Kinh phí một hội thảo khoa học một ngày ở trường đại học thường dồn vào bốn nhóm: phần học thuật (phản biện, biên tập, kỷ yếu), phần đón tiếp đại biểu (giải lao, ăn trưa, tài liệu), phần hậu cần (hội trường, âm thanh, trang trí) và phần dự phòng. Lập dự toán đúng nghĩa là đếm số lượng của từng nhóm trước, rồi mới gắn đơn giá theo quy chế chi tiêu nội bộ của trường và định mức hiện hành; làm ngược lại thì bảng tiền đẹp nhưng không ai duyệt.
Ví dụ xuyên suốt bài: TS. Minh, phó trưởng khoa ở một trường đại học tại Thái Nguyên, được giao làm trưởng ban tổ chức hội thảo cấp khoa với khoảng 120 đại biểu, 40 tham luận gửi về và một cuốn kỷ yếu (ví dụ giả định). Mọi con số trong bài là ví dụ giả định; mức chi cụ thể bạn phải kiểm văn bản đang áp dụng ở trường mình.
Một hội thảo khoa học một ngày tốn tiền vào những khoản nào
Trước khi mở bảng tính, hãy liệt kê cho đủ các khoản. Bảng dưới gom theo bốn nhóm; mỗi dòng ghi luôn căn cứ để sau này người duyệt hỏi "số này ở đâu ra" thì bạn trả lời được ngay.
| Nhóm | Gồm những gì | Căn cứ tính |
|---|---|---|
| Học thuật | Phản biện tham luận, biên tập kỷ yếu, thù lao ban khoa học, báo cáo đề dẫn | Số bài nhận, số bài đăng, quy chế chi tiêu nội bộ |
| Đón tiếp | Giải lao hai buổi, ăn trưa, túi tài liệu, thẻ đại biểu, giấy mời | Số đại biểu dự kiến, định mức hội nghị hiện hành |
| Hậu cần | Hội trường, âm thanh, máy chiếu, phông, hoa, chụp ảnh, vệ sinh | Hội trường của trường hay đi thuê, báo giá dịch vụ |
| Đi lại của khách mời | Vé xe hoặc vé máy bay, lưu trú cho báo cáo viên ở xa | Chế độ công tác phí hiện hành, thoả thuận với khách |
| Dự phòng | Phát sinh in thêm, đại biểu tăng, sửa thiết bị | Tỷ lệ nhỏ trên tổng, có thuyết minh |
Nhóm học thuật hay bị lập thiếu nhất, vì người tổ chức quen nghĩ hội thảo là chuyện ăn uống và hội trường. Thực tế với một hội thảo có kỷ yếu, phần phản biện và biên tập có thể chiếm tỷ trọng lớn, và lại là phần dễ bị hỏi kỹ nhất khi quyết toán vì chứng từ của nó là sản phẩm chuyên môn chứ không phải hoá đơn.
Khoản đi lại của khách mời chỉ đưa vào khi trường là bên chịu. Nếu cơ quan cử khách đi đã thanh toán công tác phí cho họ thì trường không chi lại, kẻo trùng.
Bắt đầu từ kế hoạch được duyệt, không bắt đầu từ bảng tiền
Dự toán hội thảo chỉ có giá trị khi gắn với một kế hoạch tổ chức đã được hiệu trưởng hoặc người được uỷ quyền phê duyệt. Kế hoạch đó cần ghi: tên và mục tiêu hội thảo, thời gian, địa điểm, thành phần và số lượng đại biểu, ban tổ chức, ban khoa học, sản phẩm (kỷ yếu in hay bản điện tử) và nguồn kinh phí. Thiếu dòng nguồn kinh phí là thiếu nhiều nhất; phòng kế hoạch tài chính sẽ trả về ngay vì không biết hạch toán vào đâu.
Nguồn kinh phí của một hội thảo cấp khoa thường là một trong ba: kinh phí hoạt động khoa học công nghệ của trường đã có trong dự toán năm, kinh phí của một đề tài hoặc nhiệm vụ mà hội thảo là một nội dung đã được duyệt, hoặc tài trợ từ bên ngoài. Mỗi nguồn có đường đi chứng từ riêng. Nếu hội thảo là nội dung trong thuyết minh đề tài thì chi theo dự toán đề tài; nếu lấy từ kinh phí chung của trường thì chi theo quy chế chi tiêu nội bộ. Trộn hai nguồn cho một hội thảo được, nhưng phải tách dòng ngay từ dự toán.
