Mua hàng cho đơn vị trên sàn thương mại điện tử được, nhưng phải chọn gian hàng của doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh xuất được hoá đơn ghi tên đơn vị, và giữ đủ ba thứ: hoá đơn của người bán, thông tin đơn hàng trên sàn, và bằng chứng đã nhận hàng. Ảnh chụp đơn hàng hay email xác nhận của sàn không thay được hoá đơn; chúng chỉ là giấy tờ đi kèm để kế toán đối chiếu.
Ví dụ trong bài: chị Linh, thư ký khoa của một trường cao đẳng ở Thái Nguyên, được giao mua bút trình chiếu, ổ cứng di động và bộ chia mạng cho phòng thực hành, tổng dự toán khoảng 9 triệu đồng (ví dụ giả định). Bài không nêu tên sàn hay gian hàng nào; tính năng xuất hoá đơn của từng sàn thay đổi theo thời gian, bạn kiểm trực tiếp lúc đặt.
Chọn gian hàng trước khi chọn giá
Ai là người bán thật. Trên cùng một sàn có gian hàng của doanh nghiệp, của hộ kinh doanh và của cá nhân bán lẻ. Với hàng cho đơn vị, chỉ đặt ở gian hàng có thông tin người bán rõ ràng: tên doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh, mã số thuế, địa chỉ. Gian hàng không có các thông tin đó thường không xuất được hoá đơn.
Hỏi về hoá đơn trước khi đặt. Nhắn cho gian hàng một câu: có xuất hoá đơn điện tử cho tổ chức không, cần cung cấp thông tin gì, gửi trong bao lâu sau khi giao. Lưu lại câu trả lời. Một số sàn có ô "yêu cầu xuất hoá đơn" khi đặt hàng; điền đủ tên, mã số thuế, địa chỉ, hộp thư nhận hoá đơn của đơn vị.
Giá rẻ nhất chưa chắc là lựa chọn đúng. Một gian hàng rẻ hơn một chút nhưng không xuất được hoá đơn sẽ khiến khoản chi không thanh toán được. Khi so giá, đặt điều kiện hoá đơn lên trước rồi mới so trong số gian hàng đáp ứng.
Mua theo quy chế mua sắm của đơn vị. Mua trên sàn không đứng ngoài quy chế. Giá trị lớn có thể cần báo giá, hình thức lựa chọn nhà cung cấp theo Luật Đấu thầu 2023 và quy chế đơn vị; sàn chỉ là kênh, không phải ngoại lệ.
Giấy tờ từ sàn và giá trị của từng thứ
Kế toán hay gặp người nộp một xấp ảnh chụp màn hình và tưởng thế là đủ. Bảng dưới phân biệt thứ gì là chứng từ, thứ gì chỉ là tài liệu kèm.
| Giấy tờ | Ai phát hành | Giá trị trong hồ sơ | Cách lưu |
|---|---|---|---|
| Hoá đơn điện tử ghi tên đơn vị | Người bán trên sàn | Chứng từ chính của khoản chi | Tệp gốc và bản thể hiện, gửi về hộp thư đơn vị |
| Chi tiết đơn hàng | Sàn | Đối chiếu tên hàng, số lượng, giá, khuyến mãi | Tải bản PDF nếu sàn cho phép, hoặc chụp đủ trang |
| Lịch sử thanh toán | Sàn, ngân hàng hoặc ví | Chứng minh số tiền thực trả và người trả | Sao kê hoặc ảnh giao dịch có mã đơn |
| Thông tin giao hàng thành công | Sàn, đơn vị vận chuyển | Chứng minh hàng đã giao đến | Chụp trạng thái có ngày giờ |
| Biên bản hoặc phiếu nhận hàng nội bộ | Đơn vị | Xác nhận hàng đã vào đơn vị, giao cho bộ phận nào | Ký giấy, kèm hồ sơ |
Trong năm thứ này, chỉ hoá đơn và biên bản nhận hàng là chứng từ theo nghĩa kế toán. Ba thứ ở giữa giúp trả lời các câu hỏi của người kiểm tra: tiền ai trả, trả bao nhiêu, hàng đã đến chưa.
Mã giảm giá, xu, phí vận chuyển: số trên hoá đơn khác số bạn trả
Đây là chỗ phức tạp nhất của mua hàng trên sàn. Một chiếc ổ cứng niêm yết 1,5 triệu, bạn dùng mã giảm giá của gian hàng 100 nghìn, mã của sàn 150 nghìn, trả thêm 30 nghìn phí vận chuyển, cuối cùng thanh toán 1,28 triệu (ví dụ giả định). Hoá đơn người bán xuất có thể ghi số sau mã giảm của gian hàng, nhưng chưa trừ phần sàn trợ giá, vì phần đó sàn trả cho người bán chứ không phải người bán giảm cho bạn.
