụ, phiếu kết quả, hoá đơn của tổ chức đó | Thủ tục lựa chọn nhà cung cấp theo quy định về đấu thầu và quy chế nội bộ |
| Thuê chuyên gia nước ngoài | Không có trong tình huống | Hợp đồng, chứng từ thanh toán, giấy tờ theo quy định về thuế đối với cá nhân không cư trú | Hỏi kế toán trước khi cam kết mức thù lao; chi phí đi lại, phiên dịch phải có trong dự toán |
PGS. Mai dùng kiểu thứ nhất cho phần đo vẽ và kiểu thứ hai cho phần phân tích. Nhìn bảng, chị thấy hai phần việc cần hai bộ hồ sơ khác nhau ngay từ lúc chọn người, chứ không phải đến lúc thanh toán mới tách.
Đưa khoản thuê ngoài vào dự toán để hội đồng không cắt
Khoản thuê chuyên gia là một trong những khoản hội đồng xét duyệt và tổ thẩm định hay giảm, vì nó dễ bị dùng làm chỗ "để dành". Muốn giữ được, dòng thuê ngoài trong dự toán cần trả lời ba câu: thuê làm việc gì, vì sao nhóm không tự làm, và con số lấy từ đâu. Một dòng ghi "thuê chuyên gia tư vấn: 30 triệu đồng" không trả lời câu nào trong ba câu đó.
PGS. Mai viết lại thành hai dòng. Dòng thứ nhất: đo vẽ hiện trạng tám nhà rường đã khảo sát sơ bộ, mỗi nhà một bộ bản vẽ theo danh mục ở phụ lục; nhóm không có người được đào tạo đo vẽ kiến trúc gỗ và không có thiết bị đo chuyên dụng; căn cứ là hai báo giá của cá nhân hành nghề và một hợp đồng tương tự trước đây của trường. Dòng thứ hai: phân tích độ bền mẫu gỗ, số mẫu tính theo thiết kế lấy mẫu, căn cứ là báo giá của hai phòng thí nghiệm.
Cách viết này còn giúp về sau. Khi tổ thẩm định hỏi có thể giảm số nhà đo vẽ không, chị trả lời được ngay rằng giảm xuống sáu nhà thì mất hai kiểu kết cấu khác biệt nhất, và đề nghị giữ nguyên. Còn nếu buộc phải giảm, chị biết giảm ở phần phân tích mẫu ít ảnh hưởng hơn. Dự toán có lý do cho từng dòng là dự toán có thể thương lượng.
Hợp đồng thuê khoán chuyên môn cần ghi những gì
Hợp đồng là căn cứ duy nhất để nghiệm thu và thanh toán. Một hợp đồng thuê khoán viết sơ sài sẽ khiến cả hai bên khó xử khi sản phẩm không như mong đợi. Những nội dung nên có:
- Tên đề tài, căn cứ dự toán được duyệt và dòng khoản mục mà hợp đồng này dùng tiền.
- Phạm vi công việc mô tả bằng việc cụ thể: đo vẽ mặt bằng, mặt đứng, mặt cắt, chi tiết kết cấu của tám ngôi nhà đã liệt kê theo địa chỉ hoặc ký hiệu.
- Sản phẩm giao nộp: loại, số lượng, định dạng tệp, quy cách, ngôn ngữ.
- Tiêu chí nghiệm thu: thế nào là đạt, ai nghiệm thu, được sửa mấy lần.
- Thời hạn từng phần và thời hạn cuối, gắn với tiến độ của đề tài.
- Giá trị hợp đồng, cách thanh toán (tạm ứng, thanh toán sau nghiệm thu), việc khấu trừ thuế nếu có.
- Quyền đối với sản phẩm: sản phẩm thuộc về đề tài và tổ chức chủ trì; người được thuê được dùng ở mức nào, có được công bố riêng không.
- Xử lý khi chậm hoặc không đạt: gia hạn, giảm giá trị, chấm dứt hợp đồng.
Mục quyền đối với sản phẩm hay bị bỏ qua nhất. Bộ bản vẽ nhà rường có giá trị lâu dài; nếu không ghi rõ, vài năm sau có thể phát sinh tranh cãi khi một trong hai bên muốn xuất bản.
Nghiệm thu sản phẩm trước khi trả tiền
Nghiệm thu là bước biến một khoản chi thành khoản chi có căn cứ. Cách PGS. Mai làm với phần đo vẽ:
- Nhận sản phẩm kèm biên bản giao nhận ghi ngày, danh mục bản vẽ, định dạng.
- Hai thành viên của nhóm đối chiếu bản vẽ với ảnh chụp hiện trạng và kiểm tra ngẫu nhiên một số kích thước tại một ngôi nhà.
- Ghi nhận xét bằng văn bản; nếu cần sửa, gửi lại người được thuê kèm hạn sửa.
- Khi sản phẩm đạt, lập biên bản nghiệm thu có chữ ký chủ nhiệm và người được thuê, ghi rõ sản phẩm đạt theo tiêu chí nào trong hợp đồng.
- Lập biên bản thanh lý hợp đồng ghi giá trị đã thực hiện, số đã tạm ứng, số còn phải trả.
- Chuyển hồ sơ cho kế toán để thanh toán và khấu trừ thuế theo quy định.
Biên bản nghiệm thu chỉ ghi "đạt yêu cầu" mà không nói đạt theo tiêu chí nào là biên bản yếu. Một câu cụ thể như "đủ 8 bộ bản vẽ, mỗi bộ gồm mặt bằng, hai mặt đứng, một mặt cắt, tỷ lệ theo hợp đồng" giúp người kiểm tra sau này hiểu ngay.
