Kinh phí điều tra khảo sát của đề tài gồm mọi khoản để có được số liệu sơ cấp: thiết kế và in phiếu, tập huấn và trả công điều tra viên, bồi dưỡng người trả lời, đi lại và lưu trú ở địa bàn, nhập và làm sạch số liệu. Khoản này nên tính ngược từ cỡ mẫu và phương pháp, không ước theo cảm giác; mức chi từng phiếu, từng ngày công điều tra theo định mức hiện hành của bộ, tỉnh hoặc đơn vị.
Tình huống ví dụ giả định: ThS. Ngân, giảng viên một trường đại học ở Đắk Lắk, làm đề tài về sinh kế hộ trồng cà phê sau tái canh, khảo sát 300 hộ ở ba xã, trong đó một xã có nhiều hộ đồng bào Ê Đê. Khoản điều tra trong dự toán là 45 triệu đồng (ví dụ giả định). Bài đi qua cách chị tính khoản này, tổ chức đội điều tra và giữ chứng từ cho tới ngày thanh toán, kể cả những chỗ khó như người trả lời không biết chữ.
Khoản điều tra tốn tiền ở những đâu
Bảng dưới tách khoản điều tra của đề tài thành các phần nhỏ, cách xác định khối lượng và chứng từ tương ứng. Số tiền là ví dụ giả định để thấy tỷ trọng; mức chi theo định mức đang áp dụng với đề tài của bạn.
| Phần việc | Khối lượng tính từ đâu | Số tiền (ví dụ giả định) | Chứng từ |
|---|---|---|---|
| Thiết kế và thử nghiệm phiếu | Một vòng thử với khoảng 20 hộ | Thường nằm trong tiền công thành viên | Bản phiếu thử, biên bản rút kinh nghiệm |
| In phiếu | 300 phiếu chính thức cộng phần dự phòng phiếu hỏng | 1 triệu đồng | Hoá đơn cửa hàng in |
| Tập huấn điều tra viên | Một buổi cho sáu điều tra viên | 2 triệu đồng | Danh sách tham dự, tài liệu tập huấn |
| Công điều tra viên | 300 phiếu chia sáu người, theo mức chi một phiếu | 18 triệu đồng | Hợp đồng hoặc giấy giao việc, bảng tổng hợp phiếu từng người, ký nhận |
| Bồi dưỡng người trả lời | 300 hộ, mỗi hộ một khoản nhỏ theo quy chế | 9 triệu đồng | Danh sách ký nhận theo xã |
| Phiên dịch tiếng Ê Đê | Khoảng 80 hộ ở một xã | 4 triệu đồng | Hợp đồng, xác nhận số ngày làm việc |
| Đi lại, lưu trú đội điều tra | Số chuyến, số đêm theo lịch | 9 triệu đồng | Giấy đi đường, vé, hoá đơn lưu trú hoặc chứng từ khoán |
Phần phiên dịch là dòng ThS. Ngân suýt quên. Ở xã có nhiều hộ Ê Đê lớn tuổi, phỏng vấn bằng tiếng Việt sẽ cho số liệu kém tin cậy; thiếu dòng này trong dự toán, đến lúc cần thuê sẽ không có tiền chính danh để trả.
Cỡ mẫu quyết định ngân sách, không phải ngược lại
Người làm đề tài lần đầu hay bắt đầu từ con số: có 45 triệu thì khảo sát được bao nhiêu hộ. Hội đồng lại đọc theo chiều ngược: phương pháp cần bao nhiêu hộ, chọn mẫu thế nào, rồi mới xem tiền có tương xứng không. Một đề tài định so sánh ba nhóm hộ theo mức độ tái canh mà mỗi nhóm chỉ có ba bốn chục phiếu sẽ bị hỏi về độ tin cậy, dù dự toán rất tiết kiệm.
Vì vậy, thuyết minh dự toán của khoản điều tra nên trích lại một câu từ phần phương pháp: tổng thể là gì, chọn mẫu theo cách nào, cỡ mẫu bao nhiêu và vì sao. Từ đó mới ra số phiếu, số ngày điều tra, số chuyến đi. Khi hội đồng đề nghị giảm kinh phí, bạn cũng có cơ sở để trao đổi: giảm cỡ mẫu thì kết luận nào sẽ yếu đi.
Một điểm hay bị bỏ qua là tỷ lệ hộ từ chối hoặc vắng nhà. Ở vùng trồng cà phê, mùa thu hoạch nhiều hộ lên rẫy cả ngày; lịch điều tra rơi vào mùa đó thì số lần quay lại tăng, chi phí đi lại tăng. Đặt lịch khảo sát ngoài mùa vụ chính là cách tiết kiệm hơn bất kỳ việc cắt giảm nào trên giấy.
