Tiền và hiện vật tài trợ cho trường công lập, sau khi được tiếp nhận, trở thành nguồn và tài sản của nhà trường: phải vào sổ sách, chi đúng mục đích nhà tài trợ đặt ra, mua sắm theo trình tự minh bạch, và công khai. Coi tiền tài trợ như "tiền ngoài", giữ riêng và chi theo ý mình, là con đường ngắn nhất dẫn đến rắc rối, dù không ai có ý làm sai.
Tình huống trong bài: cô Phương, hiệu trưởng một trường mầm non công lập ở Cần Thơ (ví dụ giả định). Một doanh nghiệp địa phương muốn tài trợ bộ đồ chơi ngoài trời; hội cựu học sinh của một trường tiểu học gần đó muốn góp tiền lắp điều hoà cho hai phòng nhóm trẻ. Bài đi qua cách tiếp nhận, phân biệt tài trợ bằng tiền và bằng hiện vật, mua sắm, ghi sổ, công khai, và những điều nhà trường phải nói "không".
Nguyên tắc tiếp nhận tài trợ ở trường công lập
Ngành giáo dục có quy định riêng về tài trợ cho cơ sở giáo dục, và nguyên tắc cốt lõi khá ổn định qua các văn bản: tài trợ phải tự nguyện, công khai, minh bạch; không ép buộc, không quy định mức bình quân hay mức tối thiểu; không lợi dụng việc tài trợ để quảng cáo, kinh doanh trong trường; tài trợ phải gắn với nhu cầu thật đã được xác định trong kế hoạch của nhà trường. Chi tiết về kế hoạch vận động, phê duyệt và báo cáo thì đối chiếu văn bản hiện hành của ngành và của tỉnh.
Một điểm quan trọng: nếu nhà trường chủ động vận động, việc vận động thường phải có kế hoạch được cấp quản lý chấp thuận theo quy định, nêu rõ mục đích, hạng mục cần, dự kiến kinh phí. Nếu nhà tài trợ tự đến, nhà trường vẫn phải xem đề nghị tài trợ có phù hợp nhu cầu và quy định không trước khi nhận. Cô Phương bắt đầu bằng việc mở kế hoạch năm học: sân chơi ngoài trời và điều kiện phòng nhóm trẻ có nằm trong danh mục cần cải thiện không.
Tài trợ cho trường cũng khác hẳn khoản vận động của ban đại diện cha mẹ học sinh. Ban đại diện là tổ chức tự quản của phụ huynh, có quy định riêng về những khoản được vận động và cách chi. Bài này chỉ bàn tài trợ đến trường với tư cách đơn vị nhận.
Tài trợ bằng tiền và bằng hiện vật khác nhau thế nào
Hai đề nghị của cô Phương thuộc hai loại khác nhau. Doanh nghiệp muốn tặng bộ đồ chơi đã chọn sẵn, tức là tài trợ hiện vật. Hội cựu học sinh muốn chuyển tiền để trường tự mua điều hoà, tức là tài trợ bằng tiền. Mỗi loại đi một đường hồ sơ riêng.
| Khía cạnh | Tài trợ bằng hiện vật | Tài trợ bằng tiền |
|---|---|---|
| Ai chọn hàng | Nhà tài trợ, nhưng nhà trường phải đồng ý về chủng loại, chất lượng, an toàn | Nhà trường, theo mục đích nhà tài trợ đồng ý |
| Thủ tục mua | Không phát sinh mua sắm ở trường; nhà tài trợ tự mua | Trường mua theo trình tự minh bạch, đối chiếu quy định đấu thầu hiện hành |
| Chứng từ cần có | Biên bản tiếp nhận ghi số lượng, chủng loại, giá trị, kèm hoá đơn hoặc giấy tờ xác định giá trị | Thư hoặc thoả thuận tài trợ, chứng từ nhận tiền vào tài khoản trường, chứng từ chi |
| Ghi sổ | Ghi tăng tài sản hoặc công cụ theo giá trị xác định | Ghi nhận nguồn tài trợ; khi mua thì ghi tăng tài sản như mua bằng nguồn khác |
| Rủi ro hay gặp | Hàng không đạt an toàn cho trẻ, không có giấy tờ giá trị | Tiền để ngoài sổ, chi lẫn mục đích, không công khai |
Với đồ chơi ngoài trời cho trẻ mầm non, an toàn là điều kiện tiên quyết. Cô Phương yêu cầu doanh nghiệp gửi trước thông tin về chất liệu, kích thước, cách lắp đặt, giấy tờ chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn an toàn đồ chơi trẻ em nếu có, và cam kết lắp đặt bởi người có kinh nghiệm. Đồ chơi được cho không mà không an toàn thì không nhận, dù lời mời đến từ thiện chí.
