Mua máy tính, máy chiếu cho trường học: từ đề xuất, thông số đến hợp đồng

Mua máy tính, máy chiếu cho trường đi qua năm chặng: xác định nhu cầu trong tiêu chuẩn, định mức; viết yêu cầu kỹ thuật không gắn với một hãng; xin báo giá để lập dự toán; chọn nhà cung cấp theo hình thức phù hợp với Luật Đấu thầu 2023; ký hợp đồng có giao hàng, lắp đặt, bảo hành rõ ràng. Bỏ qua chặng nào cũng có cái giá riêng, thường là mua được máy không hợp với phòng học, hoặc hồ sơ bị trả lại.

Tình huống trong bài: chị Hạnh, kế toán một trường trung học cơ sở ở Đồng Tháp (ví dụ giả định). Phòng tin học có mười máy đã hỏng không sửa được, hai phòng học cần máy chiếu thay cho chiếc cũ mờ. Trong dự toán năm có một khoản mua sắm được giao khoảng 180 triệu đồng (ví dụ giả định). Bài này tập trung vào phần đề xuất, thông số, báo giá và hợp đồng; cách chọn hình thức lựa chọn nhà cung cấp và cách ghi tăng tài sản sau khi nhận hàng có bài riêng.

Bắt đầu từ nhu cầu và tiêu chuẩn, định mức

Theo Luật Quản lý, sử dụng tài sản công 2017, cơ quan, đơn vị chỉ được trang bị máy móc, thiết bị trong phạm vi tiêu chuẩn, định mức do cấp có thẩm quyền ban hành. Với trường học, có tiêu chuẩn chung cho máy móc văn phòng và danh mục thiết bị dạy học theo quy định của ngành giáo dục. Câu hỏi đầu tiên chị Hạnh phải trả lời không phải "mua máy gì", mà là "trường được trang bị bao nhiêu máy cho phòng tin, hiện có bao nhiêu, thiếu bao nhiêu".

Chị lập một bảng hiện trạng: mười máy cũ có biên bản xác nhận hỏng không sửa được của người có chuyên môn, năm mua, tình trạng đã đề nghị thanh lý chưa. Hai máy chiếu cũ cũng vậy. Bảng này đi kèm tờ trình đề xuất mua sắm, cho người duyệt thấy đây là thay thế cho thiết bị đã hỏng, không phải mua thêm vượt định mức.

Một chi tiết hay bị bỏ qua: tài sản cũ hỏng phải được xử lý theo quy định về thanh lý tài sản công, không phải cứ mang ra kho để đó. Nếu chưa làm thủ tục thanh lý, trên sổ sách trường vẫn đang có đủ số máy, và việc mua thêm có thể bị nhìn như vượt định mức. Chị Hạnh đề nghị làm song song thủ tục thanh lý.

Viết yêu cầu kỹ thuật mà không chỉ định hãng

Pháp luật đấu thầu theo nguyên lý không cho phép hồ sơ nêu nhãn hiệu, xuất xứ cụ thể của hàng hoá làm hạn chế sự tham gia của nhà thầu, trừ một số trường hợp đặc biệt theo quy định. Viết yêu cầu theo chức năng và mức tối thiểu là cách vừa đúng luật vừa có lợi cho trường. Chị Hạnh cùng giáo viên tin học viết theo các nhóm sau.

• Mục đích sử dụng: máy cho học sinh thực hành soạn thảo, bảng tính, lập trình cơ bản; máy chiếu cho phòng học có cửa sổ lớn, dùng ban ngày.
• Mức tối thiểu đo được: bộ vi xử lý theo thế hệ và số nhân tối thiểu, dung lượng bộ nhớ trong, ổ lưu trữ thể rắn với dung lượng tối thiểu, độ sáng máy chiếu tối thiểu theo đơn vị đo chuẩn, độ phân giải tối thiểu.
• Tương thích: cổng kết nối cần có để dùng với thiết bị sẵn có của trường, chuẩn điện áp, hệ điều hành có bản quyền nếu được yêu cầu.
• Điều kiện sử dụng: chịu được môi trường nóng ẩm, phòng không có điều hoà, nguồn điện có lúc chập chờn.
• Dịch vụ đi kèm: giao hàng, lắp đặt tại phòng, cài phần mềm theo danh sách, hướng dẫn sử dụng cho giáo viên.
• Bảo hành: thời gian tối thiểu, bảo hành tại trường hay phải mang đi, thời gian có mặt khi báo hỏng.
• Chất lượng: hàng mới, có giấy tờ chứng minh nguồn gốc hợp pháp, cụm từ "hoặc tương đương" khi phải nhắc đến một chuẩn kỹ thuật cụ thể.

