Sau bão lũ, trường học hay trụ sở cần làm theo thứ tự: bảo đảm an toàn, ghi lại hiện trạng thiệt hại có xác nhận, sửa tạm những gì cần để hoạt động lại, rồi mới lập dự toán sửa lâu dài và xin kinh phí. Làm ngược thứ tự, nhất là sửa trước khi ghi hiện trạng, là nguyên nhân hàng đầu khiến khoản chi khắc phục về sau không có căn cứ để thanh toán hay quyết toán.
Tình huống trong bài: anh Bình, kế toán một trường trung học cơ sở ở Quảng Trị (ví dụ giả định). Sau đợt lũ, tầng trệt dãy phòng học ngập gần một mét, bàn ghế, tủ hồ sơ, hai máy tính phòng hiệu bộ hỏng, mái nhà xe bị gió tốc, tường rào đổ một đoạn. Thầy hiệu trưởng muốn học sinh đi học lại trong một tuần. Mọi con số trong bài là ví dụ giả định.
Ngày đầu tiên: an toàn và ghi hiện trạng trước khi dọn
Việc đầu tiên không liên quan đến tiền: ngắt điện tầng bị ngập, kiểm tra tường, trần, mái có nguy cơ sập không, khoanh vùng nguy hiểm, không cho học sinh vào trường khi chưa có người kiểm tra. Nếu có dấu hiệu nứt kết cấu, mời người có chuyên môn hoặc bộ phận quản lý xây dựng của xã xem trước khi cho người vào dọn.
Ngay trong lúc kiểm tra an toàn, anh Bình đi cùng phó hiệu trưởng chụp ảnh và quay video từng phòng trước khi dọn: mực nước còn in trên tường, bàn ghế ngâm nước, tủ hồ sơ, máy móc, mái nhà xe, đoạn tường đổ. Mỗi ảnh có thời gian, mỗi phòng một thư mục. Việc này chỉ mất một buổi, nhưng sau khi giáo viên và phụ huynh đã dọn sạch, không ai chứng minh được thiệt hại ban đầu nữa.
Song song, nhà trường báo cáo nhanh tình hình thiệt hại lên cấp quản lý và UBND xã theo kênh báo cáo thiên tai của địa phương. Luật Phòng, chống thiên tai 2013 và các văn bản sửa đổi đặt yêu cầu thống kê, đánh giá thiệt hại theo mẫu và thời hạn của cơ quan chỉ huy phòng, chống thiên tai; báo cáo sớm cũng là cách để trường có tên trong danh sách được xem xét hỗ trợ.
Biên bản thiệt hại: viết sao cho dùng được về sau
Biên bản thiệt hại là căn cứ cho mọi việc tiếp theo: xin kinh phí, chọn người sửa, thanh lý tài sản hỏng, quyết toán. Anh Bình lập biên bản theo mẫu của địa phương nếu có, và bảo đảm có các nội dung sau.
- Thời gian, thành phần lập biên bản; nên có đại diện nhà trường, cấp quản lý hoặc UBND xã nếu được.
- Thiệt hại về công trình: hạng mục, vị trí, mức độ (hư hỏng nhẹ, nặng, sập), khối lượng ước tính như diện tích mái tốc, chiều dài tường đổ.
- Thiệt hại về tài sản, thiết bị: tên, mã tài sản trong sổ, số lượng, tình trạng (sửa được, không sửa được).
- Thiệt hại về hồ sơ, tài liệu: loại hồ sơ bị ngấm nước, có bản điện tử dự phòng hay không.
- Ảnh, video kèm theo, đánh số tương ứng với từng dòng.
- Đề xuất xử lý ban đầu: việc cần làm ngay để hoạt động lại, việc sửa sau.
- Chữ ký các thành viên.
Đối chiếu với sổ tài sản ngay trong lúc lập biên bản giúp tránh hai lỗi: ghi thiếu tài sản bị hỏng, và ghi một tài sản đã thanh lý từ trước như mới hỏng do lũ. Với máy tính, ghi cả số hiệu máy để về sau thanh lý đúng tài sản.
Tách sửa tạm khẩn cấp và sửa lâu dài
Không phải mọi việc đều gấp. Tách đúng giúp trường đi học lại sớm mà vẫn giữ được quy trình cho phần sửa lớn. Bảng dưới là cách anh Bình phân loại, kèm giá trị ước tính theo ví dụ giả định.
