Hoá đơn, biên lai do người bán ở nước ngoài phát hành vẫn là chứng từ dùng được để thanh toán kinh phí, dù không theo mẫu hoá đơn Việt Nam; điều kiện là nó thể hiện rõ người bán, ngày, nội dung, số tiền, và bạn kèm bản dịch nội dung chính sang tiếng Việt cùng căn cứ quy đổi tỷ giá. Sao kê thẻ ngân hàng là bằng chứng số tiền Việt Nam thực bị trừ, kể cả phí chuyển đổi ngoại tệ, nhưng thường không thay được hoá đơn với khoản phải thanh toán theo thực tế.
Ví dụ trong bài: anh Quân, giảng viên một trường đại học ở Hà Nội, đi một chuyến học tập kinh nghiệm hai tuần ở Nhật Bản theo kế hoạch của khoa, trả phí đăng ký hội thảo trực tuyến bằng thẻ, ở khách sạn, đi tàu, mua tài liệu (ví dụ giả định). Định mức công tác phí nước ngoài không bàn ở đây; bạn kiểm chế độ hiện hành và quy chế đơn vị. Bài chỉ bàn chứng từ.
Vì sao hoá đơn nước ngoài vẫn dùng được
Hoá đơn điện tử theo mẫu của cơ quan thuế Việt Nam chỉ áp dụng với người bán ở Việt Nam. Khách sạn ở Osaka hay ban tổ chức hội thảo ở Tokyo phát hành chứng từ theo luật nước họ: hoá đơn, biên lai, xác nhận thanh toán qua email. Kế toán đơn vị biết điều này, và các khoản chi ở nước ngoài được thanh toán dựa trên chứng từ do bên nước ngoài phát hành.
Các quy định về kế toán, trên nền Luật Kế toán 2015 với nguyên tắc chữ viết dùng trong kế toán là tiếng Việt, yêu cầu chứng từ phát sinh ở nước ngoài bằng tiếng nước ngoài, khi dùng để ghi sổ ở Việt Nam, phải được dịch các nội dung chủ yếu ra tiếng Việt. Vì vậy công việc của bạn khi về không chỉ là nộp giấy, mà là nộp giấy kèm bản dịch đủ để kế toán và người kiểm tra đọc hiểu.
Chứng từ nước ngoài vẫn phải thể hiện được những thứ cơ bản: tên người bán, ngày, nội dung hàng hoá hoặc dịch vụ, số tiền và loại tiền, và nên có tên người mua hoặc người lưu trú. Một mảnh giấy in nhiệt chỉ có tổng số tiền, không có tên cửa hàng, rất khó dùng; chụp kèm ảnh nơi mua hay giữ thẻ, xác nhận khác có thể giúp, nhưng không chắc được chấp nhận.
Ba việc làm trước chuyến đi để khi về không khổ
Phần lớn rắc rối khi quyết toán chuyến đi nước ngoài sinh ra từ những việc chưa làm trước khi lên máy bay. Anh Quân làm ba việc sau, mỗi việc chưa tới nửa giờ.
- Hỏi kế toán một trang hướng dẫn. Khoản nào khoán, khoản nào theo thực tế, tỷ giá quy đổi theo cách nào, hạn nộp hồ sơ sau khi về, mẫu bảng kê và mẫu bản dịch đơn vị đang dùng.
- Tách phương tiện thanh toán. Dùng một thẻ riêng cho các khoản công việc, thẻ khác cho chi tiêu cá nhân. Sao kê của thẻ công việc khi đó gần như là bảng kê có sẵn, và bạn không phải che bớt giao dịch riêng khi nộp.
- Đặt trước với khách sạn và ban tổ chức. Khi đặt phòng, đề nghị hoá đơn ghi tên người ở và tên đơn vị, ghi đủ số đêm, đơn giá. Khi trả phí đăng ký, tải ngay biên lai và lưu vào một thư mục chung cho chuyến đi.
Ba việc này không làm chuyến đi rẻ hơn, nhưng làm hồ sơ thanh toán ngắn lại một nửa. Kế toán cũng đỡ phải hỏi đi hỏi lại, nhất là khi cả đoàn nhiều người cùng nộp một lúc.
Mỗi loại khoản chi cần mang gì về
Bảng dưới áp vào chuyến đi của anh Quân. Khoản nào là khoán, khoản nào thanh toán theo thực tế thì theo chế độ hiện hành và quyết định cử đi.
