Mất hoá đơn sau khi đã chi tiền đơn vị chưa phải là mất khoản chi: hoá đơn điện tử gần như luôn lấy lại được từ người bán hoặc tra trên hệ thống của cơ quan thuế, biên lai và vé giấy thường xin được bản sao có xác nhận, giấy biên nhận của cá nhân có thể xin người nhận xác nhận lại. Chỉ khi không lấy lại được bằng cách nào, bạn mới phải lập giải trình để thủ trưởng quyết định, và khi đó có khả năng khoản chi không được thanh toán.
Ví dụ trong bài: chị Trang, cán bộ Đoàn Thanh niên một phường ở Hải Phòng, tổ chức chuỗi hoạt động hè cho thiếu nhi bằng kinh phí phường cấp và tiền tài trợ (ví dụ giả định). Sau buổi cuối, chị để quên túi đựng chứng từ ở hội trường và không tìm thấy nữa: trong túi có bản in hoá đơn mua bóng và lưới, vé tham quan bảo tàng cho các em, giấy biên nhận tiền thuê xe của một người chạy xe tự do.
Bình tĩnh phân loại thứ đã mất
Việc đầu tiên không phải là đi tìm cách bù, mà là lập danh sách những gì đã mất, dựa vào sổ tay chi, tin nhắn, ảnh chụp và sao kê. Với mỗi khoản, ghi: ngày, nội dung, người bán hoặc người nhận, số tiền, loại chứng từ. Danh sách này vừa là bản đồ để lấy lại, vừa là phần đầu của giải trình nếu cần.
Sau đó chia các chứng từ đã mất thành ba nhóm theo độ khó. Nhóm dễ là hoá đơn điện tử: bản gốc nằm trên hệ thống, thứ bạn mất chỉ là bản in. Nhóm trung bình là biên lai, vé, hoá đơn giấy do một tổ chức phát hành: bên phát hành còn lưu bản của họ và thường cấp được bản sao. Nhóm khó là giấy biên nhận viết tay của cá nhân: chỉ có một bản, và phải nhờ chính người nhận tiền.
Trong ví dụ, hoá đơn mua bóng và lưới thuộc nhóm dễ, vé bảo tàng thuộc nhóm trung bình, giấy biên nhận thuê xe thuộc nhóm khó. Chị Trang xử lý theo thứ tự từ dễ đến khó, để khi báo kế toán đã có kết quả cho phần lớn số tiền.
Báo kế toán ngay trong ngày phát hiện, kể cả khi chưa biết lấy lại được hay không. Kế toán biết sớm thì cũng biết sớm khoản tạm ứng nào sẽ chậm thanh toán và lý do.
Mỗi loại chứng từ mất, lấy lại bằng cách nào
Bảng dưới là nguyên lý chung; bản sao nào được chấp nhận thay bản gốc do quy chế đơn vị và hướng dẫn của kế toán quyết định.
| Chứng từ đã mất | Cách lấy lại | Mức độ | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Bản in hoá đơn điện tử | Tra trên cổng hoá đơn điện tử của cơ quan thuế, hoặc xin người bán gửi lại tệp | Dễ | Bản in lại có giá trị như bản in cũ |
| Vé, biên lai in sẵn của tổ chức | Đề nghị bên phát hành cấp bản sao có xác nhận hoặc giấy xác nhận đã thu tiền | Trung bình | Cần thông tin ngày, số lượng, số tiền |
| Hoá đơn giấy cũ của người bán | Xin bản sao từ liên lưu có xác nhận của người bán | Trung bình | Kèm biên bản về việc mất |
| Giấy biên nhận của cá nhân | Nhờ người nhận lập giấy xác nhận đã nhận tiền, ghi rõ lập lại | Khó | Không viết lùi ngày |
| Ảnh chuyển khoản, sao kê | Tải lại từ ngân hàng | Dễ | Không thay được hoá đơn với khoản cần hoá đơn |
Điểm chung của mọi cách lấy lại: chứng từ thay thế phải nói thật rằng nó là bản sao hoặc bản xác nhận lại, kèm ngày lập thật. Một bản sao được ghi rõ là bản sao có giá trị hơn nhiều so với một tờ "bản gốc" được làm lại.
Hoá đơn điện tử: lấy lại trong một buổi
Đây là phần dễ nhất, và nên làm đầu tiên.
- Tìm trong hộp thư nhận hoá đơn của đơn vị hoặc hộp thư cá nhân của bạn; người bán thường đã gửi tệp hoá đơn khi phát hành.