Hội thảo có báo cáo viên nước ngoài, đồng tổ chức với đối tác nước ngoài hay nhận tài trợ nước ngoài thì còn thêm thủ tục xin phép tổ chức hội thảo quốc tế theo quy định hiện hành. Phần này không phải chuyện tiền nhưng ảnh hưởng tiền: chưa được phép thì chưa nên đặt cọc hội trường hay mua vé máy bay. TS. Minh trong ví dụ chọn làm hội thảo trong nước để tránh thủ tục kéo dài, và mời một chuyên gia nước ngoài tham dự trực tuyến ở năm sau khi đã chuẩn bị đủ thời gian.
Một mẹo đơn giản: gửi bản kế hoạch kèm dự toán sơ bộ cho phòng tài chính góp ý trước khi trình ký. Mười phút trao đổi lúc này tiết kiệm được mấy vòng sửa hồ sơ sau hội thảo.
Đếm số lượng trước, gắn đơn giá sau
Các bước dưới đây đi từ con số chắc nhất đến con số phải ước. Làm theo thứ tự này thì mỗi dòng dự toán đều có lý do.
- Số tham luận. Từ thông báo mời viết, ước số bài nhận và số bài được chọn đăng kỷ yếu. Ví dụ giả định: dự kiến nhận 40 bài, chọn đăng khoảng 30 bài. Phản biện tính trên số bài nhận, biên tập và in tính trên số bài đăng.
- Số đại biểu. Lấy danh sách khách mời cộng số giảng viên, học viên cao học dự kiến tham dự. Ước một tỷ lệ vắng nhỏ dựa trên hội thảo năm trước của khoa, không dựa vào cảm giác.
- Số buổi và số suất. Hội thảo một ngày có hai lượt giải lao và một bữa trưa. Bữa trưa chỉ tính cho đối tượng được chế độ cho phép, theo định mức hiện hành; phần còn lại không đưa vào dự toán ngân sách.
- Số trang kỷ yếu. Lấy độ dài trung bình một bài nhân số bài đăng, cộng phần đầu sách. Số trang quyết định giá in nhiều hơn số cuốn.
- Số cuốn kỷ yếu. Đủ cho đại biểu, tác giả, lưu thư viện và nộp lưu chiểu nếu xuất bản có mã sách. In thừa nhiều là khoản dễ bị hỏi vì không giải thích được người nhận.
- Gắn đơn giá. Khoản có định mức thì lấy theo định mức và quy chế của trường; khoản dịch vụ thì lấy báo giá. Ghi rõ nguồn của từng đơn giá ngay trong cột ghi chú.
- Cộng dự phòng và thuyết minh. Thêm một khoản dự phòng nhỏ, viết hai dòng giải thích dùng cho tình huống nào.
Khi đã có số lượng, phần đơn giá thường chỉ mất một buổi. Người lập dự toán vội hay làm ngược: điền đơn giá rồi chỉnh số lượng cho tổng tròn, và chính chỗ đó lộ ra khi đối chiếu với danh sách ký nhận sau hội thảo.
Kỷ yếu, phản biện và ban khoa học: phần dễ bị hỏi kỹ nhất
Phản biện chi theo bài có phiếu. Mỗi bài phản biện cần một phiếu nhận xét có chữ ký người phản biện. Không có phiếu thì không có căn cứ chi, dù người phản biện đã đọc thật. Nếu quy chế trường cho phép chi phản biện cả bài bị loại thì ghi rõ điều đó trong thuyết minh, kèm danh sách bài.
Biên tập khác phản biện. Biên tập là chỉnh định dạng, thống nhất trích dẫn, soát lỗi chính tả cho bài đã chọn. Người làm biên tập cần có phân công bằng văn bản và sản phẩm là bản thảo đã biên tập. Gộp phản biện và biên tập vào một dòng thù lao chung là cách dễ bị trả về nhất.
Kỷ yếu có mã sách thì đi qua nhà xuất bản. Nếu muốn kỷ yếu có mã sách quốc tế, trường phải làm việc với một nhà xuất bản, có hợp đồng xuất bản và chi phí cấp phép, biên tập của nhà xuất bản. Nếu chỉ in nội bộ thì đơn giản hơn nhưng giá trị học thuật của kỷ yếu với tác giả cũng khác. Quyết định này phải có từ khi lập kế hoạch vì nó đổi cả thời gian lẫn tiền.
