Chuyển tiền của đơn vị vào tài khoản cá nhân của người bán vẫn hợp lệ khi tài khoản đó đứng tên đúng người bán hàng hoặc chủ hộ kinh doanh ghi trên hoá đơn, giấy biên nhận hay hợp đồng. Thứ không chấp nhận được là tài khoản của một người thứ ba không có tên trong chứng từ nào, như nhân viên bán hàng, người quen của chủ quán, hay một số tài khoản lạ gửi qua tin nhắn. Quy tắc gọn: tên người nhận tiền phải trùng với tên người bán trên giấy tờ.
Ví dụ trong bài: chị Nga, kế toán một trạm y tế xã ở Đắk Lắk, cần trả tiền cho một thợ điện sửa hệ thống quạt, đèn ở phòng khám (ví dụ giả định). Thợ là chủ một hộ kinh doanh nhỏ, xuất được hoá đơn của hộ, nhưng chỉ đưa ra số tài khoản đứng tên cá nhân. Bài nói về nguyên lý; quy chế thanh toán của đơn vị bạn và quy định về kiểm soát chi là chỗ cần kiểm cuối cùng.
Tài khoản cá nhân của ai thì chấp nhận được
Chủ hộ kinh doanh. Hộ kinh doanh không có tư cách pháp nhân, nên tài khoản dùng cho việc kinh doanh của hộ rất thường là tài khoản đứng tên chủ hộ. Nếu tên chủ tài khoản trùng với tên chủ hộ trên hoá đơn hoặc giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, đây là trường hợp bình thường. Trường hợp của anh thợ điện thuộc nhóm này.
Cá nhân không kinh doanh bán hàng hoặc làm công. Tài khoản đứng tên chính người đó, trùng tên trên giấy biên nhận hoặc hợp đồng, là chấp nhận được. Đây cũng là cách tốt nhất để trả cho người làm công ngắn ngày.
Nhân viên của cửa hàng, người nhà của chủ. Không nên. Khi tên người nhận tiền khác tên người bán, chứng từ không còn chứng minh được tiền đã đến đúng người bán. Nếu bên bán vẫn muốn, họ phải có văn bản đề nghị chuyển vào tài khoản đó, ký bởi chủ hộ hoặc người đại diện, và quy chế của đơn vị phải cho phép.
Doanh nghiệp đưa tài khoản cá nhân. Đây là dấu hiệu bất thường. Doanh nghiệp xuất hoá đơn mang tên doanh nghiệp thì tiền phải vào tài khoản của doanh nghiệp. Chuyển vào tài khoản cá nhân của giám đốc hay nhân viên thì về mặt giấy tờ, doanh nghiệp chưa nhận được tiền.
Ba cách trả và chứng từ của từng cách
Bảng dưới so ba cách chị Nga có thể trả cho thợ điện. Mức độ phù hợp tuỳ quy chế; nhiều đơn vị dùng kinh phí ngân sách được khuyến khích hạn chế tiền mặt.
| Cách trả | Chứng từ kèm theo | Điểm mạnh | Điểm cần coi chừng |
|---|---|---|---|
| Đơn vị chuyển khoản thẳng từ tài khoản đơn vị | Hoá đơn, biên bản nghiệm thu, đề nghị thanh toán, uỷ nhiệm chi | Vết giao dịch rõ, đúng luồng, không ai phải ứng tiền | Mất vài ngày, có thể qua kiểm soát chi |
| Người phụ trách ứng tiền túi chuyển khoản, sau đó xin hoàn | Như trên, thêm ảnh giao dịch từ tài khoản cá nhân và giấy đề nghị hoàn tiền | Nhanh, thợ nhận tiền ngay | Người ứng chịu rủi ro nếu khoản chi không được duyệt |
| Trả tiền mặt từ tạm ứng | Hoá đơn hoặc giấy biên nhận có chữ ký người nhận | Hợp với khoản nhỏ, nơi xa | Không có vết giao dịch, dễ thất lạc, nhiều quy chế hạn chế |
Trong ví dụ, sửa chữa không gấp nên chị Nga chọn cách đầu: thợ làm xong, hai bên ký biên bản nghiệm thu, thợ gửi hoá đơn của hộ, trạm làm hồ sơ chuyển khoản. Cách thứ hai chỉ nên dùng khi thật sự gấp và đã được người duyệt đồng ý trước.
Chuyển khoản thẳng từ tài khoản đơn vị: các bước kiểm
Kế toán hay người làm hồ sơ nên kiểm các điểm dưới đây trước khi lập uỷ nhiệm chi, vì tiền đã đi thì rất khó lấy lại.
- Lấy số tài khoản từ chính người bán, bằng văn bản hoặc ghi trực tiếp trên hợp đồng, báo giá, hoá đơn. Không dùng số tài khoản do người trung gian nhắn.
