Kê khống là ghi vào chứng từ một khoản chi không có thật hoặc lớn hơn thực tế: người không đến vẫn có tên ký nhận, hàng không mua vẫn có hoá đơn, giá ghi cao hơn giá trả. Hoá đơn không hợp pháp là hoá đơn không phản ánh đúng giao dịch thật, kể cả khi mẫu hoá đơn là thật. Cả hai đều vi phạm nguyên tắc trung thực của Luật Kế toán 2015, và hậu quả rơi lên mọi người đã ký, không riêng người nghĩ ra.
Tình huống trong bài: anh Khoa, thư ký một dự án nhỏ do tổ chức nước ngoài tài trợ, giao cho hội nông dân một xã ở An Giang hướng dẫn kỹ thuật nuôi trồng (ví dụ giả định). Trong ba tháng, anh nghe ba lời gợi ý: ký hộ cho người vắng để danh sách đủ, nhờ người bán ghi hoá đơn cao hơn "phòng khi thiếu", và mua một hoá đơn bên ngoài cho khoản chi ở chợ. Bài này giải thích vì sao anh từ chối cả ba, và từ chối thế nào.
Ba lời gợi ý, ba vi phạm
"Ký hộ cho đủ danh sách." Danh sách ký nhận tiền hỗ trợ là chứng từ chứng minh từng người đã nhận đúng số tiền. Ký thay người không có mặt, hoặc ghi tên người không tham dự, là tạo ra một khoản chi không có thật. Số tiền đó, dù sau đó dùng vào việc gì, đều không có người nhận hợp lệ.
"Ghi hoá đơn cao hơn một chút." Hoá đơn phải phản ánh đúng số lượng, đơn giá, số tiền thực tế. Phần chênh giữa hoá đơn và số tiền thật sự trả là khoản kê khống, và người bán ghi sai hoá đơn cũng vi phạm. Không có chuyện "chênh một chút thì không sao".
"Mua cái hoá đơn cho xong." Hoá đơn của một bên không bán hàng cho bạn, dù mẫu thật và đã được cơ quan thuế ghi nhận, vẫn không phải chứng từ hợp pháp cho khoản chi đó. Mua bán hoá đơn là hành vi bị pháp luật nghiêm cấm, có thể bị xử lý hình sự tuỳ tính chất và quy mô.
Điểm chung của cả ba. Chứng từ không còn phản ánh sự thật. Người lập, người ký, người duyệt đều xác nhận một điều sai. Khi bị phát hiện, không ai nói được rằng mình chỉ ký cho đủ thủ tục.
Hậu quả theo từng vai
Hậu quả không chỉ dừng ở việc trả lại tiền. Bảng dưới tóm tắt theo nguyên lý, mức xử lý cụ thể tuỳ quy định và từng vụ việc; các vai là ví dụ giả định trong dự án của anh Khoa.
| Vai | Có thể phải chịu | Ghi chú |
|---|---|---|
| Người lập chứng từ | Hoàn trả khoản bị xuất toán, kỷ luật theo quy định, trách nhiệm pháp lý nếu nghiêm trọng | Là người đầu tiên bị hỏi |
| Người ký nhận hộ hoặc ký khống | Liên đới trách nhiệm về khoản chi không có thật | Ký "cho vui" không phải lý do miễn trách |
| Người duyệt chi | Trách nhiệm về quyết định chi, có thể bị yêu cầu bồi hoàn | Duyệt mà không soát cũng là thiếu trách nhiệm |
| Người bán ghi sai hoá đơn | Bị xử lý theo pháp luật về hoá đơn, thuế | Mất quan hệ làm ăn với đơn vị |
| Tổ chức thực hiện dự án | Nhà tài trợ yêu cầu hoàn lại tiền, dừng tài trợ, mất uy tín với các nhà tài trợ khác | Ảnh hưởng tới cả những dự án sau |
Với tiền tài trợ, hậu quả cho tổ chức thường đến nhanh hơn và thẳng hơn so với tiền ngân sách. Nhà tài trợ có quyền kiểm tra theo thoả thuận, và một phát hiện gian lận nhỏ có thể khiến họ xem lại toàn bộ chi tiêu của dự án. Với tiền ngân sách, Luật Phòng, chống tham nhũng 2018 và các quy định liên quan khiến hành vi lập chứng từ khống để chiếm đoạt có thể bị xử lý rất nặng.
Vì sao người làm có thiện chí vẫn bị cuốn vào
Ít ai bắt đầu với ý định chiếm đoạt. Thường câu chuyện bắt đầu từ một khó khăn có thật: buổi sinh hoạt thiếu người vì trời mưa nhưng dự toán tính theo số người; khoản mua ở chợ không có hoá đơn; giá vật tư tăng mà dự toán đã chốt. Lời gợi ý xuất hiện như một cách "xoay" để hồ sơ khớp dự toán, và tiền vẫn dùng cho việc của dự án.
