Sau khi nhận hàng, đơn vị phải làm bốn việc trước khi coi như xong: nghiệm thu đối chiếu với hợp đồng, bàn giao cho bộ phận sử dụng, ghi tăng vào sổ tài sản hoặc sổ công cụ, dụng cụ theo đúng loại, và đưa vào danh sách kiểm kê. Bỏ qua phần này, tiền đã chi nhưng tài sản như không tồn tại trên giấy, và lần kiểm kê hay thanh tra tiếp theo sẽ hỏi.
Tình huống trong bài: anh Đức, kế toán một trường trung học phổ thông ở Quảng Ngãi (ví dụ giả định). Trường vừa nhận hai mươi bộ bàn ghế học sinh và một máy photocopy theo hai hợp đồng mua sắm khác nhau. Thầy hiệu trưởng muốn đưa bàn ghế vào lớp ngay tuần sau, còn máy photocopy đặt ở phòng văn thư. Bài theo anh Đức từ lúc xe hàng đến cổng trường tới lúc tài sản có mặt trong sổ.
Kiểm nhận hàng và nghiệm thu là hai việc khác nhau
Khi xe hàng đến, người nhận ở cổng chỉ kiểm nhận: đếm số kiện, xem bao bì có móp, ướt không, ký phiếu giao hàng với ghi chú "chưa kiểm tra chất lượng" nếu chưa kịp mở. Đây không phải nghiệm thu. Nhiều tranh chấp bắt đầu từ việc bảo vệ ký nhận vào một tờ giấy có dòng chữ "đã nhận đủ, đúng chất lượng" in sẵn, trong khi chưa ai mở thùng.
Nghiệm thu là việc của một tổ được thủ trưởng giao, đối chiếu hàng thực tế với hợp đồng và phụ lục kỹ thuật: đúng chủng loại, đủ số lượng, đúng quy cách, chất lượng đạt, có giấy tờ đi kèm như phiếu bảo hành, hướng dẫn sử dụng, giấy tờ nguồn gốc. Với máy móc, nghiệm thu gồm cả chạy thử. Với bàn ghế, gồm đo kích thước theo đúng lứa tuổi học sinh mà hợp đồng yêu cầu, kiểm mối hàn, ốc vít, cạnh sắc.
Anh Đức đề nghị thầy hiệu trưởng ra quyết định tổ nghiệm thu gồm phó hiệu trưởng phụ trách cơ sở vật chất, một giáo viên chủ nhiệm đại diện người dùng, nhân viên văn thư cho máy photocopy, và anh ghi biên bản. Đại diện nhà cung cấp có mặt để ký cùng và nhận ngay những điểm cần khắc phục.
Trình tự nghiệm thu một lô hàng
Tổ nghiệm thu làm theo trình tự cố định dưới đây, dù lô hàng lớn hay nhỏ. Điều quan trọng là mỗi bước để lại dấu vết trên giấy hoặc ảnh chụp.
- Mở hợp đồng và phụ lục, in danh mục hàng hoá với quy cách từng dòng để đối chiếu.
- Đếm số lượng thực tế, ghi lại số khung, số máy nếu thiết bị có.
- Kiểm quy cách: kích thước bàn ghế, chất liệu mặt bàn, độ dày khung; cấu hình, tốc độ, khổ giấy của máy photocopy.
- Chạy thử thiết bị: in, sao chụp, sao chụp hai mặt nếu hợp đồng có; ghi kết quả.
- Kiểm giấy tờ đi kèm: phiếu bảo hành, tài liệu hướng dẫn, giấy tờ nguồn gốc, hoá đơn.
- Ghi các điểm chưa đạt và thời hạn nhà cung cấp phải khắc phục; nếu cần, nghiệm thu có điều kiện cho phần đạt.
- Chụp ảnh lô hàng và thiết bị đang chạy thử, lưu cùng biên bản.
- Các bên ký biên bản nghiệm thu; khi phần chưa đạt đã khắc phục thì lập biên bản bổ sung.
Trong lô bàn ghế của anh Đức, có ba bộ ghế bị lệch chân và một mặt bàn trầy xước. Tổ nghiệm thu ghi rõ số thứ tự ba bộ, nhà cung cấp hẹn đổi trong một tuần. Mười bảy bộ đạt được nghiệm thu và đưa vào lớp, ba bộ còn lại chờ. Thanh toán chỉ thực hiện đầy đủ khi biên bản bổ sung xác nhận đã đổi xong, theo đúng điều khoản hợp đồng.
Khi hàng giao đến không đạt
Không nhận "tạm" rồi để đó. Hàng sai quy cách mà vẫn đưa vào dùng thì rất khó trả lại. Nếu bắt buộc phải dùng ngay một phần, ghi rõ trong biên bản là nghiệm thu có điều kiện cho phần nào, phần nào chưa đạt và hạn khắc phục.
Ghi cụ thể đến từng chiếc. Biên bản viết "một số ghế bị lỗi" là vô dụng khi đòi đổi. Ghi số thứ tự, mô tả lỗi, kèm ảnh chụp có thể nhận ra từng chiếc.