| Việc | Mức cấp bách | Cách xử lý | Ước tính (ví dụ giả định) |
|---|---|---|---|
| Dọn bùn, vệ sinh, khử khuẩn phòng học | Ngay | Huy động giáo viên, phụ huynh, có thể thuê thêm nhân công | 6.000.000 đ |
| Kiểm tra, sửa hệ thống điện tầng trệt | Ngay, trước khi đóng điện lại | Thợ điện có tay nghề, có biên bản kiểm tra | 8.000.000 đ |
| Che tạm mái nhà xe | Trong tuần | Bạt, cố định tạm; sửa hẳn sau | 3.000.000 đ |
| Rào tạm đoạn tường đổ | Trong tuần | Rào lưới tạm để giữ an toàn | 2.500.000 đ |
| Lợp lại mái nhà xe | Sau | Dự toán, chọn người làm theo quy định | 35.000.000 đ |
| Xây lại đoạn tường rào | Sau | Khảo sát nền, dự toán, chọn người làm | 48.000.000 đ |
| Thay bàn ghế, máy tính không sửa được | Sau | Thanh lý tài sản hỏng, lập dự toán mua sắm | 90.000.000 đ |
Phần khẩn cấp được làm nhanh nhưng vẫn có chứng từ: đề xuất ngắn được thủ trưởng duyệt, hoá đơn hoặc biên nhận, biên bản xác nhận khối lượng. Phần sửa lâu dài quay về quy trình bình thường: dự toán, chọn người làm, nghiệm thu.
Chọn người làm khi việc cấp bách
Luật Đấu thầu 2023 có quy định cho phép chỉ định thầu với gói thầu cần thực hiện ngay để khắc phục hậu quả thiên tai, sự cố bất khả kháng, nhằm bảo đảm an toàn và hoạt động. Điều kiện và trình tự cụ thể, kể cả việc phải hoàn thiện thủ tục sau khi đã giao việc, nằm trong luật và văn bản hướng dẫn hiện hành. Điều cần nhớ: cấp bách được rút gọn trình tự, không được bỏ hồ sơ.
Ở trường anh Bình, sửa hệ thống điện là việc cần ngay vì không có điện thì không học được, và để người không có chuyên môn làm thì nguy hiểm. Thầy hiệu trưởng giao một thợ điện có tay nghề làm ngay, có văn bản giao việc ghi rõ phạm vi, sau đó hoàn thiện hợp đồng, dự toán theo khối lượng thực tế và biên bản nghiệm thu. Lợp lại mái nhà xe thì không cấp bách đến mức đó, vì đã che tạm, nên đi theo quy trình thường.
Cái bẫy hay gặp là dùng danh nghĩa khắc phục thiên tai để kéo theo những việc không liên quan, như sơn lại cả trường hay lát lại sân vốn không bị lũ làm hỏng. Những việc này không có trong biên bản thiệt hại, nên khi bị kiểm tra sẽ bị tách ra và có thể bị xuất toán. Giới hạn phạm vi khẩn cấp đúng bằng thiệt hại đã ghi.
Viết đề nghị hỗ trợ kinh phí cho thuyết phục
Đề nghị hỗ trợ khắc phục được xem cùng lúc với hàng chục, hàng trăm đề nghị khác sau một đợt thiên tai. Một đề nghị dễ được xử lý là đề nghị mà người đọc không phải gọi điện hỏi lại. Anh Bình viết đề nghị dài chưa đến hai trang, gồm: tóm tắt thiệt hại bằng vài con số chính; việc đã tự khắc phục và bằng nguồn nào; việc còn lại, chia theo mức cấp bách; số tiền đề nghị hỗ trợ cho từng việc; và những gì nhà trường tự lo được.
Kèm theo là biên bản thiệt hại có xác nhận, bảng dự toán sơ bộ từng hạng mục có căn cứ khối lượng, và ảnh chụp chọn lọc, mỗi hạng mục một hai ảnh rõ nhất, không gửi cả trăm ảnh. Phần tự lo được rất quan trọng: nó cho thấy trường không đẩy toàn bộ gánh nặng lên cấp trên, và giúp người duyệt ưu tiên đúng những chỗ trường không thể tự xoay.
Sau khi gửi, anh Bình theo dõi bằng văn bản, ghi ngày gửi, nơi nhận, người tiếp nhận. Nếu có quyết định hỗ trợ, đọc kỹ nội dung được phép chi, thời hạn sử dụng và yêu cầu báo cáo, vì quyết toán sau này sẽ đối chiếu đúng những dòng đó.
Nguồn kinh phí khắc phục và cách giữ cho tách bạch
Kinh phí thường xuyên của trường. Phần dọn dẹp và sửa tạm nhỏ thường chi từ dự toán năm, nếu còn. Khi đã dùng vào khắc phục, cần đề nghị điều chỉnh hoặc bổ sung để không thiếu tiền cho hoạt động bình thường cuối năm.
Hỗ trợ từ ngân sách cấp trên. Theo nguyên lý Luật Ngân sách nhà nước, dự phòng ngân sách các cấp được dùng cho nhiệm vụ cấp bách như khắc phục hậu quả thiên tai. Trường gửi đề nghị kèm biên bản thiệt hại và dự toán qua cơ quan quản lý; quyết định hỗ trợ thường ghi rõ nội dung được dùng.
Tiền ủng hộ của tổ chức, cá nhân. Tiếp nhận qua tài khoản của trường, có sổ riêng, chi đúng mục đích người ủng hộ nêu, công khai. Hiện vật ủng hộ như sách vở, bàn ghế ghi sổ như tài sản tài trợ.
