Hình thức lựa chọn nhà thầu là cách đơn vị chọn ra người bán hàng hoặc người làm dịch vụ cho một gói mua sắm; Luật Đấu thầu 2023 quy định một nhóm hình thức, từ đấu thầu rộng rãi đến chỉ định thầu, chào hàng cạnh tranh, mua sắm trực tiếp, tự thực hiện và tham gia thực hiện của cộng đồng. Đấu thầu rộng rãi là mặc định; các hình thức còn lại chỉ dùng khi gói thầu đáp ứng điều kiện luật cho phép, và ngưỡng giá trị cụ thể nằm trong văn bản hướng dẫn hiện hành.
Bài viết cho người phụ trách mua sắm ở đơn vị nhỏ không có tổ chuyên gia riêng. Tình huống xuyên suốt: chị Mai, kế toán một trung tâm văn hoá cấp tỉnh ở Lâm Đồng (ví dụ giả định), trong năm phải mua bàn ghế hội trường, một bộ âm thanh, văn phòng phẩm cả năm, và thuê dịch vụ vệ sinh. Mục tiêu là hiểu logic để hỏi đúng câu, không phải thuộc lòng từng điều luật; luật đã được sửa đổi, bổ sung sau năm 2023, nên mọi chi tiết phải đối chiếu văn bản hiện hành.
Vì sao đơn vị nhỏ vẫn phải bận tâm đến đấu thầu
Nhiều người nghĩ đấu thầu chỉ dành cho công trình lớn. Thực tế, khi cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập dùng vốn ngân sách để mua hàng hoá hay dịch vụ, việc chọn người bán thuộc phạm vi điều chỉnh của pháp luật đấu thầu, dù gói chỉ vài chục triệu đồng (ví dụ giả định). Một số nguồn và một số loại đơn vị có quy định riêng về mức độ tự quyết, nhưng nguyên tắc công khai, minh bạch, cạnh tranh, hiệu quả kinh tế và trách nhiệm giải trình thì áp dụng chung.
Với đơn vị nhỏ, rủi ro lớn nhất không phải là bị lừa giá, mà là chọn sai hình thức hoặc thiếu bước trong trình tự. Một gói văn phòng phẩm mua đúng giá, đúng hàng nhưng không có kế hoạch lựa chọn nhà thầu được duyệt vẫn có thể bị kết luận là sai quy trình khi thanh tra. Người ký quyết định chịu trách nhiệm, và kế toán là người đầu tiên bị hỏi.
Vì vậy chị Mai đặt cho mình một nguyên tắc: trước khi gọi điện hỏi giá bất kỳ ai, phải biết gói này thuộc kế hoạch nào, giá gói dự kiến bao nhiêu, hình thức nào được dùng, và ai là người duyệt. Bốn câu đó viết ra một trang giấy, đính kèm hồ sơ gói thầu.
Các hình thức hay gặp ở đơn vị nhỏ
Bảng dưới tóm tắt logic của từng hình thức theo nguyên lý luật. Cột "khi nào thường được xem xét" mô tả loại tình huống, không phải điều kiện pháp lý đầy đủ; ngưỡng giá trị và điều kiện chi tiết phải đọc trong Luật Đấu thầu 2023, các luật sửa đổi và văn bản hướng dẫn đang có hiệu lực.
| Hình thức | Khi nào thường được xem xét | Điểm cần lưu ý |
|---|---|---|
| Đấu thầu rộng rãi | Mặc định cho mọi gói, không hạn chế số nhà thầu | Đăng tải công khai trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, thời gian dài hơn |
| Chào hàng cạnh tranh | Hàng hoá thông dụng, sẵn có, đặc tính kỹ thuật tiêu chuẩn hoá; giá trị trong hạn mức luật cho phép | So sánh chủ yếu về giá khi các chào hàng đạt yêu cầu kỹ thuật |
| Chỉ định thầu | Tình huống cấp bách như khắc phục thiên tai, sự cố; gói giá trị nhỏ trong hạn mức; một số trường hợp đặc thù luật liệt kê | Vẫn phải có dự toán, kế hoạch và thương thảo; không phải "chọn ai cũng được" |
| Mua sắm trực tiếp | Mua thêm hàng hoá tương tự thuộc gói đã ký hợp đồng trước đó, trong thời hạn và điều kiện luật quy định | Giá không được cao hơn gói trước, khối lượng có giới hạn |
| Tự thực hiện | Đơn vị có năng lực tự làm phần việc đó, ví dụ tự in ấn, tự sửa chữa bằng tổ kỹ thuật riêng | Phải chứng minh năng lực, hạch toán chi phí riêng |
| Tham gia thực hiện của cộng đồng | Gói nhỏ ở địa phương mà cộng đồng dân cư, tổ nhóm thợ có thể đảm nhận | Phù hợp việc của thôn, tổ dân phố; kiểm điều kiện cụ thể |
Chị Mai áp bảng vào bốn việc của mình. Văn phòng phẩm cả năm là hàng thông dụng, có thể gộp thành một gói theo năm. Bàn ghế hội trường cũng là hàng thông dụng. Bộ âm thanh có yêu cầu kỹ thuật riêng hơn, cần mô tả cẩn thận. Dịch vụ vệ sinh là dịch vụ phi tư vấn kéo dài cả năm. Mỗi gói sẽ có hình thức phù hợp với giá gói thực tế; chị không tự kết luận mà ghi đề xuất và căn cứ, trình người có thẩm quyền duyệt.