Thanh toán cho cá nhân và khấu trừ thuế thu nhập
Khi trả thù lao cho cá nhân không ký hợp đồng lao động với tổ chức chủ trì, tổ chức chủ trì thường là bên khấu trừ thuế thu nhập cá nhân trước khi chi, theo ngưỡng và tỷ lệ của quy định thuế hiện hành. Chủ nhiệm không phải tự tính, nhưng nên biết điều này để nói trước với người được thuê: số tiền thực nhận có thể thấp hơn giá trị hợp đồng. Nhiều mâu thuẫn phát sinh chỉ vì chuyên gia nghĩ mình nhận đủ con số trên hợp đồng.
Có hai cách tránh hiểu lầm. Một là ghi rõ trong hợp đồng giá trị là trước thuế, tổ chức chủ trì khấu trừ theo quy định. Hai là, nếu thoả thuận số thực nhận, thì dự toán phải có chỗ cho phần thuế, việc này cần hỏi kế toán xem có phù hợp quy chế không. Cách thứ nhất đơn giản và phổ biến hơn.
Thanh toán nên chuyển khoản vào tài khoản đứng tên chính người được thuê. Chuyển vào tài khoản người nhà hoặc tài khoản của chủ nhiệm rồi chủ nhiệm đưa lại tiền mặt là cách làm khiến hồ sơ mất dấu, và khi bị hỏi thì người chịu trách nhiệm là chủ nhiệm.
Thuê người quen, thuê chính thành viên: chỗ dễ sai nhất
Đề tài nào cũng có lúc muốn thuê người quen, vì người quen dễ làm việc và đáng tin. Điều đó không sai nếu người quen đủ năng lực, được chọn theo thủ tục mà quy chế yêu cầu, và mức thù lao hợp lý so với khối lượng. Nhưng nếu người được thuê là vợ, chồng, con của chủ nhiệm hay của người duyệt chi, thì đó là xung đột lợi ích cần khai báo và cân nhắc rất kỹ, có nơi quy chế cấm hẳn.
Lỗi phổ biến hơn là thuê chính thành viên trong nhóm làm một phần việc mà họ đã có ngày công trong đề tài. Ví dụ thành viên chính được giao phân tích số liệu với ngày công đầy đủ, đồng thời ký hợp đồng thuê khoán "chuyên gia phân tích số liệu" cho cùng bộ số liệu. Đó là trả hai lần cho một việc. Khi thanh tra hay kiểm toán đối chiếu danh sách thành viên với danh sách hợp đồng thuê khoán, trường hợp này thường bị đề nghị thu hồi.
Một dạng khác cần tránh hẳn là ký hợp đồng thuê khoán với người không làm gì, để rút tiền dùng cho việc khác của nhóm. Đó là kê khống, hậu quả có thể là xuất toán, thu hồi kinh phí và xử lý trách nhiệm cá nhân. Nếu đề tài thật sự thiếu tiền ở một khoản, con đường đúng là xin điều chỉnh dự toán.
Câu hỏi thường gặp
Thuê chuyên gia có cần qua đấu thầu không?
Tuỳ giá trị và bản chất. Thuê tổ chức cung cấp dịch vụ thường phải làm thủ tục lựa chọn nhà cung cấp theo Luật Đấu thầu 2023 và quy chế nội bộ; thuê cá nhân chuyên gia cho việc chuyên môn nhỏ thường theo quy chế của tổ chức chủ trì. Hỏi phòng tài chính trước khi chọn người.
Chuyên gia không có hoá đơn thì thanh toán bằng gì?
Cá nhân thường không xuất hoá đơn. Bộ chứng từ thay thế gồm hợp đồng, biên bản nghiệm thu, biên bản thanh lý, chứng từ chi trả và chứng từ khấu trừ thuế nếu có. Thành phần cụ thể theo quy chế của tổ chức chủ trì.
Có được thuê chuyên gia không có trong dự toán không?
Không nên. Khoản thuê ngoài phải có trong dự toán được duyệt. Nếu phát sinh nhu cầu mới, chủ nhiệm cần đề nghị điều chỉnh dự toán theo thẩm quyền trước khi ký hợp đồng.
Sản phẩm do chuyên gia làm có được ghi tên chuyên gia trong báo cáo không?
Nên ghi nhận đóng góp đúng mức, ví dụ ghi rõ bản vẽ do ai thực hiện. Quyền sử dụng và công bố sản phẩm theo thoả thuận trong hợp đồng; ghi nhận tên không đồng nghĩa với việc chuyên gia được công bố riêng.
Chuyên gia giao trễ làm đề tài chậm thì xử lý thế nào?
Căn cứ hợp đồng: gia hạn có ghi nhận, giảm giá trị hoặc chấm dứt và thuê người khác. Song song, chủ nhiệm báo tổ chức chủ trì để cân nhắc điều chỉnh tiến độ đề tài nếu cần, thay vì chờ đến sát hạn nghiệm thu.
Mức thù lao chuyên gia lấy theo đâu?
Theo định mức hiện hành của nguồn kinh phí và quy chế của tổ chức chủ trì nếu có; nếu không có định mức, cần căn cứ giá thị trường hợp lý như báo giá hoặc hợp đồng tương tự. Thuyết minh dự toán nên nói rõ căn cứ đã dùng.