Bảo hiểm tài sản nếu có. Nếu trụ sở hoặc thiết bị có mua bảo hiểm, thông báo cho doanh nghiệp bảo hiểm ngay theo hợp đồng, giữ nguyên hiện trạng hoặc ảnh chụp cho tới khi giám định.
Một khoản, một nguồn. Mỗi khoản chi chỉ thanh toán từ một nguồn. Bảng theo dõi chia cột theo nguồn giúp tránh trường hợp cùng một hoá đơn được đưa vào cả quyết toán hỗ trợ của cấp trên lẫn báo cáo tiền ủng hộ, một lỗi dẫn đến thu hồi và mất lòng tin.
Thanh lý tài sản hỏng và quyết toán khắc phục
Khi trường đã hoạt động lại, anh Bình chuyển sang phần khép sổ. Theo Luật Quản lý, sử dụng tài sản công 2017, tài sản bị hư hỏng do thiên tai được xử lý theo hình thức phù hợp như thanh lý, hoặc xử lý theo trường hợp bị mất, bị huỷ hoại, với hồ sơ và thẩm quyền theo quy định hiện hành.
- Lập danh sách tài sản hỏng không sửa được từ biên bản thiệt hại, đối chiếu sổ tài sản.
- Đề nghị cấp có thẩm quyền quyết định xử lý, kèm biên bản thiệt hại và ảnh chụp.
- Tổ chức thanh lý theo quyết định; tiền thu được từ bán phế liệu nếu có nộp theo quy định, không giữ lại tiêu.
- Ghi giảm tài sản trong sổ.
- Lập bảng tổng hợp chi phí khắc phục theo từng nguồn, đối chiếu với quyết định hỗ trợ và dự toán.
- Giải trình chênh lệch, nộp trả phần hỗ trợ không dùng hết theo quy định, công khai việc sử dụng tiền ủng hộ.
- Rút kinh nghiệm: kê cao tủ hồ sơ, sao lưu dữ liệu, đưa thiết bị lên tầng cao trước mùa lũ năm sau.
Nếu cần người cùng lập dự toán sửa chữa sau thiên tai hoặc soát hồ sơ quyết toán khắc phục, bạn có thể để lại nhu cầu ở khung cuối trang để Kinh Phí liên hệ lại.
Câu hỏi thường gặp
Đã dọn dẹp xong rồi mới nhớ ra chưa chụp ảnh thì sao?
Lập biên bản thiệt hại sớm nhất có thể, dựa trên những gì còn nhìn thấy như vết nước trên tường, tài sản hỏng còn giữ lại, ảnh do giáo viên, phụ huynh chụp trên điện thoại có thời gian. Mời đại diện cấp quản lý hoặc xã xác nhận. Giữ lại tài sản hỏng, đừng bỏ đi trước khi có quyết định xử lý.
Phụ huynh tự nguyện đến dọn trường có phải ghi chép không?
Nên ghi lại số người, số buổi và việc đã làm, không phải để trả công mà để ghi nhận, công khai cảm ơn và để khối lượng việc khắc phục có căn cứ. Nếu nhà trường thuê thêm nhân công thì khoản đó có chứng từ riêng.
Có được dùng tiền ủng hộ để mua lại máy tính cho văn phòng không?
Được, nếu mục đích ủng hộ là khắc phục thiệt hại cho trường và việc mua sắm theo trình tự minh bạch. Nếu người ủng hộ nêu rõ mục đích khác, chẳng hạn chỉ cho học sinh, thì phải dùng đúng mục đích đó hoặc trao đổi lại với họ.
Hồ sơ giấy bị ngấm nước có xử lý được không?
Hồ sơ quan trọng nên được làm khô từ từ ở nơi thoáng, không phơi nắng gắt, tách từng tờ khi còn ẩm vừa phải. Hồ sơ kế toán bị hư hỏng phải lập biên bản theo quy định của Luật Kế toán 2015 về chứng từ, tài liệu bị mất, bị huỷ hoại và tìm cách phục hồi từ bản sao, dữ liệu điện tử.
Sửa tạm có cần dự toán không?
Phần sửa tạm khẩn cấp có giá trị nhỏ vẫn nên có đề xuất ngắn được thủ trưởng duyệt, nêu việc, lý do cấp bách và mức chi dự kiến, sau đó thanh toán theo khối lượng thực tế. Văn bản ngắn này giúp phân biệt rõ khoản khẩn cấp với khoản sửa chữa thường.
Trường có thể xin hỗ trợ cho cả những hư hỏng có từ trước bão lũ không?
Hỗ trợ khắc phục thiên tai dành cho thiệt hại do thiên tai gây ra. Hư hỏng có từ trước nên đưa vào kế hoạch sửa chữa thường xuyên hoặc cải tạo theo đường riêng. Gộp chung vào hồ sơ thiệt hại làm giảm độ tin cậy của cả hồ sơ và có thể bị loại.