Viết theo chức năng giúp tránh hai rủi ro. Một là bị coi là "đo ni đóng giày" cho một nhà cung cấp quen. Hai là mua được máy mạnh thừa so với nhu cầu, tốn tiền mà học sinh không dùng hết. Giáo viên tin học nên ký vào bản yêu cầu kỹ thuật, vì họ là người hiểu nhu cầu thật và sẽ là người nghiệm thu chất lượng sau này.

Xin báo giá để lập dự toán và so sánh

Báo giá ở chặng này dùng để ước giá trị gói, làm căn cứ dự toán. Chị Hạnh gửi cùng bản yêu cầu kỹ thuật cho ba nhà cung cấp, đề nghị báo giá gồm thuế, giao hàng, lắp đặt và bảo hành. Bảng so sánh dưới đây dùng số liệu ví dụ giả định để minh hoạ cách quy các báo giá về cùng một mặt bằng.

Nhìn tổng chưa quy đổi, báo giá B rẻ nhất rõ rệt. Sau khi cộng phần lắp đặt, giá treo và tính đến bảo hành ngắn hơn, ba báo giá chênh nhau ít hơn nhiều. Dự toán gói mua sắm thường lấy theo mức hợp lý trong các báo giá cùng phạm vi, kèm cách tính rõ ràng; trường không được lấy báo giá cao nhất để dự toán rộng tay, cũng không nên lấy báo giá thấp bất thường làm trần khiến không ai chào được.

Báo giá phải thật, có ngày, có chữ ký, có thông tin liên hệ của bên báo giá. Nếu trường có thể tham khảo giá trúng thầu của các gói tương tự trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, đó là một căn cứ nữa để đối chiếu.

Trình duyệt dự toán và chọn cách lựa chọn nhà cung cấp

Có dự toán, chị Hạnh soạn tờ trình gửi thầy hiệu trưởng, kèm bảng hiện trạng, yêu cầu kỹ thuật, các báo giá và bảng so sánh. Tuỳ giá trị gói và phân cấp ở địa phương, dự toán mua sắm có thể do thủ trưởng đơn vị duyệt hoặc phải trình cơ quan quản lý cấp trên. Một số tỉnh tổ chức mua sắm tập trung với một số loại máy móc phổ biến; nếu máy tính để bàn thuộc danh mục mua sắm tập trung của tỉnh, trường không tự mua mà đăng ký nhu cầu theo hướng dẫn.

Sau khi dự toán được duyệt, trường lập và trình duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu, trong đó nêu tên gói, giá gói, nguồn vốn, hình thức và phương thức lựa chọn, thời gian thực hiện, loại hợp đồng. Hình thức nào phù hợp phụ thuộc giá trị gói và quy định hiện hành của Luật Đấu thầu 2023 cùng văn bản hướng dẫn; với gói hàng hoá thông dụng, sẵn có trên thị trường, pháp luật có những hình thức đơn giản hơn đấu thầu rộng rãi.

Điều chị Hạnh tránh: tách mười máy tính thành hai gói năm máy, mua hai đợt cách nhau vài tuần, để mỗi gói nhỏ đi. Mười máy cho cùng một phòng, cùng mục đích, cùng thời điểm là một gói thống nhất. Chia nhỏ để đổi hình thức lựa chọn là hành vi bị cấm, hậu quả có thể là huỷ kết quả, xuất toán và xử lý người quyết định.

Hợp đồng mua sắm cần ghi gì

Danh mục hàng hoá đúng với yêu cầu kỹ thuật. Hợp đồng kèm phụ lục liệt kê từng thiết bị với cấu hình thực tế nhà cung cấp chào, không chỉ ghi "máy tính để bàn". Đây là căn cứ để nghiệm thu đúng cấu hình.

Giá và loại hợp đồng. Với gói hàng hoá đơn giản, hợp đồng trọn gói là phổ biến: giá cố định, nhà cung cấp chịu rủi ro biến động giá. Ghi rõ giá đã gồm thuế, vận chuyển, lắp đặt.

Thời gian và địa điểm giao hàng. Giao tại phòng tin học của trường, không phải giao tại cổng. Nêu cụ thể ai trực tiếp nhận hàng.

Lắp đặt, chạy thử, hướng dẫn. Nhà cung cấp lắp đặt, cài phần mềm theo danh sách, chạy thử trước mặt giáo viên tin học, hướng dẫn cách dùng máy chiếu cho giáo viên các bộ môn.

Bảo hành và hỗ trợ. Thời hạn, nơi bảo hành, thời gian có mặt khi báo hỏng, trường hợp không sửa được thì đổi máy. Bảo đảm bảo hành bằng tiền giữ lại hoặc thư bảo lãnh nếu quy định yêu cầu.