- Đối chiếu tên chủ tài khoản với tên trên hoá đơn hoặc giấy biên nhận. Tên chủ hộ kinh doanh phải trùng với tên ghi trên hoá đơn của hộ.
- Kiểm số tiền chuyển bằng đúng số trên hoá đơn và biên bản nghiệm thu, không làm tròn.
- Ghi nội dung chuyển khoản đủ để người khác đọc hiểu, theo mục dưới đây.
- Lưu kết quả giao dịch của ngân hàng vào hồ sơ, đặt cạnh hoá đơn.
Với người bán đơn vị dùng thường xuyên, như thợ điện quen của trạm, nên lưu một tờ thông tin thanh toán đã xác minh: tên chủ hộ, số tài khoản, ngân hàng, có chữ ký của người bán. Lần sau chỉ cần đối chiếu với tờ đó, không phải hỏi lại, và mọi thay đổi đều phải có tờ mới ký lại.
Nội dung chuyển khoản nên ghi gì
Ô nội dung chuyển khoản có giới hạn số ký tự, nên phải chọn chữ. Mục tiêu là một người kiểm tra đọc sao kê ngân hàng sau một năm vẫn ghép được giao dịch với chứng từ.
- Tên đơn vị trả tiền viết tắt nếu cần.
- Nội dung khoản chi ngắn gọn: thanh toán sửa điện phòng khám.
- Số hoá đơn hoặc số hợp đồng.
- Tháng, năm của khoản chi nếu là khoản định kỳ.
Ví dụ: "Tram y te xa X TT sua dien phong kham HD so 0000123" (ví dụ giả định). Tránh ghi chung chung như "chuyển tiền" hoặc ghi những chữ có thể gây hiểu nhầm. Khi ứng tiền túi chuyển hộ đơn vị, ghi thêm "chuyển hộ" và tên đơn vị, để khi đối chiếu không ai nghĩ đó là giao dịch cá nhân của bạn.
Với tài khoản của đơn vị mở tại Kho bạc Nhà nước, nội dung thanh toán thường được ghi theo mẫu chứng từ chuyển tiền, có thêm mã nội dung kinh tế và thông tin người thụ hưởng. Kế toán sẽ điền phần này; việc của người phụ trách là cung cấp đúng tên, số tài khoản, ngân hàng của người bán và số hoá đơn, đọc rõ từ giấy tờ chứ không chép từ trí nhớ.
Tiền từ tài khoản đơn vị đi qua những bước nào
Người ngoài thường nghĩ đơn vị muốn chuyển khoản lúc nào cũng được như tài khoản cá nhân. Với đơn vị dùng kinh phí ngân sách, tài khoản thường mở tại Kho bạc Nhà nước, và một khoản chi phải qua kiểm soát chi theo nguyên lý: có trong dự toán được giao, đúng chế độ, có chứng từ hợp pháp, được chủ tài khoản chuẩn chi. Kho bạc đối chiếu thông tin người thụ hưởng trên chứng từ chuyển tiền với hồ sơ đơn vị gửi, nên tên và số tài khoản người bán sai một chữ là hồ sơ bị trả.
Vì thế từ lúc thợ làm xong đến lúc tiền về tài khoản của thợ có thể mất vài ngày làm việc. Nói trước điều này với người bán ngay khi thoả thuận, ghi vào báo giá hoặc hợp đồng thời hạn thanh toán sau khi nhận đủ hoá đơn, là tránh được áp lực "chuyển ngay hôm nay" đẩy bạn vào thế phải ứng tiền túi.
Đơn vị không dùng ngân sách như hội, câu lạc bộ, ban đại diện cha mẹ học sinh thường có tài khoản ở ngân hàng thương mại, quy trình nhanh hơn. Dù vậy, nguyên tắc hai người cùng biết một lệnh chi, một người lập và một người duyệt, vẫn nên giữ, đúng như các quy chế quản lý quỹ tốt vẫn yêu cầu.
Ứng tiền túi chuyển khoản rồi xin hoàn: làm sao để không mất tiền
Người được giao lo một việc thường gặp tình huống: thợ làm xong lúc chiều thứ sáu, muốn nhận tiền ngay, tài khoản đơn vị không chuyển ngay được. Bạn chuyển bằng tài khoản của mình rồi xin đơn vị hoàn lại. Cách này không sai, nhưng mọi rủi ro dồn về phía bạn.
Rủi ro thứ nhất là khoản chi không được duyệt, vì không có trong dự toán, vượt định mức, hoặc chứng từ không đủ. Khi đó, tiền bạn đã chuyển là tiền của bạn. Để tránh, chỉ ứng tiền túi cho khoản đã có trong dự toán, và hỏi người duyệt trước bằng tin nhắn để có vết đồng ý.
Rủi ro thứ hai là chứng từ mang tên bạn thay vì tên đơn vị. Hoá đơn vẫn phải ghi tên người mua là đơn vị, dù người trả tiền là bạn. Hồ sơ hoàn tiền gồm hoá đơn mang tên đơn vị, biên bản nghiệm thu, ảnh giao dịch từ tài khoản của bạn có nội dung "chuyển hộ", và giấy đề nghị thanh toán ghi rõ người được hoàn là bạn.
