Một người vừa đề nghị, vừa duyệt, vừa chi: tách việc ở văn phòng chỉ có bốn người

Một khoản chi an toàn khi ít nhất hai người khác nhau tham gia vào các khâu then chốt: người đề nghị không tự duyệt khoản của mình, người giữ tiền không tự ghi sổ, người nhận hàng không phải là người duy nhất xác nhận thanh toán. Ở văn phòng chỉ có vài người, không thể tách hoàn toàn, nhưng vẫn tách được những chỗ quan trọng nhất và bù những chỗ còn lại bằng kiểm tra định kỳ.

Tình huống trong bài: chị Diệp, điều phối viên một văn phòng dự án nhỏ ở Gia Lai (ví dụ giả định), có bốn người: chị, một cán bộ chương trình, một kế toán kiêm hành chính, và một cán bộ hiện trường. Dự án dùng tiền tài trợ. Năm đầu, mọi việc trôi chảy vì ai cũng làm hết sức. Đến khi nhà tài trợ kiểm tra, họ chỉ ra rằng nhiều khoản chi chỉ có chữ ký của một người từ đầu đến cuối.

Năm khâu của một khoản chi

Để tách việc, trước hết phải thấy một khoản chi gồm những khâu nào. Cách chia phổ biến có năm khâu. Đề nghị: ai đó nêu nhu cầu và số tiền. Duyệt: người có thẩm quyền đồng ý chi, trong ngân sách nhà nước gọi là chuẩn chi. Thực hiện và nhận: mua hàng, nhận hàng hoặc xác nhận dịch vụ đã làm. Thanh toán: tiền ra khỏi quỹ hoặc tài khoản. Ghi sổ và đối chiếu: kế toán ghi nhận và so với sao kê, tồn quỹ.

Rủi ro lớn nhất nằm ở chỗ một người nắm cả hai đầu của một chuỗi: vừa đề nghị vừa duyệt, vừa giữ tiền vừa ghi sổ. Khi đó sai sót không ai phát hiện, và nếu có ai muốn làm sai, không có gì ngăn họ. Pháp luật kế toán, gồm Luật Kế toán 2015 và văn bản hướng dẫn, có nguyên tắc người làm kế toán không đồng thời là thủ quỹ, thủ kho, người mua bán tài sản trong cùng đơn vị, trừ một số trường hợp được phép; bạn cần kiểm văn bản hiện hành để biết đơn vị mình thuộc trường hợp nào.

Tách việc không phải vì nghi ngờ ai. Nó bảo vệ chính người làm: khi có người thứ hai cùng xác nhận, người làm không phải một mình chứng minh mình trong sạch.

Bảng phân vai cho văn phòng bốn người

Bảng dưới là phương án chị Diệp đề xuất với nhà tài trợ và được chấp nhận. Mỗi ô ghi người làm khâu đó cho từng loại khoản chi; vai trò cụ thể ở mỗi đơn vị có thể khác, đây là ví dụ giả định.

Dòng thứ ba là dòng nhà tài trợ quan tâm nhất: khoản của chính người duyệt phải do người khác duyệt. Ở văn phòng nhỏ, người đó thường là cấp trên của tổ chức hoặc đại diện ban điều hành, có thể duyệt từ xa bằng thư điện tử có lưu.

Ở dòng mua văn phòng phẩm, kế toán vừa đề nghị vừa thanh toán. Chỗ hở này được bù bằng việc người khác nhận hàng và điều phối viên soát sao kê hằng tháng, như mô tả ở phần kế tiếp.

Khi buộc phải kiêm nhiệm: kiểm soát bù

Không phải văn phòng nào cũng đủ người cho mọi ô trong bảng. Khi một người buộc phải kiêm hai khâu, có những cách bù để người khác vẫn nhìn thấy được.

• Chuyển khoản cần hai người: một người lập lệnh, một người duyệt lệnh trên ngân hàng điện tử, nếu ngân hàng hỗ trợ cách làm này.
• Người không tham gia chi soát sao kê ngân hàng mỗi tháng, đối chiếu từng giao dịch với chứng từ, ký xác nhận đã soát.
• Kiểm quỹ tiền mặt đột xuất, không báo trước, do người không giữ quỹ thực hiện cùng thủ quỹ, có biên bản.
• Hạn mức chi: khoản trên một mức do tổ chức tự đặt phải có thêm chữ ký thứ hai, dù quy trình thường chỉ cần một.
• Danh sách nhà cung cấp và người nhận tiền thường xuyên được người khác xem định kỳ, để phát hiện tên lạ.