Các bước khi nhận tiền tài trợ để mua sắm
Với khoản tiền của hội cựu học sinh, cô Phương và kế toán làm theo trình tự dưới đây. Con số minh hoạ: hội dự kiến góp khoảng 50 triệu đồng (ví dụ giả định) cho hai máy điều hoà kèm lắp đặt.
- Nhận thư đề nghị tài trợ ghi rõ tên nhà tài trợ, số tiền, mục đích sử dụng; nếu là nhóm cá nhân thì có người đại diện ký.
- Đối chiếu với kế hoạch năm học và kế hoạch vận động nếu có; trình hoặc báo cáo cấp quản lý theo quy định hiện hành.
- Nhận tiền qua tài khoản của nhà trường, không qua tài khoản cá nhân của hiệu trưởng hay giáo viên; viết biên nhận, ghi sổ nguồn tài trợ.
- Lập dự toán mua sắm, viết yêu cầu kỹ thuật cho máy điều hoà theo diện tích phòng, xin báo giá, chọn nhà cung cấp theo trình tự minh bạch như mua bằng nguồn khác.
- Ký hợp đồng, nghiệm thu lắp đặt, nhận hoá đơn đứng tên trường.
- Ghi tăng tài sản, giao cho phòng nhóm quản lý, ghi nguồn hình thành là tài trợ.
- Báo cáo kết quả sử dụng cho nhà tài trợ và công khai theo quy định.
Nếu sau khi mua còn thừa tiền, cách xử lý phải theo thoả thuận với nhà tài trợ: dùng cho mục đích liên quan đã được họ đồng ý, hoặc trao đổi lại. Nhà trường không tự chuyển phần thừa sang việc khác.
Ghi sổ tài sản hình thành từ tài trợ
Theo nguyên lý của Luật Quản lý, sử dụng tài sản công 2017, tài sản do tổ chức, cá nhân tặng cho, tài trợ cho cơ quan, đơn vị nhà nước và đã được tiếp nhận là tài sản công, phải được quản lý, hạch toán như tài sản khác của đơn vị. Bộ đồ chơi ngoài trời và hai máy điều hoà, dù không tốn đồng ngân sách nào, vẫn phải có trong sổ tài sản của trường, có mã, có người được giao quản lý.
Giá trị ghi sổ của hiện vật tài trợ cần căn cứ: hoá đơn nhà tài trợ mua, giá trị ghi trong biên bản bàn giao, hoặc đánh giá lại theo quy định khi không có giấy tờ. Việc tài sản được xếp là tài sản cố định hay công cụ, dụng cụ phụ thuộc tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng trong chế độ kế toán hiện hành.
Ghi sổ đúng có lợi rõ rệt cho nhà trường. Khi đồ chơi hỏng, trường có căn cứ để đề xuất sửa chữa bằng kinh phí thường xuyên. Khi kiểm kê, không có tài sản "lạ" trong sân mà sổ không có. Và khi nhà tài trợ quay lại hỏi món quà của họ được dùng ra sao, nhà trường có câu trả lời bằng giấy tờ.
Tính trước chi phí sau ngày nhận quà
Món quà tài trợ thường chỉ trả cho lúc mua, còn những năm sau thì nhà trường gánh. Hai máy điều hoà sẽ làm tiền điện của trường tăng lên, cần vệ sinh định kỳ, thay gas khi cần và sửa khi hỏng. Bộ đồ chơi ngoài trời cần kiểm tra ốc vít, mối hàn, lớp sơn, nền đệm bên dưới, và sẽ có lúc phải thay chi tiết. Những khoản này đều đi vào kinh phí thường xuyên của trường.
Trước khi nhận, cô Phương nhờ kế toán ước nhanh chi phí vận hành một năm theo cách đơn giản: công suất máy nhân số giờ dùng dự kiến mỗi ngày, số ngày học, đơn giá điện theo hoá đơn gần nhất của trường; cộng thêm hai lần vệ sinh máy theo báo giá tham khảo. Con số thu được, chẳng hạn khoảng 6 triệu đồng một năm (ví dụ giả định), được đưa vào dự toán năm sau ngay từ bây giờ.
Nếu ước tính cho thấy trường không kham nổi chi phí vận hành, cách đúng là nói thẳng với nhà tài trợ và đề xuất phương án khác, chẳng hạn quạt trần công suất lớn thay cho điều hoà, hoặc tài trợ kèm một khoản bảo dưỡng vài năm đầu. Một thiết bị được tặng rồi để đó vì không có tiền chạy là lãng phí theo đúng nghĩa của Luật Thực hành tiết kiệm, chống lãng phí 2013, dù nó không tốn tiền mua.
Công khai đến phụ huynh và nhà tài trợ
Công khai là nghĩa vụ và cũng là cách nhà trường giữ lòng tin cho những lần tài trợ sau. Cô Phương công khai theo các nội dung sau, ở bảng tin của trường và trong buổi họp phụ huynh gần nhất.