Rủi ro thứ ba là chậm. Một khoản ứng hộ mà để mấy tháng mới làm hồ sơ thì chứng từ dễ thất lạc, người duyệt có khi đã chuyển công tác. Làm hồ sơ trong tuần, như với tạm ứng.
Dấu hiệu nên dừng lại trước khi chuyển
Phần lớn sự cố chuyển tiền sai người không đến từ kỹ thuật mà từ vội. Khi thấy một trong các dấu hiệu dưới đây, hãy tạm dừng và hỏi lại kế toán hoặc người duyệt.
- Tên chủ tài khoản hiện ra khi nhập số không giống tên nào trong chứng từ.
- Người bán đề nghị chia khoản tiền ra nhiều tài khoản khác nhau.
- Người bán đề nghị chuyển trước một phần lớn "để giữ chỗ" khi hợp đồng không ghi.
- Số tài khoản được báo qua một kênh khác với kênh vẫn trao đổi, hoặc báo đổi vào phút chót.
- Người bán đề nghị ghi nội dung chuyển khoản khác với việc thật, ví dụ ghi "trả nợ" hay "cho mượn".
Mỗi dấu hiệu chưa chắc là gian lận, nhưng đều làm chứng từ không còn khớp. Một cuộc gọi xác nhận mất hai phút; tra soát một lệnh chuyển sai có thể mất cả tháng mà chưa chắc lấy lại được tiền.
Khi nào tiền mặt vẫn là lựa chọn hợp lý
Không phải nơi nào cũng chuyển khoản được. Ở thôn vùng sâu, người bán lớn tuổi không dùng ngân hàng, hay những khoản rất nhỏ trả cho nhiều người, tiền mặt vẫn là cách thực tế. Quy chế chi tiêu nội bộ của nhiều đơn vị vẫn cho phép, với điều kiện có chứng từ đủ chữ ký người nhận.
Điều cần tránh là dùng tiền mặt cho khoản lớn trả cho bên có tài khoản và hoá đơn đầy đủ. Ngoài việc bất tiện khi cầm tiền, việc này còn làm người kiểm tra hỏi vì sao không chuyển khoản. Với đơn vị dùng kinh phí ngân sách, chủ trương chung là thanh toán không dùng tiền mặt, và các khoản chi cho nhà cung cấp có hoá đơn thường được yêu cầu chuyển khoản.
Một tình huống lẫn lộn nên tránh: người bán đưa tài khoản để nhận tiền, nhưng bạn rút tiền mặt từ tạm ứng ra đưa tận tay rồi xin họ ký giấy. Hãy chọn một cách và để chứng từ khớp với cách đó, không trộn.
Câu hỏi thường gặp
Tài khoản đứng tên vợ của chủ hộ kinh doanh có được không?
Tên chủ tài khoản khác tên chủ hộ trên hoá đơn, nên cần văn bản đề nghị của chủ hộ về việc nhận tiền vào tài khoản đó, và quy chế của đơn vị phải chấp nhận. Cách gọn nhất vẫn là đề nghị chủ hộ cung cấp tài khoản đứng tên mình.
Có cần lưu ảnh chụp màn hình chuyển khoản thành công không?
Ảnh chụp màn hình chỉ là bằng chứng phụ. Chứng từ chính khi đơn vị chuyển là uỷ nhiệm chi và giấy báo nợ của ngân hàng. Khi bạn ứng tiền túi chuyển hộ, nên kèm cả sao kê có giao dịch đó, vì ảnh chụp màn hình dễ bị nghi chỉnh sửa.
Đơn vị chuyển nhầm sang tài khoản khác thì làm gì?
Báo ngay ngân hàng phục vụ đơn vị để làm thủ tục tra soát, đồng thời báo thủ trưởng và lập biên bản sự việc. Không tự liên hệ chủ tài khoản lạ để đòi lại bằng cách riêng mà bỏ qua ngân hàng.
Người bán xin chuyển khoản trước khi giao hàng có được không?
Tuỳ hợp đồng và quy chế. Trả trước toàn bộ khi chưa nhận hàng là rủi ro, và nhiều quy chế chỉ cho phép tạm ứng một phần theo hợp đồng. Nếu phải trả trước, cần hợp đồng ghi rõ điều kiện, và chỉ chuyển cho đúng bên ký hợp đồng.
Có được dùng ví điện tử để trả cho người bán không?
Một số đơn vị và quy chế chưa quy định việc dùng ví điện tử cho khoản chi của đơn vị. Nếu bạn dùng ví cá nhân để trả hộ, áp dụng như ứng tiền túi: chứng từ mang tên đơn vị, lịch sử giao dịch có tên người nhận, và hỏi kế toán trước.