Nguyên tắc với đơn vị dùng kinh phí: chỉ được thanh toán số tiền thực tế đã trả, không được thanh toán theo số ghi trên hoá đơn nếu số đó cao hơn. Khi hoá đơn và số thực trả lệch nhau, ghi rõ trong giấy đề nghị thanh toán: số trên hoá đơn, số thực trả, chênh lệch do khuyến mãi của sàn, kèm chi tiết đơn hàng thể hiện các mã đã áp dụng. Kế toán sẽ quyết hạch toán thế nào theo hướng dẫn hiện hành.
Phí vận chuyển là một khoản khác. Nếu người bán thu phí vận chuyển và đưa vào hoá đơn, mọi thứ gọn. Nếu phí vận chuyển do đơn vị vận chuyển thu riêng, có thể không có hoá đơn tên đơn vị; khoản nhỏ này nhiều nơi chấp nhận kèm chi tiết đơn hàng, nhiều nơi không. Hỏi trước, hoặc chọn gian hàng miễn phí vận chuyển để khỏi phải hỏi.
Xu, điểm thưởng tích luỹ từ đơn hàng của đơn vị nằm trong tài khoản cá nhân của bạn. Đó là phần lợi ích phát sinh từ tiền của đơn vị; tốt nhất đừng dùng xu từ đơn của đơn vị cho mua sắm cá nhân, và đừng dùng xu cá nhân để giảm giá đơn của đơn vị rồi xin thanh toán số chưa giảm.
Khi người duyệt hỏi: vì sao không mua ở cửa hàng
Một số người duyệt, nhất là ở đơn vị quen mua qua nhà cung cấp quen, sẽ hỏi vì sao lại mua trên sàn. Câu hỏi chính đáng, vì mua trên sàn có những rủi ro riêng: hàng giả, hàng không đúng mô tả, hoá đơn chậm. Trả lời tốt nhất là bằng một so sánh nhỏ đặt trong đề xuất mua sắm, không phải bằng lời.
Chị Linh lập một bảng ba cột: giá ở gian hàng chọn trên sàn, giá báo của hai cửa hàng tin học ở địa phương, và điều kiện kèm theo như bảo hành, hoá đơn, thời gian giao (ví dụ giả định). Với bút trình chiếu và bộ chia mạng, gian hàng chính hãng trên sàn có giá thấp hơn và vẫn xuất hoá đơn; với ổ cứng, cửa hàng địa phương ngang giá nhưng bảo hành đổi tại chỗ, nên chị đề xuất mua ổ cứng ở cửa hàng.
Cách làm này có hai cái lợi. Người duyệt thấy bạn đã so, không phải mua theo thói quen hay theo sở thích. Và hồ sơ có sẵn căn cứ giá, thứ mà kế toán và đoàn kiểm tra luôn hỏi đến với mọi khoản mua sắm, dù mua ở đâu. Báo giá chụp từ sàn nên có ngày giờ, vì giá trên sàn thay đổi liên tục.
Quy trình một lần mua từ đặt hàng đến thanh toán
Chị Linh làm theo các bước sau cho đợt mua thiết bị phòng thực hành.
- Có dự toán hoặc đề xuất mua sắm được duyệt, ghi tên hàng, số lượng, giá dự kiến.
- Chọn gian hàng xuất được hoá đơn, lưu tin nhắn xác nhận về hoá đơn và chụp thông tin người bán.
- Đặt hàng, điền thông tin xuất hoá đơn của đơn vị. Nếu không có ô điền, gửi thông tin qua tin nhắn cho gian hàng ngay sau khi đặt.
- Thanh toán bằng tiền tạm ứng hoặc tiền cá nhân ứng trước theo đồng ý của người duyệt; nếu nhận hàng mới trả tiền, trả từ tạm ứng và lấy ảnh giao dịch hoặc biên nhận của người giao hàng.
- Nhận hàng, mở kiểm có người chứng kiến, lập phiếu nhận hàng ghi tên hàng, số lượng, tình trạng, bộ phận nhận sử dụng.
- Chờ hoá đơn về hộp thư đơn vị, kiểm tên, mã số thuế, tên hàng, số tiền.
- Lập giấy đề nghị thanh toán hoặc thanh toán tạm ứng, kèm hoá đơn, chi tiết đơn hàng, bằng chứng thanh toán, phiếu nhận hàng.
Thói quen đáng giữ: đặt mỗi đợt mua của đơn vị thành một đơn riêng, không gộp chung với đồ cá nhân trong cùng giỏ hàng. Đơn gộp làm hoá đơn và lịch sử thanh toán lẫn lộn, tách ra rất mất công.