| Khoản chi | Chứng từ ở nước ngoài | Bổ sung khi về | Lưu ý |
|---|---|---|---|
| Vé máy bay | Vé điện tử, thẻ lên máy bay | Hoá đơn của hãng hoặc đại lý, xác nhận thanh toán | Giữ thẻ lên máy bay của cả chặng đi và về |
| Phí đăng ký hội thảo trả trực tuyến | Email xác nhận, biên lai của ban tổ chức | Bản dịch, sao kê thẻ có giao dịch đó | Tải biên lai ngay khi trả, có thể hết hạn tải |
| Khách sạn | Hoá đơn ghi tên người ở, số đêm, đơn giá | Bản dịch, căn cứ tỷ giá | Xin hoá đơn chi tiết, không chỉ phiếu quẹt thẻ |
| Tàu, xe trong nước sở tại | Vé, biên lai thẻ đi tàu nếu có | Bản kê hành trình | Có thể thuộc khoản khoán, kiểm chế độ |
| Tài liệu, sách mua cho đơn vị | Biên lai có tên cửa hàng, tên hàng | Bản dịch, phiếu nhập tài liệu về thư viện khoa | Tài liệu mua bằng tiền đơn vị thuộc về đơn vị |
Thứ hay bị quên nhất là chứng từ cho phí đăng ký trả trực tuyến trước chuyến đi vài tháng. Lúc đó chưa ai nghĩ đến hồ sơ thanh toán, và đến khi về, đường tải biên lai có khi đã không còn.
Bản dịch: dịch gì và ai dịch
Bản dịch không cần dịch từng chữ trên hoá đơn. Kế toán cần các nội dung chủ yếu để ghi sổ và đối chiếu. Một bảng dịch tốt cho mỗi chứng từ gồm:
- Số thứ tự chứng từ, khớp với số ghi ở góc chứng từ gốc.
- Tên người bán và nước phát hành.
- Ngày phát hành.
- Nội dung hàng hoá, dịch vụ, viết ngắn gọn bằng tiếng Việt.
- Số lượng, đơn giá nếu có, tổng tiền bằng nguyên tệ và loại tiền.
- Số tiền quy đổi ra đồng Việt Nam và tỷ giá dùng để quy đổi.
- Chữ ký của người dịch và người đi công tác xác nhận nội dung dịch đúng.
Theo thông lệ ở nhiều đơn vị, người đi tự dịch và ký xác nhận là đủ cho chứng từ thông thường; với hợp đồng hay văn bản quan trọng, có nơi yêu cầu dịch thuật có xác nhận. Quy chế của đơn vị bạn quyết định. Anh Quân lập một bảng chung cho cả chuyến, mỗi dòng một chứng từ, thay vì dịch rời từng tờ.
Tỷ giá và phí thẻ: quy đổi sao cho khớp
Tỷ giá nào được dùng. Đây là chỗ mỗi đơn vị có thể có quy định riêng trong khuôn khổ hướng dẫn hiện hành. Các cách thường gặp: dùng tỷ giá trên chứng từ mua ngoại tệ khi bạn tạm ứng bằng ngoại tệ; dùng số tiền Việt Nam thực bị trừ trên sao kê thẻ; hoặc dùng tỷ giá của ngân hàng tại ngày phát sinh. Hỏi kế toán trước chuyến đi để biết đơn vị bạn dùng cách nào.
Sao kê thẻ là số thật. Khi trả bằng thẻ, sao kê ghi số nguyên tệ, số tiền đồng bị trừ, và thường có dòng phí chuyển đổi ngoại tệ riêng. Số đồng bị trừ là số bạn đã thực chi; nộp sao kê có đánh dấu các giao dịch liên quan, che các giao dịch cá nhân khác.
Phí chuyển đổi ngoại tệ, phí rút tiền. Đây là chi phí phát sinh thật, nhưng có được thanh toán hay không tuỳ chế độ và quy chế. Đừng tự cộng vào số tiền từng hoá đơn; liệt kê thành dòng riêng trong bảng kê để người duyệt quyết.
Tạm ứng bằng ngoại tệ tiền mặt. Nếu đơn vị tạm ứng ngoại tệ, khi thanh toán bạn quyết toán bằng ngoại tệ theo chứng từ, phần ngoại tệ thừa nộp lại đúng loại tiền hoặc theo hướng dẫn kế toán. Giữ chứng từ mua, đổi ngoại tệ nếu bạn tự đổi.
Khoản khoán và khoản thanh toán theo thực tế
Chế độ công tác phí, cả trong nước lẫn nước ngoài, thường chia các khoản thành hai nhóm: nhóm thanh toán theo thực tế có chứng từ, như vé máy bay, phí đăng ký, có khi là tiền thuê phòng, và nhóm khoán theo định mức, như tiền ăn, tiêu vặt, đi lại nội đô ở một số trường hợp. Ranh giới cụ thể do chế độ hiện hành và quyết định cử đi của đơn vị quy định.
Khác biệt này quyết định bạn phải giữ giấy gì. Khoản đã khoán thì không cần hoá đơn từng bữa ăn, nhưng cũng không được thanh toán vượt mức khoán dù có hoá đơn. Khoản thanh toán theo thực tế thì không có chứng từ là không thanh toán, kể cả khi bạn thật sự đã chi.
Vì vậy, trước chuyến đi, đọc kỹ quyết định cử đi và hỏi kế toán một bảng nhỏ: khoản nào khoán, khoản nào theo thực tế, khoản nào có trần. Anh Quân dán bảng đó vào ghi chú điện thoại; trong chuyến, anh chỉ cần nhớ khoản nào bắt buộc phải xin hoá đơn chi tiết.