Vấn đề là chứng từ không ghi ý định, nó ghi sự việc. Khi danh sách có hai mươi chữ ký mà chỉ mười hai người đến, không ai chứng minh được tám suất còn lại đã đi đâu, kể cả khi người làm dùng nó mua thêm tài liệu cho lớp. Từ một khó khăn thật, hồ sơ trở thành một khoản chi không có thật.
Còn một vấn đề nữa: lần đầu xoay được, lần sau dễ hơn. Thói quen hợp thức hoá chứng từ lan trong nhóm, đến khi có người dùng nó cho mục đích khác, ranh giới đã mờ từ lâu. Đó là lý do người làm lâu năm thường cứng rắn ở ngay những khoản nhỏ nhất.
Thay vì xoay hồ sơ: xử lý khó khăn thật theo cách thật
Mỗi lời gợi ý ở trên đều có một khó khăn thật phía sau, và khó khăn nào cũng có cách xử lý hợp lệ. Anh Khoa làm như sau.
- Buổi sinh hoạt thiếu người: chi đúng số người có mặt, ghi trong biên bản lý do vắng, phần kinh phí không dùng ghi nhận là chưa chi. Nếu nhiều buổi thiếu người, báo nhà tài trợ và đề xuất điều chỉnh kế hoạch, như gộp buổi hoặc đổi thời gian.
- Giá vật tư tăng: hoá đơn ghi đúng giá thật, phần thiếu xử lý như phát sinh, dùng dự phòng hoặc xin điều chỉnh ngân sách theo thoả thuận tài trợ.
- Mua ở chợ không có hoá đơn: hỏi kế toán về mẫu bảng kê mua hàng của người bán không có hoá đơn mà tổ chức và nhà tài trợ chấp nhận, ghi đúng người bán, ngày mua, số lượng, giá thật.
- Không chắc khoản chi có hợp lệ hay không: hỏi nhà tài trợ hoặc kế toán bằng thư trước khi chi, giữ câu trả lời trong hồ sơ.
- Ghi mọi khó khăn và cách xử lý vào báo cáo tiến độ, để nhà tài trợ thấy dự án đang được quản lý thật.
Cách làm này khiến hồ sơ có những dòng chưa chi, những khoản điều chỉnh, những giải trình. Nhìn thì kém gọn hơn một bộ hồ sơ khớp tuyệt đối. Nhưng người kiểm tra có kinh nghiệm thường tin hồ sơ có giải trình hơn hồ sơ khớp đến từng đồng, vì việc thật hiếm khi diễn ra đúng như dự toán.
Nói không mà không làm căng quan hệ
Phần khó nhất với anh Khoa không phải hiểu luật mà là từ chối người cùng làm, có khi là người lớn tuổi hơn, có uy tín trong xã. Cách anh dùng là chuyển câu chuyện từ "đúng sai" sang "rủi ro chung": anh nói rằng nhà tài trợ có quyền kiểm tra ngẫu nhiên, có thể gọi điện cho người trong danh sách hỏi đã nhận tiền chưa, và nếu một người nói không, cả dự án bị dừng. Không ai muốn là người làm mất dự án của cả xã.
Với người bán, câu từ chối đơn giản hơn: đơn vị chỉ thanh toán theo hoá đơn đúng giá thật, nếu ghi khác thì không thanh toán được. Phần lớn người bán làm ăn lâu dài không muốn dính vào chuyện hoá đơn. Người nào vẫn nài nỉ thì đó là dấu hiệu nên đổi nhà cung cấp.
Nếu áp lực đến từ người có quyền với bạn, giữ lại tin nhắn, ghi lại nội dung trao đổi, và cân nhắc báo cho người có thẩm quyền cao hơn hoặc cho nhà tài trợ theo kênh mà thoả thuận quy định. Luật Phòng, chống tham nhũng 2018 có cơ chế bảo vệ người tố cáo; bạn nên tìm hiểu kênh chính thức trước khi hành động.
Lỡ có chứng từ sai trong hồ sơ: sửa bằng sự thật, không bằng giấy mới
Có trường hợp người phụ trách phát hiện chứng từ sai khi hồ sơ đã nộp, thậm chí đã thanh toán: một danh sách có người ký hộ, một hoá đơn ghi cao hơn số tiền đã trả. Phản xạ tự nhiên là lặng lẽ thay bằng tờ khác cho đúng. Đừng làm vậy. Thay chứng từ đã nộp bằng một bản mới, dù bản mới đúng hơn, vẫn là sửa chứng từ không theo quy trình, và khi bị phát hiện sẽ trông như che giấu.