- Nếu không thấy, tra trên cổng tra cứu hoá đơn điện tử của cơ quan thuế bằng mã số thuế người bán, số hoá đơn hoặc mã tra cứu, nếu bạn còn ảnh chụp bản in cũ.
- Nếu vẫn chưa có, liên hệ người bán đề nghị gửi lại tệp hoá đơn và bản thể hiện qua hộp thư của đơn vị.
- In lại bản thể hiện, chuyển kế toán kèm tệp gốc. Ghi chú ngắn rằng bản in trước đã thất lạc, để không ai nghĩ là có hai hoá đơn cho cùng một khoản.
Với hoá đơn điện tử, cái mất thật sự hiếm khi là hoá đơn mà là thời gian. Chị Trang lấy lại hoá đơn mua bóng và lưới trong buổi sáng hôm sau, nhờ người bán còn giữ hộp thư của phường trong danh sách khách hàng.
Bài học kèm theo: nếu ngay từ đầu hoá đơn được gửi về hộp thư chung của đơn vị thay vì chỉ đưa bản in cho người đi mua, thì việc mất bản in gần như không gây hậu quả gì. Đề nghị điều này với mọi người bán từ lần mua sau.
Vé, biên lai giấy: xin bản sao có xác nhận
Bên phát hành còn giữ thông tin. Bảo tàng, nhà văn hoá, khu tham quan bán vé cho đoàn thường có sổ hoặc hệ thống ghi số vé đã bán theo ngày. Chị Trang đến quầy, trình bày việc mất, cung cấp ngày đi, số lượng vé, số tiền, và đề nghị một giấy xác nhận đã thu tiền vé của đoàn.
Viết đề nghị bằng văn bản. Một tờ đề nghị ngắn mang tên đơn vị, có chữ ký của người phụ trách, giúp bên phát hành dễ xử lý hơn so với yêu cầu bằng lời. Ghi rõ mục đích: để hoàn thiện hồ sơ thanh toán kinh phí.
Bản sao phải ghi là bản sao. Bên phát hành có thể cấp bản sao chứng từ có chữ ký, dấu xác nhận, hoặc một giấy xác nhận riêng. Cả hai đều là bản thay thế hợp lệ hơn mọi cách khác, miễn là kế toán chấp nhận theo quy chế.
Kèm biên bản về việc mất. Lập một biên bản ngắn tại đơn vị ghi lại thời gian, hoàn cảnh mất chứng từ, danh sách chứng từ đã mất, có chữ ký của người làm mất và một người chứng kiến. Biên bản này đi cùng mọi bản sao trong hồ sơ.
Giấy biên nhận của cá nhân: nhờ người nhận xác nhận lại
Giấy biên nhận tiền thuê xe chỉ có một bản, nằm trong túi đã mất. Cách duy nhất là gặp lại anh chạy xe, giải thích sự việc và nhờ anh lập một giấy xác nhận đã nhận tiền. Giấy này ghi ngày lập thật, tức ngày gặp lại, và nội dung: "xác nhận đã nhận của ban tổ chức hoạt động hè… số tiền… cho việc chở… vào ngày…", có chữ ký và họ tên người nhận.
Đừng bao giờ đề nghị người nhận viết một tờ mới ghi ngày cũ như thể đó là bản gốc. Về hình thức thì tiện, nhưng về bản chất là lập chứng từ không đúng sự thật, và khi người nhận kể lại câu chuyện với người khác, nó sẽ thành chuyện lớn hơn khoản tiền thuê xe.
Nếu đã chuyển khoản cho người nhận, ảnh giao dịch hoặc sao kê có tên người nhận là bằng chứng hỗ trợ rất mạnh. Nếu trả tiền mặt và không gặp lại được người nhận, khoản này rơi vào nhóm không lấy lại được, chuyển sang bước giải trình.
Khi không lấy lại được: giải trình, ai quyết, ai chịu
Giải trình là một văn bản gửi thủ trưởng đơn vị qua kế toán, gồm: hoàn cảnh mất chứng từ, danh sách khoản đã mất, những gì đã làm để lấy lại và kết quả, các bằng chứng còn lại như ảnh chụp chứng từ, tin nhắn, sao kê, xác nhận của người chứng kiến, và đề nghị cụ thể của bạn. Viết thẳng, không biện bạch dài.