Với chuyến đi do nhà tài trợ hoặc đối tác nước ngoài chi một phần, ví dụ đối tác trả tiền khách sạn, khoản đó không được thanh toán thêm từ kinh phí đơn vị. Ghi rõ trong bảng kê những khoản nào đã được bên khác chi trả.
Biên lai mờ, mất, hoặc chỉ có bản điện tử
Biên lai giấy in nhiệt. Loại này mờ dần theo thời gian và nhiệt độ. Chụp hoặc quét ngay trong ngày, và giữ bản gốc trong phong bì tránh nắng. Khi nộp, kèm cả bản gốc và bản chụp rõ.
Mất biên lai một khoản. Thử xin bản sao từ người bán qua email, nhiều khách sạn và ban tổ chức hội thảo gửi lại được. Nếu không được, lập giải trình ghi rõ khoản chi, ngày, nơi, số tiền, kèm sao kê thẻ có giao dịch đó, để người duyệt quyết.
Chỉ có hoá đơn điện tử qua email. In ra, ghi chú ngày nhận và hộp thư nhận; giữ cả tệp gốc. Nếu đơn vị lưu chứng từ điện tử, chuyển tệp cho kế toán theo cách đơn vị quy định.
Hoá đơn ghi tên người khác trong đoàn. Khi hai người ở chung phòng, hoá đơn có thể chỉ ghi tên một người. Ghi chú rõ trên bảng kê, kèm danh sách đoàn, để không ai bị hiểu là thanh toán hai lần cùng một phòng.
Những lỗi hay gặp khi quyết toán chuyến đi nước ngoài
Kế toán thường trả hồ sơ vì những lý do sau, ít liên quan đến số tiền mà liên quan đến giấy.
- Nộp sao kê thẻ thay cho hoá đơn khách sạn, vé máy bay.
- Không có bản dịch, hoặc bản dịch không ghi tỷ giá quy đổi.
- Một số tỷ giá dùng cho chứng từ này, số khác cho chứng từ kia mà không có lý do.
- Đưa khoản đã khoán vào bảng thanh toán theo thực tế, thành ra thanh toán hai lần.
- Để lẫn chi tiêu cá nhân, mua quà, vào cùng bảng kê với khoản công tác.
- Nộp hồ sơ quá hạn thanh toán tạm ứng của quy chế.
Lỗi thứ ba ít người để ý nhất: trong một chuyến đi, bạn có thể dùng tiền mặt tạm ứng, thẻ cá nhân và thẻ của người khác, mỗi nguồn một cách quy đổi. Ghi rõ nguồn tiền ở từng dòng trong bảng kê, và dùng đúng một quy tắc tỷ giá cho mỗi nguồn theo hướng dẫn kế toán, là bảng kê tự giải thích được.
Câu hỏi thường gặp
Phí đăng ký hội thảo trả trước cả năm, sang năm ngân sách mới mới đi thì thanh toán vào năm nào?
Khoản chi phát sinh khi bạn trả tiền, và thường phải dùng dự toán của năm đó. Báo kế toán trước khi trả để họ biết đưa vào năm nào. Khi trả bằng tiền cá nhân rồi chờ đến năm sau mới xin hoàn, hồ sơ dễ vướng vì năm ngân sách đã khoá.
Có cần bản dịch công chứng cho hoá đơn khách sạn không?
Thường là không, bản dịch do người đi lập và ký xác nhận là đủ cho chứng từ thông thường ở nhiều đơn vị. Tuy vậy quy chế mỗi nơi có thể khác, nên hỏi kế toán trước khi tốn tiền dịch thuật.
Trả bằng thẻ của người khác trong đoàn thì xử lý thế nào?
Người cầm thẻ là người đã chi tiền thật, nên hồ sơ thanh toán khoản đó ghi tên họ, kèm sao kê thẻ của họ. Nếu muốn ghi cho người khác, cần giấy giải trình hai bên ký. Tốt nhất mỗi người tự trả khoản của mình.
Đồ mua ở nước ngoài cho đơn vị có phải làm thủ tục gì khi mang về không?
Về chứng từ, đồ mua bằng tiền đơn vị phải nhập về đơn vị bằng phiếu nhập hoặc biên bản giao nhận. Về hải quan, hàng xách tay theo hành lý có giới hạn và quy định riêng; với thiết bị giá trị lớn, nên hỏi trước, không mua rồi mới tính.
Hoá đơn ghi số tiền bằng ngoại tệ khác với loại tiền đơn vị tạm ứng thì sao?
Ví dụ tạm ứng đô la Mỹ nhưng chi bằng yên Nhật. Bạn cần chứng từ đổi tiền giữa hai loại, hoặc kế toán quy đổi cả hai qua đồng Việt Nam theo tỷ giá quy chế. Giữ biên lai đổi tiền ở quầy đổi hoặc ngân hàng.