Kế hoạch lựa chọn nhà thầu: bước không được bỏ
Dù hình thức đơn giản đến đâu, gói thầu vẫn cần nằm trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu được duyệt. Với mua sắm thường xuyên, nhiều đơn vị lập một kế hoạch cho cả năm ngay sau khi có dự toán. Chị Mai làm theo trình tự sau.
- Từ dự toán được giao, liệt kê mọi khoản mua hàng hoá, dịch vụ trong năm, kể cả những khoản lặp lại nhiều lần như văn phòng phẩm, mực in, vệ sinh.
- Gộp các khoản cùng tính chất, cùng thời điểm thành gói; với từng gói ghi tên, phạm vi, giá gói, nguồn vốn.
- Đề xuất hình thức và phương thức lựa chọn cho từng gói, kèm căn cứ.
- Ghi thời gian bắt đầu tổ chức lựa chọn, loại hợp đồng, thời gian thực hiện hợp đồng.
- Trình người có thẩm quyền phê duyệt; đăng tải thông tin theo quy định lên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia nếu thuộc diện phải đăng.
- Khi nhu cầu thay đổi giữa năm, điều chỉnh kế hoạch bằng văn bản trước khi mua, không mua trước rồi điều chỉnh sau.
Một kế hoạch năm làm tốt giúp đơn vị nhỏ tiết kiệm rất nhiều công sức: thay vì mỗi lần cần mua lại lúng túng, người phụ trách chỉ cần mở kế hoạch xem gói đó đã được duyệt hình thức gì, giá gói bao nhiêu, rồi làm tiếp.
Chia gói thầu thế nào là hợp lý, thế nào là chia nhỏ bị cấm
Luật Đấu thầu 2023 theo nguyên lý yêu cầu phân chia gói thầu căn cứ tính chất kỹ thuật, trình tự thực hiện, bảo đảm tính đồng bộ và quy mô hợp lý. Đồng thời luật cấm chia dự án, dự toán mua sắm thành các gói thầu không đúng quy định nhằm mục đích chỉ định thầu hoặc hạn chế sự tham gia của nhà thầu. Ranh giới giữa hai chuyện nằm ở lý do: chia vì bản chất công việc khác nhau, hay chia để giá gói xuống dưới một ngưỡng.
Ví dụ trong năm của chị Mai: tách bộ âm thanh và bàn ghế hội trường thành hai gói là hợp lý, vì hai loại hàng khác nhau, nhà cung cấp khác nhau. Còn tách sáu mươi chiếc ghế hội trường thành ba lần mua hai mươi chiếc, cách nhau vài tuần, cùng loại, cùng mục đích, là chia nhỏ. Văn phòng phẩm mua lẻ mỗi tháng một lần, mỗi lần gọi một cửa hàng, cả năm không có gói nào, cũng là dạng chia nhỏ dù không ai cố ý.
Hậu quả khi bị kết luận chia nhỏ gói thầu không chỉ là rút kinh nghiệm. Kết quả lựa chọn có thể bị huỷ, khoản chi có thể bị xuất toán, người quyết định và người tham mưu có thể bị xử lý kỷ luật, nghiêm trọng hơn thì xử lý theo pháp luật. Cách phòng tốt nhất là kế hoạch năm như mục trên, cộng với một đoạn giải thích lý do chia gói trong hồ sơ.
Tính giá gói và giữ cho cạnh tranh là thật
Giá gói dựa trên căn cứ có thể kiểm. Báo giá thật của nhiều nhà cung cấp, giá trúng thầu của gói tương tự trên mạng đấu thầu, giá năm trước có điều chỉnh. Ghi rõ đã dùng căn cứ nào, vì sao.
Yêu cầu kỹ thuật không chỉ định hãng. Mô tả theo chức năng và mức tối thiểu; khi phải nêu một chuẩn kỹ thuật thì thêm "hoặc tương đương".
Không để người báo giá tham gia viết yêu cầu. Nhà cung cấp quen thường rất sẵn lòng "giúp" soạn thông số. Thông số do họ viết gần như chắc chắn thuận lợi cho chính họ.