Thủ trưởng quyết định có chấp nhận thanh toán khoản đó hay không, dựa trên quy chế chi tiêu nội bộ và mức độ tin cậy của bằng chứng còn lại. Luật Kế toán 2015 yêu cầu khoản chi có chứng từ, nên một khoản không có chứng từ hợp lệ có thể bị từ chối dù ai cũng tin là chi thật. Khi đó, quy chế thường quy định người làm mất chứng từ hoàn trả phần tiền tạm ứng tương ứng.
Nghe thì nặng, nhưng thực tế đây là lý do để mọi người chụp ảnh chứng từ ngay khi nhận. Ảnh chụp không thay được bản gốc, nhưng là bằng chứng mạnh nhất khi giải trình, và với một khoản nhỏ có ảnh chụp rõ, nhiều người duyệt sẽ cân nhắc.
Với kinh phí có phần tiền tài trợ, kiểm thêm thoả thuận với nhà tài trợ. Một số nhà tài trợ có quy định riêng về chứng từ bị mất, và báo cáo tài chính gửi họ phải nói đúng điều đã xảy ra.
Những việc tuyệt đối không làm để "bù" chứng từ
Áp lực phải có đủ giấy khiến người ta nghĩ tới những lối tắt. Mỗi lối tắt dưới đây biến một sơ suất thành vi phạm.
- Xin một hoá đơn khác từ người quen kinh doanh để thay cho hoá đơn đã mất. Đó là hoá đơn không đúng giao dịch.
- Mua hoá đơn, dù chỉ "cho đủ bộ". Mua bán hoá đơn là hành vi bị cấm và bị xử lý nghiêm, kể cả hình sự.
- Nhờ người bán lập hoá đơn mới cho cùng giao dịch khi hoá đơn cũ vẫn tồn tại trên hệ thống. Kết quả là hai hoá đơn cho một khoản.
- Tự viết lại giấy biên nhận và ký thay người nhận.
- Gộp khoản không có chứng từ vào một khoản khác có chứng từ bằng cách nâng số tiền.
Một khoản tiền không được thanh toán là thiệt hại có giới hạn. Một chứng từ giả bị phát hiện thì kéo theo việc xem lại toàn bộ hồ sơ của bạn, và kỷ luật hay trách nhiệm pháp lý không còn tính bằng số tiền của khoản đó.
Câu hỏi thường gặp
Bản in lại hoá đơn điện tử có phải ghi chữ "bản sao" không?
Không cần, vì hoá đơn điện tử có bản gốc là tệp điện tử; mọi bản in đều là bản thể hiện. Tuy vậy nên ghi chú cho kế toán biết bản in trước đã mất, để tránh hiểu nhầm là thanh toán hai lần cho một hoá đơn.
Mất chứng từ đã nộp cho kế toán thì ai chịu trách nhiệm?
Khi chứng từ đã được kế toán nhận và ký nhận, trách nhiệm bảo quản thuộc về bộ phận kế toán theo quy định lưu trữ. Vì vậy khi nộp, nên có sổ giao nhận hoặc ký nhận số lượng chứng từ, để rõ thời điểm trách nhiệm chuyển giao.
Ảnh chụp hoá đơn có dùng thay bản gốc được không?
Với hoá đơn điện tử, ảnh chụp giúp tra lại nhanh nhưng bạn vẫn nên lấy tệp gốc. Với chứng từ giấy, ảnh chụp thường chỉ là bằng chứng hỗ trợ khi giải trình, không thay bản gốc, trừ khi quy chế đơn vị có quy định khác.
Có cần báo công an khi mất túi chứng từ không?
Nếu bị mất cắp, đặc biệt khi trong túi có tiền mặt còn lại của tạm ứng, nên trình báo để có xác nhận sự việc. Xác nhận này cũng là tài liệu hỗ trợ khi giải trình với đơn vị. Nếu chỉ để quên, biên bản nội bộ thường là đủ.
Lâu ngày mới phát hiện mất chứng từ thì có còn lấy lại được không?
Hoá đơn điện tử vẫn tra được lâu dài. Biên lai, vé giấy thì càng lâu càng khó, vì bên phát hành có thể đã thay đổi hệ thống, người nhận tiền có thể đã chuyển đi. Đó là lý do nên rà chứng từ ngay sau mỗi hoạt động.
Mất cả tiền mặt tạm ứng còn lại cùng chứng từ thì xử lý sao?
Phần tiền mặt bị mất là thiệt hại riêng, xử lý theo quy chế về trách nhiệm bồi hoàn của người giữ tiền và tuỳ hoàn cảnh mất. Phần chứng từ xử lý như bài đã nêu. Báo ngay, lập biên bản, và tách bạch hai việc trong giải trình.