Thù lao ban khoa học theo quy chế. Các mức thù lao cho trưởng ban, thành viên ban khoa học, người chủ trì phiên lấy theo định mức hiện hành và quy chế chi tiêu nội bộ của trường; kiểm văn bản đang áp dụng chứ đừng chép từ hội thảo năm trước, vì quy chế có thể đã sửa.
Bản điện tử không phải là miễn phí. Chuyển sang kỷ yếu điện tử bớt tiền in nhưng vẫn còn tiền biên tập, dàn trang, và lưu trữ. Ghi đủ các dòng đó thay vì để trống rồi chi từ dự phòng.
Bảng dự toán mẫu cho hội thảo 120 đại biểu
Bảng dưới là khung TS. Minh dùng, đã điền số lượng theo ví dụ giả định. Cột đơn giá cố ý để dạng căn cứ, vì mức tiền cụ thể ở mỗi trường mỗi khác và thay đổi theo văn bản hiện hành.
| Hạng mục | Đơn vị | Số lượng (ví dụ giả định) | Căn cứ đơn giá | Chứng từ cần giữ |
|---|---|---|---|---|
| Phản biện tham luận | bài | 40 | Quy chế chi tiêu nội bộ | Phiếu phản biện có chữ ký, danh sách nhận tiền |
| Biên tập kỷ yếu | bài | 30 | Quy chế chi tiêu nội bộ | Quyết định phân công, bản thảo đã biên tập |
| In kỷ yếu | cuốn | 150 | Báo giá in, hợp đồng | Hợp đồng, hoá đơn, biên bản giao nhận |
| Giải lao | lượt người | 2 lượt × 120 | Định mức hội nghị hiện hành | Hoá đơn, danh sách đại biểu ký tên |
| Ăn trưa đại biểu thuộc diện được chi | suất | theo danh sách | Định mức hội nghị hiện hành | Hoá đơn, danh sách ký nhận |
| Thù lao chủ trì, thư ký, báo cáo đề dẫn | người, buổi | theo chương trình | Định mức hiện hành, quy chế | Chương trình hội thảo, danh sách ký nhận |
| Âm thanh, phông, hoa, chụp ảnh | gói | 1 | Báo giá | Hợp đồng hoặc hoá đơn, ảnh sự kiện |
| Dự phòng | khoản | 1 | Tỷ lệ nhỏ trên tổng | Chỉ chi khi có phát sinh, kèm giải trình |
Với ví dụ giả định này, tổng dự toán của TS. Minh khoảng 95 triệu đồng, trong đó nhóm học thuật và kỷ yếu chiếm gần một nửa. Con số không quan trọng bằng cấu trúc: mỗi dòng có đơn vị, có số lượng đếm được, có căn cứ và đã biết trước sẽ giữ chứng từ gì.
Tài trợ của doanh nghiệp và tiền đóng góp: đi qua tài khoản của trường
Hội thảo ở các trường kỹ thuật, kinh tế hay nông nghiệp thường có doanh nghiệp đối tác muốn tài trợ, đổi lại được giới thiệu tên trong chương trình hoặc có gian trưng bày nhỏ ở sảnh. Khoản này giúp nhiều nhưng phải làm đúng đường: có thoả thuận hoặc hợp đồng tài trợ ký giữa doanh nghiệp và trường, tiền chuyển vào tài khoản của trường, và quyền lợi của nhà tài trợ ghi rõ, không đụng tới nội dung học thuật.
Điều tuyệt đối tránh là nhận tiền tài trợ vào tài khoản cá nhân của trưởng ban tổ chức "cho nhanh", rồi chi trực tiếp. Làm vậy, khoản tiền nằm ngoài sổ sách của đơn vị, không ai xác nhận được đã chi gì, và người nhận gánh toàn bộ rủi ro nếu sau này có kiểm tra. Luật Kế toán 2015 yêu cầu mọi khoản thu chi của đơn vị phải được ghi chép đầy đủ; tiền đi vòng qua túi cá nhân là sai từ gốc dù dùng đúng việc.
Nếu hội thảo thu phí tham dự hay phí đăng bài, trường phải có căn cứ được thu và hạch toán như một khoản thu của đơn vị. Không phải trường nào cũng cho khoa tự thu; hỏi phòng tài chính trước khi in thông báo có dòng "phí tham dự".
Khi có tài trợ, dự toán nên trình bày hai phần: phần trường chi và phần tài trợ chi, để sau hội thảo quyết toán được với cả hai bên. Nhà tài trợ có thể yêu cầu một báo cáo sử dụng kinh phí riêng; viết từ bảng đối chiếu, không viết từ trí nhớ.