Các biện pháp này rẻ, chủ yếu tốn thời gian. Soát sao kê một tháng của văn phòng nhỏ mất khoảng một buổi chiều. Nhưng nó biến một chỗ hở thành chỗ có người nhìn, và đó là điều người kiểm tra muốn thấy.

Nên ghi các biện pháp bù vào quy chế tài chính nội bộ hoặc quy trình của dự án, kèm tên người phụ trách từng việc. Biện pháp chỉ nằm trong lời hứa miệng thường bị bỏ sau vài tháng bận rộn.

Tiền của việc nằm ở đâu: tài khoản đơn vị, không phải tài khoản cá nhân

Một dạng không tách việc ít được để ý là để tiền của tổ chức trong tài khoản cá nhân. Năm đầu, văn phòng của chị Diệp chưa mở được tài khoản riêng cho dự án, nên tiền tài trợ về tài khoản của tổ chức mẹ, rồi chuyển một phần vào tài khoản cá nhân của chị để tiện chi ở hiện trường. Tiền dự án và tiền lương của chị nằm chung một chỗ. Mọi khoản chi đều đúng, nhưng không ai ngoài chị chứng minh được điều đó.

Nguyên tắc an toàn: tiền của đơn vị, của dự án, của hội nằm ở tài khoản đứng tên tổ chức, có từ hai người được biết số dư và giao dịch. Khi buộc phải tạm ứng cho cá nhân để chi ở nơi không chuyển khoản được, số tạm ứng nên vừa đủ cho một đợt, có giấy đề nghị tạm ứng, và được thanh toán hoàn ứng sớm, trước khi ứng đợt mới. Không để tạm ứng gối đầu nhiều đợt, vì lúc đó không ai biết tiền nào thuộc đợt nào.

Tiền mặt cũng nên giảm tới mức thấp nhất. Trả nhà cung cấp bằng chuyển khoản trực tiếp từ tài khoản tổ chức, chi cho cá nhân qua chuyển khoản khi người nhận có tài khoản. Mỗi khoản chi qua ngân hàng để lại dấu vết mà người thứ hai kiểm được, điều mà một phong bì tiền mặt không làm được.

Chuyển từ "một người làm hết" sang có tách việc

Thay đổi cách làm giữa chừng dễ gây cảm giác bị nghi ngờ. Chị Diệp làm từ từ, theo thứ tự sau, và nói rõ mục đích với cả văn phòng.

1. Họp cả văn phòng, giải thích rằng tách việc là yêu cầu của quản lý tài chính và bảo vệ mọi người, không nhằm vào ai.
2. Liệt kê các loại khoản chi thường gặp, vẽ bảng phân vai như trên, để mọi người góp ý xem có khả thi không.
3. Gửi bảng cho tổ chức mẹ và nhà tài trợ, xin xác nhận, đặc biệt là ai duyệt khoản của điều phối viên.
4. Mở tài khoản riêng cho dự án nếu chưa có, chuyển dần việc chi về tài khoản đó, khép các khoản tạm ứng cá nhân còn treo.
5. Bắt đầu soát sao kê hằng tháng ngay tháng đầu, ký biên bản soát.
6. Sau ba tháng, họp lại xem chỗ nào vướng, sửa bảng phân vai.

Việc khó nhất thường là bước bốn, vì phải khép những khoản tạm ứng đã treo lâu. Làm một lần cho dứt, có biên bản đối chiếu, tốt hơn để kéo dài sang kỳ kiểm tra sau.

Dấu hiệu văn phòng đang thiếu tách việc

Nhiều văn phòng không biết mình đang ở tình trạng "một người làm hết" cho đến khi có người ngoài chỉ ra. Chị Diệp dùng danh sách sau để tự soát mỗi quý.

• Có khoản chi mà từ giấy đề nghị đến chứng từ thanh toán chỉ có chữ ký của một người.
• Chỉ một người biết mật khẩu ngân hàng điện tử của tổ chức, và cũng chính người đó lập sổ sách.
• Sao kê ngân hàng không ai ngoài kế toán từng đọc.
• Tồn quỹ tiền mặt chỉ có thủ quỹ biết, chưa từng được kiểm khi người đó vắng mặt.
• Có những khoản tạm ứng cá nhân treo từ nhiều tháng trước mà không ai nhắc.
• Người nhận hàng và người thanh toán cho nhà cung cấp luôn là một người.