Đổi trả và hoàn tiền: tiền quay về đâu
Hoàn tiền về tài khoản người đặt. Khi trả hàng lỗi, sàn hoàn tiền về phương thức đã thanh toán, thường là tài khoản hay ví của bạn. Số tiền đó là tiền của đơn vị; nộp lại hoặc trừ vào thanh toán tạm ứng ngay, kèm thông báo hoàn tiền của sàn.
Hoá đơn đã xuất trước khi trả hàng. Người bán phải xử lý hoá đơn theo quy định, thường là hoá đơn điều chỉnh giảm hoặc thủ tục tương đương. Hồ sơ của đơn vị phải có cả hoá đơn gốc và chứng từ điều chỉnh, để số liệu khớp với số tiền thực đã trả.
Đổi sang hàng khác. Nếu đổi sang hàng khác giá, coi như một giao dịch mới về mặt chứng từ: hoá đơn mới phải khớp với hàng thực nhận. Phiếu nhận hàng nội bộ cũng ghi lại theo hàng mới.
Hàng hỏng sau thời hạn trả của sàn. Lúc này chuyển sang bảo hành của người bán hoặc hãng. Giữ hoá đơn và chi tiết đơn hàng trong hồ sơ tài sản của đơn vị, vì đó là giấy cần để đòi bảo hành.
Ranh giới và lỗi hay gặp
Mua trên sàn tiện đến mức người ta quên rằng đó vẫn là tiêu tiền của đơn vị. Những điều dưới đây cần tránh.
- Chia một đợt mua lớn thành nhiều đơn nhỏ trong vài ngày để mỗi đơn dưới ngưỡng phải lấy báo giá hay thủ tục chặt hơn. Đây là chia nhỏ gói mua sắm, bị nghiêm cấm.
- Nhờ người bán xuất hoá đơn ghi tên hàng khác với hàng thực mua cho "khớp dự toán".
- Đặt từ gian hàng không xuất hoá đơn rồi tìm hoá đơn ở nơi khác để bù. Đó là hoá đơn không đúng giao dịch.
- Để hoá đơn gửi về hộp thư cá nhân rồi quên chuyển cho kế toán, đến khi chuyển công tác mới phát hiện.
- Xin thanh toán theo giá niêm yết trong khi đã được giảm.
Ba lỗi đầu không phải sơ suất mà là vi phạm: hoá đơn ghi sai hàng hay hoá đơn của giao dịch khác đều là chứng từ không đúng sự thật, và người đề nghị thanh toán chịu trách nhiệm trước tiên. Hai lỗi sau là sơ suất, nhưng đến khi có kiểm tra thì sơ suất hay cố ý đều phải giải trình như nhau. Cách an toàn nhất là để mọi chứng từ nói đúng điều đã xảy ra, kể cả khi điều đó làm hồ sơ xấu đi một chút.
Câu hỏi thường gặp
Gian hàng hứa xuất hoá đơn nhưng mãi không gửi thì làm gì?
Nhắn lại qua kênh chat của sàn để có vết, nêu số đơn và thời hạn bạn cần. Nếu vẫn không có, dùng kênh hỗ trợ của sàn để khiếu nại. Trong lúc chờ, báo kế toán để họ biết khoản này đang treo vì thiếu hoá đơn, đừng để đến hạn thanh toán tạm ứng mới nói.
Có thể dùng thẻ tín dụng cá nhân để thanh toán đơn hàng của đơn vị không?
Có thể nếu được người duyệt đồng ý trước, và xem như ứng tiền cá nhân. Lưu ý phí và lãi của thẻ tín dụng là việc riêng của bạn, đơn vị không hoàn. Tốt nhất thanh toán trong kỳ không tính lãi và làm hồ sơ hoàn sớm.
Mua hàng từ gian hàng nước ngoài trên sàn có lấy được hoá đơn không?
Thường rất khó có hoá đơn điện tử theo quy định Việt Nam ghi tên đơn vị. Với hàng cho đơn vị, nên ưu tiên gian hàng trong nước có hoá đơn. Nếu bắt buộc phải mua từ nước ngoài, hỏi kế toán trước về chứng từ thay thế được chấp nhận.
Nhận hàng thanh toán khi giao thì chứng từ là gì?
Bạn trả tiền mặt hoặc chuyển khoản cho người giao hàng. Lưu ảnh giao dịch hoặc biên nhận của bên giao hàng, chi tiết đơn hàng thể hiện đã thanh toán, và vẫn cần hoá đơn của người bán ghi tên đơn vị như mọi trường hợp khác.
Tài khoản sàn của đơn vị có nên lập riêng không?
Nếu đơn vị mua trên sàn thường xuyên, một tài khoản đứng tên đơn vị, do hai người cùng biết, giúp tách bạch hẳn với mua sắm cá nhân và không phụ thuộc vào một nhân viên. Việc lập và quản lý tài khoản này nên có quy định nội bộ ai được đặt hàng.