Lỗi hay gặp làm hồ sơ quyết toán hội thảo bị trả lại
Đây là những lỗi phổ biến khi phòng tài chính soát hồ sơ hội thảo khoa học. Phần lớn sửa được ngay từ lúc lập dự toán và lúc tổ chức, không phải lúc quyết toán.
- Số suất ăn trên hoá đơn nhiều hơn số người ký trong danh sách đại biểu. Cách phòng: nhà hàng chốt số suất theo danh sách đăng ký thực tế trước giờ ăn, người phụ trách ký xác nhận số suất.
- Danh sách đại biểu thiếu chữ ký buổi chiều, trong khi giải lao buổi chiều vẫn tính đủ. Bố trí người giữ danh sách ở cửa hội trường cả hai buổi.
- Chi phản biện cho bài không có phiếu nhận xét, hoặc phiếu không có chữ ký. Thu phiếu trước khi chuyển tiền.
- In kỷ yếu không có biên bản giao nhận số cuốn, không có danh sách phát. Lưu danh sách người nhận kỷ yếu, kể cả cuốn gửi thư viện.
- Chi các khoản ngoài dự toán như quà tặng, tiệc tối cho khách mời mà không có phê duyệt bổ sung. Có phát sinh thì xin duyệt bằng văn bản trước khi chi.
- Thù lao chủ trì, thư ký chi cho người không có tên trong chương trình chính thức. Chương trình in là căn cứ, sửa chương trình thì lưu bản cuối cùng.
- Một người vừa đề nghị, vừa nhận tiền, vừa ký xác nhận đã chi. Tách người lập, người duyệt và người nhận.
Nếu cần người cùng lập bảng dự toán hoặc soát hồ sơ quyết toán hội thảo, bạn có thể để lại nhu cầu ở khung cuối trang để Kinh Phí liên hệ lại.
Câu hỏi thường gặp
Hội thảo cấp khoa có bắt buộc phải có kỷ yếu không?
Không bắt buộc. Kỷ yếu là sản phẩm do ban tổ chức chọn từ khi lập kế hoạch. Có kỷ yếu thì thêm chi phí phản biện, biên tập, in hoặc xuất bản; không có thì có thể chỉ phát tài liệu tóm tắt. Quyết định nên dựa vào mục tiêu học thuật của hội thảo và nhu cầu của tác giả.
Giảng viên trong trường làm phản biện có được nhận thù lao không?
Tuỳ quy chế chi tiêu nội bộ của trường. Nhiều trường cho phép chi phản biện cho cả người trong và ngoài trường nếu có phân công và phiếu nhận xét, nhưng có nơi quy định khác. Kiểm quy chế đang áp dụng và hỏi phòng tài chính trước khi hứa với đồng nghiệp.
Đại biểu từ trường khác đến dự thì ai trả tiền đi lại?
Thông thường cơ quan cử người đi chi công tác phí theo chế độ của họ, trường tổ chức chỉ lo phần trong hội thảo. Nếu trường mời và cam kết chịu đi lại cho một báo cáo viên cụ thể thì ghi rõ trong thư mời và đưa vào dự toán, để tránh chi trùng.
Dự phòng phí nên để bao nhiêu cho một hội thảo?
Không có con số chung. Dự phòng nên nhỏ so với tổng và có thuyết minh dùng cho tình huống nào, ví dụ đại biểu tăng hay in thêm tài liệu. Dự phòng quá lớn làm người duyệt nghi dự toán lập thiếu căn cứ; không chi đến thì không được tự dùng cho việc khác.
Có nên thuê công ty sự kiện lo trọn gói hội thảo khoa học không?
Với hội thảo một ngày ở hội trường của trường, thuê trọn gói thường không cần. Nếu thuê, hợp đồng phải bóc từng hạng mục và hoá đơn ghi theo hạng mục để đối chiếu với định mức; một dòng "trọn gói" duy nhất rất khó quyết toán bằng kinh phí đơn vị.
Hội thảo xong bao lâu thì phải nộp hồ sơ thanh toán?
Thời hạn do quy chế của trường và hạn hoàn tạm ứng quy định. Nên nộp càng sớm càng tốt, khi danh sách, phiếu phản biện và hoá đơn còn đủ trong tay. Để qua cuối năm ngân sách là tự tạo thêm rắc rối vì năm ngân sách tính theo năm dương lịch.