Thuê điều tra viên: chọn, tập huấn và trả công
Chọn người hiểu địa bàn. Sinh viên năm cuối của trường, cán bộ hội nông dân hay chi hội phụ nữ ở xã đều có thể làm điều tra viên. Người địa phương được dân tin hơn, nhưng cần nhắc kỹ về giữ khách quan khi hỏi chính hàng xóm của mình.
Tập huấn có biên bản. Buổi tập huấn vừa nâng chất lượng số liệu vừa là căn cứ cho khoản chi tập huấn. Giữ danh sách tham dự, tài liệu phát, và ghi lại các quy ước điền phiếu đã thống nhất.
Trả theo phiếu đạt, không theo phiếu nộp. Thoả thuận ngay từ đầu rằng phiếu thiếu thông tin quan trọng hoặc có dấu hiệu tự điền sẽ không được tính. Giám sát viên kiểm ngẫu nhiên bằng cách gọi lại hoặc quay lại một số hộ.
Giấy tờ đơn giản nhưng đủ. Mỗi điều tra viên có giấy giao việc hoặc hợp đồng ngắn, bảng tổng hợp số phiếu đạt có chữ ký giám sát viên, và chứng từ nhận tiền. Thù lao trả cho cá nhân có thể thuộc diện khấu trừ thuế theo quy định hiện hành; kế toán sẽ áp ngưỡng đang có hiệu lực.
Bồi dưỡng người trả lời và chữ ký ở vùng xa
Khoản bồi dưỡng người trả lời thường nhỏ nhưng là khoản có nhiều chữ ký nhất trong đề tài. Danh sách ký nhận theo mẫu của tổ chức chủ trì cần đủ họ tên, nơi ở, số tiền, chữ ký; một số nơi yêu cầu thêm thông tin nhận dạng. Ở xã có nhiều người lớn tuổi không biết chữ, việc ký là chuyện thật chứ không phải hình thức.
Cách xử lý phải theo quy chế của tổ chức chủ trì, nên hỏi phòng tài chính trước khi xuống địa bàn. Những cách thường được chấp nhận là điểm chỉ kèm người làm chứng ký bên cạnh, hoặc danh sách có xác nhận của trưởng thôn, buôn hay cán bộ UBND xã đi cùng. Điều không được làm là để điều tra viên ký thay hàng loạt "cho nhanh": khi kiểm tra, chữ ký giống nhau cả trang là dấu hiệu đầu tiên người kiểm tra nhìn thấy.
Còn một khía cạnh đạo đức nghiên cứu: người trả lời cần được giải thích mục đích khảo sát và quyền từ chối, và khoản bồi dưỡng không được biến thành áp lực để họ phải trả lời. Nếu đề tài lấy thông tin nhạy cảm như thu nhập, nợ vay, hãy nói rõ cách bảo mật, và không ghi những thông tin nhận dạng không cần thiết lên phiếu. Danh sách ký nhận tiền nên lưu tách khỏi bộ phiếu trả lời.
Lịch thực địa và chi phí đi lại ở vùng xa
Đi lại và lưu trú thường là khoản lệch dự toán nhiều nhất của khảo sát, vì đường xá, thời tiết và lịch sinh hoạt của người dân khó đoán. ThS. Ngân lập lịch theo các bước sau trước khi chốt con số trong dự toán:
- Làm việc với cán bộ xã để biết lịch mùa vụ, ngày chợ phiên, các dịp sinh hoạt cộng đồng mà người dân vắng nhà hoặc bận.
- Chia địa bàn theo cụm thôn, buôn gần nhau; mỗi ngày điều tra một cụm để giảm quãng đường quay lại.
- Tính số ngày cần ở mỗi xã từ số phiếu và năng suất thực tế của vòng khảo sát thử, cộng thêm ngày dự phòng cho mưa và quay lại hộ vắng.
- Chọn phương tiện: xe khách đến trung tâm xã, thuê xe máy hoặc xe chung vào thôn; hỏi trước phòng tài chính loại chứng từ nào được chấp nhận cho từng phương tiện.
- Chọn chỗ ở gần địa bàn có xuất được hoá đơn, hoặc theo hình thức khoán lưu trú nếu quy chế cho phép.
- Ghi lịch dự kiến vào thuyết minh dự toán, để số chuyến và số đêm có căn cứ rõ.
Lịch chi tiết không chỉ giúp dự toán sát hơn. Khi phải thanh toán, giấy đi đường, vé xe và hoá đơn lưu trú khớp với một lịch đã nộp từ trước sẽ ít bị hỏi hơn nhiều so với một loạt chứng từ rời rạc.