Thanh toán gắn với nghiệm thu. Thanh toán sau khi nghiệm thu, bàn giao, có hoá đơn hợp lệ. Nếu có tạm ứng, ghi tỷ lệ và điều kiện theo quy định hiện hành.

Phạt chậm, xử lý hàng không đúng. Ghi cách xử lý khi giao chậm, giao sai cấu hình, hàng lỗi. Không có điều khoản này, trường chỉ còn cách năn nỉ.

Những lỗi hay gặp khi trường mua thiết bị

Mua trước, làm hồ sơ sau. Nhà cung cấp quen chở máy đến trước "cho kịp năm học", hồ sơ dựng lại sau. Ngày tháng trên giấy tờ sẽ không khớp với thực tế, và đây là dấu hiệu rất dễ bị phát hiện khi kiểm tra.

Thông số chép từ catalô một hãng. Yêu cầu kỹ thuật trùng từng chữ với tài liệu của một mẫu máy cụ thể là bằng chứng hồ sơ đã bị viết cho một nhà cung cấp.

Quên chi phí đi kèm. Giá treo máy chiếu, màn chiếu, ổ cắm, dây cáp, bàn ghế phù hợp, đường điện cho phòng tin. Những thứ này không có trong dự toán sẽ thành khoản phát sinh không có nguồn.

Không tính đến bản quyền phần mềm. Máy tính cho trường cần hệ điều hành và phần mềm văn phòng có bản quyền hoặc phần mềm tự do phù hợp. Ghi rõ trong yêu cầu kỹ thuật để tránh máy giao đến với phần mềm không rõ nguồn gốc.

Nghiệm thu bằng cách đếm thùng. Đếm đủ mười thùng chưa phải nghiệm thu. Giáo viên tin học phải mở máy, kiểm cấu hình thực tế so với phụ lục hợp đồng, chạy thử máy chiếu trong phòng học lúc ban ngày.

Câu hỏi thường gặp

Trường có được mua máy tính trên sàn thương mại điện tử không?

Mua sắm bằng tiền ngân sách vẫn phải theo trình tự dự toán, hình thức lựa chọn nhà cung cấp và chứng từ hợp lệ, dù mua ở kênh nào. Mua trên sàn chỉ phù hợp khi quy định hiện hành và quy chế của đơn vị cho phép với loại hàng, giá trị cụ thể, và phải có hoá đơn đứng tên trường. Hỏi kế toán cấp trên trước khi đặt hàng.

Có cần lấy đúng ba báo giá không?

Số báo giá cần lấy phụ thuộc mục đích và quy định hiện hành. Báo giá để lập dự toán thường cần đủ để có căn cứ so sánh; báo giá trong một số hình thức lựa chọn nhà thầu có yêu cầu riêng. Quy chế chi tiêu nội bộ của trường cũng có thể quy định số lượng, nên đọc quy chế trước.

Ghi "hoặc tương đương" như thế nào cho đúng?

Khi phải nhắc tới một chuẩn kỹ thuật hay một công nghệ cụ thể để mô tả yêu cầu, thêm cụm "hoặc tương đương" và mô tả đặc tính cần đạt, để nhà cung cấp chào sản phẩm khác đạt cùng mức. Không dùng tên dòng máy, mã sản phẩm của một hãng làm yêu cầu.

Máy cũ hỏng chưa thanh lý thì có mua máy mới được không?

Về nguyên lý, trang bị phải trong tiêu chuẩn, định mức, mà trên sổ sách máy cũ vẫn còn nếu chưa xử lý. Nên làm thủ tục đề nghị thanh lý song song và giải trình trong tờ trình mua sắm rằng đây là thay thế. Cách làm cụ thể theo quy định về xử lý tài sản công hiện hành.

Ai nên ký nghiệm thu thiết bị tin học?

Tổ nghiệm thu thường gồm đại diện lãnh đạo nhà trường, người phụ trách cơ sở vật chất, người trực tiếp sử dụng như giáo viên tin học, và kế toán. Người dùng trực tiếp quan trọng nhất vì họ kiểm được máy có chạy đúng như yêu cầu hay không.

Nhà cung cấp đề nghị tặng thêm quà để được chọn thì sao?

Không nhận. Quà kèm điều kiện được chọn có thể bị coi là vi phạm quy định về phòng, chống tham nhũng và nguyên tắc đấu thầu, làm hỏng cả gói. Nếu nhà cung cấp muốn tài trợ cho trường, việc đó phải đi theo quy trình tiếp nhận tài trợ riêng, tách hẳn khỏi việc chọn nhà cung cấp.