Khai báo xung đột lợi ích. Người trong tổ chuyên gia, tổ thẩm định có quan hệ gia đình hoặc lợi ích với nhà thầu phải khai báo và không tham gia. Luật Đấu thầu 2023 có nguyên tắc bảo đảm cạnh tranh và tránh xung đột lợi ích.
Lưu đủ hồ sơ của gói. Kế hoạch, dự toán, yêu cầu, các chào hàng, biên bản đánh giá, quyết định phê duyệt kết quả, hợp đồng. Đơn vị nhỏ nên có một cặp hồ sơ riêng cho mỗi gói, không trộn với chứng từ thanh toán thường ngày.
Những câu nên hỏi trước khi chọn hình thức
Khi chưa chắc, chị Mai không đoán mà gửi câu hỏi bằng văn bản cho cơ quan quản lý cấp trên hoặc cơ quan tài chính. Danh sách câu hỏi chị dùng làm khung:
- Gói này có thuộc danh mục mua sắm tập trung của tỉnh hoặc của ngành không? Nếu có, đơn vị không tự mua.
- Nguồn tiền là ngân sách giao tự chủ, không tự chủ, nguồn thu hợp pháp hay tiền tài trợ? Mỗi nguồn có thể có quy định khác nhau về trình tự.
- Giá gói dự kiến so với các ngưỡng trong văn bản hướng dẫn hiện hành ra sao?
- Gói có liên quan đến gói đã ký năm trước để xét mua sắm trực tiếp không?
- Có tình huống cấp bách thật sự, có văn bản xác nhận, để xét chỉ định thầu không?
- Ai là người có thẩm quyền phê duyệt kế hoạch và kết quả lựa chọn ở đơn vị mình?
- Gói có bắt buộc lựa chọn qua mạng đấu thầu quốc gia không?
Câu trả lời bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền là căn cứ tốt nhất để bảo vệ quyết định của đơn vị. Ngay cả khi câu trả lời đến chậm, một văn bản hỏi có ngày tháng cũng cho thấy đơn vị đã thận trọng.
Câu hỏi thường gặp
Gói mua sắm rất nhỏ có cần kế hoạch lựa chọn nhà thầu không?
Theo nguyên lý, mọi gói dùng vốn thuộc phạm vi điều chỉnh của Luật Đấu thầu 2023 đều cần nằm trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu được duyệt. Với gói rất nhỏ, quy trình được rút gọn nhiều, nhưng mức rút gọn tới đâu phải đọc văn bản hướng dẫn hiện hành và quy chế của đơn vị.
Chỉ định thầu có nghĩa là được chọn người quen không?
Không. Chỉ định thầu vẫn đòi hỏi nhà thầu có năng lực, kinh nghiệm phù hợp, giá hợp lý trên cơ sở dự toán được duyệt, và có thương thảo, hoàn thiện hợp đồng. Người quen có thể được chọn nếu đáp ứng đủ, nhưng quan hệ cá nhân không bao giờ là lý do chọn.
Văn phòng phẩm mua lặt vặt quanh năm thì gộp gói thế nào?
Ước nhu cầu cả năm từ số liệu năm trước, lập một gói theo năm với danh mục và đơn giá, chọn một nhà cung cấp cho cả năm theo hình thức phù hợp, giao hàng theo đợt khi có nhu cầu. Cách này vừa tránh chia nhỏ, vừa ổn định giá cho đơn vị.
Mua bằng tiền tài trợ có phải đấu thầu không?
Phụ thuộc bản chất nguồn tiền và quy định hiện hành. Tiền tài trợ cho cơ quan, đơn vị công lập khi đã tiếp nhận thường được quản lý như nguồn của đơn vị và chịu các nguyên tắc minh bạch, cạnh tranh; nhà tài trợ cũng có thể đặt yêu cầu riêng trong thoả thuận. Nên hỏi cơ quan tài chính trước khi mua.
Có được hỏi giá nhà cung cấp trước khi có kế hoạch được duyệt không?
Được, và nên làm vì báo giá là một căn cứ để ước giá gói khi lập kế hoạch. Điều cần tránh là thoả thuận mua bán, nhận hàng hay hứa hẹn với nhà cung cấp trước khi kế hoạch và kết quả lựa chọn được phê duyệt.
Đơn vị không có ai có chứng chỉ đấu thầu thì làm sao?
Pháp luật đấu thầu có yêu cầu về năng lực của người tham gia tổ chuyên gia, tổ thẩm định. Đơn vị nhỏ có thể cử người đi học, nhờ đơn vị cấp trên hỗ trợ, hoặc thuê đơn vị tư vấn đấu thầu theo quy định. Kiểm yêu cầu cụ thể trong văn bản hiện hành.