Khảo sát trực tuyến không có nghĩa là không tốn tiền
Một phần đề tài của ThS. Ngân khảo sát cán bộ khuyến nông bằng biểu mẫu trực tuyến. Khoản này rẻ hơn nhưng có những chi phí và chứng từ riêng:
- Phí sử dụng công cụ khảo sát nếu cần bản trả phí để có tính năng như khoá trả lời trùng, xuất số liệu đầy đủ; cần hoá đơn hoặc chứng từ thanh toán mang tên tổ chức chủ trì.
- Công thiết kế biểu mẫu, thử nghiệm và làm sạch số liệu, thường nằm trong tiền công thành viên.
- Bồi dưỡng người trả lời trực tuyến, nếu có, phải có cách xác nhận người nhận; chuyển khoản kèm danh sách là cách dễ kiểm tra hơn mã quà tặng.
- Thời gian liên hệ, nhắc trả lời qua đầu mối các đơn vị.
- Bảo mật dữ liệu: nơi lưu số liệu, ai có quyền truy cập, xoá dữ liệu nhận dạng sau khi xử lý.
Khảo sát trực tuyến có thêm rủi ro chất lượng: một người trả lời nhiều lần, hoặc trả lời qua loa cho xong. Dự toán thời gian làm sạch số liệu nhiều hơn so với phiếu giấy là hợp lý.
Kê khống phiếu: cái giá thật
Áp lực tiến độ đôi khi đẩy nhóm đề tài đến ý nghĩ điền thêm một số phiếu cho đủ cỡ mẫu, hoặc thêm tên vào danh sách bồi dưỡng cho khớp số tiền đã tạm ứng. Đây là kê khống, và cái giá của nó lớn hơn nhiều so với một đề tài trễ hạn. Về tài chính, khoản chi không có thật có thể bị xuất toán, thu hồi, kèm xử lý trách nhiệm người liên quan theo quy định. Về khoa học, số liệu bịa làm hỏng toàn bộ kết luận, và nếu đã công bố thì có thể dẫn đến việc rút bài.
Nếu khảo sát thiếu phiếu vì lý do khách quan, cách đúng là báo cáo trung thực: số phiếu thu được, lý do thiếu, ảnh hưởng tới phân tích, và đề nghị điều chỉnh dự toán hoặc phạm vi nếu cần. Phần tạm ứng chưa dùng thì nộp lại. ThS. Ngân thu được 286 phiếu đạt trên 300 (ví dụ giả định) vì một buôn đang có việc lớn của cộng đồng, nhóm không thể quay lại trong thời gian đề tài. Báo cáo ghi rõ điều này; hội đồng nghiệm thu chấp nhận vì cỡ mẫu vẫn đủ cho các phép so sánh chính.
Câu hỏi thường gặp
Mức chi một phiếu điều tra lấy theo đâu?
Theo định mức hiện hành áp dụng cho nguồn kinh phí của đề tài, thường do bộ, tỉnh hoặc quy chế của tổ chức chủ trì quy định, và có thể phân theo độ dài, độ phức tạp của phiếu. Không chép mức của đề tài khác mà chưa kiểm văn bản đang áp dụng.
Người trả lời không muốn ký nhận tiền thì làm sao?
Tôn trọng lựa chọn của họ. Có thể ghi nhận là người trả lời từ chối nhận bồi dưỡng và không chi khoản đó, hoặc dùng hình thức xác nhận khác mà quy chế cho phép. Không được tự ký thay hay chuyển khoản tiền đó cho việc khác.
Thuê công ty khảo sát làm trọn gói có được không?
Được nếu dự toán có khoản thuê dịch vụ và tổ chức chủ trì làm thủ tục lựa chọn nhà cung cấp theo quy định. Khi đó chứng từ là hợp đồng, biên bản nghiệm thu và hoá đơn của công ty; nhóm vẫn phải giám sát chất lượng số liệu.
Có cần xin phép địa phương trước khi khảo sát không?
Thường nên có giấy giới thiệu của tổ chức chủ trì gửi UBND xã nơi khảo sát và làm việc với địa phương trước. Việc này giúp người dân yên tâm, có người hỗ trợ dẫn đường, và cũng là căn cứ xác nhận cho giấy đi đường.
Dự phòng bao nhiêu phiếu là hợp lý?
Tuỳ địa bàn và tỷ lệ từ chối dự kiến; nên căn cứ vào vòng khảo sát thử. Phần dự phòng cần ghi rõ trong thuyết minh dự toán, và nếu không dùng đến thì không chi, không làm phiếu bù cho đủ số.
Số liệu khảo sát sau đề tài lưu ở đâu?
Lưu theo quy định của tổ chức chủ trì về dữ liệu nghiên cứu, thường kèm hồ sơ đề tài. Phiếu giấy và tệp số liệu nên tách thông tin nhận dạng người trả lời, và giới hạn người được truy cập.