Cách làm đúng là báo bằng văn bản cho kế toán và người duyệt: chứng từ nào sai, sai ở đâu, số tiền đúng là bao nhiêu. Phần chênh lệch được xử lý theo quy trình của đơn vị hoặc của nhà tài trợ, thường là nộp lại hoặc ghi giảm khoản đã thanh toán. Với hoá đơn điện tử, việc điều chỉnh hoặc thay thế hoá đơn do người bán thực hiện theo quy định về hoá đơn hiện hành, có lưu vết.
Tự phát hiện và tự báo khác hẳn với bị người khác phát hiện. Trong dự án của anh Khoa, nhà tài trợ đánh giá cao một báo cáo ghi rõ "phát hiện danh sách buổi thứ ba có hai chữ ký không đúng người, đã thu hồi hai suất và nộp lại tài khoản dự án". Họ hiểu rằng sai sót xảy ra ở mọi dự án; điều họ cần biết là tổ chức có tự tìm ra và sửa được không.
Dấu hiệu hồ sơ của nhóm đang trượt dần
Đôi khi chính người phụ trách là người cuối cùng biết hồ sơ của nhóm có vấn đề. Những dấu hiệu dưới đây đáng để dừng lại xem xét, không phải để kết tội ai.
- Danh sách ký nhận có nhiều chữ ký giống nhau về nét bút, hoặc ký cùng một màu mực dù ngày khác nhau.
- Số người tham dự buổi nào cũng tròn đúng dự toán, dù thực tế thời tiết, mùa vụ khác nhau.
- Hoá đơn của nhiều lần mua có giá đúng bằng đơn giá dự toán, không chênh một đồng.
- Một nhà cung cấp lạ xuất hoá đơn cho nhiều loại hàng không liên quan tới nhau.
- Có người đề nghị giữ hộ danh sách, giữ hộ hoá đơn trắng, hoặc ký trước vào chứng từ chưa ghi nội dung.
Dấu hiệu cuối cần dừng ngay. Luật Kế toán 2015 nghiêm cấm ký vào chứng từ khi chưa ghi đủ nội dung; một tờ giấy đã ký sẵn có thể được điền bất cứ thứ gì. Đừng ký trước, và đừng giữ giấy ký sẵn của người khác.
Thấy một hai dấu hiệu chưa đủ để kết luận có gian lận; có khi chỉ là cách làm cẩu thả. Việc đúng là hỏi lại, đối chiếu với người tham dự thật, và sửa quy trình để những dấu hiệu đó không còn cơ hội xuất hiện.
Câu hỏi thường gặp
Ký hộ người vắng nhưng tiền vẫn dùng cho dự án thì có sao không?
Vẫn là vi phạm. Danh sách ký nhận chứng minh từng người đã nhận tiền; khi người đó không nhận, khoản chi đó không có thật dù tiền được dùng vào việc khác. Khi bị phát hiện, khoản đó thường bị xuất toán và người liên quan phải giải trình.
Hoá đơn thật của một cửa hàng khác có dùng được không?
Không, nếu cửa hàng đó không phải bên bán hàng cho bạn. Hoá đơn phải phản ánh đúng giao dịch thật giữa bên bán và bên mua. Mua bán hoá đơn là hành vi bị nghiêm cấm và có thể bị xử lý hình sự tuỳ tính chất.
Mua hàng không có hoá đơn thì thanh toán bằng gì?
Tuỳ quy định áp dụng cho nguồn kinh phí và quy chế của đơn vị, thường có mẫu bảng kê mua hàng của người không kinh doanh có hoá đơn. Hỏi kế toán hoặc nhà tài trợ trước khi mua, và ghi đúng người bán, ngày mua, giá thật.
Người bán tự ghi hoá đơn cao hơn mà không hỏi thì sao?
Không chấp nhận hoá đơn đó. Đề nghị người bán điều chỉnh theo đúng số tiền thực trả, theo quy định về hoá đơn điện tử hiện hành. Nếu thanh toán theo hoá đơn sai, bạn đang ký xác nhận một khoản chi không đúng thực tế.
Phát hiện đồng nghiệp kê khống thì nên làm gì?
Giữ bình tĩnh, ghi lại điều mình thấy, không tự điều tra hay sửa hồ sơ. Báo cho người có thẩm quyền của tổ chức hoặc nhà tài trợ theo kênh chính thức. Luật Phòng, chống tham nhũng 2018 có cơ chế tiếp nhận tố cáo và bảo vệ người tố cáo.
Tiền chi ít hơn dự toán vì thiếu người, có bị nhà tài trợ đánh giá kém không?
Thường không, nếu được báo cáo trung thực kèm lý do và đề xuất điều chỉnh. Nhà tài trợ quan tâm tiền có được dùng đúng và hiệu quả không. Hồ sơ khớp tuyệt đối mà sai sự thật mới là rủi ro lớn cho quan hệ tài trợ.