- Tên nhà tài trợ, trừ trường hợp họ đề nghị không nêu tên, khi đó ghi rõ là nhà tài trợ đề nghị giấu tên.
- Hình thức tài trợ: tiền hay hiện vật; số tiền hoặc danh mục hiện vật và giá trị.
- Mục đích sử dụng đã thống nhất.
- Kết quả sử dụng: mua gì, giá bao nhiêu, nhà cung cấp nào, ngày bàn giao.
- Số tiền còn lại nếu có và cách xử lý đã thống nhất với nhà tài trợ.
- Báo cáo lên cấp quản lý theo quy định về tài trợ cho cơ sở giáo dục hiện hành.
Công khai bằng bảng ngắn, ngôn ngữ đơn giản sẽ có tác dụng hơn một văn bản dày. Phụ huynh không cần đọc chứng từ, họ cần thấy tiền đi từ đâu tới đâu và món đồ đang ở đâu trong trường.
Những lời đề nghị tài trợ nhà trường nên từ chối
Tài trợ kèm điều kiện bán hàng cho học sinh. Tặng đồng phục nhưng yêu cầu trường giới thiệu cửa hàng cho phụ huynh mua thêm, tặng sữa kèm điều kiện phát tờ rơi. Đây là lợi dụng tài trợ để kinh doanh trong trường.
Tài trợ đổi lấy việc được chọn làm nhà cung cấp. Doanh nghiệp tặng một máy chiếu để được ký gói mua sắm khác của trường. Hai việc phải tách hẳn; ghép lại có thể bị nhìn như hối lộ hoặc thông thầu.
Tài trợ phải đi qua tài khoản cá nhân. Nhà tài trợ muốn chuyển cho hiệu trưởng "cho nhanh". Mọi khoản tiền tài trợ đến trường phải vào tài khoản của trường.
Tài trợ đến từ phụ huynh theo mức "gợi ý". Một nhóm phụ huynh tự chia mức góp mỗi người bằng nhau rồi gọi là tài trợ. Khi có mức bình quân, khoản đó dễ bị coi là thu sai quy định, dù trường không trực tiếp thu.
Hiện vật không phù hợp hay không an toàn. Thiết bị cũ không rõ nguồn gốc, đồ chơi có cạnh sắc, máy móc trường không có tiền vận hành. Từ chối lịch sự kèm lý do là trách nhiệm của hiệu trưởng.
Câu hỏi thường gặp
Trường có được dùng tiền tài trợ để sửa chữa phòng học không?
Được, nếu mục đích sửa chữa phù hợp kế hoạch của trường và được nhà tài trợ đồng ý. Việc sửa chữa vẫn phải có dự toán, chọn người làm minh bạch, nghiệm thu và chứng từ như khi dùng nguồn khác. Phần tài sản tăng thêm do cải tạo được ghi vào hồ sơ tài sản.
Hiện vật tài trợ không có hoá đơn thì ghi sổ thế nào?
Ghi theo giá trị nêu trong biên bản bàn giao do hai bên ký, hoặc xác định giá trị theo quy định hiện hành khi nhà tài trợ không cung cấp được. Không ghi giá trị bằng không chỉ vì không có hoá đơn, vì như vậy tài sản sẽ biến mất khỏi sổ.
Nhà tài trợ muốn gắn tên lên hiện vật có được không?
Ghi nhận nhà tài trợ bằng hình thức phù hợp với môi trường giáo dục thường được chấp nhận, nhưng không được biến thành quảng cáo thương mại trong trường, nhất là ở trường mầm non. Thống nhất cách ghi nhận ngay trong thư tài trợ để tránh hiểu lầm.
Tiền tài trợ có phải nộp vào Kho bạc không?
Phụ thuộc loại đơn vị, tài khoản đơn vị đang dùng và quy định hiện hành của địa phương. Điều chắc chắn là tiền phải vào tài khoản đứng tên trường và được hạch toán đầy đủ. Kế toán nên hỏi cơ quan tài chính hoặc phòng quản lý cấp trên về tài khoản phù hợp.
Hội cựu học sinh tài trợ có cần hoá đơn từ trường không?
Trường công lập thường cấp giấy xác nhận tiếp nhận tài trợ hoặc biên nhận, không xuất hoá đơn bán hàng cho khoản tài trợ. Nếu doanh nghiệp tài trợ cần giấy tờ để hạch toán chi phí của họ, trường cung cấp biên bản, thư cảm ơn, chứng từ theo hướng dẫn hiện hành.
Có nên nhận tài trợ khi trường đã có đủ thiết bị?
Không nên nhận chỉ vì có người cho. Tài trợ cần gắn với nhu cầu thật; nhận thiết bị thừa làm tăng chi phí bảo quản, sửa chữa và có thể vượt tiêu chuẩn, định mức. Nhà trường có thể đề xuất nhà tài trợ chuyển sang hạng mục khác đang thiếu.