Thông báo bằng văn bản cho nhà cung cấp. Gửi văn bản hoặc thư điện tử có biên bản đính kèm, nêu căn cứ là điều khoản nào của hợp đồng. Lời hứa qua điện thoại không giúp được gì khi thời hạn trôi qua.
Giữ lại phần thanh toán tương ứng. Thanh toán theo phần đã nghiệm thu đạt, đúng điều khoản hợp đồng. Đây là cách duy nhất để nhà cung cấp có lý do quay lại sớm.
Hàng thay thế cũng phải nghiệm thu. Ba bộ ghế đổi mới đến trường vẫn đi qua đúng các bước kiểm như lô đầu, có biên bản bổ sung. Không có biên bản này, hồ sơ thanh toán phần còn lại thiếu căn cứ.
Hàng lỗi nặng hoặc sai chủng loại thì xem lại cả hợp đồng. Nếu nhà cung cấp giao hàng khác hẳn chủng loại đã chào, hoặc không khắc phục được, đơn vị xem xét các biện pháp theo hợp đồng như phạt vi phạm, chấm dứt hợp đồng, và báo cáo người có thẩm quyền. Việc này vượt quá tầm một biên bản nghiệm thu, cần ý kiến của thủ trưởng.
Tài sản cố định hay công cụ, dụng cụ
Sau nghiệm thu, câu hỏi tiếp theo của kế toán là ghi vào sổ nào. Chế độ kế toán áp dụng cho đơn vị hành chính, sự nghiệp phân loại theo tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng; ngưỡng cụ thể do văn bản hiện hành quy định, anh Đức đối chiếu văn bản đang áp dụng chứ không nhớ theo năm cũ. Bảng dưới là cách xử lý theo nguyên lý.
| Khía cạnh | Tài sản cố định | Công cụ, dụng cụ |
|---|---|---|
| Điều kiện | Đạt đồng thời tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng theo quy định | Không đạt tiêu chuẩn tài sản cố định nhưng dùng được nhiều lần, nhiều kỳ |
| Ví dụ trong tình huống | Máy photocopy, nếu đạt tiêu chuẩn giá trị | Từng bộ bàn ghế học sinh, thường có giá trị đơn chiếc nhỏ |
| Ghi sổ | Thẻ tài sản cố định, sổ tài sản cố định, có nguyên giá | Sổ theo dõi công cụ, dụng cụ theo nơi sử dụng |
| Hao mòn, khấu hao | Tính hao mòn hoặc khấu hao theo chế độ | Phân bổ hoặc ghi chi phí theo chế độ |
| Kiểm kê | Kiểm từng tài sản theo mã | Kiểm theo số lượng tại từng phòng |
Một sai lầm hay gặp là cộng giá hai mươi bộ bàn ghế lại thành một con số lớn rồi ghi là một tài sản cố định. Tiêu chuẩn xét theo từng đơn vị tài sản độc lập hoặc theo hệ thống tài sản cùng thực hiện một chức năng, không theo tổng lô hàng. Ngược lại, máy photocopy kèm bộ phận hoàn thiện mua cùng nhau và chỉ dùng được cùng nhau thường được ghi chung thành một tài sản. Khi không chắc, ghi lý do phân loại vào chứng từ ghi sổ.
Lập thẻ, gắn mã và giao cho người dùng
Mỗi tài sản cố định có một thẻ. Thẻ ghi tên, mã, nguyên giá, nguồn hình thành, ngày đưa vào sử dụng, bộ phận sử dụng, số hiệu máy, thời hạn bảo hành. Thẻ là "giấy khai sinh" của tài sản, theo nó đến khi thanh lý.
Mã tài sản gắn trên vật. Một nhãn mã dán ở vị trí khó bong, không che tem bảo hành. Với bàn ghế, nhiều trường đánh mã theo phòng học để kiểm kê nhanh.
Biên bản giao cho người dùng. Máy photocopy giao cho văn thư, bàn ghế giao cho giáo viên chủ nhiệm từng lớp. Biên bản ghi số lượng, tình trạng, trách nhiệm bảo quản. Người dùng biết mình đang giữ gì thì mới báo hỏng đúng lúc.
Giấy bảo hành có chỗ cất cố định. Bản gốc cất trong hồ sơ tài sản, bản chụp dán cạnh máy kèm cách báo hỏng. Khi máy kẹt giấy tháng thứ ba, văn thư không phải hỏi ai giữ giấy bảo hành.
Nguồn hình thành ghi rõ. Ngân sách, nguồn thu sự nghiệp, tài trợ hay mua sắm tập trung cấp về. Nguồn khác nhau ảnh hưởng tới cách hạch toán và báo cáo tài sản theo Luật Quản lý, sử dụng tài sản công 2017.
Bộ hồ sơ tài sản nên giữ cùng nhau
Anh Đức gom tất cả giấy tờ của một lần mua sắm vào một cặp hồ sơ, tách khỏi chứng từ thanh toán thường ngày, để lần sau tìm theo tài sản chứ không phải theo tháng. Một cặp hồ sơ đầy đủ gồm:
- Quyết định hoặc phê duyệt dự toán mua sắm và hồ sơ lựa chọn nhà cung cấp.