Mỗi dấu hiệu chưa phải là sai phạm, chỉ là chỗ chưa có người thứ hai nhìn vào. Đánh dấu những dòng đúng với văn phòng mình, rồi chọn một biện pháp ở phần kiểm soát bù cho từng dòng. Với văn phòng bốn người, chỉ cần sửa ba dòng đầu đã giảm phần lớn rủi ro.

Khi người giữ mật khẩu hay giữ quỹ nghỉ phép dài ngày, đó cũng là dịp tốt để người khác làm thay một thời gian. Việc bàn giao tạm thời thường làm lộ ra những khoản treo và những chỗ chỉ một người hiểu.

Người duyệt không tự duyệt cho mình

Trong mọi quy trình, chỗ hay bị bỏ qua nhất là khoản chi của chính người đứng đầu: tạm ứng công tác của điều phối viên, thù lao của trưởng ban tổ chức, chi phí đi lại của hiệu trưởng. Vì họ là người duyệt, nên khoản của họ thường được tự duyệt luôn. Điều này không nhất thiết sai luật ở mọi trường hợp, vì ở cơ quan nhà nước thủ trưởng đơn vị là người chuẩn chi, nhưng nó là chỗ mà người kiểm tra soi kỹ nhất.

Cách xử lý tuỳ loại tổ chức. Ở dự án tài trợ, thoả thuận thường cho phép chỉ định người duyệt khác cho khoản của điều phối viên. Ở hội, nhóm, quy chế nên ghi khoản của chủ tịch hoặc trưởng ban do một thành viên khác của ban chấp hành duyệt. Ở cơ quan nhà nước, quy chế chi tiêu nội bộ và việc công khai tài chính là lớp kiểm soát chính, cùng với kiểm soát chi của cơ quan có thẩm quyền.

Với người đứng đầu, việc có người khác duyệt khoản của mình là một sự bảo vệ, không phải giới hạn. Khi có ai thắc mắc về chi tiêu của trưởng ban, chỉ cần chỉ vào chữ ký của người duyệt độc lập.

Câu hỏi thường gặp

Văn phòng chỉ có hai người thì tách việc thế nào?

Tối thiểu nên có: người đề nghị và người duyệt khác nhau, người không chi tiền soát sao kê hằng tháng, và khoản của mỗi người do người kia hoặc cấp trên của tổ chức duyệt. Những khâu còn lại bù bằng chuyển khoản thay tiền mặt và kiểm quỹ đột xuất.

Kế toán kiêm thủ quỹ có được không?

Pháp luật kế toán, gồm Luật Kế toán 2015 và văn bản hướng dẫn, có nguyên tắc người làm kế toán không đồng thời là thủ quỹ, trừ một số trường hợp được phép. Đơn vị cần kiểm văn bản hiện hành. Với hội, nhóm tự nguyện, nên áp dụng nguyên tắc tương tự trong quy chế dù không bắt buộc.

Chuyển tiền dự án vào tài khoản cá nhân để chi cho tiện có được không?

Nên tránh. Nếu buộc phải tạm ứng cho cá nhân, chỉ ứng vừa đủ một đợt, có giấy đề nghị tạm ứng, chi xong hoàn ứng ngay. Không để tiền của tổ chức nằm lẫn lâu ngày với tiền riêng trong một tài khoản.

Soát sao kê hằng tháng cần làm những gì?

Đối chiếu từng giao dịch trên sao kê với chứng từ tương ứng, xem số tiền, ngày, người nhận có khớp không, đánh dấu những giao dịch chưa có chứng từ để hỏi lại. Người soát ký xác nhận và ghi ngày soát, lưu cùng sổ sách.

Khoản chi gấp khi người duyệt đi vắng thì sao?

Quy chế nên có sẵn người được uỷ quyền duyệt khi người duyệt vắng, kèm hạn mức. Có thể duyệt từ xa bằng thư điện tử hoặc tin nhắn có lưu, sau đó hoàn thiện chữ ký trên chứng từ theo quy định của đơn vị.

Nhà tài trợ có yêu cầu tách việc không?

Nhiều nhà tài trợ yêu cầu hoặc đánh giá cao, thể hiện trong thoả thuận hoặc trong lần đánh giá năng lực quản lý tài chính trước khi tài trợ. Đọc kỹ thoả thuận và hỏi trực tiếp nếu chưa rõ, vì yêu cầu khác nhau giữa các nhà tài trợ.