- Hợp đồng và phụ lục kỹ thuật.
- Phiếu giao hàng, biên bản kiểm nhận.
- Quyết định thành lập tổ nghiệm thu, biên bản nghiệm thu, biên bản bổ sung nếu có.
- Hoá đơn, chứng từ thanh toán (bản sao nếu bản gốc lưu ở chứng từ kế toán).
- Chứng từ ghi tăng tài sản, thẻ tài sản cố định hoặc trang sổ công cụ, dụng cụ.
- Biên bản giao cho bộ phận sử dụng.
- Phiếu bảo hành, tài liệu hướng dẫn, ảnh chụp khi nghiệm thu.
Hồ sơ tài sản lưu theo thời hạn của Luật Kế toán 2015 và văn bản hướng dẫn về lưu trữ tài liệu kế toán; với tài sản cố định, nên giữ ít nhất đến khi tài sản được thanh lý và hồ sơ thanh lý được duyệt.
Đưa tài sản mới vào báo cáo và kiểm kê
Tài sản mới phải xuất hiện trong báo cáo tài sản công theo kỳ mà đơn vị phải lập, và trong cơ sở dữ liệu về tài sản công nếu đơn vị thuộc diện phải cập nhật. Anh Đức kiểm xem trường mình thuộc diện báo cáo loại tài sản nào, thời hạn cập nhật bao lâu sau khi có biến động, theo hướng dẫn hiện hành của cơ quan tài chính.
Cuối năm, kiểm kê là lúc mọi sai sót trước đó lộ ra. Bàn ghế giao cho lớp 10A1 nhưng lớp đổi phòng giữa năm, máy photocopy chuyển từ văn thư sang thư viện mà không có biên bản, hai bộ ghế hỏng được bảo vệ mang ra kho. Sổ và thực tế lệch nhau không phải vì ai đó lấy đi, mà vì luân chuyển không được ghi lại.
Thói quen đơn giản giúp trường kiểm kê nhẹ nhàng: mỗi lần tài sản đổi chỗ có một biên bản ngắn hai dòng, cập nhật vào sổ theo dõi theo nơi sử dụng. Tài sản hỏng không sửa được thì lập biên bản, đề nghị thanh lý theo quy định, không để mặc trong kho với tình trạng "không rõ".
Câu hỏi thường gặp
Bàn ghế học sinh là tài sản cố định hay công cụ, dụng cụ?
Phụ thuộc giá trị và thời gian sử dụng của từng bộ so với tiêu chuẩn trong chế độ kế toán hiện hành. Đa số bàn ghế học sinh có giá trị đơn chiếc nhỏ nên thường được theo dõi như công cụ, dụng cụ, nhưng kế toán phải đối chiếu tiêu chuẩn đang áp dụng chứ không xếp theo thói quen.
Có được thanh toán trước rồi nghiệm thu sau không?
Về nguyên lý, thanh toán đầy đủ cho hàng hoá thực hiện sau khi nghiệm thu, trừ khoản tạm ứng theo hợp đồng và quy định hiện hành. Thanh toán hết trước khi nghiệm thu làm đơn vị mất đòn bẩy khi hàng không đạt và dễ bị coi là sai quy trình khi kiểm soát chi.
Ai được ký biên bản nghiệm thu?
Các thành viên tổ nghiệm thu được thủ trưởng giao bằng văn bản và đại diện nhà cung cấp. Người trực tiếp sử dụng nên có mặt vì họ hiểu tài sản có đáp ứng nhu cầu không. Kế toán thường tham gia để đối chiếu với hợp đồng và chứng từ.
Tài sản nhận từ mua sắm tập trung thì ghi sổ thế nào?
Đơn vị được giao tài sản từ mua sắm tập trung vẫn phải tổ chức tiếp nhận, kiểm tra, ký biên bản bàn giao, rồi ghi tăng tài sản với nguyên giá theo hồ sơ giao. Nguồn hình thành ghi theo hướng dẫn của đơn vị tổ chức mua sắm tập trung.
Mất nhãn mã trên tài sản có sao không?
Không nghiêm trọng nếu thẻ tài sản còn ghi số hiệu máy hoặc đặc điểm nhận dạng. Dán lại nhãn theo đúng mã trong sổ, ghi chú vào thẻ. Nên chọn loại nhãn bền và vị trí dán hợp lý ngay từ đầu để giảm việc này.
Tài sản hỏng trong thời gian bảo hành thì ghi chép gì?
Lập biên bản hiện trạng hỏng, thông báo nhà cung cấp theo kênh ghi trong phiếu bảo hành, lưu biên bản sửa chữa hoặc đổi mới vào hồ sơ tài sản. Nếu tài sản được đổi mới hoàn toàn, cập nhật số hiệu mới trên thẻ, không cần ghi tăng thêm vì giá trị không đổi.